Cómo mejorar la comunicación en el lugar de trabajo

Muchos asumen que la comunicación en el trabajo ocurre de forma natural; sin embargo, esta suposición puede tener un impacto negativo en tu equipo. La comunicación efectiva es un elemento fundamental para garantizar el buen funcionamiento en el lugar de trabajo y es algo que debes fomentar de manera proactiva.

En este artículo, hablamos  de algunos retos comunes a tener en cuenta antes de abordar las estrategias clave para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo

Errores frecuentes que perjudican la comunicación en el lugar de trabajo 

Entender bien cómo transmitir y recibir mensajes de la mejor manera dentro de tu equipo puede mejorar significativamente la eficiencia y efectividad de su trabajo.. Siguiendo las mejores prácticas en comunicación laboral, la dirección podrá liderar y delegar tareas con mayor precisión y los compañeros de trabajo se entenderán y apoyarán mejor entre sí.

Sin embargo, lamentablemente, existen ciertos obstáculos que pueden afectar la comunicación efectiva en el trabajo.

Conservar jerarquías rígidas 

Un obstáculo para la buena comunicación laboral se presenta en ambientes de trabajo tradicionales que a menudo están estructurados con jerarquías rígidas. En estas empresas, la comunicación suele ser unidireccional, con información que fluye desde los líderes y gerentes hacia sus empleados.

Se cree que es eficiente y directo, ya que los empleados reciben la información necesaria directamente de sus superiores.

Sin embargo, el apego a estructuras jerárquicas puede convertirse en un obstáculo a los equipos. Por ejemplo, depender de canales de información estrictamente definidos, entorpece el flujo de  la información y suele ser menos eficiente que enviar un correo electrónico masivo o una alerta a través de otros canales de comunicación, que garantizan que todas las partes relevantes reciban la información lo más pronto posible a través de un canal centralizado. 

Además, en una cultura de oficina jerárquica a veces se da prioridad a las instrucciones e información proveniente de los superiores o directivos de una manera que puede no ser beneficiosa para la empresa. Esta forma de compartir información da por sentado que tus empleados de menor rango tienen poco que aportar, lo cual generalmente no es el caso en los lugares de trabajo actuales.

Si tenemos en cuenta la diversidad de orígenes y experiencias en los diferentes niveles de antigüedad el lugar de trabajo, es evidente que cada empleado, independientemente de su posición, puede aportar una perspectiva valiosa que difiere de los empleados a nivel de nivel directivo.

No desarrollar sistemas para obtener feedback de tus empleados puede llevar a malentendidos o diferencias de opinión no resueltas que podrían haberse identificado y tratado anteriormente.

Enviar información excesiva 

Por otro lado, algunos entornos laborales sufren de una cultura de exceso de información. Los empleadores pueden temer que sus empleados no comprendan las operaciones y objetivos generales de la empresa o que no tengan suficiente conocimiento para trabajar de manera independiente.

Para resolver esto, pueden sentirse obligados a enviar múltiples comunicados detallados para asegurarse de que todo está cubierto.

Aunque esto garantiza que toda la información relevante se transmita, intentar proporcionar la máxima cantidad de información puede empeorar la comunicación en lugar de mejorarla. Con un exceso de datos en canales como el correo electrónico o Slack, puede ser difícil identificar cuáles son los detalles realmente relevantes.

Cuando los empleados necesitan acceder a información o encontrar detalles específicos, buscar entre múltiples correos electrónicos de sus superiores, o incluso entre diferentes plataformas de comunicación con información dispersa, puede generar un estrés innecesario para ellos.

Esto puede llevar a que los empleados se vuelvan insensibles a la información disponible. Si la mayoría de la información que reciben no es relevante para sus responsabilidades, es probable que empiecen a prestarle menos atención.

Esto conduce a que la comunicación se vuelva menos efectiva con el tiempo, ya que los empleados ya no estarán dispuestos o no podrán identificar la información relevante para sus funciones entre todas las actualizaciones que reciben constantemente en sus laptops y teléfonos.

Descuidar las necesidades y preferencias de los empleados 

Un error más a evitar es no tener en cuenta las necesidades y preferencias de tus empleados en cuanto a las normas y expectativas de comunicación. Si las normas y pautas para tu lugar de trabajo o equipo en específico no son discutidas y aceptadas por todos, corres el riesgo de  imponerlas de manera injusta, haciendo que algunos se sientan invadidos, lo que reduce la eficacia de la comunicación.

Hay personas prefieren recibir información vía plataformas oficiales del trabajo, como su correo electrónico profesional o un canal de Slack. Otros prefieren acceder a las comunicaciones de la empresa a través de plataformas móviles. Algunos empleados pueden estar de acuerdo con recibir una llamada telefónica fuera del horario laboral, mientras que otros no.

Estas divisiones surgen según las prioridades de tus empleados, ya sea eficiencia, accesibilidad o una separación más clara entre su trabajo y su vida personal. Dado que las formas de comunicación pueden variar ampliamente en tu lugar de trabajo, es importante consultar los puntos de vista de tus empleados desde el principio y establecer estándares compartidos que se alineen con la comodidad y las preferencias de la mayoría.

De esta manera, puedes respetar los límites de todas las personas y permitirles trabajar de una forma que les facilite ser productivos.

Contratar empleados que no se comunican bien 

No es ninguna sorpresa. Si contratas empleados que no se comunican bien, la comunicación en el lugar de trabajo se verá afectada. Las habilidades de comunicación son más importantes para algunos puestos que para otros, pero es vital asegurarse de que todas las personas tengan una habilidad básica para comunicarse de manera clara, efectiva y profesional.

Puedes hacerlo durante el proceso de entrevistas o utilizar una prueba como la de TestGorilla para evaluar las habilidades de los candidatos tanto en comunicación escrita como verbal, así como en señales no verbales y escucha activa.

Mejorar la comunicación en el lugar de trabajo

 Además de evitar los errores mencionados anteriormente, hay varias acciones que puedes tomar para promover una mejor comunicación en el lugar de trabajo. Si eres proactivo y mejoras la forma en que los empleados se comunican entre sí, ayudarás a tu empresa a alcanzar el máximo nivel de rendimiento.

Establece pautas claras 

El primer paso para optimizar la comunicación en el trabajo es asegurarte de que todas las personas estén en sintonía. Como ocurre con la mayoría de las normas en el entorno laboral, esto es algo que los miembros más antiguos de tu equipo pueden dar por sentado y esperar que los nuevos miembros sigan automáticamente. Sin embargo, cuando tu equipo inicia un nuevo proyecto con otro equipo o recibe a nuevos miembros, puede ser beneficioso tener una breve conversación sobre estilos y preferencias de comunicación.

Esto permite que todas las partes expresen sus necesidades y opiniones desde el principio, por lo que tu equipo podrá hacer los ajustes necesarios para lograr un rendimiento y comodidad óptimos desde el inicio del proyecto. Esto también garantiza que todos los miembros del equipo conozcan las expectativas, sin que queden expectativas tácitas que puedan causar conflictos interpersonales más adelante.

Conoce las preferencias y fortalezas del equipo 

A partir de las pautas que establezcas con tu equipo, puedes identificar cuáles son los medios de comunicación más efectivos para todos.

Por ejemplo:

• ¿Hay plataformas que tus empleados prefieran usar? No las descartes sin investigar sobre ellas. La tecnología avanza rápidamente y las nuevas herramientas pueden tener características innovadoras y útiles que mejoren tu forma de hacer negocios.

• ¿Tus empleados prefieren reuniones grupales remotas o digitales o conversaciones en persona? Hay momentos en los que es necesario que todos estén en la misma sala, pero cuando ese no es el caso, es posible que una reunión por Zoom sea menos disruptiva para tu equipo.

• ¿Tus empleados trabajan mejor con reuniones programadas regularmente o con reuniones programadas según la necesidad? Las reuniones programadas regularmente pueden ayudar a mantener a todos en marcha, pero si tu equipo trabaja bien de forma independiente, es posible que descubras que son más productivos cuandose programan reuniones cuando son necesarias..

Para conocer mejor las preferencias de tu equipo, siempre puedes realizar reuniones para discutir sus opiniones sobre estos temas. Sin embargo, estas conversaciones no siempre son las más fructíferas, ya que las personas pueden no estar completamente seguras de sus propias preferencias o pueden dudar en expresar sus puntos de vista si se encuentran en minoría.

Si bien es importante tomar en cuenta el punto de vista de todos, también debes evaluar si estos modos de comunicación preferidos son adecuados para el trabajo que tienen que hacer individualmente y como equipo. Por ejemplo, si necesitas trabajar de forma colaborativa o tienes un plazo muy ajustado, los modos digitales de comunicación con actualizaciones instantáneas pueden ser más adecuados que, por ejemplo, esperar a una reunión semanal de equipo en persona.

Mantente flexible y acepta feedback 

También es una buena práctica reconocer que los sistemas de comunicación no deben ser demasiado rígidos. A medida que tu equipo se desarrolle o disponga de nuevas herramientas, mantén la mente abierta a posibles mejoras que puedan mejorar la comunicación en tu lugar de trabajo.

Al buscar opiniones sobre aspectos a  ajustar o actualizar en relación a la comunicación del equipo, trata de estar abierto a recibir comentarios de todos los integrantes. Las estrategias de comunicación en el lugar de trabajo son más útiles cuando benefician a todo el equipo.

En algunos casos, puede haber una minoría que manifieste su preferencia por estrategias de comunicación específicas, como mensajería de texto o correo electrónico, o personas que quieran una línea de separación clara entre su vida laboral y personal. Si bien se pueden y deben hacer adaptaciones siempre que sea posible, también se debe animar a esa minoría a ampliar sus horizontes y adaptarse a la mayoría predominante en un esfuerzo por alcanzar un compromiso mutuo.

Un sistema dinámico de desarrollo y ajuste de normas de comunicación como este requiere canales de feedback adecuados que puedan recibir las opiniones de los empleados con regularidad. Estos canales también deben estar concebidos de forma que no sean intimidantes para el personal, ya sea permitiendo comentarios anónimos, asegurando que las sugerencias de cambio no afectarán su trayectoria profesional o a través de otras medidas de protección.

Consejos de comunicación en el trabajo para trabajadores remotos

 Desde el inicio de la pandemia en 2020, las modalidades de trabajo en el mundo han experimentado cambios significativos. La mayoría de los espacios laborales se vieron obligados de manera inesperada al trabajo remoto y muchas personas han continuado trabajando a distancia. Esta modalidad requiere un enfoque más intencional en la comunicación para asegurar que tu equipo funcione sin contratiempos a pesar de la distancia.

Además de los consejos mencionados anteriormente, aquí te dejamos algunas recomendaciones específicas a tener en cuenta si parte o todo tu equipo trabaja de manera remota. (¡Pero también son importantes si todo el equipo trabaja de forma presencial!)

Aprovecha las herramientas digitales para la comunicación en el trabajo 

En la actualidad, la tecnología ha avanzado al punto donde el correo electrónico ya no es la única opción para quienes trabajan de forma remota. Existen múltiples herramientas que permiten diferentes estilos de comunicación y colaboración, dándote la libertad de elegir la que mejor se adapte a tu equipo.

Si tu empresa trabaja bajo un modelo híbrido, ya sea con equipos divididos o con personas en distintas ubicaciones, podrías beneficiarte más de videollamadas a través de Zoom o programas similares. Tener videollamadas programadas con regularidad puede ofrecer a tu equipo la oportunidad de verse, promoviendo un mayor sentido de comunidad y conexión comparado con canales basados en texto.

En TestGorilla, somos un equipo con empleados repartidos por todo el mundo. Una de las cosas que hacemos para mantener las vías de comunicación abiertas, es tener una reunión breve semanal que se desarrolla más o menos así:

Primero, el moderador designado hace una pregunta divertida que cambia cada semana. Por ejemplo, “¿Qué te gusta hacer en tu tiempo libre?” o “¿Cuál es tu película favorita de los 80?”

Luego, hablamos de qué logro de la semana pasada nos sentimos más orgullosos.

También conversamos sobre lo que planeamos hacer la próxima semana y comunicamos al equipo si necesitaremos ayuda.

Finalmente, el moderador hace una pregunta general sobre cómo podemos mejorar como empresa.

Nuestras reuniones las hacemos a través de Google Meet, pero hay muchas otras opciones disponibles (por ejemplo, Zoom). Además de las reuniones, puedes considerar usar herramientas de planificación como Trello o Basecamp para visualizar los tiempos de los proyectos y el progreso de las tareas delegadas.

Una vez que el personal está informado sobre cómo se planea usar estas herramientas, pueden convertirse en almacenes eficientes de información sobre el proyecto en cuestión. Esto no solo promueve una documentación detallada del trabajo y actualizaciones rápidas en una plataforma compartida, sino que también reduce las reuniones innecesarias ya que toda la información requerida está centralizada y es fácilmente accesible.

Y, por supuesto, ¿quién podría olvidar a Slack? Tener una herramienta de comunicación en el lugar de trabajo que permita hacer preguntas rápidas es fundamental para compensar la distancia física entre los miembros del equipo. (Si decides activar o no la integración con Giphy, es tu decisión...).

Por consiguiente, los trabajadores remotos deberían reconocer las innovaciones en las tecnologías de la comunicación y trabajo en conjunto, ya que estas son indispensables si no tienes la oportunidad de trabajar juntas físicamente a tiempo completo.

Crea oportunidades de interacción social

 En los espacios físicos de trabajo, el personal a menudo tiene la oportunidad de conversar y construir vínculos sociales dentro del equipo sobre temas ajenos a sus profesiones. Esto puede ser muy beneficioso para fomentar el compañerismo y conexión entre los integrantes de tu equipo, lo que puede ayudar a que el ambiente de trabajo se sienta menos rígido. 

Podrías considerar crear canales exclusivos en Slack para que el personal participe en conversaciones más distendidas sobre cosas que no están relacionadas al trabajo, como sus mascotas, hijos o intereses, simulando el ambiente de una cocina de oficina o un almuerzo compartido.De este modo, todos empezarán a verse como algo más que compañeros de trabajo y podrás empezar a crear una cultura de oficina positiva a pesar de las distancias entre todos.

Conocer un poco más sobre la vida personal de los demás también puede ayudar a desarrollar empatía y comprensión, cualidades muy beneficiosas cuando surgen obstáculos en el trabajo.

Otra forma de hacer esto es organizar "reuniones" divertidas que no tengan que ver con el trabajo. En TestGorilla, además de nuestras breves reuniones regulares y otras relacionadas con nuestras tareas, tenemos una reunión social mensual en Google Meet. Nuestra jefa de contenidos, la Dra. Julia Melymbrose, ha asumido la difícil tarea de pensar actividades divertidas para que el equipo de TestGorilla pueda participar a través de videollamadas.

Estos eventos hacen que todas se sientan más conectados y nos ayudan a desarrollar el tipo de compañerismo que encuentras en una oficina física.

Es importante asegurarte de que tu personal disfrute trabajando para tu empresa si quieres que permanezcan en ella. Por lo que tiene sentido propiciar oportunidades para que se diviertan juntos.

La comunicación es clave 

Si pones en práctica estas recomendaciones y evitas los errores que mencionamos anteriormente, crearás un mejor ambiente de trabajo para todos los miembros de tu empresa. Y cuando todos se comunican con claridad y obtienen la información que necesitan, pueden concentrar toda su energía en la tarea que tienen entre manos y completar sus funciones de forma más eficiente.

Por lo tanto, con el objetivo de mejorar las relaciones en el entorno laboral, la productividad y el ánimo, piensa cómo podrías mejorar la comunicación en tu espacio de trabajo. ¡Te alegrarás de haberlo hecho!

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