Cómo evaluar el dominio de Microsoft Office para el trabajo

La mayoría de los currículums que reciben los responsables de contratación tienen una lista de habilidades de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Pero la realidad es que la mayoría de estas habilidades se limitan a las funciones básicas de las herramientas de Office, como copiar y pegar, enviar correos electrónicos o crear una nueva presentación.

Un estudio reciente de la organización National Skills Coalition reveló que alrededor de uno de cada tres trabajadores en EE. UU. tiene habilidades informáticas escasas o nulas. Pero eso no es lo peor, cerca del 40 % de estos trabajadores tuvo empleos que requerían un uso complejo de la computadora.

El simple hecho de que en el currículum aparezca “conocimientos de MS Office” no quiere decir que los candidatos tengan las habilidades necesarias para usar estas herramientas de manera eficaz. Puede que tengan conocimientos básicos de Office, pero no son suficientes para las tareas empresariales complejas. Por eso, este artículo te ayudará a comprender:

• Qué puestos requieren las herramientas de Microsoft Office

• Las desventajas de contratar a alguien que no tiene habilidades de Microsoft Office

• Los beneficios de usar pruebas de preselección para evaluar el dominio de MS Office

• Los tipos de pruebas que debes usar para evaluar las habilidades de Microsoft Office

¿Qué puestos requieren pruebas de Microsoft Office?

Los conocimientos de informática no son algo limitado a unos pocos empleos en el mundo empresarial. Hoy en día, son necesarios en la mayoría de los trabajos. Sin embargo, hay algunos puestos en los que se requieren conocimientos de Microsoft Office más que en otros:

• Puestos administrativos: Para los puestos administrativos, se requiere que los empleados usen varias herramientas de Office, ya que deben saber cómo usar los sistemas de archivo, introducir datos, gestionar los materiales de oficina y programar reuniones.

• Trabajos de oficina: Hoy en día, trabajar en una oficina implica saber de tecnología y usarla en beneficio propio. MS Office debe estar entre las habilidades de todos los trabajadores de oficina.

• Puestos directivos: Los gerentes tienen multitud de obligaciones y responsabilidades en el trabajo, y casi todas requieren el uso de la tecnología y las herramientas de Microsoft Office. Estas tareas incluyen redactar notas y procedimientos operativos, organizar llamadas y reuniones, y llevar un registro de los sistemas de recompensas y reconocimientos, entre otros.

• Atención al cliente: En la actualidad, el puesto de atención al cliente requiere que los empleados sepan tratar con los clientes por teléfono mientras buscan una solución en la computadora. Por eso, los representantes de atención al cliente deben tener habilidades de MS Office para encontrar respuestas y poder ayudarlos a resolver sus problemas.

• Ventas y marketing: Participar en la correspondencia comercial, redactar correos electrónicos profesionales, crear y realizar presentaciones, usar una herramienta CRM o una hoja de Excel para el seguimiento; estas y más son habilidades de MS Office que todos los vendedores o agentes de ventas necesitan.

• Finanzas: Los conocimientos avanzados de Excel son necesarios para un contable o cualquier persona que trabaje en finanzas.

Beneficios de usar una prueba de dominio de Microsoft Office en línea

Todos los puestos mencionados son solo algunos ejemplos en los que MS Office es un elemento clave para hacer un buen trabajo. Pero las habilidades de MS Office son necesarias o útiles para mejorar la productividad del personal en muchos otros trabajos, ya que reducen el tiempo utilizado para las tareas y agilizan la comunicación.

Teniendo en cuenta esto, los responsables de la contratación deben corroborar el dominio de Microsoft Office de todos los candidatos.

Dado que muchos candidatos afirman tener conocimientos de MS Office en sus currículums, ¿cómo evalúas si tales afirmaciones son ciertas?

La mejor manera es hacerlo con pruebas de preselección por los siguientes motivos:

• Las entrevistas presenciales y por teléfono no son adecuadas para evaluar las habilidades de MS Office de los candidatos

• Las pruebas de preselección son fáciles de administrar y arrojan resultados objetivos, libres de prejuicios y escalonados de todos los candidatos.

• Puedes comparar los puntajes de los candidatos fácilmente si usas pruebas de preselección.

A continuación, te mostramos los tres beneficios más importantes de usar pruebas de preselección para evaluar el dominio de Microsoft Office.

Descarta a los candidatos no calificados

No importa si hay 15, 100 o 2000 candidatos para una vacante. Con un simple clic, les envías la prueba de preselección de MS Office a todos los candidatos y listo.

Lo mejor de las pruebas de preselección es que no pierdes tiempo; ni tú, ni los candidatos. Con una prueba de preselección, ves de inmediato quiénes tienen las habilidades necesarias para seguir adelante con el proceso de contratación y quiénes son los que se quedarán en esa instancia.

Considera estos datos: Una vacante cualquiera recibe un promedio de 118 postulaciones. En general, las entrevistas duran entre 45 y 60 minutos. Entrevistar a todos estos candidatos te puede llevar tres semanas completas de jornadas de 8 horas.

Con una prueba de preselección, descartas a los candidatos que no son aptos para el puesto. En el caso de los que sí lo son, acabas de verificar el nivel de conocimiento de MS Office que afirman tener en sus currículums.

Úsalas como parte de la evaluación de preselección

No solo usarás una prueba de dominio de Microsoft Office; la podrás complementar con otras pruebas como parte del paquete de pruebas de preselección.

Digamos que buscas contratar a contadores. Lo más lógico sería darles pruebas de preselección de Excel de Microsoft Office: una básica y una avanzada. Pero, además de eso, debes evaluar algunas otras habilidades como parte de la preselección:

• Prueba de contabilidad financiera (US GAAP): Esta prueba te ayuda a evaluar las habilidades duras del contable, para que pueda estar seguro de que conocen las leyes, normas y reglamentos de lo que significa ser contable.

• Prueba de matemáticas intermedias: Esta prueba te ayuda a evaluar las habilidades matemáticas del candidato – cualquier buen contable debe dominar las matemáticas avanzadas.

• Prueba de razonamiento numérico: Una prueba de razonamiento numérico no es una prueba de matemáticas – se trata de una prueba de razonamiento lógico que evalúa la capacidad de los candidatos para razonar a partir de números haciéndoles interpretar números, porcentajes, tablas, cuadros, gráficos y diagramas.

• Prueba de atención al detalle (textual): Te interesa que tu contable sea una persona orientada a los detalles, para que no se le escape nada importante. Se ocupan de finanzas, leyes y reglamentos, por lo que no pueden ser descuidados.

Evalúa el nivel actual de dominio de tus trabajadores

También puedes darles una prueba de dominio de Microsoft Office a tus empleados. Con estos resultados, puedes analizar las brechas que hay entre los trabajadores y crear un plan de capacitaciones para remediarlas.

Saber qué tipos de habilidades deben reforzar los trabajadores siempre es bueno, porque puedes crear un plan para capacitarlos en esas áreas. Una evaluación de habilidades de Microsoft Office te puede ayudar con eso.

Tipos de pruebas de Microsoft Office

En relación con las evaluaciones de Microsoft Office, hay algunas pruebas que son indispensables a la hora de evaluar los conocimientos de informática.

Microsoft Excel

Hay dos pruebas diferentes de Microsoft Excel que puedes enviarles a tus candidatos:

• Microsoft Excel (general) test

• Microsoft Excel (advanced) test

La prueba Microsoft Excel (general) evalúa la habilidad de los candidatos para leer hojas de cálculo, realizar cálculos generales y usar tablas. La prueba se usa cuando buscas contratar:

• Asistentes de dirección

• Asistentes ejecutivos

Prueba que debes darles a tus candidatos: Prueba de Microsoft Excel (general)

La prueba Microsoft Excel (nivel avanzado) evalúa el dominio de los candidatos con las herramientas de Excel, como usar fórmulas avanzadas, crear informes y visualizaciones y organizar los datos. La prueba se usa cuando buscas contratar:

• Profesionales financieros

• Agentes de venta y mercadotecnia

• Personal de nivel C

• Científicos de datos

• Contadores

Prueba que debes darles a tus candidatos: Prueba de Microsoft Excel (nivel avanzado)

Microsoft PowerPoint

La prueba de Microsoft PowerPoint evalúa llas habilidades creativas y la creación de conceptos de los candidatos, así como su capacidad para plasmarlos en presentaciones vistosas. Las pruebas también evalúan sus habilidades técnicas, para comprobar si pueden crear diapositivas eficaces o presentaciones de diapositivas convincentes, y lo bien que utilizan los objetos.

Utiliza esta prueba si buscas contratar:

• Gerentes de desarrollo de negocios

• Asesores

• Puestos de marketing

• Diseñadores

Prueba que debes darles a tus candidatos: Prueba de Microsoft PowerPoint

Microsoft Outlook (habilidades para el uso del correo electrónico)

La prueba de Microsoft Outlook evalúa las habilidades de los candidatos para usar la herramienta Outlook de Microsoft Office, usar las funcionalidades del correo electrónico en el entorno empresarial, programar citas y reuniones, y cumplir con la etiqueta general de los correos electrónicos.

Utiliza esta prueba si buscas contratar:

• Asistentes personales

• Asistentes ejecutivos

• Recepcionistas

• Representantes de atención al cliente

• Vendedores

Prueba que debes darles a los candidatos: Prueba de habilidades para el uso del correo electrónico (Microsoft Outlook)

Microsoft Windows

La prueba de Microsoft Windows evalúa a los candidatos en el uso básico de los conceptos y operaciones de Windows, la gestión de los archivos en el Explorador de archivos y el uso de la terminología básica de Windows.

Puedes usar esta prueba si buscas contratar:

• Asistentes en tareas administrativas

• Asistentes ejecutivos

• Recepcionistas

• Gerentes

Prueba que debes darles a tus candidatos: Prueba de Microsoft Windows

Microsoft Word

La prueba de Microsoft Word evalúa las habilidades de los candidatos con las funciones de Microsoft Word como guardar, proteger, cerrar o imprimir un documento, darles un formato a las páginas, usar herramientas de edición y agregar notas al pie.

Utiliza esta prueba si buscas contratar:

• Asistentes personales

• Asistentes ejecutivos

• Redactores de contenido, redactores de textos creativos y editores

• Vendedores

• Gerentes de RR. HH.

Prueba que debes darles a tus candidatos: Prueba de Microsoft Word

Identifica a los mejores candidatos con las pruebas de Microsoft Office

Los conocimientos de informática ya no son un lujo, son una necesidad en el ámbito empresarial actual y empiezan con los conocimientos y las habilidades necesarias para manejar las herramientas de Microsoft Office.

Las pruebas de preselección te ayudarán a evaluar los conocimientos de MS de los candidatos y descartar a los candidatos no calificados del proceso de contratación. Si aún tienes dudas sobre si evaluar estas habilidades, te sugerimos leer nuestro artículo evaluación de los conocimientos de informática para obtener más información.