Guía de habilidades avanzadas de Excel

Puede ser difícil contratar personal con habilidades avanzadas de Excel. Además de identificar las habilidades avanzadas que requiere el puesto, deberás buscar la forma de evaluar las habilidades de los candidatos. Y todo el proceso es más complicado si no eres especialista en Excel. Afortunadamente, hay distintas formas de encontrar a estos candidatos, aunque no seas un especialista en la herramienta. Por ejemplo, la prueba de dominio de Excel.

Si no eres un especialista, tal vez tengas dificultades para saber si un candidato cuenta con habilidades avanzadas de Excel. Pero no es imposible. Hay distintas formas de comprobar el nivel de habilidad de los candidatos.

En este artículo, analizaremos las habilidades de Excel que se consideran “avanzadas”, la combinación de habilidades necesarias para ciertos puestos, y la forma de evaluar si un candidato cuenta con dichas competencias. ¡Manos a la obra!

¿Qué son las habilidades avanzadas de Excel?

Un conocimiento avanzado de Excel significa ser capaz de usar con eficacia hojas de cálculo, gráficos, tablas, cálculos y automatización para procesar grandes cantidades de datos relevantes para las tareas empresariales.

El uso de Excel depende de las necesidades y responsabilidades de los distintos departamentos o puestos.

Primero, veremos los tres niveles de habilidades de Excel. A continuación, hablaremos sobre las habilidades específicas que debería tener un usuario avanzado de Excel. Finalmente, analizaremos las pruebas de dominio de Excel y otras formas de evaluar las habilidades con esta herramienta.

Entre las habilidades básicas de Excel, se encuentran los métodos abreviados de teclado más comunes, el uso de referencias de celdas, los estilos y los rangos de datos. Además de las distintas opciones de visualización, como acercarse o alejarse, y la visualización de fórmulas y formatos básicos de hojas de cálculo.

Entre las habilidades intermedias de Excel, se encuentran fórmulas y funciones más avanzadas, como SUMA, PROMEDIO Y SUMAPRODUCTO, para usar hojas de cálculo con mayor eficacia. Los usuarios intermedios también deben tener experiencia en el uso de gráficos.

Las habilidades avanzadas de Excel hacen referencia al dominio de fórmulas, de la programación con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), y de otras características de Excel para llevar a cabo tareas complejas. Las personas expertas pueden usar Excel para actividades más avanzadas, como análisis de datos y simulaciones.

6 importantes habilidades avanzadas de Excel

Si bien puedes hacer mucho con Excel, las seis habilidades siguientes diferencian a los verdaderos expertos del resto. Si te familiarizas con estas habilidades, podrás determinar cuáles son las que debería poseer el candidato ideal. A continuación, podrás elegir las preguntas adecuadas para las entrevistas y las pruebas de dominio de Excel, y asegurarte de que los candidatos cuenten con las competencias necesarias para el puesto.

1. BUSCARV

BUSCARV (búsqueda vertical) es una fórmula para buscar un valor en una taba y obtener datos de una determinada columna. Básicamente, recupera datos verticalmente en una tabla con un valor de búsqueda.

Es importante contar con esta habilidad porque permite combinar varios conjuntos de información en uno solo (como una herramienta de fusión).

En la práctica, BUSCARV es útil para lo siguiente:

• Calcular el flujo de la tasa de interés en un modelo financiero con calendario de deuda

• Conocer la cantidad de unidades vendidas

• Calcular las comisiones de ventas

2. Combinación ÍNDICE y COINCIDIR

La combinación ÍNDICE y COINCIDIR está compuesta por dos funciones de Excel: ÍNDICE y COINCIDIR. La primera devuelve el valor de una celda en una determinada ubicación de una lista o tabla. La segunda devuelve la posición de una celda en una fila o columna.

En este ejemplo, la combinación ÍNDICE y COINCIDIR identifica y posiciona la población de Japón en F2. Fuente: Ablebits

Cuando se combinan, las funciones permiten que una fórmula sea dinámica, como en el caso de una búsqueda bidireccional. Su uso es similar al de BUSCARV, aunque es más flexible.

Estos son algunos ejemplos de uso:

• Obtener los valores de venta de un agente en un mes específico.

• Crear un resumen financiero.

• Crear una orden de compra a partir de una lista de precios.

3. Formato condicional avanzado

El formato condicional es ideal para diseñar hojas de cálculo, ya que el usuario puede añadir con rapidez una capa de análisis visual en un conjunto de datos. También se puede usar para crear herramientas avanzadas, como mapas de calor y bolas de Harvey.

Un mapa de calor es una representación de datos donde los valores se representan con colores. Por lo general, se usa un espectro de colores cálidos a fríos para indicar que un valor es más grande o pequeño que otro.

En este ejemplo, se indica que las temperaturas de Central Park son más altas entre mayo y septiembre. Fuente: Excel-Easy

Las bolas de Harvey son representaciones gráficas de información cualitativa para indicar el grado de coincidencia de un elemento respecto de un criterio específico.

El icono junto al puntaje indica si pertenece al rango 0-34, 35-64, o 65 y más. Fuente: Contextures Blog

Estos son otros ejemplos prácticos del formato condicional avanzado:

• Señalar problemas en el ingreso de datos

• Mostrar duplicados

• Destacar las filas con más ventas

4. Tablas dinámicas e informes

Una tabla dinámica es una poderosa función de Excel que sirve para crear informes de un gran conjunto de datos. A grandes rasgos, son similares a las tablas de informes convencionales, pero con una diferencia importante: los datos se pueden examinar desde distintas perspectivas.

Esta es una tabla dinámica bidimensional donde se pueden examinar determinadas columnas y filas. Fuente: Excel-Easy

El usuario puede agrupar datos en categorías, filtrar datos para incluir o excluir categorías y crear gráficos con tablas dinámicas.

En la práctica, las tablas dinámicas se pueden usar para crear lo siguiente:

• Base de datos de personal

• Base de datos de productos

• Registro de ventas de un proyecto

5. Macros y VBA

Una macro es un pequeño programa informático que ejecuta una acción o un conjunto de acciones tras su activación. Las macros se escriben con el lenguaje de programación VBA (Visual Basic for Applications) en módulos. Para usar una macro, se necesitan bastantes conocimientos de VBA.

Esta es una tabla dinámica bidimensional donde se pueden examinar determinadas columnas y filas.Fuente: Excel-Easy

El usuario puede agrupar datos en categorías, filtrar datos para incluir o excluir categorías y crear gráficos con tablas dinámicas.

En la práctica, las tablas dinámicas se pueden usar para crear lo siguiente:

• Base de datos de personal

• Base de datos de productos

• Registro de ventas de un proyecto

5. Macros y VBA

Una macro es un pequeño programa informático que ejecuta una acción o un conjunto de acciones tras su activación. Las macros se escriben con el lenguaje de programación VBA (Visual Basic for Applications) en módulos. Para usar una macro, se necesitan bastantes conocimientos de VBA.

Cuando el usuario haga clic en “Show High Sales” (Mostrar las ventas más grandes) escrito en AVBA, Excel calculará las ventas más grandes. Fuente: Spreadsheeto

Las macros de VBA permiten automatizar tareas. Sin embargo, debido a su complejidad, muchos usuarios de Excel no saben usarlas.

Los usuarios avanzados de Excel utilizan macros de VBA para lo siguiente:

• Organizar y formatear datos con rapidez.

• Ver datos en todas las hojas.

• Automatizar propiedades y acciones en tablas dinámicas.

• Crear y modificar formularios de usuarios.

• Diseñar sistemas para crear, actualizar o modificar archivos de Excel.

6. Simulaciones de datos

Por lo general, una simulación implica la creación de un modelo matemático para representar las características de un sistema. Si bien existen programas informáticos especializados para las simulaciones modernas, los usuarios con habilidades avanzadas de Excel pueden usar las herramientas del programa para aprovechar esta función.

Ejemplo de simulación de datos: proyección de ganancias futuras en función de datos históricos. Fuente: SpreadsheetWEB

Para hacer una simulación en Excel, el usuario necesita conocer algunas funciones, como las siguientes:

• Funciones para la generación de números aleatorios

• Funciones de estadística

• Tablas de datos

• Herramientas de análisis de hipótesis

Estos son algunos casos de uso posibles de las simulaciones de datos:

• Simular actividades de publicidad en línea para determinar las posibles ventas promedio en un período.

• Encontrar patrones de ventas en función de datos recientes

• Modelar el valor del tiempo de vida del cliente a partir de su historial de compras de productos.

¿Cómo se pueden evaluar las habilidades de Excel del candidato?

Es probable que recibas postulaciones de muchos candidatos que se consideran expertos en Excel. Al fin y al cabo, tener conocimientos de Excel es algo habitual, teniendo en cuenta que el 16 % de la población mundial utiliza Excel.

Deberás evaluar a los candidatos para asegurarte de contratar a los que posean las habilidades avanzadas de Excel necesarias. Veamos las distintas formas de verificar la competencia de los candidatos:

Prueba de dominio de hojas de cálculo con preguntas de selección

Las preguntas de selección te permiten gestionar el volumen de postulaciones recibidas, porque te muestran a los candidatos que poseen las habilidades necesarias.

De este modo, puedes filtrar a los candidatos desde el principio. No obstante, también puedes evaluarlos durante el proceso de postulación y después del proceso de selección. Sin lugar a duda, la preselección de candidatos te permitirá ahorrar tiempo a largo plazo.

Hay tres tipos de preguntas de selección:

1. De texto o no estructuradas

2. Sí/no

3. Opción múltiple

Preguntas de ejemplo para los candidatos:

• ¿Cuántos años de experiencia tienes en el uso de Excel?

• ¿Cuál fue el proyecto más difícil que hiciste en Excel? Explica el proceso y los resultados.

• ¿Tienes experiencia con macros de VBA? ¿Cuándo y cómo las usaste para mejorar el procesamiento de datos?

• ¿Cuándo prefieres usar BUSCARV en lugar de la combinación ÍNDICE y COINCIDIR?

Las preguntas con respuesta “sí” o “no” son útiles para conocer rápidamente las habilidades de los candidatos y compararlos con parámetros claros. Estas preguntas son mucho más específicas que las no estructuradas, y te permiten profundizar en conocimientos específicos.

Las preguntas de muestra incluyen las siguientes:

• Las macros de VBA se usan para automatizar el procesamiento de datos. ¿Verdadero o falso?

• BUSCARV cumple la misma función que la combinación ÍNDICE y COINCIDIR. ¿Sí o no?

• Se pueden crear mapas de calor con formato condicional avanzado. ¿Sí o no?

Uno de los tipos de preguntas de selección más utilizados (y uno de los mejores) son las preguntas de opción múltiple. Con las preguntas acertadas y un temporizador, podrás evaluar las habilidades de Excel de los candidatos.

Este es un ejemplo incluido en la prueba de Excel de TestGorilla:

En TestGorilla, contamos con un gran catálogo de pruebas para la selección de candidatos. Explora el catálogo, busca la prueba que necesitas y consulta recomendaciones de pruebas. También puedes crear tus propias preguntas personalizadas.

Pruebas de dominio de Excel para evaluar las habilidades

Con una prueba de dominio de Excel, podrás evaluar el nivel de habilidades avanzadas de Excel del candidato.

Se recomienda implementarla después de la selección inicial, justo antes de la entrevista o después de una ronda de entrevistas.

Si eliges usar un examen gratis que encontraste en línea, es posible que los candidatos tengan acceso a las respuestas. Para evitarlo, conviene recurrir a un especialista capaz de diseñar un examen adaptado a tus necesidades. Si no es una opción factible, TestGorilla cuenta con una prueba de dominio general de Excel, una prueba de dominio avanzado de Excel y una prueba para medir el nivel de habilidad en modelo financiero en Excel.

Este es un ejemplo de un examen práctico y gratis de Excel avanzado de eExcel LTD:

Prueba de dominio general de Excel

La prueba de dominio general de Excel que ofrece TestGorilla evalúa la capacidad de un candidato de leer e interpretar hojas de cálculo, de efectuar cálculos básicos y de trabajar con tablas. Por lo tanto, podrás contratar a candidatos que sepan usar Excel como parte del paquete de Microsoft Office.

Esta prueba es una buena opción si buscas contratar asistentes de dirección, asistentes ejecutivos u otros puestos de trabajo que requieran un buen conocimiento de las funciones básicas de Microsoft Excel.

En nuestro catálogo de pruebas, encontrarás algunas preguntas de muestra. Si te parecen útiles, regístrate para acceder a una prueba gratis.

Prueba de dominio avanzado de Excel

La prueba de dominio avanzado de Excel evalúa los conocimientos del candidato en una amplia gama de funciones y fórmulas de Excel, a fin de identificar a las personas capaces de usar Excel para organizar datos y aprovecharlos con Microsoft Excel.

Esta prueba es una buena forma de tomar mejores decisiones a la hora de contratar a profesionales de las finanzas, de marketing, comerciales, ejecutivos, científicos de datos y otros puestos de trabajo que requieran un dominio avanzado de Microsoft Excel.

Si es lo que buscas, consulta nuestro catálogo de pruebas, donde encontrarás algunas preguntas de muestra. Si te parecen útiles, regístrate para acceder a una prueba gratis.

Prueba de dominio de modelo financiero en Excel

La prueba de dominio de modelos financieros en Excel evalúa los conocimientos esenciales de finanzas y valoración del candidato, así como su capacidad para crear y mantener modelos financieros con Excel. Está diseñada para ayudarte a contratar profesionales de las finanzas que necesiten trabajar con Excel con frecuencia.

Considera esta prueba si vas a contratar a profesionales de las finanzas (controller financiero, analistas, consultores) que necesitan tener sólidos conocimientos de los modelos financieros en Excel.

En nuestro catálogo de pruebas, aprenderás más sobre la prueba y encontrarás algunas preguntas de muestra. Si te parecen útiles, regístrate para acceder a una prueba gratis.

Comparación entre las preguntas de selección y las pruebas de dominio de Excel

Las preguntas de selección y los exámenes prácticos tienen sus ventajas y desventajas.

Con la combinación adecuada de métodos de evaluación, podrás determinar, de forma correcta, si el candidato cuenta con las habilidades necesarias.

¿Cuáles son los puestos que requieren habilidades de Excel?

Excel permite realizar varias tareas, desde generar tablas dinámicas para los libros de contabilidad, hasta hacer un seguimiento de los datos de ventas de una empresa.

Cada puesto de trabajo tiene sus propios requisitos de habilidades avanzadas de Excel. A continuación, encontrarás una lista de algunos puestos que requieren habilidades de Excel y las habilidades que es necesario tener en cuenta:

1. Analista financiero

Los analistas financieros estudian datos financieros para detectar oportunidades de inversión, disminuir el gasto operativo y redactar informes sobre los detalles de la información. Junto con un director comercial, un analista financiero también sugiere formas de aumentar el crecimiento de la empresa a nivel económico.

Estas son las habilidades avanzadas de Excel que debe tener un analista financiero:

• BUSCARV

• Combinación ÍNDICE y COINCIDIR

• Simulaciones de datos

Ejemplo para el texto de la descripción del puesto:

"Para este puesto, debes estar familiarizado con las funciones contables en Excel para poder ejecutar técnicas en contabilidad. También debes tener experiencia con herramientas de previsión y tendencias de ventas en Excel. Saber utilizar simulaciones de datos y Solver es una ventaja".

2. Analista de negocios y de mercado

Los analistas de negocios tienden puentes entre TI y los negocios a través del análisis de datos, lo que permite extraer inteligencia empresarial de datos sin procesar. A continuación, los analistas de mercado ayudan a la empresa a tomar decisiones informadas sobre el mercado, basándose en los datos.

Estas son las habilidades avanzadas de Excel que debe tener un analista de negocios y un analista de mercado:

• Tablas dinámicas

• Formato condicional

• VBA

• Herramientas de Excel de pronósticos y tendencias

Ejemplo para el texto de la descripción del puesto:

“Para este puesto, debes tener amplios conocimientos de Excel, y tener un excelente dominio de tablas dinámicas, formato condicional, VBA y herramientas de pronósticos y tendencias”.

3. Analista de datos

Los analistas de datos ayudan a las empresas a tomar decisiones, ya que inspeccionan, transforman y modelan los datos para descubrir información útil y llegar a una conclusión. Además, identifican tendencias para hacer predicciones sobre el futuro.

Estas son las habilidades avanzadas de Excel que debe tener un analista de datos:

• Tablas dinámicas

• Funciones BUSCARV, ÍNDICE y COINCIDIR

• Herramientas de Excel de pronósticos y tendencias

Ejemplo para el texto de la descripción del puesto:

“Para este puesto, tienes que ser un experto en las herramientas de análisis de Excel. También debes dominar las funciones de análisis y búsqueda, como BUSCARV, ÍNDICE y COINCIDIR. Asimismo, valoramos la capacidad de crear gráficos avanzados y usar herramientas de pronósticos y tendencias”.

4. Estimador de costos

Un estimador de costos se encarga de recopilar y analizar datos a fin de calcular el tiempo y los recursos necesarios para fabricar un producto. Naturalmente, un estimador de costos tiene que saber leer, analizar y mantener registros de los costes, tanto estimados como reales.

Estas son las habilidades avanzadas de Excel que debe tener un estimador de costos:

• Tablas dinámicas

• Funciones BUSCARV, ÍNDICE y COINCIDIR

• Formato condicional

Ejemplo para el texto de la descripción del puesto:

“Para este puesto, necesitas saber cómo crear y modificar tablas dinámicas y elaborar informes de datos a partir de ellas. También debes conocer las funciones BUSCARV, ÍNDICE y COINCIDIR. Se valorará a las personas que dominen los formatos condicionales de Excel”.

5. Oficinista

Un oficinista realiza tareas administrativas, como mantener registros, recopilar datos y ayudar a los clientes con la gestión de los datos y de la información.

Estas son las habilidades avanzadas de Excel que debe tener un/a responsable de información:

• Funciones BUSCARV, ÍNDICE y COINCIDIR

• Formato condicional

• Tablas dinámicas

Ejemplo para el texto de la descripción del puesto:

“Para este puesto, debes tener amplios conocimientos de las funciones BUSCARV, ÍNDICE y COINCIDIR de Excel. También debes saber usar formatos condicionales y gráficos avanzados de Excel”.

6. Contador o auditor

Los contadores y auditores analizan estados financieros y documentos para asegurarse de que sean precisos y estén actualizados. También se encargan de datos financieros importantes y presentan declaraciones fiscales.

Estas son las habilidades avanzadas de Excel que debe tener un contador o auditor:

• Funciones de contabilidad

• Funciones BUSCARV, ÍNDICE y COINCIDIR

Ejemplo para el texto de la descripción del puesto:

“Para este puesto, debes tener amplios conocimientos de las funciones de contabilidad de Excel. Además de las funciones BUSCARV, ÍNDICE y COINCIDIR”.

Contrata al experto en Excel apropiado

Como ya hemos visto, cada puesto requiere distintas habilidades de Excel. La buena noticia es que no hace falta que seas especialista en Excel para evaluar las competencias de los candidatos.

Con una combinación de pruebas de selección y exámenes prácticos personalizados, podrás determinar si el candidato cuenta con las habilidades avanzadas que requiere el puesto vacante. Los resultados objetivos de las pruebas y los exámenes te permitirán evaluar a cada candidato por separado y clasificarlos en función de sus conocimientos. De este modo, podrás contratar a la persona adecuada para el puesto. Regístrate para obtener tu plan Free con nosotros, o reserva una demo gratuita en vivo con un miembro de nuestro equipo.