Las 9 habilidades más avanzadas de Microsoft Outlook

No cabe duda de que una de las formas de comunicación más populares es el correo electrónico. En 2020, se enviaron 306.000 millones de correos electrónicos al día en todo el mundo, y se pronostica que la cifra aumente amás de 376.000 millones de correos electrónicos diarios en 2025. Eso es un montón de correos electrónicos que llegan a las bandejas de entrada del trabajo y personales.

Microsoft Outlook es un veterano que parece haber existido desde los inicios de Internet, pero fue en la suite Microsoft Office 97 cuando se puso a disposición del público por primera vez.

Han pasado más de 20 años y Outlook sigue funcionando bien, aunque ha experimentado algunas actualizaciones importantes (y muy necesarias) a lo largo de los años. Sigue siendo la plataforma de correo electrónico preferida de muchas organizaciones porque se integra perfectamente con la suite Microsoft Office, lo cual permite compartir archivos fácilmente en toda la empresa.

Outlook también ofrece funciones de gestión de contactos, calendarios electrónicos y gestión de tareas. Si Microsoft Outlook y Office forman una parte fundamental de tu empresa, vale la pena pedirles a los empleados potenciales que realicen una prueba de Microsoft Outlook para asegurarte de que están familiarizados con el software.

Aunque el manejo del correo electrónico parece ser una tarea básica con la que la mayoría de nosotros ya tenemos experiencia, no es tan fácil como parece cuando se trata de utilizar las funciones avanzadas de Outlook.

Vamos a ver cuáles son esas habilidades avanzadas de Outlook, y también las ventajas de utilizar una prueba de Microsoft Outlook para evaluar el nivel de habilidad en el uso del software.

En primer lugar, descubramos las ventajas de usar Outlook en el lugar de trabajo.

¿Para qué se usa Microsoft Outlook?

Gmail es actualmente el rival número uno de Outlook para los correos electrónicos en el lugar de trabajo, y algunas personas se preguntan por qué muchas empresas siguen usando Outlook cuando Gmail es quizás más sencillo de usar.

Hay varias ventajas de usar Microsoft Outlook. Se puede utilizar como aplicación independiente, pero también forma parte del paquete Microsoft Office y de Office 365.

Si tu empresa confía en el paquete Office en lugar de en Google Workspace para crear archivos y carpetas, suele tener más sentido utilizar Outlook que Gmail.

Outlook no solo ofrece gestión del correo electrónico. También es una libreta de direcciones, un bloc de notas, un navegador web y un calendario.

Las organizaciones suelen utilizar Outlook como software multiusuario, y puede integrarse con Microsoft SharePoint.Esto les permite a los empleados compartir documentos y notas de proyectos, así como colaborar con sus compañeros de trabajo. Para asegurarte de que el personal pueda utilizar Outlook con eficacia, deberías considerar ofrecerles a los candidatos una prueba de Microsoft Outlook antes de contratarlos.

Las habilidades básicas de Outlook incluyen:

• Crear mensajes de correo electrónico

• Adjuntar archivos a los mensajes

• Programar citas y modificarlas según sea necesario

• Personalizar la cinta de opciones

• Utilizar recordatorios

• Mover correos electrónicos entre carpetas

• Crear firmas

• Buscar mensajes

• Marcar mensajes según su importancia

• Conocer la etiqueta del correo electrónico

No obstante, para sacar el máximo provecho de Microsoft Outlook, hay que ir más allá de lo básico y desarrollar habilidades avanzadas de Outlook.

Habilidades avanzadas de Microsoft Outlook

Aunque la mayoría de la gente puede orientarse en Outlook con bastante facilidad, existen funciones avanzadas en el software que muchos no saben utilizar, o quizás ni siquiera conocen. una prueba de Microsoft Outlook puede evaluar rápidamente las habilidades de los candidatos en este ámbito.

Ser capaz de entender y utilizar esta funcionalidad avanzada tiene varios beneficios para tu organización y tus empleados:

• Utilizar funciones como la combinación de correspondencia puede ahorrar tiempo

• La automatización de tareas facilita la vida y reduce la carga de trabajo

• Los recordatorios y alertas automáticos facilitan el seguimiento de reuniones, eventos, y otros compromisos

• Los correos electrónicos instantáneos con varias personas permiten responder rápidamente a las preguntas sobre el lugar de trabajo, incluso si tu equipo trabaja de manera remota

Las funciones avanzadas de Microsoft Outlook tienen como objetivo simplificar la comunicación y reducir la frustración y la confusión de los empleados. Aquí tienes un resumen de lo que necesitas saber para utilizar estas funciones avanzadas:

• Aprender a trabajar con tareas

• Utilizar indicadores

• Aprender a trabajar con firmas personalizadas

• Añadir temas

• Gestionar tu bandeja de entrada, incluyendo el filtrado, la creación de carpetas de búsqueda y el archivado.

• Trabajar con varias cuentas

• Realizar copias de seguridad de los datos

• Cambiar la configuración del número de semana

• Configurar reuniones periódicas

A continuación, examinaremos con más detalle algunas de las principales habilidades avanzadas de Microsoft Outlook.

1. Trabajar con tareas

Las tareas son una forma de gestionar tareas y proyectos de principio a fin. Es un método eficiente de organización desde dentro de Outlook, y las características principales de Tareas incluyen:

• Asignación de tareas pendientes: Asígnale tareas a una persona o utiliza Tareas de equipo para grupos

• Seguimiento del tiempo: Añade el trabajo total y el trabajo actual para realizar un seguimiento eficaz del tiempo

• Campos de tareas personalizables: Utiliza el selector de campos para personalizar las tareas a tu gusto

• Recordatorios útiles: Configura y personaliza los recordatorios

• Categorización y priorización: El campo de prioridad te permite ver tus tareas más importantes. Crea categorías de vista de tareas únicas y añádeles colores personalizados

• Función de exportación: Exporta a hojas de cálculo en dos tipos de archivo diferentes: un archivo de datos de Outlook (.pst) o un archivo de valores separados por comas (.csv)

• Actualizaciones de estado: Consulta los campos de estado y porcentaje de finalización para ver de un vistazo qué proyectos van por buen camino

2. Firmas personalizadas

Las firmas de correo electrónico pueden añadirse en Outlook para ayudar a los destinatarios a encontrar tus datos profesionales, por lo que es una habilidad útil de aprender. Outlook te permite añadir tantos bloques de firma como desees y los inserta automáticamente cuando creas un correo electrónico nuevo.

Aunque crear una firma de correo electrónico es una habilidad básica de Outlook, puedes llevarla al siguiente nivel personalizando la firma con texto formateado, imágenes, enlaces y tarjetas de visita digitales incrustadas.

3. Temas

La interfaz sencilla de Outlook a veces puede resultar insípida. A mucha gente le gustan los temas por razones estéticas, pero también pueden ayudar a reducir la fatiga visual y facilitar la lectura.

Los temas de la bandeja de entrada se pueden cambiar en la configuración de la cuenta de Outlook, pero lo que obtengas dependerá del sistema operativo que utilices y de si estás en el sitio del explorador. La aplicación de escritorio de Outlook para Windows solo te permite elegir entre cuatro opciones, y si utilizas una Mac no puedes cambiarlo en absoluto. Sin embargo, puedes ponerlo en modo oscuro en una Mac.

4. Organizar tu bandeja de entrada

Los empleados pueden recibir cientos de correos electrónicos cada día, muchos de los cuales no son tan importantes. Sin embargo, algunos sí lo son, y corren el riesgo de perderse en esa desordenada bandeja de entrada.

Para evitar la temida sobrecarga de la bandeja de entrada en Outlook, hay que saber configurar el filtrado mediante Reglas de Outlook, crear carpetas de búsqueda y saber archivar eficazmente los mensajes de correo electrónico. Nuestra prueba de Microsoft Outlook encuentra candidatos con la habilidad de utilizar las características y funciones clave de Microsoft Outlook para agilizar el procesamiento de correo electrónico.

5. Copia de seguridad de los datos de Outlook

Las organizaciones que utilizan Outlook con regularidad llegan a confiar en él para mantener todos sus contactos, correos electrónicos y calendarios. Si utilizas Outlook.com en tu navegador, guardará todos tus datos en la nube, así que no hay problema.

Sin embargo, si utilizas Outlook en la plataforma de escritorio para gestionar varias cuentas, habrá que hacer copias de seguridad periódicas de los datos.

Si no sabes cómo hacerlo, corres el riesgo de perder datos importantes y potencialmente sensibles. Hacer una copia de seguridad de los datos de Outlook no es una tarea difícil, pero es crucial conocerla y las pruebas de Microsoft Outlook pueden ayudarte a encontrar a los candidatos con este conocimiento.

6. Marcas

A veces necesitas un recordatorio extra para un correo electrónico superimportante o sensible al tiempo, y Outlook te permite añadir marcas a correos electrónicos específicos.

Al marcar un correo electrónico, se establece como recordatorio, y el correo electrónico no solo se marca en la bandeja de entrada, sino también en otras áreas de Outlook, como las tareas, la barra de tareas pendientes y la lista de tareas diarias del calendario.

7. Administración de varias cuentas

La administración de una cuenta de Outlook puede no parecer tan difícil, pero ¿qué ocurre si tienes que administrar varias cuentas de Outlook como parte de tu trabajo? Las cosas pueden complicarse rápidamente, ya que cada cuenta de Outlook tiene un gestor de tareas, un gestor de contactos y un calendario integrados.

Si cambias a menudo entre varios espacios de trabajo, necesitas saber cómo configurar y gestionar varias cuentas de correo electrónico de Outlook de manera eficaz.

8. Configurar reuniones periódicas

¿Tu organización tiene reuniones periódicas? Saber cómo configurar y ajustar las reuniones periódicas con Outlook te ahorrará mucho tiempo y estrés. La gestión de reuniones y citas virtuales es una de las áreas cubiertas en nuestra prueba de Microsoft Outlook.

Como ventaja adicional, esta automatización significa que no te arriesgarás a la ira del organizador de la reunión y de los asistentes por olvidarte de decirles que había una reunión programada en primer lugar.

9. Añadir números de semana

Si tu organización utiliza números de semana en el calendario, tendrás que ser capaz de añadirlos al de Outlook. Esta es una habilidad especialmente útil si tienes trabajadores remotos en diferentes zonas del mundo.

¿Por qué? Mucha gente se queja de que Outlook tiene mal los números de las semanas en el calendario y no coincide con los números que han introducido.

No se trata de un error de Microsoft: en todo el mundo se utilizan diferentes sistemas de numeración de semanas. El sistema de numeración de Outlook se puede cambiar para que coincida con el sistema de numeración de semanas utilizado en los distintos países.

Cómo utilizar una prueba de Microsoft Outlook para evaluar las habilidades

Sí, la buena noticia es que TestGorilla tiene una prueba de Microsoft Outlook, y utilizarla como parte de una evaluación basada en habilidades te ayudará a contratar a candidatos cualificados sin tener que revisar cientos de CV potencialmente inexactos. Los currículums y CV han existido durante cientos de años de una forma u otra, y creemos que simplemente no son adecuados para el mundo moderno.

En TestGorilla, creemos quela selección por competencias es el futuro del reclutamiento. Es una manera más inteligente, más justa y más rápida de encontrar candidatos con las habilidades que estás buscando.

Nuestra prueba de habilidades de Correo Electrónico (Microsoft Outlook) te mostrará qué candidatos dominan la comunicación interna y externa utilizando Outlook.

La prueba de Microsoft Outlook evalúa la comprensión de los candidatos de las funcionalidades básicas del correo electrónico, y también lo bien que pueden utilizar Outlook para colaborar con otros y gestionar su flujo de trabajo.

A continuación, te ofrecemos algunos ejemplos de preguntas de nuestra prueba de Microsoft Outlook para darte una mejor idea del nivel de destreza necesario para obtener buenas calificaciones:

La pregunta de la prueba de Microsoft Outlook anterior evalúa la capacidad de los candidatos para eliminar correctamente a un participante de una reunión en el software, mientras que la siguiente pone a prueba su conocimiento sobre CC y CCO a la hora de enviar correos electrónicos.

También evalúa si un candidato puede escribir correos electrónicos apropiados siguiendo la etiqueta de correo electrónico adecuada, que es extremadamente importante para una comunicación armoniosa entre compañeros de trabajo y clientes.

Estos candidatos también son capaces de utilizar las características y funciones clave de Microsoft Outlook para agilizar el procesamiento del correo electrónico y mantener las mejores prácticas. Estapruebaes especialmente útil para los equipos que utilizan el paquete Microsoft Office en el núcleo de su organización. Los candidatos que obtengan una puntuación alta en la prueba de Microsoft Outlook son competentes en todas las áreas clave del software.

Cómo crear una evaluación en torno a la prueba de Microsoft Outlook con TestGorilla

Aunque la prueba de Microsoft Outlook te dirá qué candidatos destacan en el uso del software, no te dirá nada más sobre ellos cuando se utilice sola.

Recomendamos crear una evaluación en torno a la prueba de Microsoft Outlook para obtener una mejor comprensión de las fortalezas y debilidades del candidato tanto en habilidades técnicas como interpersonales.

Si esto se hace al principio del proceso de contratación, se elimina la necesidad de examinar cientos de CV, ya que puedes llevar a los candidatos con mejores puntuaciones directamente a la fase de entrevistas.

Las evaluaciones de TestGorilla te permiten añadir hasta cinco pruebas y también añadir preguntas personalizadas para hacer la evaluación más relevante para tu organización o marca.

Las pruebas de la evaluación se realizan consecutivamente en una sola sesión, y los resultados se te envían directamente a ti para que puedas descubrir qué candidatos obtuvieron la puntuación más alta en la evaluación.

Si no estás seguro de qué pruebas combinar con la prueba de habilidades de Correo Electrónico, te ofrecemos algunas sugerencias a continuación, o puedes consultar nuestro amplio catálogo de pruebas para obtener más ideas.

Laprueba de Atención al Detalle (Textual)es un buen complemento para la prueba de Microsoft Outlook. Evalúa la atención de los candidatos pidiéndoles que identifiquen errores, omisiones o inconsistencias en la información presentada.

La mayoría de los puestos requieren un buen nivel de razonamiento y lenguaje, por lo que la prueba de Razonamiento Verbalpuede utilizarse para evaluar la capacidad analítica de los candidatos a través del lenguaje.

Otra buena prueba para cualquier puesto de trabajo es laprueba de Afinidad Cultural. No querrás contratar a alguien a quien no le importen los valores y la ética de tu organización o que no esté alineado con ellos. Algunos llaman esto adecuación cultural, pero nosotros preferimos afinidad cultural como alternativa menos sesgada.

Dado que la cultura de cada lugar de trabajo es única, hemos diseñado esta prueba para que se adapte con precisión a los valores de tu empresa y a las necesidades de tu puesto de trabajo para obtener los mejores resultados.

¿Cómo funciona? Tú estableces una lista de valores y comportamientos en función de su importancia para la cultura de tu organización y el puesto de trabajo. A continuación, los candidatos reciben una encuesta en blanco para que puedan seleccionar los valores y comportamientos que más les importan. Estas son solo algunas de las pruebas que pueden utilizarse junto con nuestra prueba de Microsoft Outlook para ofrecerte una visión completa de las habilidades de los candidatos.

Prueba de Microsoft Outlook: Los siguientes pasos para una contratación más rápida y justa con TestGorilla

Esperamos que nuestro artículo sobre las habilidades de correo electrónico y la prueba de Microsoft Outlook te haya resultado útil. La prueba de habilidades de Outlook y la creación de una evaluación con TestGorilla construirán una base sólida para que encuentres a los mejores talentos antes de pasar a la fase de entrevistas.

Si estás pensando en utilizar una prueba de Microsoft Outlook como parte de una evaluación para un asistente virtual, ¿por qué no echas un vistazo a nuestro artículo de blog sobre los beneficios de contratar a un asistente virtual?

Si buscas inspiración o información sobrepruebas previas al empleo,contratación remota,Recursos Humanos, y mucho más, ¿por qué no echas un vistazo anuestro blogpara encontrar aún más artículos y guías útiles?

Alternativamente, si quieres probar TestGorilla por ti mismo, ¿por qué no te suscribes a nuestracuenta Free Forever (Gratis para Siempre) y empiezas a crear una evaluación?