6 habilidades de software fundamentales para asistentes en tareas administrativas

¿Necesitas contratar un asistente en tareas administrativas? Dado que este puesto es clave para que tu organización funcione y opere todos los días correctamente, es fundamental contratar a la persona indicada. Tu asistente en tareas administrativas te ayudará a que la oficina funcione sin problemas, así que la persona que contrates necesita las habilidades de software adecuadas.

¿Necesitas contratar un asistente en tareas administrativas? Dado que este puesto es clave para que tu organización funcione y opere todos los días correctamente, es fundamental contratar a la persona indicada. Tu asistente en tareas administrativas te ayudará a que la oficina funcione sin problemas, así que la persona que contrates necesita las habilidades de software adecuadas.

Podrías encontrarte con un algún problema si contratas a un candidato que carece de los conocimientos de software necesarios. Esto, además de alterar el buen funcionamiento de la oficina, puede generar descontento entre los miembros de tu equipo.

¿Qué tan importantes son las habilidades de software para los asistentes en tareas administrativas y cuáles son las fundamentales? A continuación te contamos más.

Por qué son importantes los conocimientos de software para los auxiliares administrativos

Las habilidades de software son esenciales para los asistentes en tareas administrativas por varios motivos. Teniendo en cuenta que prácticamente todos los trabajos requieren un conocimiento básico de algún software en particular (y esto incluye el puesto de asistente en tareas administrativas), no quedan dudas de que es fundamental.

Desde gestionar el personal hasta implementar estrategias empresariales, los administradores profesionales necesitan un software para agilizar una serie de tareas. Dependen de él, no solo para realizar mejor las tareas, sino también para minimizar la cantidad de errores humanos que puedan cometer.

Si a esto le añades que los softwares y los programas cambian constantemente, puedes comenzar a darte una idea de por qué las habilidades de software son primordiales para los asistentes en tareas administrativas. Y, ya que estamos, la capacidad de elegir softwares nuevos y aprender a usarlos es igual de importante (si no más).

¿Qué conocimientos de software debes buscar en tus candidatos a auxiliares administrativos?

Teniendo en cuenta la importancia de las habilidades de software para este puesto, te presentamos algunas de las que deberías considerar en el proceso de contratación. Cada una es significativa por diferentes motivos, y ayudará a que tu organización funcione sin problemas de distintas maneras.

Microsoft Outlook

¿Cuánto saben los candidatos de Microsoft Outlook? La persona que elijas se comunicará con los clientes y las partes interesadas de tu organización, y les enviará información de la empresa todos los días. Por eso, las habilidades para usar Microsoft Outlook son fundamentales.

Además, el software de MS Outlook simplifica y agiliza la comunicación. Para utilizarlo de forma competente y para mantenerse organizados, tus candidatos deben conocer su amplia selección de funciones.

Microsoft Word

¿En tu empresa se redactan documentos o cartas para enviar a los clientes? La persona que contrates necesitará tener habilidades de Microsoft Word para redactar, editar y darles formato a los documentos de la empresa. Las habilidades de Microsoft Word son esenciales para los asistentes en tareas administrativas.

Como sucede con Microsoft Outlook, hay varias funciones de MS Word que los candidatos deben saber usar bien para poder crear y editar documentos importantes fácilmente.

Microsoft Excel

Hacer cálculos simples puede ser una tarea diaria en tu organización, y las habilidades de Microsoft Excel son fundamentales para esto. ¿Saben tus candidatos cómo hacer cálculos básicos en Microsoft Excel y cómo usar las hojas de cálculo de manera eficiente?

MS Excel tiene algunas funciones básicas y otras avanzadas que pueden resultar indispensables para las operaciones diarias de tu organización. Los candidatos deben tener el nivel adecuado de experiencia con MS Excel para que la organización siga funcionando correctamente.

Microsoft Windows

Puedes usar Microsoft Windows para un montón de tareas o proyectos en tu organización. En ese caso, ¿saben los candidatos utilizarlo sin dificultades?

Los asistentes en tareas administrativas con buenas habilidades de Microsoft Windows garantizan que la empresa opere y funcione todos los días sin problemas, por lo que contar con excelentes habilidades de este popular software puede mejorar la productividad.

Microsoft PowerPoint

Las habilidades de software de Microsoft PowerPoint son fundamentales para realizar presentaciones. Los candidatos deben conocer las diferentes funciones para presentarles ideas a las partes interesadas y a los miembros del personal de manera eficiente.

Al igual que Microsoft Word, MS PowerPoint ayuda a crear documentos para compartir información con tu organización. ¿Pueden los candidatos utilizar este software para comunicar y presentar ideas nuevas?

Habilidades de correo electrónico (Gmail)

Gmail es clave para mantener la comunicación con los clientes y otros miembros del personal en tu organización. Los candidatos deben tener los conocimientos básicos para utilizar Gmail en el ámbito empresarial.

¿Pueden utilizar Gmail para fines de comunicación empresarial? ¿Conocen las diferentes funciones que tiene? Deben poder usarlo con seguridad y comprender exactamente cómo funciona.

¿Cómo puedes evaluar los conocimientos de software de tus auxiliares administrativos?

La mejor manera de evaluar si tienen las habilidades de software ideales es con una prueba de habilidades. Existen plataformas confiables para hacer esto, como TestGorilla, que ofrece una amplia selección de pruebas, desde evaluar las habilidades de Microsoft Windows hasta las del uso de correo electrónico con Outlook o Gmail.

A continuación, te presentamos algunas de las pruebas de habilidades disponibles en la plataforma de TestGorilla y lo que evalúan específicamente. Estas pruebas te ayudarán a evaluar las habilidades de software de los candidatos a asistentes en tareas administrativas de manera simple, y a tomar una decisión final menos complicada.

Prueba de conocimientos de Microsoft Outlook

La prueba de habilidades de software de Microsoft Outlook evalúa el conocimiento de los candidatos sobre el software y sus aptitudes para utilizar el correo electrónico. Además de saber utilizar Microsoft Outlook con seguridad, a los candidatos se les evalúa su capacidad para manejar reuniones y citas virtuales, así como su flujo de trabajo.

Prueba de conocimientos de Microsoft Word

A los candidatos que realizan la prueba de habilidades de software de Microsoft Word se les evalúa su capacidad para crear, abrir, guardar, proteger e imprimir documentos, así como editar, cambiar el formato, usar tablas, colocar números de página y notas al pie. Utiliza esta prueba para saber si los candidatos a asistente en tareas administrativas tienen las aptitudes de Microsoft Word que estás buscando.

Prueba de conocimientos de Microsoft Excel (avanzado)

Puedes evaluar las habilidades avanzadas de Microsoft Excel con la prueba de habilidades de software de MS Excel (avanzada). Averigua la aptitud de los candidatos a asistente en tareas administrativas para utilizar las fórmulas de Excel y las hojas de cálculo, crear informes y analizar los datos para sacar conclusiones.

Prueba de conocimientos de software de Microsoft Windows

Con esta prueba de habilidades de software de Microsoft Windows, evaluar las habilidades de tus candidatos es muy simple. Conoce sus aptitudes para usar las funciones básicas de Windows y averigua si saben manejar el Explorador de archivos y si aplican sus conocimientos de Microsoft Windows en el ámbito laboral.

Prueba de conocimientos de Microsoft PowerPoint

Puede que los asistentes en tareas administrativas deban realizar presentaciones utilizando algunos conocimientos del software de Microsoft PowerPoint. Con la prueba de habilidades de software de Microsoft PowerPoint, evalúa si saben usar las funciones básicas para lograrlo. Además, puedes analizar sus habilidades para crear diapositivas eficaces para las presentaciones.

Prueba de conocimientos de software de correo electrónico (Gmail)

Usa la prueba de habilidades de software de Gmail para saber cuánto saben usarlo los candidatos. Desde las etiquetas de correo hasta el uso del calendario de Google y la gestión de eventos por Gmail, la prueba te permite saber si los candidatos a asistente en tareas administrativas pueden usar Gmail en el ámbito laboral.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar tests de competencias para evaluar las competencias informáticas?

Son varios los beneficios de usar pruebas de habilidades para evaluar las habilidades de software de los asistentes en tareas administrativas. Por ejemplo, puede que estés indeciso respecto a un candidato concreto que quizá solo necesite algunas sesiones de capacitación para ponerse al día. Una prueba de habilidades te permite calcular cuánto le falta aprender para poder realizar el trabajo de manera competente.

Otros beneficios de usar pruebas de habilidades para evaluar las habilidades de software de los asistentes en tareas administrativas incluyen las siguientes:

• Reduce significativamente el tiempo de contratación. Utilizando algunas de estas pruebas de aptitudes de software, podrás filtrar automáticamente a los candidatos que no tengan las aptitudes necesarias.

• Asegúrate de que tus candidatos tienen las aptitudes que afirman tener. Utilizar pruebas de aptitudes de software para tus candidatos puede ayudarte a validar si tus candidatos tienen las aptitudes que afirman tener en sus currículums. Esto puede ayudarte a evitar un costoso error de contratación. Ten en cuenta que un abrumador 85% de los candidatos mienten en sus currículums.

• Te ofrecen la posibilidad de poner a prueba una serie de conocimientos informáticos específicos. Si tu puesto de asistente administrativo requiere un conocimiento profundo de una serie de programas informáticos, las pruebas de aptitudes son ideales para comprobar su comprensión de cada tipo de programa. También existen diferentes niveles de evaluación para determinados conocimientos de software, como la prueba avanzada de Excel. Selecciona el nivel de conocimientos necesarios para el puesto y evalúa si tus candidatos se ajustan a él.

• Evita los prejuicios inconscientes al tomar tu decisión de contratación. Podrás basar tus decisiones de contratación en los resultados de datos fiables que respalden la información que obtuviste de tus candidatos en la entrevista. Decide si quieres que los candidatos pasen a la siguiente fase en función de sus conocimientos específicos de software, y no en tu «intuición» personal.

Echa un vistazo a la selección de pruebas de habilidades de software de TestGorilla y comienza a usarlas para encontrar a los mejores candidatos para tu empresa.