Herramientas de filtrado de currículums: pros, contras y prácticas recomendadas

Crear una reserva de talento sólida es un paso fundamental en el camino hacia la creación de un equipo de éxito. Si se ejecuta correctamente, el proceso de entrevistas es rápido, indoloro, y, con suerte, incluso agradable para el candidato y para los empleados de la empresa. Pero, antes de llegar a ese punto, hay que dedicar una enorme cantidad de trabajo a la búsqueda y selección de candidatos. Las herramientas de filtrado de currículums pueden facilitar el proceso.

En las empresas más grandes, los equipos de contratación pueden incluir varios reclutadores y coordinadores de contratación, lo que permite compartir la carga de trabajo. La unión hace la fuerza, y los equipos más grandes están en mejores condiciones de detectar las señales de alarma y atraer a los mejores talentos.

Por otro lado, algunos equipos solo cuentan con uno o dos reclutadores que deben realizar varias tareas. Pero, tanto si tu organización es grande como si es pequeña, si tienes dificultades para revisar una enorme pila de currículums, algunas empresas recurren a un software de filtrado de currículums.

¿Qué es un software de filtrado de currículums?

El software de filtrado de currículums (también conocido como software de selección de candidatos) ayuda a los departamentos de contratación y adquisición de talento a aumentar la eficiencia. Lo hace organizando todos los currículums recibidos para cada puesto, de modo que el equipo pueda priorizar a los candidatos que desea invitar al proceso de entrevistas. Normalmente, una herramienta de filtrado de currículums determinará cuáles son los mejores candidatos para un puesto, basándose en los resultados de búsqueda por palabras clave o en las respuestas a preguntas específicas.

Por lo general, una herramienta de filtrado de currículums formará parte de tu sistema de seguimiento de candidatos (ATS, por sus siglas en inglés).

“Más del 95 por ciento de las empresas de la lista Fortune 500 usan un ATS para agilizar el proceso de reclutamiento y mantenerse al día con las miles de solicitudes que reciben semanalmente, pero muchas empresas más pequeñas también han adoptado esta herramienta, según los datos recopilados por Jobscan,” informa CNBC.

Sin embargo, eso no significa que el software de filtrado de currículums sea la mejor opción para todas las empresas.

Pros y contras

Como con cualquier software, hay muchas ventajas y desventajas que deben tenerse en cuenta antes de usar esta herramienta de reclutamiento. Aquí tienes una infografía que ilustra algunos de los pros y contras.

Ventajas de usar un software de filtrado de currículums

Ahorra tiempo. El tiempo es muy valioso para un reclutador. Se dice que los reclutadores dedican un promedio de seis segundos a examinar un currículum antes de rechazarlo o de decidir si lo mira con más detenimiento. Dado que por cada puesto de trabajo, se postulan, en promedio, 250 candidatos, un reclutador puede tener que examinar miles de currículums, según el número de puestos vacantes que tenga la empresa.

Eso puede suponer varios días dedicados únicamente al proceso de filtrado de currículums. Y eso es solo el principio del proceso de contratación. Los reclutadores y los equipos de contratación terminan dedicando un promedio de 42 días a cada puesto de trabajo, si no más. Teniendo en cuenta que las investigaciones muestran que el 88 % de los candidatos no están calificados para el puesto, puede ser agotador y contraproducente que un reclutador preste demasiada atención a cada currículum.

Como explica Hire Right, “Aspectos como la selección de currículums, la publicación de puestos de trabajo en línea y la programación de entrevistas pueden ayudar a aliviar gran parte del trabajo manual asociado a la búsqueda de candidatos ideales, lo que permite asignar más de tu tiempo a otros esfuerzos de contratación relevantes”.

Puede ayudar a gestionar un gran volumen de candidatos. Como dijimos, un anuncio de empleo promedio atrae la atención de aproximadamente 250 candidatos. Esto, a menudo, puede dar lugar a un mayor riesgo de error humano y descuido. Un reclutador puede pasar por alto las calificaciones clave al examinar los currículums debido a un gran volumen y a un plazo de contratación. Esto puede hacer que se pierdan grandes talentos.

Como mencionamos anteriormente, muchos programas de filtrado de currículums forman parte de un software ATS que sirve de ventanilla única para todos los recursos, la información y los materiales relacionados con el equipo de reclutamiento y la reserva de talento.

El sistema puede ayudar a determinar si un candidato es adecuado, y a mantener su currículum e información de contacto en el archivo. Así, el equipo de contratación ahorra tiempo en examinar manualmente los currículums, registrar las notas y la información de contacto, y hacer un seguimiento de las tareas relacionadas con el proceso de contratación.

Desventajas de usar un software de filtrado de currículums

Falsos positivos y falsos negativos. Por supuesto, como todo lo relacionado con la tecnología, las herramientas de filtrado de currículums son inteligentes, pero no perfectas.

Aunque el sistema puede eliminar a los que no son adecuados, algunos candidatos pueden saber cómo manipular el algoritmo, dando como resultado que un mal candidato aparezca en el escritorio de un reclutador ocupado.

Después de todo, la mayoría de los primeros resultados de “examinador de currículums” en Google se han escrito para explicar cómo se puede engañar al sistema.

Perder el tiempo con candidatos que no son los adecuados no es el único problema que puedes encontrar. El sistema no siempre puede leer ciertos tipos de letra, colores o formatos poco convencionales, y puede acabar “descartando” a alguien que podría ser perfecto para el puesto.

No es 100 % personalizable ni flexible. Aunque la mayoría de las soluciones ATS se actualizan constantemente, carecen de la capacidad de personalización completa. Por ejemplo, Lever permite a los reclutadores registrar el estado de sus talentos con marcadores como “Contactado”, “Respondido”, “Entrevista telefónica” y “Entrevista en el lugar”. Pero, si tu empresa tiene un proceso de entrevista diferente con pasos adicionales, podrías tener dificultades para adaptar el software a tu enfoque particular.

Cómo maximizar el uso del software de filtrado de currículums

Investiga. Descubrirás rápidamente que hay innumerables opciones cuando se trata de herramientas de filtrado de currículums. Algunas de las más fiables y utilizadas son Lever, Greenhouse, SmartRecruiters y LinkedIn Recruiting. Infórmate sobre sus funcionalidades, y decide si alguna de ellas se ajusta a las necesidades actuales y futuras de tu empresa.

Cada una de estas empresas ha incluido su herramienta de filtrado de currículums dentro de un ATS más amplio, por lo que tendrás que asegurarte de que necesitas la mayor parte de lo que ofrecen, o puedes acabar pagando de más por funciones adicionales que no necesitas.

Solicita un período de prueba. Muchas de las empresas de filtrado de currículums y ATS están deseosas de adquirir nuevos clientes, y están dispuestas a trabajar con presupuestos, plazos y necesidades diversas. Nunca está de más pedir un período de prueba de 90 días a un costo prorrateado. Muchas de las empresas incluso ofrecen un período de prueba gratis.

Trabaja estrechamente con el proveedor. Debido a que las herramientas complejas pueden resultar abrumadoras para los nuevos usuarios, la mayoría de las empresas trabajarán con el cliente para crear un plan de implementación y ofrecer una capacitación sólida. Ten en cuenta a tu equipo y la curva de aprendizaje que inevitablemente conlleva la introducción de una nueva herramienta.

Los proveedores suelen ofrecer guías y prácticas recomendadas para garantizar la satisfacción del cliente. Pregunta sobre el proceso de incorporación y la disponibilidad de un equipo de éxito del cliente.

Sondea a tu equipo de RR. HH. Para sacar el máximo provecho de cualquier software, tu equipo tendrá que aceptarlo. Estas herramientas requieren tiempo de aprendizaje, por lo que conviene que te asegures de que tu personal esté entusiasmado (o al menos dispuesto) a implementar un nuevo sistema.

Sondea a tus equipos de RR. HH. y de captación de talento para que te den su opinión. Ábrete a nuevas ideas y a girar en la dirección que sea mejor para el equipo.

Revisa las métricas. Examina el progreso que haces con la herramienta de filtrado de currículums que seleccionas. Por ejemplo, ¿está disminuyendo el tiempo de contratación o está ralentizando a tu equipo?

Cómo determinar qué es lo mejor para tu empresa

¿Todavía no estás seguro de que una herramienta de filtrado de currículms sea lo mejor para tu empresa? Piensa en el proceso y en las deficiencias que tienes actualmente en el proceso de entrevistas y en la experiencia de los candidatos. Deberías ser capaz de identificar el problema que quieres resolver.

¿Es el tiempo, el dinero, los recursos o la calidad del candidato? (¡Tal vez sea todo lo anterior!). Al identificar los problemas principales que estás resolviendo, podrás priorizar las características que necesitas en un ATS y puede que descubras que una herramienta de selección de currículums no es la más adecuada para tu proceso.

Alternativas al software de selección de candidatos

Si quieres reducir rápidamente cientos de currículums a un número manejable de candidatos realmente capacitados, considera la posibilidad de complementar (o sustituir) el software de filtrado de currículums con evaluaciones de habilidades en línea.

Puede ser que, actualmente, muchos candidatos no sean bien vistos en el proceso de contratación, debido únicamente al momento en que se presentan (quizás estés tan sobrecargado que solo puedas mirar los currículums que se presentan después de un cierto período de tiempo). Después de implementar una herramienta de exploración de currículums, puede que descubras que sigues pasando por alto a buenos candidatos porque son desplazados por los que sí saben cómo gustarle a tu software de exploración de currículums.

Una evaluación de habilidades en línea puede ser una buena manera de averiguar quién tiene las habilidades que estás buscando sin mirar un solo currículum. Por ejemplo, con TestGorilla, puedes crear una evaluación con hasta cinco de las más de 90 pruebas científicamente validadas de nuestro catálogo de pruebas, y hacer que los candidatos realicen la evaluación en lugar de enviar su currículum.

Luego, podrás dedicar tu tiempo a hacer un seguimiento de los mejores candidatos, en lugar de estudiar minuciosamente los currículums y las cartas de presentación.

Encuentra la herramienta que te funcione

Ya sea si se trata de una herramienta de filtrado de currículums, como de una plataforma de evaluación de habilidades en línea o de cualquier otra cosa, encontrar las mejores herramientas para el proceso de contratación es un paso importante para cualquier empresa.

Es esencial comprender qué sistemas y herramientas impulsarán a tu equipo hacia un mayor éxito. Prepárate y prepara a tu equipo para el éxito haciendo una investigación cuidadosa y examinando los costos asociados al proceso de contratación actual y futuro. De esta forma, te aseguras de tomar la decisión correcta para tu organización.