KPI de reclutamiento: 13 de los KPI más importantes para medir el éxito

Diferentes puestos requieren diferentes habilidades. No obstante, hay una habilidad que marca la diferencia, sea cual sea tu puesto: el deseo de superarse.

La realización personal requiere que analices tus acciones, identifiques tus fortalezas y debilidades y construyas una estrategia para sacar el máximo provecho de ambos.

Pero, ¿cómo logras esto en el lugar de trabajo? ¿Cómo mides el éxito en el reclutamiento?

Los managers de contratación y las personas en un puesto de reclutamiento necesitan cuantificar y evaluar su proceso de trabajo tanto como los demás. Aquí es donde entran en escena los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés).

Los KPI son un conjunto de medidas cuantificables que se utilizan para indicar el progreso hacia un resultado previsto. Permiten seguir la actividad de una persona, un departamento o incluso toda una organización. Cuanto más se acerquen los indicadores a los valores previstos, mejor.

Utilizar un conjunto de KPI te ayudará a identificar con mayor precisión los obstáculos que se interponen entre tu empresa y sus objetivos, así como la manera de abordarlos con eficacia. Es crucial que cualquier empresario comprenda las ventajas de utilizar sistemas de KPI.

¿Qué son los KPI en el reclutamiento?

Los KPI de reclutamiento son métricas específicas diseñadas para calcular y evaluar la eficacia del proceso de contratación y de quienes desempeñan un puesto de contratación. Representan los objetivos de tu empresa y proporcionan los datos que te ayudan a comprender cuál es tu situación actual, qué necesitas mejorar y qué pasos debes seguir para alcanzar tus metas.

Los KPI suelen presentarse en forma de porcentajes, proporciones o cifras únicas para que sean fáciles de interpretar. Proporcionan información valiosa sobre las actividades principales de reclutamiento, como la rotación de empleados y la satisfacción de los candidatos.

Cada puesto de contratación puede medirse con mayor precisión con determinados KPI. Por ejemplo, los managers de contratación pueden utilizar los indicadores de tiempo de contratación para evaluar su rendimiento en el trabajo, mientras que los reclutadores pueden beneficiarse más de la evaluación de la calidad de las contrataciones.

Combinar los resultados de la evaluación de todas las áreas del proceso de reclutamiento y selección te dará una idea más clara de lo que puedes mejorar y cómo. Los KPI no son solo números, sino indicadores que proporcionan información crucial sobre las fortalezas y debilidades de tu estrategia de contratación.

Por ejemplo, los KPI pueden mostrarte las fuentes que te proporcionan constantemente candidatos de alta calidad para que puedas elaborar estrategias y priorizar tu contratación.

KPIs vs Métricas

Los KPIs y las métricas se utilizan a menudo indistintamente. Sin embargo, son bastante diferentes. Aunque ambos son mediciones cuantificables, tienen propósitos diferentes.

Todos los KPI son también métricas, pero no todas las métricas son KPI. ¿Queda más claro? ¿No? Entonces, entremos en más detalles.

Lo que diferencia a los KPI es que siempre están vinculados a un objetivo específico. Mientras que las métricas miden un determinado proceso o acción, los KPI te muestran el progreso de tu empresa hacia un objetivo particular. Por eso pueden utilizarse para la toma de decisiones estratégicas.

Aquí tienes un ejemplo: Tu objetivo de reclutamiento es aumentar el nivel de nuevas contrataciones de alta calidad en un 30% para finales de año. Ver el número de candidatos de una nueva vacante no te dará información relevante sobre cómo mejorar tu proceso de contratación y alcanzar tu objetivo. Es una métrica de reclutamiento, pero no es un KPI.

Sin embargo, el número de candidatos cualificados que superan la selección inicial sí puede ofrecerte datos útiles. Añade el KPI de eficiencia de la fuente de contratación y ya tendrás suficiente para utilizarlo como base sólida para tu estrategia de mejora.

Otra diferencia importante entre los KPI y las métricas es el nivel de perspectiva. Los KPI representan objetivos empresariales relacionados con varios departamentos. Las métricas son indicadores de nivel inferior y su perspectiva se enfoca en un área empresarial específica.

¿Por qué son importantes los KPI de reclutamiento?

Los KPI son herramientas indispensables para el seguimiento del rendimiento, diseñadas para que el proceso de reclutamiento sea lo más valioso posible para tu organización. Establecer objetivos de contratación es solo el primer paso: hay que evaluar lo que funciona y lo que no, y para eso se diseñaron los KPI.

Los datos son cruciales para encontrar talento. LinkedIn, el gigante de las redes sociales empresariales, informa que los equipos de adquisición de talentos con análisis desarrollados tienen el doble de probabilidades de mejorar sus esfuerzos de contratación y tres veces más probabilidades de ver reducidos sus costos. Un enfoque basado en datos puede ayudarte a identificar tus defectos y prejuicios y a desarrollar un proceso de contratación que no se vea obstaculizado por ellos.

Sin embargo, la mejora basada en datos no consiste solo en recopilar el mayor número posible de métricas. También consiste en planificar los esfuerzos de tu equipo para alcanzar objetivos específicos y crear las métricas adecuadas para evaluar y resolver cualquier problema. Esto es lo que son los KPI y por qué son importantes.

Hay otras razones por las que los KPI de reclutamiento son útiles:

• Son digitales, lo cual permite recopilar y procesar enormes cantidades de datos

• Reflejan los logros de manera clara

• Proporcionan información sobre las experiencias de los candidatos

• Pueden utilizarse para establecer puntos de referencia realistas

Los 13 KPI de reclutamiento más importantes

Hemos recopilado una lista de los 13 KPI de reclutamiento más importantes, cada uno de los cuales se analizará a continuación. Estos KPI pueden dividirse en cuatro áreas del proceso de reclutamiento: solicitud, contratación, costo y rechazo.

KPIs de solicitud

Los indicadores de solicitud miden lo que ocurre durante las fases iniciales del proceso de contratación. La fase de solicitud suele considerarse pasiva porque los empleadores suelen esperar a que los candidatos respondan a las ofertas de empleo. Sin embargo, hay mucho que puedes hacer durante esta etapa para asegurarte de atraer y, en última instancia, contratar al candidato adecuado.

1. Eficiencia de la fuente de contratación

Para asegurarte de que estás invirtiendo en las mejores fuentes de talento y minimizando tus costos de contratación, debes realizar un seguimiento de tu KPI de eficiencia de la fuente de contratación. Esto es especialmente útil si tienes una empresa grande que contrata a muchas personas o de manera regular.

Evaluar tus fuentes de reclutamiento requiere algunos pasos sencillos:

1. Crea una nueva hoja de cálculo

2. En la primera columna, introduce los nombres y puestos de un número estadísticamente significativo de tus últimas contrataciones

3. En la segunda columna, introduce el tipo de fuente de cada candidato (portal de empleo, sitio de empleo, referido de empleados, redes sociales, anuncios patrocinados, etc.).)

4. En la tercera columna, introduce el nombre de la plataforma particular para obtener información más específica

Una vez que tengas los datos organizados, es hora de buscar algunos patrones. ¿De dónde proceden la mayoría de los empleados? ¿Y de dónde proceden los mejores empleados?

Cuando hayas confirmado cualquier tendencia en la eficiencia de la fuente de contratación, puedes enfocar tus esfuerzos en esas plataformas. También puedes utilizar los datos para analizar por qué algunas de las fuentes ineficaces no están funcionando según lo previsto.

¿Estás estableciendo la marca de tu empresa más fácilmente en las redes sociales que en las ofertas de empleo? ¿Qué puedes hacer para cambiarlo?

2. Tiempo de contratación

El tiempo de contratación (no confundir con el tiempo de cobertura, que es un KPI diferente) está estrechamente vinculado a la experiencia del cliente y mide el proceso de solicitud desde la perspectiva del candidato. Se refiere al tiempo promedio transcurrido entre la recepción de una solicitud y la aceptación de la oferta de empleo.

¿Cuánto tardas en preseleccionar, entrevistar y contratar a un candidato? ¿A qué contratiempos te has enfrentado en las ocasiones en las que has tardado más que el promedio?

Un estudio de LinkedIn de 2021 muestra que algunas industrias tardan hasta 49 días en contratar a un empleado nuevo. Dedicar mucho tiempo a cubrir vacantes puede costarle una fortuna a tu empresa. También puede reducir la calidad de tus candidatos porque los mejores talentos pueden abandonar un proceso prolongado.

Busca formas de reducir el tiempo de contratación de tu empresa. Por ejemplo, ¿tu proceso de selección tarda demasiado? Esto es especialmente cierto cuando hay una afluencia de candidatos y es difícil filtrarlos simplemente mirando sus currículums.

Utilizar evaluaciones de habilidades en lugar de evaluar currículums te ayudará a evaluar a los candidatos de manera objetiva y rápida antes de invitarlos a una entrevista, acortando significativamente el tiempo de contratación. Échale un vistazo al catálogo de pruebas de TestGorilla para empezar a crear las mejores evaluaciones para los puestos que estás contratando.

3. Tasa de solicitudes incompletas

Piensa en tu experiencia cuando solicitaste diferentes puestos de trabajo. Quizás empezaste a rellenar una solicitud y decidiste parar en mitad del proceso. ¿Estabas ocupado o distraído? O tal vez decidiste que no eras lo suficientemente bueno para el trabajo y no tenía sentido terminar la solicitud.

Los candidatos abandonan las solicitudes incompletas por muchas razones. El KPI de tasa de solicitudes incompletas puede mostrarte si el número de candidatos que abandonan a mitad de camino es alarmantemente alto.

A partir de ahí, puedes analizar cuál podría ser la causa del problema. Entre los problemas más frecuentes de las empresas con una alta tasa de solicitudes incompletas se encuentran las solicitudes demasiado complicadas o confusas. ¿Te has asegurado de proporcionarles a los candidatos instrucciones claras?

Ten en cuenta que una tasa elevada de solicitudes incompletas no significa necesariamente que tengas un problema grave entre manos: Si tienes muchos candidatos cualificados por vacante, no hace mucho daño que un gran número de ellos deje de presentar su solicitud a mitad de camino.

La fórmula para calcular la tasa de solicitudes incompletas es muy sencilla: divide el número de solicitudes enviadas por el número total de solicitudes iniciadas.

KPIs de contratación

Ahora que hemos repasado los KPIs más importantes para el proceso de solicitud, pasemos a la contratación. Esta fase de contratación es más compleja, por lo que hay más KPIs que deberías vigilar.

4. OAR (Tasa de Aceptación de Ofertas)

La OAR (Tasa de Aceptación de Ofertas) calcula cuántos candidatos aceptan las ofertas que tu empresa les ofrece. Este KPI suele representarse en forma de porcentaje.

Según el 2017 Talent Acquisition Benchmarking Report (Informe de evaluación comparativa de la adquisición de talentos 2017) de SHRM, tres de cada cuatro empresas tienen una OAR de al menos el 86%. Si tu tasa de aceptación de ofertas está por debajo del 80%, es crucial reevaluar tu proceso de contratación.

Una buena OAR demuestra que tu empresa:

• Publica descripciones del puesto precisas

• Selecciona a los candidatos de manera efectiva

• Extiende ofertas competitivas y está a la par con los estándares de la industria

• Tiene una marca de empresa fuerte

En nuestro artículo sobre el tema, puedes obtener más información sobre cómo calcular y mejorar tu tasa de aceptación de ofertas.

5. Candidatos cualificados por vacante

Cuantas más solicitudes recibas para una vacante, más posibilidades tendrás de contratar al candidato adecuado. Sin embargo, cuando los candidatos no están cualificados para un puesto, recibir más solicitudes significa malgastar más tiempo y esfuerzo. Por eso un número elevado no siempre es el objetivo deseado. Calidad sobre cantidad, ¿verdad?

Empleados de alta calidad equivalen a un proceso de contratación de alta calidad. Si demasiados de tus candidatos no cumplen los estándares de tu empresa, es hora de preguntarte qué es lo que no está claro sobre la vacante.

¿Las ofertas de empleo que estás creando no incluyen descripciones precisas de las responsabilidades y una lista de las cualificaciones que necesitas? ¿Estás buscando candidatos en el lugar adecuado para tu grupo objetivo? ¿Son realistas tus expectativas para el puesto?

Responder estas preguntas te ayudará a contratar más rápidamente a profesionales cualificados. Puedes combinar este KPI con el indicador de eficiencia de la fuente de contratación para crear una mejor estrategia para optimizar tu proceso de reclutamiento.

6. Entrevistas por contratación

Este KPI muestra cuántas entrevistas tienes que realizar antes de hacer una nueva contratación. Gran parte del proceso de selección se dedica a entrevistar a los candidatos para determinar si su experiencia, habilidades, cualificaciones y personalidad son compatibles con los requisitos de la empresa para el puesto. Y realizar entrevistas es costoso...

En 2022, la proporción promedio de entrevistas por contratación es del 47,5%. Esto significa que de cada 100 candidatos entrevistados, no le harás una oferta a unos 52.

Para reducir los costos y el tiempo que consume la fase de selección del proceso de contratación, puedes:

• Prueba las entrevistas por video. La contratación remota ha sido una tendencia de reclutamiento durante un tiempo y está aquí para quedarse. Puedes seguir aplicando un enfoque más personalizado a cada candidato, y además le ahorrarás tiempo y costos a tu empresa.

• Utiliza evaluaciones de habilidades. Las pruebas previas al empleo son fáciles de administrar y te ofrecen información imparcial sobre las habilidades de cada candidato. Incorporarlas a tu proceso de contratación te ahorrará tiempo filtrando currículums y realizando entrevistas que podrían haberse evitado en la fase de selección inicial.

7. Satisfacción de la experiencia del candidato

La satisfacción de la experiencia del candidato mide cómo se sienten los candidatos durante el proceso de contratación. Cuanto mayor sea la satisfacción que manifiesten, más probable será que los profesionales altamente cualificados continúen hasta el final del proceso.

Y ese no es el único beneficio de la alta satisfacción de la experiencia del candidato. Es más probable que los candidatos satisfechos les recomienden la empresa a otras personas aunque no consigan el trabajo. En otras palabras, una buena experiencia del candidato afecta directamente a la reputación de tu empresa.

Para obtener los datos necesarios para este KPI, puedes enviarles una encuesta a tus candidatos una vez finalizado el proceso de selección, pidiéndoles que valoren su experiencia del 1 al 10. Puedes calcular el promedio y supervisar su evolución con el tiempo.

Si recibes de manera consistente una baja satisfacción de la experiencia del candidato, debes considerar si algo puede estar dándoles a los candidatos falsas expectativas sobre el puesto y hacer ajustes en las descripciones de los puestos.

8. Impacto adverso

El impacto adverso mide si existe algún prejuicio contra determinados grupos demográficos en tu empresa. La regla de los cuatro quintos establece que si la tasa de selección de un determinado grupo es inferior al 80% de la tasa del grupo más seleccionado, existe prejuicio.

Los datos demuestran que los equipos con diversidad son más inteligentes y más productivos. Así que asegúrate de medir tu impacto adverso para averiguar si necesitas hacer que tu proceso de contratación sea más inclusivo.

9. Tiempo de cobertura

El tiempo de cobertura se refiere al tiempo que tardas en cubrir una vacante desde cero. El punto de partida es el momento en que decides que tu empresa necesita una nueva contratación. Puede que haya habido un despido o que un equipo esté sobrecargado de trabajo.

Después pasamos a la recopilación de datos para determinar los requisitos de los candidatos adecuados, la redacción de las descripciones del puesto y la publicación de anuncios, el proceso de solicitud y, por último, la contratación.

Hacer un seguimiento del tiempo necesario para cubrir un puesto permite detectar cualquier indicio de que existe un problema en el proceso de contratación y tomar medidas para controlar su duración y calidad.

KPIs de costos

Es hora de hablar de dinero. Las dos características más importantes de un proceso de contratación eficaz son:

• Alcanzar el objetivo (encontrar el número necesario de contrataciones de calidad)

• Ajustarse al presupuesto (los gastos imprevistos pueden afectar a otros departamentos y al estado general de la empresa)

Algunos de los KPI cruciales que hay que controlar son los relacionados con la medición de tus costos.

10. Costo por contratación

Este indicador muestra el costo promedio de cubrir una vacante. Contratar, capacitar e incorporar a una persona nueva es siempre una inversión para tu empresa. Entonces, ¿cuánto estás invirtiendo y es una buena inversión?

Para calcular este KPI hay que tener en cuenta los costos de reclutamiento, como por ejemplo:

• Anuncios de empleo

• Tasas de referidos

• Pago por el tiempo que el equipo de contratación dedicó al proceso

• Tasas administrativas vinculadas a la capacitación y la incorporación

Cuando tengas el costo final del proceso de contratación, divídelo por el número de puestos que cubriste. Este es tu costo promedio por contratación.

También puedes hacer un seguimiento del costo de contratar a un profesional altamente cualificado o experimentado, para ver si la calidad está directamente relacionada con la inversión realizada. Tu empresa necesita hacer un seguimiento de estos gastos para poder estimar el presupuesto y mantenerlo dentro de la norma.

11. Costo de la vacante

Una empresa con escasez de personal tendrá pérdidas porque las tareas no se pueden completar. Si un puesto permanece vacante, esto tiene un precio para tu empresa.

Es un KPI complejo porque es difícil determinar con precisión el impacto negativo que tendrá en la productividad, la moral y el compromiso de tu equipo. Es aún más difícil asignarle un valor monetario a estas pérdidas.

Calcular el costo de la vacante motiva a tu equipo de contratación a desarrollar una estrategia de reclutamiento eficaz y les muestra a las personas que ocupan puestos de liderazgo la importancia de un equipo de contratación eficaz.

KPIs de rechazo

12. Tasa de rotación en el primer año

Este es uno de los KPI más importantes a tener en cuenta. La rotación de empleados tiene un efecto duradero en el éxito de tu empresa, y el costo de una mala contratación es alto.

Para ahorrarle a tu empresa gastos innecesarios y optimizar tu proceso de contratación, mide este KPI dividiendo el número total de empleados que abandonan en su primer año entre el número total de empleados que abandonan desde el inicio del periodo de medición (tiene que ser superior a un año).

13. Tasa de rechazo

Descartar a un candidato después de revisar su solicitud significa que entra dentro de la tasa de rechazo de tu empresa. Normalmente, esto se debe a que no cumplen los requisitos mínimos para el puesto.

Si la tasa de rechazo es alta, no estás llegando a los candidatos adecuados y puede que tengas que reevaluar tus anuncios y publicaciones de empleo. ¿Estás utilizando las fuentes de talento adecuadas? ¿Cómo te diriges al grupo deseado?

Cómo mejorar tus KPI

Hemos establecido la importancia del seguimiento de tus KPI. Mejorarlos significa mejorar tu proceso de contratación. Pero, ¿cómo logras eso?

Tenemos algunos consejos para mejorar tus KPI.

Automatiza tus KPI

La tecnología está de tu lado: automatizar los procesos te ayuda a hacer un seguimiento consistente y sin esfuerzo excesivo. Elaborar un tablero de los KPI en gráficos interactivos te ayudará a ofrecer datos visuales fácilmente accesibles para cualquier persona con un puesto de contratación.

Automatizar el cálculo te permitirá evaluar tu proceso de contratación en cualquier momento y detectar cualquier problema a tiempo.

Utiliza evaluaciones de habilidades

Las evaluaciones de habilidades te ayudarán a contratar más rápidamente, sin prejuicios y basándose en las capacidades demostrables de tus candidatos. Puedes utilizarlas para filtrar a los candidatos no cualificados, reduciendo el tiempo y el costo invertidos en el proceso de contratación. Puedes probar la evaluación previa al empleo ahora para comprobarlo por ti mismo.

Involucra a todo el equipo

No es algo que puedas hacer solo, ¿sabes? Involucrar a tu equipo puede ayudarte a resolver los problemas más rápidamente. Involucrar a más profesionales aumentará las posibilidades de encontrar una nueva solución o mejorar las que ya tienes. La lluvia de ideas y la ejecución de las tareas resultan mucho más sencillas.

Los KPI de reclutamiento te proporcionan una visión invaluable de tu proceso de contratación

Medir tu rendimiento de contratación es esencial. Hacerlo te mostrará qué necesitas mejorar y qué pasos debes dar para lograrlo. Los KPI te ayudan a comprender tus fortalezas y debilidades y a agilizar tu proceso de contratación.

Y, si combinas esto con el uso de una sólida plataforma de pruebas previas al empleo como TestGorilla, tendrás muchas más probabilidades de tomar las decisiones de contratación correctas.

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