Mejora tu proceso de incorporación con una lista de verificación de incorporación

¿Sabías que solo el 29% de los departamentos de Recursos Humanos ofrecen apoyo para la familiarización cultural de sus empleados después del proceso de reclutamiento? La mayoría de los profesionales de Recursos Humanos saben que su trabajo no termina una vez que el candidato ha aceptado el puesto. Sin embargo, implementar un proceso de incorporación eficaz puede ser todo un reto. Una herramienta que facilita las cosas es una lista de verificación de incorporación.

Fuente de la imagen: HCI y Kronos

¿Qué es la incorporación y cómo puede suponer un reto para el personal de reclutamiento?

Después de que tu candidato haya superado varias entrevistas y pruebas de habilidades y haya sido elegido para el puesto, ha llegado el momento de darle la bienvenida a tu equipo. La incorporación es una parte crucial para ayudar a los empleados a acostumbrarse a su nuevo entorno de trabajo y a sumergirse en la cultura de tu empresa. Además de acostumbrarse al trabajo en sí, los empleados nuevos se familiarizarán con sus compañeros de trabajo y empezarán a sentirse más a gusto en su nuevo puesto.

Fuente de la imagen: HCI y Kronos

Por supuesto, la incorporación es algo más que hacer que tus empleados se sientan cómodos. Aumenta la tasa de retención, el desempeño, la satisfacción de los managers, el compromiso de los empleados y la productividad de tu equipo.

Sin embargo, el proceso de incorporación no siempre es sencillo. El personal de reclutamiento se enfrenta a varios retos a la hora de incorporar a empleados nuevos, como asegurarse de que el procedimiento de incorporación sea adecuado para el puesto y completar el proceso con rapidez.

Una lista de verificación para la incorporación es una buena forma de garantizar que el proceso de incorporación sea eficaz y eficiente.

¿Qué es una lista de verificación de incorporación?

Una lista de verificación de incorporación es un documento en el que se describen los pasos clave que hay que dar para incorporar a los empleados nuevos. La lista de verificación de incorporación de cada empresa variará y probablemente necesitarás listas de verificación específicas para algunos puestos.

Ventajas de las listas de verificación de incorporación

La ventaja más obvia de una lista de verificación de incorporación es que agilizará el proceso. Esta eficacia tendrá un efecto positivo en los empleados que se incorporen a tu empresa. Los estudios demuestran que el 91% de los empleados nuevos que pasan por un proceso de incorporación eficiente sienten un alto nivel de conexión en el trabajo.

Pero esa no es la única ventaja de utilizar listas de verificación de incorporación.

Fomentar la comunicación abierta

Una lista de verificación de incorporación presenta una serie de oportunidades para que el empleado haga preguntas. Esto fomenta la comunicación abierta, que es esencial para el empleado nuevo, ya que te permite aclarar cualquier ambigüedad sobre su nuevo puesto. También demuestra tu disposición para ayudar a tu empleado nuevo desde el principio.

Impulsar la familiarización cultural

Una lista de verificación te ayudará a acordarte de programar todas las presentaciones importantes que debes hacer para ayudar a tu empleado nuevo a sentirse cómodo con su equipo. Esto puede impulsar y promover la cultura de tu organización, ya que tus empleados actuales pueden actuar como embajadores de tu empresa y respaldar sus logros.

Reducir los costos de rotación

Las listas de verificación de incorporación te ayudan a reducir los costos de rotación de personal de dos maneras. En primer lugar, un proceso de incorporación eficaz respaldado por una lista de verificación de incorporación te ayuda a evitar marginar a tus empleados. Según BambooHR, el 59% de los empleados nuevos que no se sintieron inmersos en la cultura de la empresa se debió a una mala incorporación.

Una incorporación eficaz de los empleados, reforzada por una lista de verificación, también garantiza que los candidatos tengan claro el puesto para el que han sido contratados. Así lo demuestran los datos que muestran que una incorporación eficaz hace que los empleados tengan 14 veces más probabilidades de tener muy claro su puesto.

Reducir el estrés

El uso de una lista de verificación de incorporación agiliza el proceso de incorporación y ayuda a reducir el estrés desde la perspectiva del personal de Recursos Humanos y de los empleados nuevos.

Con una lista de verificación, podrás ayudar a tu empleado nuevo a acostumbrarse sin problemas y a aprender lo que se espera de él a medida que crece en su puesto. Este enfoque organizado y mayor nivel de claridad reducen el estrés y fomentan la productividad.

Y no tendrás que preocuparte de si has olvidado algo o no, porque todo está en tu lista.

Minimizar los errores

Las listas de verificación de incorporación reducen la posibilidad de que olvides alguna actividad crucial. Esto también hace que el proceso sea menos estresante para los empleados nuevos, porque pueden estar seguros de que están recibiendo la información correcta sin tener la sensación abrumante de estar recibiendo demasiada información.

Evitar desperdiciar tiempo

El proceso de incorporación debe completarse a tiempo, pero sin que el empleado nuevo se sienta apresurado por la información vital. Una lista de verificación de incorporación puede ayudarte a evitar desperdiciar tiempo y a garantizar que le des a cada parte del proceso la atención adecuada. También evita que repitas información, ya que puedes seguir la lista de verificación para ver qué datos o etapas de la incorporación ya has cubierto.

Establecer la marca de tu organización

Puedes describir y comunicar la marca de tu empresa a los empleados nuevos más fácilmente con una lista de verificación de incorporación. Al igual que con la promoción de la cultura de tu empresa, esto puede lograrse programando presentaciones a los compañeros de trabajo de tu empleado nuevo con la ayuda de una lista de verificación. Los empleados existentes compartirán detalles con el empleado nuevo sobre la marca de la empresa, ayudándole a conocer mejor el negocio.

Mantener la consistencia

Además de ayudarte a incluir toda la información relevante durante el proceso de incorporación, las listas de verificación garantizarán que la experiencia de incorporación sea consistente para cada empleado nuevo. Siguiendo el mismo plan de incorporación para los empleados nuevos, puedes asegurarte de que cada empleado tenga una gran experiencia cuando empiece a trabajar.

Mantenerse flexible

Aunque incluya pasos similares para cada empleado nuevo y tu proceso de incorporación sea lo más consistente posible, es posible que tengas que modificar tu lista de verificación para algunos puestos. Al incluir diferentes pasos en la lista de verificación de incorporación, puedes personalizar el proceso de incorporación de los empleados nuevos de manera que refleje su puesto. Esto ayuda a que el empleado nuevo se acosutmbre a su nueva organización de manera más eficaz.

¿Cuáles son los factores fundamentales que debe incluir una lista de verificación de incorporación?

La incorporación va más allá de marcar casillas. Podrías pensar, por ejemplo, que una vez que has llegado al final de tu lista de verificación, tu empleado nuevo está totalmente acostumbrado y tu trabajo ha terminado. Aunque tu lista de verificación puede ayudarte mucho a conseguir un proceso de incorporación eficaz, hay otros factores importantes que debes tener en cuenta e incluir en la lista. Algunos de estos factores son:

• Una lista de información sobre los puestos de los compañeros de trabajo de tu empleado nuevo. Puedes consultarla cuando hagas las presentaciones clave a los miembros de tu equipo.

• Una lista del herramientas y las características del espacio de trabajo para ayudar al empleado nuevo a acostumbrarse al entorno en el que va a trabajar.

• La lista de verificación debe recordarte todos los formularios y el papeleo que el empleado nuevo debe rellenar, y

• También debe contener detalles sobre las políticas principales de la empresa y la cultura de tu organización.

Por qué es esencial priorizar la cultura de la empresa en una lista de verificación de incorporación

Hay varias razones para priorizar y destacar la cultura de tu empresa en la lista de verificación de incorporación. Dado que el 86% de los recién contratados deciden quedarse o abandonar la empresa en los primeros seis meses, es importante que conozcan la cultura de la empresa lo antes posible.

La lista de verificación también debe priorizar la cultura de tu empresa porque:

• Te brinda la oportunidad de establecer las normas y políticas de la empresa.

• Le da a tu empleado una idea más clara de cómo encajará en tu empresa, y

• Puede ser un factor de motivación, ya que el empleado sabrá lo que se espera de él.

Como ya hemos dicho, puedes presentarles la cultura de tu empresa a tus empleados a través de los miembros de tu equipo existente. También puedes lograr esto apoyando a tus empleados nuevos, respondiendo sus preguntas y mencionando los logros positivos de tu organización.

Ejemplo de lista de verificación de incorporación

Si eres nuevo en el mundo de la incorporación y tienes dificultades para crear una lista de verificación de incorporación, échale un vistazo a esta plantilla de lista de verificación de 12 pasos que puede ayudarte a elaborar la tuya:

Pasos clave a seguir durante el proceso de incorporación

1. Haz que tu empleado nuevo complete el papeleo pertinente, como los documentos de empleo esenciales.

2. Envíale a tu empleado nuevo una carta de oferta en la que se detalle el cargo, su horario de trabajo, la fecha de inicio, la remuneración, las prestaciones de la empresa y la fecha límite en la que el candidato debe responder a la oferta de trabajo.

3. Haz que tu empleado nuevo complete los formularios de empleo requeridos, que podrían incluir un formulario W-4 o un documento que detalle un acuerdo de seguro de salud.

4. Recopila los datos personales de tu empleado nuevo, incluyendo los datos de su cuenta bancaria y su información de contacto.

5. Envíale a tu empleado nuevo un correo electrónico de bienvenida y a tus empleados actuales un anuncio por correo electrónico de la nueva contratación.

6. Envíale un correo electrónico de recordatorio al manager del empleado nuevo, informándole que debe organizar las tareas pertinentes para el empleado nuevo.

7. Entrégale al departamento de contabilidad y al personal de TI los datos del empleado nuevo. A continuación, añadirán al empleado nuevo a la nómina de la empresa y a las cuentas de TI, respectivamente.

8. Entrégale a tu empleado nuevo los detalles de incorporación en un manual del empleado.

9. Ofrécele a tu empleado nuevo una visión general de la empresa, incluyendo detalles sobre la estructura de tus departamentos.

10. Prepara una agenda para la primera semana del empleado nuevo.

11. Asígnale a tu empleado nuevo un mentor que le ayude con las tareas durante sus primeros meses.

12. Organiza oportunidades de capacitación y desarrollo profesional para el empleado nuevo.

Ayuda a tus empleados nuevos a empezar con buen pie con listas de verificación de incorporación

La incorporación puede ser un reto potencial para el personal de Recursos Humanos. Sin embargo, puede marcar el éxito o el fracaso de la relación con tus empleados nuevos. Utilizar una lista de verificación de incorporación es vital si quieres que tus empleados nuevos prosperen. No olvides hacer que tus empleados actuales apoyen los valores de tu organización.

Con la ayuda de una lista de verificación de incorporación, el empleado nuevo pronto se sumergirá en la empresa, empezará a sentirse como en casa y comenzará a alcanzar los objetivos y metas esenciales.