20 preguntas de entrevista para un administrador de oficina

Los administradores de oficina desempeñan un papel fundamental en el mundo de la oficina, por lo que es esencial contratar al adecuado para tu lugar de trabajo. Las empresas confían en los administradores de oficina para llevar a cabo diversas operaciones cotidianas sin problemas, desde la gestión de bases de datos hasta el archivo de información confidencial.

Hacer las preguntas adecuadas y someter a los candidatos a las pruebas de habilidades pertinentes, como una prueba de habilidades de Microsoft Excel, puede ayudarte a decidir entre dos candidatos de tu lista.

¿Qué puedes preguntar cuando entrevistes a candidatos para este puesto? Aquí tienes 20 preguntas con ejemplos de respuestas que pueden ayudarte a conocerlos mejor.

1. ¿Por qué quiere usted ser administrador de oficina?

Hacerle esta pregunta a tu candidato puede ayudarte a entender sus ambiciones y motivaciones profesionales a un nivel más profundo.

Por ejemplo, los candidatos podrían decirte que disfrutan utilizando sus habilidades de organización para hacer un cambio positivo en una empresa, como organizar eventos para el personal o encontrar formas de completar tareas rutinarias de manera más eficiente.

Algunos candidatos también pueden referirse a sus futuros objetivos laborales, como convertirse en un manager de negocio, y explicar cómo la administración de oficinas puede ayudarles a adquirir las valiosas habilidades, como el conocimiento de informática y la gestión de tareas, necesarias para avanzar en sus carreras.

Las respuestas de los candidatos pueden diferir considerablemente, pero las mejores deben mostrar su entusiasmo por la administración, la organización y la planificación.

2. ¿Qué es lo que le resulta más difícil de trabajar en este campo?

Lo que un candidato encuentra difícil en un puesto puede ser tan revelador como lo que le gusta. Hacer esta pregunta puede revelarte más información sobre las áreas en las que son más débiles.

Aquí tienes algunos ejemplos de respuestas que pueden dar los candidatos:

• Cumplir los plazos

• Trabajar en un equipo grande

• Utilizar software complejo de procesamiento de datos

Lo más importante que hay que buscar en la respuesta del candidato es cómo piensa utilizar sus capacidades de resolución de problemas para superar estos retos. Los candidatos que aportan soluciones a sus retos son los más interesados en un progreso continuo.

3. ¿Por qué sería usted el más adecuado para este puesto administrativo?

Como manager de contratación, debes buscar candidatos administrativos que ofrezcan respuestas que describan su experiencia y habilidades, incluyendo las siguientes:

• Comunicación

• Gestión del tiempo

• Capacidades de resolución de problemas

• Habilidades técnicas

Habilidades como estas ayudan a los administradores de oficina a ser productivos y trabajar en equipo mientras manejan programas informáticos, organizan eventos y procesan datos.

Los candidatos también pueden hablar de su experiencia laboral y dar ejemplos de cuando utilizaron las habilidades administrativas deseables, como la gestión del tiempo y la organización.

Podrían referirse a momentos en los que terminaron un proyecto con un plazo de entrega ajustado, mejoraron sus métodos de procesamiento de datos para evitar errores de registro o programaron un evento con muchos participantes en un plazo de tiempo corto.

4. ¿Qué tecnologías le han ayudado en sus trabajos de administrador anteriores?

Desde hojas de cálculo hasta calendarios, muchos sitios, aplicaciones y dispositivos ayudan a los administradores de oficina a completar sus responsabilidades. A continuación, se mencionan algunas de las maneras en que estas tecnologías benefician a los administradores de oficinas:

• Ahorro de tiempo

• Reducción de errores humanos

• Aumento de la calidad del trabajo

Los candidatos deben dar ejemplos no solo de qué tecnologías utilizan sino también de cómo las utilizan para hacer bien su trabajo. Por ejemplo, un candidato ideal podría explicar cómo estas herramientas mejoran sus actividades diarias y su impacto en la empresa en general, como el ahorro de costos, la mejora de la eficiencia y la reducción de errores.

5. ¿Cómo se asegura de que su trabajo no contenga errores?

Los administradores de oficina realizan muchas tareas, como escribir correos electrónicos o anotar notas de reuniones, que requieren una escritura sin errores.

Los entrevistados deben ser capaces de explicar cómo se aseguran de que su trabajo cumpla un alto nivel de calidad. Las respuestas a esta pregunta pueden enfocarse en la corrección y en las herramientas que los candidatos utilizan para realizar esta tarea, como Grammarly.

Los mejores candidatos también mencionarán cómo la atención es vital en su proceso de control de calidad. Para evaluar esta capacidad, ¿por qué no utilizar la prueba de habilidades de Atención al Detalle de TestGorilla para asegurarte de que enfocarte en los candidatos más meticulosos?

6. ¿Qué tipo de entorno de trabajo prefiere?

Las mejores respuestas de los entrevistados indicarán que sus preferencias coinciden con el entorno de trabajo de tu empresa, por lo que hacer esta pregunta es vital.

Por ejemplo, si hablan de su experiencia trabajando en oficinas pequeñas con solo un puñado de personas o en entornos remotos, puede que no estén acostumbrados a colaborar con muchos otros trabajadores en oficinas grandes con múltiples equipos.

Si este es el caso, puedes hacer un seguimiento preguntando cómo planea el candidato adaptar su estilo de comunicación para que coincida con tu entorno de trabajo.

Un candidato ideal podría explicar que es productivo y comunicativo en una amplia gama de entornos de trabajo y que disfruta de la oportunidad de socializar con sus compañeros. Estos candidatos pueden tener atributos de personalidad que encajen con los valores y la cultura de tu empresa.

7. ¿Tiene experiencia trabajando de manera remota?

El trabajo desde casa ha aumentado significativamente desde la pandemia, y muchas empresas han adoptado una estructura de trabajo remota o híbrida...

Si tu puesto vacante es parcial o totalmente remoto, es útil evaluar si tu candidato tiene alguna experiencia trabajando de manera remota para medir si es productivo y comunicativo sin supervisión directa.

Esta es una buena pregunta para añadir a tu lista si tu empresa ofrece opciones de trabajo flexible, incluyendo oportunidades de trabajo remoto. Los candidatos podrían responder hablando de las herramientas que han utilizado en su puesto anterior para mejorar la comunicación y la productividad, tales como:

• Plataformas de colaboración virtual

• Software de conferencias

• Mensajería instantánea

• Reuniones periódicas con supervisores

8.¿Prefiere el trabajo remoto o trabajar en una oficina?

Una encuesta realizada en 2022 sobre las razones principales para buscar un nuevo empleo en EE. UU. reveló que más del 20% de los encuestados cambiaron de trabajo para buscar un empleo flexible. Se trata de una tendencia creciente en muchas industrias y algo que probablemente les interese a los candidatos.

Hacer preguntas sobre el trabajo remoto puede ayudarte a comprender mejor si el candidato está interesado en formas de trabajo más flexibles. Su respuesta también puede revelar si tienen atributos positivos como la automotivación y la capacidad de comunicación.

Por ejemplo, si afirman que les gusta trabajar desde casa, podría ser una señal de que son trabajadores independientes y productivos en entornos fuera de la oficina. Por otro lado, si dicen que prefieren trabajar en un entorno de oficina, puede que tengan una influencia social positiva en la dinámica de tu equipo.

9. ¿Qué diría de usted su jefe anterior?

Hacer esta pregunta puede proporcionarte información sobre los rasgos particulares y la ética de trabajo del candidato para ayudarte a decidir si es la elección adecuada para un puesto de administrador de oficina. Los candidatos podrían explicar que su jefe mencionaría:

• Sus habilidades más beneficiosas

• Cómo han mejorado los procesos empresariales

• Cómo trabajan de manera independiente

• Su impacto en la dinámica de equipo

Como manager de contratación, puedes verificar la respuesta del candidato utilizando una referencia de su empleador anterior para evaluar si el candidato ha omitido algo en su respuesta.

10. ¿Está acostumbrado a trabajar con compañeros de otros departamentos?

Trabajar como administrador de oficina requiere trabajo en equipo, incluyendo la comunicación interdepartamental a la hora de realizar tareas como programar reuniones interdepartamentales o procesar datos.

Buscas respuestas que mencionen cómo trabajaron los candidatos con distintos departamentos y las herramientas de comunicación que utilizaron. Los mejores candidatos explicarán cómo perfeccionaron sus habilidades de comunicación tanto verbal como escrita.

No olvides utilizar una prueba de habilidades de Comunicación basada en datos para evaluar las capacidades de comunicación de tu candidato.

11. ¿Puede contarme alguna experiencia de trabajo con clientes que tenga?

Las responsabilidades de los administradores de oficina difieren de una empresa a otra: algunos administradores pueden tener que comunicarse con clientes, mientras que otros no. Por lo tanto, si el puesto que buscas cubrir incluye trabajo de cara al cliente, esta puede ser una buena pregunta para los candidatos.

Los candidatos deben contarte cómo se comunican con los clientes de manera profesional y cómo representan a la empresa de forma que dejen una impresión positiva y duradera. Por ejemplo, podrían hablar de lo siguiente:

• Su estilo de comunicación por correo electrónico

• Otras comunicaciones escritas

• Sus modales telefónicos

Los mejores candidatos también podrían darte ejemplos de su etiqueta ejemplar a la hora de comunicarse con los clientes y explicarte cómo influyó esto en su relación con la empresa.

12. ¿Puede dar un ejemplo de un momento en el que haya hecho más de lo que su empleador le pedía?

Esta pregunta es crucial porque puede revelar situaciones en las que los candidatos fueron más productivos, ayudarte a entender sus procesos de trabajo y mostrarte si su ética laboral se ajusta a los requisitos del puesto.

Los candidatos pueden hablar de algunas partes de su trabajo anterior que requirieron sus habilidades de organización y de gestión del tiempo, como un traslado de oficina o un cambio organizacional importante en la empresa.

Los candidatos que expliquen cómo están dispuestos a superar las expectativas para completar un proyecto pueden estar más comprometidos con el éxito de tu empresa y ser la mejor opción para el puesto.

13. ¿Ha tenido alguna vez un conflicto con un miembro superior del personal?

La mayoría de los administradores de oficina trabajan a las órdenes de miembros superiores del personal y a veces pueden discrepar con lo que se les ordena hacer. Esto es natural en cualquier entorno de equipo, por lo que no debes esperar que digan que no a esta pregunta.

Los candidatos deben explicar cómo resolvieron esos conflictos de manera profesional y si esto condujo a una mejor comunicación entre ellos y su manager superior después.

En sus respuestas, los candidatos pueden mencionar las habilidades que utilizaron para resolver este problema, como por ejemplo:

• Comunicación

• Atención al detalle

• Paciencia

• Empatía

Lo ideal es que los conflictos sean mínimos, pero es vital contratar a alguien que sepa manejarlos bien si surgen desacuerdos.

14. ¿Cómo se siente gestionando a otros miembros del equipo?

Muchos administradores de oficina tienen que supervisar a personal administrativo junior en situaciones específicas, como durante la capacitación o la incorporación. Esto requiere habilidades específicas, como comunicación y empatía.

Las respuestas de tus candidatos deben incluir ejemplos de cómo han gestionado un equipo en el pasado o, si no lo han hecho, explicar por qué se sienten preparados para asumir un puesto que requiera la gestión de un equipo.

Por ejemplo, algunos candidatos pueden utilizar las reuniones individuales para establecer objetivos, animar y apoyar a sus alumnos y proporcionarles retroalimentación, que son métodos fundamentales para mejorar la productividad en el trabajo.

15. ¿Cómo delega el trabajo?

Si los candidatos tienen que gestionar un equipo en el puesto, es probable que tengan que delegar trabajo con regularidad. Averiguar cómo lo harían es importante para decidir si son capaces de organizar eficazmente las cargas de trabajo.

Tras hacerles esta pregunta, los candidatos deberán decirte cómo delegan el trabajo de manera equitativa y justa a la vez que supervisan el trabajo hasta su finalización. Podrían mencionar métodos de delegación como:

• Delegación directa

• Delegación basada en tareas

• Compartir responsabilidades

Los candidatos también pueden mencionar cómo escuchan a los miembros del equipo cuando tienen dificultades con su carga de trabajo y redistribuyen el trabajo en consecuencia.

16. ¿Cómo gestiona y cumple los plazos?

Los administradores de oficina a menudo tienen que cumplir plazos ajustados establecidos por los managers de oficina. Tareas como el procesamiento de datos de los empleados o la redacción de informes tienen plazos fijos, lo cual significa que los administradores necesitan saber gestionar el tiempo y las tareas.

Por ejemplo, si tu candidato tiene que preparar el envío de las notas de las reuniones semanales para cada viernes, necesitas saber que puede completar esta tarea a tiempo.

En su respuesta, el candidato debe hacer referencia a métodos como:

• Gestión del tiempo

• Organización

• Planificación

Estos atributos son esenciales a la hora de gestionar y cumplir los plazos, ya que desempeñan un papel vital para garantizar que el trabajo se complete dentro del plazo sin precipitarse innecesariamente.

17. ¿Puede dar ejemplos de medidas que haya tomado en trabajos anteriores de apoyo de oficina para reducir costos o mejorar la eficiencia?

Un excelente administrador de oficina es capaz de identificar áreas de mejora en las operaciones de una oficina e implementarlas para beneficio de todos.

Esto podría incluir reducir el uso de papel para ahorrarle dinero a la empresa o, en el caso de oficinas más grandes, implementar un sistema de reserva de salas para evitar conflictos de horarios.

Las mejores respuestas describirán métricas específicas que los candidatos utilizan para ahorrar costos. Por ejemplo, podrían explicar cómo investigaron a un proveedor que ofrecía material de oficina a un precio reducido en comparación con su proveedor habitual, lo que redujo los gastos de oficina.

18. ¿Puede describir alguna ocasión en la que haya superado las expectativas?

Hacerle esta pregunta al entrevistado le da la oportunidad de destacar algunos de los trabajos anteriores de los que se siente orgulloso. Puede hablar de cómo superó sus responsabilidades típicas gestionando cambios importantes en la oficina o dar una respuesta más general sobre cómo trabaja eficientemente y al máximo de su capacidad cada día.

Puedes saber si tu talento es un apasionado de su carrera si está ansioso por hablar de cómo va más allá.

19. ¿Qué ha hecho para desarrollar sus habilidades administrativas?

Las habilidades que son ventajosas para alguien en un puesto administrativo están cambiando constantemente a medida que estos puestos se basan más en la tecnología.

Por ejemplo, el servicio de atención al cliente es una habilidad creciente entre los analistas administrativos, con un 7,9% que lo incluye en sus currículums. Los cambios en la tecnología y los sistemas que utilizan muchas empresas también han obligado a los que ocupan puestos administrativos a adaptar sus habilidades en consecuencia.

Las mejores respuestas a esta pregunta ofrecerán ejemplos claros de cómo la persona siguió una capacitación adicional debido a un cambio concreto en su puesto.

20. ¿Qué rasgos o cualidades son necesarios para tener éxito en un puesto administrativo?

Aunque existen diferencias entre los distintos puestos, especialmente entre las distintas empresas e industrias, algunos rasgos y cualidades beneficiarán a cualquiera que ocupe un puesto administrativo.

Los candidatos deben mencionar no solo los rasgos y cualidades que consideran necesarios, sino también cuáles poseen. Entre los rasgos y cualidades que hay que tener en cuenta se incluyen:

• Habilidades de comunicación: Estas habilidades ayudan a los candidatos a colaborar con los clientes, el personal directivo superior y los miembros del equipo para cumplir los objetivos de la empresa.

• Habilidades de correo electrónico: Estas habilidades son cruciales para mejorar la relación empresa-cliente porque ayudan a los miembros del equipo a explicar cualquier novedad en el negocio.

• Habilidades de organización: Estas habilidades interpersonales agilizan los procesos empresariales, como mantener organizados los documentos electrónicos, lo que puede facilitar el acceso a los archivos.

• Gestión del tiempo: Esta habilidad interpersonal ayuda a los empleados a garantizar que la organización cumple los plazos y satisface las expectativas del cliente.

• Liderazgo y gestión de personas: Este conjunto de habilidades es fundamental para el personal administrativo que orienta a los nuevos empleados.

Asegúrate de que tus candidatos pueden dar ejemplos de cuándo han utilizado estas habilidades y cómo creen que las utilizarán en el puesto.

¿Cuándo deberías utilizar las preguntas de entrevista para administradores de oficina?

Estas 20 preguntas pueden ayudarte a crear un proceso de entrevista satisfactorio y a conocer mejor a cada uno de los entrevistados a medida que evalúas sus habilidades, experiencia relevante y mucho más.

Hacer cualquiera de estas preguntas puede ayudarte a elegir al administrador de oficina adecuado para tu empresa. Sin embargo, si necesitas una visión más detallada de cómo se desempeñará cada entrevistado en el puesto, las pruebas de habilidades pueden ser de gran ayuda.

Utiliza estas preguntas de entrevista y nuestra gama de evaluaciones para encontrar al administrador de oficina adecuado para tu puesto vacante.

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