25 preguntas de entrevista para asistentes administrativos para evaluar las habilidades de tus entrevistados

Unos buenos asistentes administrativos ayudarán a tu empresa a comunicarse con clientes y miembros del equipo. Sin embargo, contratar a un asistente administrativo profesional puede ser todo un reto. Para ello, deberás evaluar a los candidatos en función de cuatro criterios: habilidades relevantes, actitudes y valores, experiencia y cómo se integrarán a tu equipo.

La evaluación de habilidades mediante nuestra prueba de Asistente Administrativo te proporcionará toda la información que necesitas para comparar a los candidatos. No obstante, puede que quieras más información sobre sus habilidades, personalidades o comportamiento en situaciones complejas. También es posible que desees conocer a los candidatos y demostrar que tu marca ofrece excelentes oportunidades a los empleados nuevos, por lo que la realización de entrevistas es crucial.

En este artículo, te ofrecemos una lista de 25 preguntas de entrevista administrativa que te ayudarán a contratar a un profesional. Sigue leyendo para descubrir las preguntas más completas para tu proceso de contratación.

10 preguntas generales de entrevista para asistentes administrativos para conocer el historial de tus candidatos

Cuando prepares tus preguntas de entrevista para asistentes administrativos, no te pierdas estas 10 preguntas generales para iniciar una conversación con tus candidatos sobre su experiencia.

1. ¿Qué proyecto le ha gustado más como asistente administrativo?

2. ¿Cuál es su aspecto favorito del trabajo administrativo?

3. ¿Cuál ha sido su mayor impacto en un equipo como asistente administrativo?

4. Mencione una habilidad que quiera perfeccionar cuando se incorpore a nuestra organización.

5. ¿Cómo es un día típico en su puesto actual?

6. Describa su experiencia como asistente administrativo hasta ahora.

7. ¿Hay algún aspecto del trabajo administrativo que le disguste?

8. Mencione una habilidad que le haya ayudado a completar un trabajo administrativo complejo.

9. ¿Qué herramientas utiliza para gestionar proyectos grandes?

10. Hábleme de un proyecto administrativo complejo que haya completado. ¿Cómo lo abordó?

5 preguntas generales de entrevistas para asistentes administrativos y ejemplos de respuestas

A continuación, te presentamos cinco de las preguntas generales para auxiliares administrativos que podrías incluir en tus entrevistas y ejemplos de respuestas que te ayudarán a revisar las respuestas de tus entrevistados.

1. Mencione una habilidad que le haya ayudado a completar un trabajo administrativo complejo.

Hay varias habilidades importantes para completar un trabajo administrativo complejo, como la colaboración, la gestión del tiempo, habilidades de informática y la gestión del calendario. Aunque puedes utilizar una evaluación de habilidades que incluya pruebas de habilidades de Gestión del Tiempo o pruebas de Microsoft Excel para evaluar múltiples habilidades, hazle esta pregunta a los candidatos para conocer mejor su experiencia con el trabajo administrativo complejo.

2. Mencione una habilidad que desee perfeccionar cuando se incorpore a nuestra organización.

El deseo de perfeccionar constantemente nuevas habilidades es un rasgo valioso en tus candidatos, ya que demuestra que a los solicitantes les apasiona mejorar y asumir responsabilidades desafiantes.

Tanto si los candidatos quieren desarrollarse en la gestión de proyectos como en la resolución de problemas, mostrarán su deseo de mejorar explicando por qué mejorar sus habilidades es importante para su carrera. El 51% de los empleados nuevos quieren aprender habilidades nuevas - comprobar si tu candidato es uno de estos empleados es importante.

Evaluar algunas de estas habilidades antes de la entrevista es fácil - simplemente incluye nuestras pruebas de Gestión de Proyectos o Resolución de Problemas en una evaluación de habilidades y pídeles a los candidatos que la completen.

3. ¿Cuál es su aspecto favorito del trabajo administrativo?

Si los candidatos son entusiastas del trabajo administrativo, su entusiasmo brillará cuando respondan esta pregunta de entrevista administrativa. Algunos candidatos pueden responder explicando que disfrutan coordinando proyectos o apoyando a equipos. Otros podrían preferir agilizar la comunicación y la colaboración entre los departamentos de tu organización.

Busca candidatos que aporten ejemplos de su experiencia administrativa.

4. ¿Cuál ha sido su mayor impacto en un equipo como asistente administrativo?

Los candidatos que respondan esta pregunta de entrevista para asistentes administrativos pueden aportar estadísticas o pruebas que demuestren su impacto en su equipo. Presta atención a los resultados positivos y cuantificables que han ayudado a su equipo mientras responden.

Por ejemplo, los candidatos pueden haber aumentado la colaboración y la productividad del equipo siendo comunicadores eficaces, mejorando el rendimiento de la organización. O puede que hayan creado y gestionado un calendario que haya ayudado a su equipo a terminar los proyectos mucho antes de la fecha límite.

5. Hábleme de un proyecto administrativo complejo que haya llevado a cabo. ¿Cómo lo abordó?

Esta pregunta de entrevista conductual para asistentes administrativos te ayudará a analizar las experiencias y los comportamientos pasados de tus candidatos para determinar su futuro éxito en tu organización.

Los candidatos pueden responder mencionando herramientas o habilidades que les ayudaron a completar el proyecto complejo, como herramientas de gestión de proyectos o herramientas de comunicación como Slack o Zoom.

Considera si los candidatos pueden dividir proyectos complejos en partes más pequeñas que se puedan resolver y utilizar el pensamiento crítico para resolver problemas más pequeños.

10 preguntas de entrevista para asistentes administrativos relacionadas con habilidades técnicas e interpersonales

Estas 10 preguntas de entrevista para asistentes administrativos relacionadas con habilidades acompañan perfectamente a los métodos de evaluación de habilidades. Hazles estas preguntas a tus candidatos para conocer sus habilidades técnicas e interpersonales.

1. ¿Cómo calificaría su supervisor sus habilidades de comunicación?

2. ¿Por qué es importante la atención al detalle como asistente administrativo?

3. ¿Cómo calificarían los miembros de su equipo sus habilidades de resolución de problemas?

4. ¿Qué métodos utiliza para perfeccionar sus habilidades de gestión del tiempo?

5. ¿Hasta qué punto están actualizadas sus habilidades de Microsoft Office Suite?

6. ¿Cómo valoraría su supervisor sus habilidades de gestión de proyectos?

7. Describa su experiencia con software como Trello o Asana.

8. ¿Qué tan necesarias son las habilidades de pensamiento crítico para los asistentes administrativos?

9. ¿Cómo calificarían los miembros de su equipo sus habilidades de comunicación interpersonal?

10. ¿Por qué es esencial el trabajo en equipo para los asistentes administrativos?

5 preguntas de entrevista para asistentes administrativos sobre habilidades técnicas e interpersonales y respuestas

Aquí tienes una selección de cinco preguntas de entrevista importantes para asistentes administrativos relacionadas con las habilidades y sus posibles respuestas para simplificar el proceso de revisión de los candidatos.

1. ¿Cómo calificaría su supervisor sus habilidades de comunicación?

Cuando responden esta pregunta, no basta con que los candidatos afirmen que sus habilidades de comunicación son excelentes. Las mejores respuestas a esta pregunta de entrevista para asistentes administrativos explicarán por qué los supervisores de tus candidatos valoran su estilo de comunicación.

Haz preguntas de seguimiento para determinar si algún proyecto se benefició de las habilidades de comunicación del candidato. A continuación, puedes comparar estas respuestas con los resultados de una prueba de habilidades de Comunicación que tus candidatos deberían haber realizado antes de la entrevista. De este modo, dispondrás de datos cuantitativos y cualitativos exhaustivos para evaluar sus habilidades de comunicación.

2. ¿Cómo calificarían los miembros de su equipo sus habilidades de resolución de problemas?

Las habilidades de resolución de problemas son importantes para los asistentes administrativos, ya que les permiten afrontar retos de atención al cliente o gestionar proyectos grandes. Si haces esta pregunta en la entrevista, te asegurarás de poder contratar a alguien con las habilidades de resolución de problemas adecuadas para las tareas administrativas de tu organización.

Considera si los miembros del equipo de tus candidatos se benefician de sus habilidades de resolución de problemas. Y si combinas este enfoque con una prueba de Resolución de Problemas, tendrás datos suficientes para comprobar que tus candidatos tienen el nivel de habilidad adecuado.

3. ¿Por qué es importante la atención al detalle como asistente administrativo?

Los asistentes administrativos deben introducir la información correcta cuando se ocupan de responsabilidades de introducción de datos. Este deber es un ejemplo de por qué la atención al detalle es esencial para los asistentes administrativos. También es una habilidad clave para presentar informes y redactar correos electrónicos u otro tipo de correspondencia.

Los asistentes administrativos competentes están orientados a los detalles. Para evaluar fácilmente la atención al detalle de tus candidatos, selecciona nuestra prueba de Atención al Detalle para tu evaluación de habilidades.

4. ¿Cómo valoraría su supervisor sus habilidades de gestión de proyectos?

Los candidatos con excelentes habilidades de gestión de proyectos son los que hay que tener en cuenta, pero presta atención a los métodos que utilizan para gestionar proyectos y por qué su supervisor valora altamente sus habilidades de gestión de proyectos.

Por ejemplo, ¿utilizan tus candidatos herramientas de organización como Trello, Asana o Google Calendar para gestionar proyectos? ¿Se relacionan bien con varios miembros del equipo para asegurarse de que completan cada etapa del ciclo de vida del proyecto de manera eficiente?

Considera nuestra prueba de Gestión de Proyectos para evaluar las habilidades de gestión de proyectos de tus candidatos de manera objetiva. Esta evalúa cuatro habilidades: estimación del presupuesto del proyecto, estimación del calendario del proyecto, comunicación y gestión de la calidad del proyecto.

5. ¿Hasta qué punto están actualizadas sus habilidades de Microsoft Office Suite?

Las habilidades actualizadas de Microsoft Office Suite son útiles para los asistentes administrativos, ya que les ayudan a comunicarse, mantenerse organizados y gestionar proyectos administrativos. Comprueba sus habilidades de Microsoft Office haciendo esta pregunta en la entrevista. Presta atención a las respuestas con ejemplos claros del uso eficaz de Microsoft Office por parte de tus candidatos.

La manera más sencilla de comprobar que las habilidades de Microsoft Office Suite de tus candidatos están actualizadas es utilizar nuestras pruebas de habilidades de Microsoft Office Suite, incluyendo las pruebas de Microsoft Word, Powerpoint, Excel y Outlook. Estas pruebas evalúan todas las subhabilidades esenciales de Microsoft Office Suite de manera rápida y precisa.

5 preguntas de entrevista para asistentes administrativos sobre cultura y valores y respuestas

Hazles a los entrevistados estas cinco preguntas de entrevista para asistentes administrativos sobre cultura y valores y evalúa sus respuestas utilizando los ejemplos de respuestas como guía.

1. ¿En qué entorno de oficina es usted más productivo?

Hacer esta pregunta de entrevista para asistentes administrativos te ayudará a hablar del entorno de oficina que ofreces y a determinar si tu candidato desea trabajar en un entorno similar.

Los candidatos pueden preferir entornos tranquilos o entornos de oficina de ritmo rápido, y las respuestas pueden variar. Sin embargo, comprueba si las preferencias de tus candidatos coinciden con el tipo de cultura y entorno de oficina que tú ofreces o si pueden adaptar su estilo de trabajo.

2. ¿Qué valores clave aportaría a este puesto de asistente administrativo?

Es importante que los valores de tus candidatos coincidan con la cultura de tu organización, ya que ello llevará a un entorno de trabajo armonioso. Para comprobar esta correlación, pregúntales a tus candidatos acerca de sus valores clave durante la entrevista y pídeles que completen una prueba de Afinidad Cultural en cuanto respondan a tu anuncio.

3. ¿Hay algún valor que destaque cuando piensa en nuestra empresa?

Hacer esta pregunta de entrevista para asistentes administrativos resuelve dos problemas: Garantiza que tu candidato se ha preparado para la entrevista investigando sobre tu organización y te informa de si sus valores coinciden con los tuyos.

Tal vez la diligencia y el trabajo duro destaquen para ellos, o la honestidad y la fiabilidad coincidan con su conducta. Haz preguntas de seguimiento para saber por qué los candidatos consideran importantes estos valores.

4. ¿Cómo enfoca la mejora continua de habilidades?

Comprender los enfoques de mejora de habilidades de los candidatos puede ayudarte a planificar las sesiones de capacitación idóneas tras su contratación, así que haz esta pregunta para conocer mejor sus preferencias.

La mejora y actualización de las habilidades existentes son esenciales para que los asistentes administrativos lleven a cabo sus tareas. Hay muchos métodos que los candidatos pueden utilizar para aprender habilidades nuevas. Mientras que algunos pueden realizar cursos de capacitación práctica en los que aprenden a utilizar herramientas nuevas, otros preferirán aprender de manera independiente y leer sobre las habilidades que necesitan desarrollar.

Por ejemplo, entre los métodos adecuados para mejorar las habilidades de Microsoft Windows se incluye la realización de investigaciones o pedirle consejos a un experto. Presta atención a las respuestas que reflejen la curiosidad y el entusiasmo de tu candidato por aprender habilidades adicionales.

5. ¿Qué estilo directivo le animaría a rendir mejor?

Al responder esta pregunta, algunos candidatos pueden mencionar que prefieren el apoyo adicional de los jefes, mientras que otros pueden trabajar mejor de manera independiente. Considera si tus candidatos tienen suficiente independencia en el trabajo para mejorar la eficiencia de los proyectos de oficina.

Los 5 mejores consejos para utilizar las preguntas de entrevista para asistentes administrativos

Para que el proceso de entrevista sea fluido, ten en cuenta estos cinco mejores consejos para utilizar las preguntas de entrevista para asistentes administrativos a la hora de contratar al talento cualificado.

1. Lleva a cabo la evaluación de habilidades antes de utilizar las preguntas de entrevista para asistentes administrativos

La preselección de candidatos puede ser un proceso largo y complejo, por lo que le sugerimos que utilices métodos de evaluación de habilidades antes de invitar a los candidatos a una entrevista para tu puesto vacante. Dado que las evaluaciones de habilidades proporcionan un conjunto de resultados para todos los candidatos, puedes comparar sus subhabilidades con los datos y utilizarlos para preseleccionar a los candidatos con mayor rapidez.

2. Sé consistente en las preguntas de entrevista para asistentes administrativos

La consistencia es crucial a la hora de entrevistar a tus candidatos, para asegurarte de darles a los candidatos la misma oportunidad de compartir su conocimiento. Con la consistencia en mente, asegúrate de entrevistar a los candidatos utilizando las mismas preguntas para asistentes administrativos en cada entrevista.

No olvides que la consistencia también implica hacer las preguntas en el mismo orden. Estos métodos facilitan la comparación de las respuestas de todos los candidatos cuando tengas que tomar una decisión de contratación. Si comienzas con las preguntas generales de entrevista para asistentes administrativos y pasas a las preguntas relacionadas con las habilidades, sigue este orden para cada candidato.

3. Haz preguntas abiertas o de seguimiento

Siempre es mejor evitar las preguntas cerradas que no logran que el candidato responda completamente a las preguntas de entrevista para asistentes administrativos.

En lugar de preguntar: "¿Utiliza herramientas para completar proyectos administrativos?", utiliza preguntas abiertas como: "Describa cómo le ayudan las herramientas a completar proyectos administrativos". Un enfoque como este garantizará que tus candidatos den una respuesta completa.

Si haces una pregunta cerrada, te recomendamos que utilices una pregunta de seguimiento para incentivar a los candidatos a dar una respuesta más detallada. Por ejemplo, si preguntas: "¿Utiliza herramientas para completar proyectos administrativos?" y el candidato responde que sí, pregúntale a continuación: "¿Cómo han hecho esas herramientas que el proceso sea más eficiente?"

4. Toma notas mientras escuchas las respuestas de los candidatos

Escuchar activamente es importante durante las entrevistas y te ayudará a enfocarte en las habilidades de los candidatos, por lo que escuchar más de lo que hablas es crucial durante las entrevistas. A medida que escuches las respuestas de tus candidatos, toma notas de manera organizada.

Por supuesto, si empiezas a tomar notas sin informar a tu candidato, el proceso puede parecer descortés. Pregúntales siempre a los candidatos si les parece bien que tomes notas; esto mejorará la experiencia del candidato y le hará saber qué puede esperar. Este método es importante, ya que El 49% de los solicitantes de empleo han rechazado ofertas de trabajo debido a malas experiencias con los candidatos.

5. Recuerda que algunas preguntas están prohibidas

Ser consciente de que algunas preguntas están prohibidas en una entrevista te beneficiará a ti y a tu organización. Evita hacer preguntas sobre la vida personal de tus candidatos y enfócate en los elementos profesionales del puesto.

Asegúrate de no hacer preguntas sobre la edad, la nacionalidad, la religión, la raza, el sexo o el estado civil del candidato.

Utiliza las preguntas de entrevista para asistentes administrativos y las pruebas de habilidades para contratar a un profesional

Encontrar las preguntas de entrevista para asistentes administrativos adecuadas no siempre es fácil. Sin embargo, con nuestra lista de preguntas de entrevista y nuestras pruebas de habilidades, que son las mejores de la industria, estarás preparado para contratar al candidato adecuado.

Cuando hayas elaborado tu evaluación de habilidades utilizando la prueba de Asistente Administrativo, consulta las preguntas de entrevista para crear tu lista. Ya tienes todos los recursos necesarios para contratar a un profesional.

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