38 preguntas de entrevista para asistentes ejecutivos

Encontrar y contratar al asistente ejecutivo adecuado es complicado. Teniendo en cuenta que representará a tu empresa, debes asegurarte de que posea las habilidades de asistente ejecutivo adecuadas para el puesto.

Dos elementos que pueden hacer que el proceso de contratación sea más eficiente, objetivo y libre de prejuicios son las pruebas de habilidades y la realización de entrevistas estructuradas, que incluyan las preguntas correctas para de entrevista para asistentes ejecutivos.

Y si necesitas una lista completa de preguntas para facilitar y hacer más manejable el proceso de entrevista, lo tenemos cubierto.

Aquí tienes 38 preguntas de entrevista para asistentes ejecutivos que puedes hacer a tus candidatos, junto con ejemplos de respuestas para 20 de ellas.

10 preguntas generales de entrevista para asistentes ejecutivo

En esta sección tienes 10 preguntas generales de entrevista para asistentes ejecutivo que puedes plantear a los candidatos para saber si sus experiencias, habilidades y ambiciones profesionales se ajustan a los requerimientos y descripción del puesto de asistente ejecutivo.

1. ¿En qué entorno de trabajo eres más productivo y por qué?

2. ¿Por qué elegiste esta carrera?

3. ¿Qué habilidades técnicas necesitan los asistentes ejecutivos para tener éxito?

4. ¿Qué habilidades blandas necesitan los asistentes ejecutivos para tener éxito?

5. Describe un puesto anterior en el que hayas adquirido una valiosa experiencia como asistente ejecutivo.

6. ¿Qué palabras usarías para describir el puesto de asistente ejecutivo y por qué?

7. ¿Cómo mantienes la motivación para rendir al máximo?

8. Describe tu trayectoria profesional hasta la fecha.

9. ¿Cuál es la parte más difícil de ser asistente ejecutivo?

10. ¿Qué oportunidades de capacitación te gustaría aprovechar en los próximos meses o años?

5 preguntas generales de entrevista para asistentes ejecutivos y respuestas

A continuación, cinco preguntas generales de entrevista para asistentes ejecutivos que deberías tener en cuenta al entrevistar a tu posible próximo empleado.

1. ¿Qué habilidades técnicas necesitan los asistentes ejecutivos para tener éxito?

Los candidatos pueden explicar que las habilidades informáticas, como el conocimiento de Microsoft Office (y especialmente de Microsoft Excel y Microsoft Word) son habilidades técnicas esenciales para un asistente ejecutivo.

También podrían mencionar que el conocimiento de herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como HubSpot CRM o Salesforce CRM puede facilitar las complejas responsabilidades de los asistentes ejecutivos.

2. ¿Qué habilidades blandas necesitan los asistentes ejecutivos para tener éxito?

¿Tus candidatos saben cuáles habilidades blandas son vitales para tener éxito en este puesto?

Algunos ejemplos de habilidades blandas fundamentales para los asistentes ejecutivos son:

• Excelentes habilidades de comunicación

• Habilidades de gestión del tiempo

• Habilidades de resolución de problemas

• Habilidades de pensamiento crítico

3. Describa un puesto anterior en el que haya adquirido una valiosa experiencia como asistente ejecutivo.

Tus candidatos pueden mencionar puestos en los que recibieron capacitación y pudieron desarrollarse profesionalmente.

Podrían describir un trabajo en el que asumieron responsabilidades adicionales, como el manejo de información confidencial o la reserva de viajes. Busca respuestas que indiquen una preparación general para las responsabilidades del puesto vacante o una disposición para aprender y adaptarse.

4. ¿Cómo mantienes la motivación para rendir al máximo?

La curiosidad y la capacidad de adaptación son algunos de los valores que pueden ayudar a los asistentes ejecutivos a mantenerse motivados para dar lo mejor de sí mismos. Tus candidatos también pueden describir algunos métodos para mantenerse concentrados y actualizados con nuevas herramientas y enfoques. Por ejemplo, mencionando cómo hacen seguimiento a nuevos programas de gestión de tareas o cómo desarrollan nuevas habilidades informáticas.

5. ¿Qué palabras usarías para describir el puesto de asistente ejecutivo y por qué?

Los candidatos podrían utilizar muchas palabras diferentes al responder a esta pregunta. Busca palabras que reflejen los valores de tu empresa y que demuestren que el candidato tiene intención de adaptarse al puesto.

10 preguntas de entrevista para asistentes ejecutivos relacionadas con las habilidades blandas

Esta sección contiene 10 preguntas de entrevista que puedes hacer a tus candidatos para conocer más sobre sus habilidades blandas.

1. ¿Te consideras un líder o alguien que puede seguir bien instrucciones?

2. ¿Prefieres trabajar en equipo o de forma independiente?

3. ¿Cómo priorizas las tareas?

4. ¿Qué métodos utilizas para comunicarte claramente con los ejecutivos?

5. ¿Qué métodos utilizas para gestionar diferentes tareas y cumplir plazos?

6. ¿Qué es más importante: cumplir plazos o ofrecer una trabajo de buena calidad?

7. ¿Qué métodos utilizas para manejar situaciones estresantes en el lugar de trabajo?

8. ¿Cómo has manejado conflictos laborales entre compañeros de equipo en el pasado?

9. ¿De 1 a 10, cómo calificaría tu jefe actual tus habilidades de gestión del tiempo? ¿Por qué?

10. Cuéntame más sobre una ocasión en la que haya entregado trabajo antes de lo previsto y los métodos que utilizaste para lograrlo.

5 preguntas de la entrevista para asistentes ejecutivos relacionadas con las habilidades blandas y respuestas

A continuación encontrarás cinco ejemplos de respuestas a las preguntas más importantes de entrevista para asistentes ejecutivos relacionadas con habilidades blandas.

Te ayudarán a identificar a los mejores talentos y a tomar las decisiones de contratación correctas.

1.¿Qué métodos utilizas para gestionar diferentes tareas y cumplir plazos?

Evalúa las habilidades de gestión del tiempo de tus candidatos haciéndoles esta pregunta. Los candidatos pueden responder explicando que la organización del calendario es un método fundamental para manejar diferentes tareas y cumplir plazos. También podrían mencionar que utilizan listas de tareas pendientes, recordatorios o bloques de tiempo para concentrarse en cada actividad específica, como revisar correos electrónicos.

2. ¿Te consideras un líder o alguien que puede seguir bien instrucciones?

Una parte del puesto de asistente ejecutivo para el que estás contratando puede incluir ser la cara de la empresa, representar al personal ejecutivo y seguir instrucciones.

Busca candidatos que tengan tanto habilidades de liderazgo como la capacidad de seguir instrucciones. Ten en cuenta a aquellos cuyo liderazgo se alinee con los valores de tu empresa o que estén dispuestos a aprender las habilidades de liderazgo necesarias para el puesto.

3. ¿Prefieres trabajar en equipo o de forma independiente?

Los candidatos deberían demostrar que pueden trabajar de forma independiente para tu empresa, ya que los asistentes ejecutivos a menudo tienen que trabajar solos en los proyectos. Pueden mencionar habilidades específicas que les ayuden a trabajar solos, como la gestión de tareas y del tiempo.

También podrían tener habilidades excepcionales para trabajar en equipo, como la resolución de conflictos y la capacidad de comunicación. Estas también son cruciales para el puesto.

4. ¿Cómo priorizas las tareas?

En respuesta a esta pregunta,¿tus candidatos saben cómo priorizar las tareas más urgentes? ¿Saben que una lista actualizada de tareas pendientes, una buena organización del calendario o las herramientas de software de gestión de tareas pueden ayudar? Preste atención a las respuestas que demuestren que los candidatos no dudarán en hablar con los ejecutivos para determinar cuáles son las tareas más urgentes.

5. ¿Qué métodos utilizas para comunicarte claramente con los ejecutivos?

Al responder a esta pregunta, escuchar activamente y hablar de forma clara y concisa son dos métodos de comunicación que los candidatos pueden mencionar. También deberías buscar candidatos que hagan preguntas adicionales cuando no estén seguros de las instrucciones proporcionadas.

9 preguntas de entrevista para asistentes ejecutivos relacionadas con habilidades técnicas

Obtén más información sobre las habilidades técnicas de tus candidatos a asistentes ejecutivos haciéndoles algunas de las nueve preguntas de entrevista para asistentes ejecutivos que contiene esta sección.

1. ¿Cuáles son tus habilidades informáticas más fuertes?

2. ¿En qué habilidades informáticas crees que necesitas trabajar más?

3. ¿Tienes experiencia con Microsoft Office y Windows?

4. ¿Cómo calificaría tu jefe actual tus habilidades de etiqueta telefónica?

5. ¿Qué métodos utilizas para aprender a usar un software nuevo?

6. ¿Cómo mantienes los archivos organizados?

7. ¿Cómo manejas los conflictos de ideas cuando trabajas en proyectos de equipo?

8. ¿Qué programas informáticos te facilitan tu trabajo como asistente ejecutivo?

9. ¿Qué procesos utilizas para organizar un itinerario de viaje?

5 preguntas de entrevista para asistentes ejecutivos relacionadas con habilidades técnicas y respuestas

A continuación, verás las respuestas a cinco de las preguntas de entrevista más importantes para puestos de asistente ejecutivo relacionadas con las habilidades técnicas, que podrás comparar con las respuestas de tus candidatos.

1. ¿Tienes experiencia con Microsoft Office y Windows?

Las habilidades en Microsoft Office suelen ser fundamentales para el puesto de asistente ejecutivo. Si ese es el caso de tu empresa, busca candidatos que hayan usado Microsoft Office de manera extensa.

Por ejemplo, los candidatos deben tener excelentes habilidades de mecanografía, conocer Microsoft Word a la perfección, o también saber cómo utilizar hojas de cálculo Excel de manera eficiente. La experiencia con Microsoft PowerPoint o Outlook también puede ser una gran ventaja.

2. ¿Cuáles son tus habilidades informáticas más fuertes?

Habilidades de gestión de calendario digital, Microsoft Office y entrada de datos son algunas de las habilidades informáticas que tus candidatos pueden mencionar.

Si los candidatos no tienen las habilidades exactas que buscas, ten en cuenta a aquellos con ganas de aprender y ponerse al día rápidamente al integrarse a la empresa.

3. ¿Qué procesos utilizas para organizar un itinerario de viaje?

Haz esta pregunta a los candidatos para evaluar sus habilidades de planificación. Las respuestas pueden incluir comunicarse con los ejecutivos para aclarar los requerimientos del itinerario, usar herramientas de gestión de viajes para organizarlo, considerar planes de viaje alternativos en caso de retrasos y simplificar los informes de gastos.

4. ¿Cómo calificaría tu jefe actual tus habilidades de etiqueta telefónica?

Los candidatos deberían tener una excelente etiqueta telefónica, ya que serán representantes clave de tu empresa. Busca candidatos con habilidades sobresalientes de etiqueta telefónica y ejemplos para respaldarlo. Por ejemplo, ¿pueden filtrar llamadas, tomar mensajes precisos, transferir llamadas y manejar a personas difíciles con tacto?

5. ¿En qué habilidades informáticas crees que necesitas trabajar más?

Al responder a esta pregunta, los candidatos deben mostrar que están en proceso de mejorar las habilidades que les faltan. Por ejemplo, si no están seguros de cómo utilizar las hojas de cálculo de Excel, busca candidatos que estén tomando medidas activamente para aprender.

9 preguntas situacionales de entrevista para asistentes ejecutivos

Conoce cómo responden tus candidatos a situaciones difíciles en un entorno profesional con estas nueve preguntas situacionales de entrevista para asistentes ejecutivos.

1. ¿Cómo manejarías información confidencial si otro ejecutivo te preguntara por ella?

2. Un cliente exige hablar con un ejecutivo que está muy ocupado. ¿Qué harías?

3. Describe una ocasión en la que hayas tenido que organizar rápidamente una conferencia o un evento.

4. Describe una ocasión en la que hayas gestionado un proyecto grande que requirió mucha planificación.

5. ¿Cómo responderías si un ejecutivo te diera una crítica constructiva?

6. ¿Alguna vez has tenido que asumir el papel de intermediario y decirle "no" a un cliente?

7. Alguna vez has tenido que reprogramar varias reuniones a la vez? ¿Qué habilidades usaste para hacerlo?

8. Describe una ocasión en la que hayas demostrado iniciativa en un puesto anterior.

9. Si no tienes suficiente trabajo, ¿cómo manejarías la situación?

5 preguntas situacionales de entrevista para asistentes ejecutivos y respuestas

Aquí tienes cinco de las anteriores preguntas situacionales de entrevista para asistentes ejecutivos, junto con ejemplos de respuestas que te servirán de guía durante la fase de entrevistas.

1. ¿Cómo manejarías información confidencial si otro ejecutivo te preguntara por ella?

Tus candidatos deben saber que mantener la confidencialidad de la información es importante, pero es posible que necesiten compartir algunos detalles en ciertas situaciones, por ejemplo, al comunicarse con otros ejecutivos de la misma empresa.

¿Tus candidatos comprenden que la gestión de información confidencial no siempre implica mantenerla en completo secreto? ¿Pueden evaluar las circunstancias y determinar cuándo existen algunas excepciones a mantener en total confidencialidad la información sensible?

2. ¿Alguna vez has tenido que asumir el papel de intermediario y decirle "no" a un cliente?

Como los candidatos pueden tener que decir "no" como intermediarios de un ejecutivo en algún momento, busca a aquellos que puedan calmar a los clientes y tener tacto.

Los candidatos deben buscar comprender por qué el cliente hizo la solicitud y ofrecer algunas sugerencias alternativas para ayudarlos.

3. Alguna vez has tenido que reprogramar varias reuniones a la vez? ¿Qué habilidades usaste para hacerlo?

En ocasiones, es necesario reprogramar varias juntas a la vez, y el asistente ejecutivo será el responsable de hacerlo. ¿Tus candidatos tienen las habilidades de planificación necesarias para reorganizar la agenda? ¿Pueden usar sus habilidades de gestión de tareas para manejar el proceso de reprogramación, incluso si los cambios ocurren de último momento?

4. ¿Cómo responderías si un ejecutivo te diera una crítica constructiva?

Saber manejar la crítica constructiva es un elemento importante para aprender y mejorar las habilidades esenciales. Busca candidatos que vean las críticas constructivas como una oportunidad para desarrollar y perfeccionar sus habilidades de asistente ejecutivo.

5. Un cliente exige hablar con un ejecutivo que está muy ocupado. ¿Qué harías?

¿Tus candidatos pueden afrontar el reto de atender a un cliente exigente?¿Pueden tomar un mensaje del cliente y asegurarle al mismo tiempo que será recibido por el ejecutivo? Además, los candidatos podrían ofrecer alternativas al cliente, por lo que busca a aquellos que puedan usar el tacto y la creatividad para satisfacer a clientes exigentes.

4 habilidades blandas clave que debes buscar en un asistente ejecutivo

Antes de terminar este artículo, te presentamos cuatro habilidades esenciales que debes buscar al contratar asistentes ejecutivos para tu empresa.

1. Habilidades de comunicación

¿Tus candidatos cuentan con las habilidades de comunicación necesarias para convertirse en tu próximo asistente ejecutivo? La comunicación verbal y la escucha activa son fundamentales para este puesto. Estas habilidades se requieren para comunicarse con personal interno y clientes para aclarar los requerimientos de los proyectos.

2. Habilidades de gestión del tiempo

Las habilidades de gestión del tiempo son esenciales para los asistentes ejecutivos, ya que les ayudan a organizar agendas y gestionar proyectos y tareas cumpliendo con los plazos. ¿Tu candidato a asistente ejecutivo puede demostrar que posee las habilidades de gestión del tiempo adecuadas para gestionar proyectos?

3. Atención al detalle

No importa lo pequeños que sean los detalles, prestar atención a cada uno es fundamental para los roles de asistente ejecutivo, especialmente al programar reuniones o planificar un itinerario de viaje. ¿Tus candidatos tienen las habilidades de atención al detalle adecuadas para manejar las responsabilidades esenciales del puesto de asistente ejecutivo?

4. Habilidades de resolución de problemas

Tu nuevo empleado tendrá que resolver muchos problemas en su nuevo puesto, por lo que las habilidades de resolución de problemas son esenciales. Por ejemplo, es posible que tenga que lidiar con clientes exigentes. ¿Tus candidatos tienen la capacidad para resolver problemas adecuada para abordar desafíos complejos como tu asistente ejecutivo?

Contrata a un asistente ejecutivo de primer nivel con nuestra lista de preguntas de entrevista

Aunque contratar a un asistente ejecutivo excepcional pueda parecer una tarea abrumadora, ¡ya no hay nada que te detenga! Tienes una lista completa de preguntas de entrevista para asistentes ejecutivos y también puedes utilizar la mejor plataforma de pruebas de habilidades para facilitar la contratación.

Entra de lleno en tu proceso de contratación con una evaluación de habilidades de hasta cinco pruebas para seleccionar a los mejores candidatos para invitar a una entrevista. Cuando estés listo, pon en práctica nuestras preguntas de entrevista para determinar si tus candidatos tienen los valores, la ética laboral y el comportamiento ejemplar para unirse a tu equipo.

Contratar a un asistente ejecutivo excepcional no tiene por qué ser difícil, si estás equipado con las preguntas de entrevista y las pruebas de habilidades adecuadas.

Con TestGorilla, descubrirás que el proceso de contratación es más sencillo, más rápido y mucho más efectivo. Comienza gratis hoy mismo y toma mejores decisiones de contratación, de forma más rápida y libres prejuicios.