Más de 35 preguntas de entrevista para asistentes virtuales

Los puestos de asistente virtual se han vuelto más comunes en la última década debido a avances tecnológicos como los sistemas basados en la nube, el software de videoconferencia y el surgimiento del trabajo remoto. Si vas a contratar a un asistente virtual para tu equipo, te beneficiarás de un método de contratación ejemplar basado en datos para evaluar a fondo a tu grupo de candidatos y valorar sus habilidades.

Las pruebas de habilidades con pruebas de Capacidad Cognitiva pueden ayudarte a evaluar a tus candidatos, de modo que puedas enfocar la fase de entrevista en tus candidatos con mejor rendimiento. Pero, ¿cómo puedes elegir el conjunto adecuado de preguntas de entrevista que te ayudarán a conocer mejor a tus candidatos para seleccionar mejor a tu empleado nuevo?

Hemos recopilado una lista exhaustiva de preguntas de entrevista para ayudarte a encontrar al mejor asistente virtual para tu empresa iniciando conversaciones sobre las experiencias, preferencias y métodos de trabajo de tus candidatos. También hemos categorizado las preguntas para que puedas elegir algunas de cada sección y cubrir todas tus bases.

10 preguntas de entrevista relacionadas con la experiencia y las habilidades para asistentes virtuales para comenzar la entrevista

Hazle a tu candidato estas preguntas de entrevista relacionadas con la experiencia y las habilidades para asistentes virtuales, a fin de examinar su formación, experiencia y conocimiento.

1. ¿Qué le atrajo inicialmente a trabajar como asistente virtual?

2. ¿Cuáles son las habilidades más importantes para un asistente virtual?

3. ¿Tiene experiencia con las redes sociales?

4. ¿Qué habilidades básicas de asistente virtual necesita mejorar?

5. ¿Puede contarme algo más sobre usted fuera del trabajo?

6. ¿Cómo se convirtió en asistente virtual?

7. ¿Cómo mantiene actualizadas sus habilidades?

8. ¿Qué cualificaciones tiene?

9. ¿Cuáles herramientas son sus favoritas como asistente virtual?

10. ¿Cuáles son sus áreas de especialización?

5 preguntas para asistentes virtuales relacionadas con la experiencia y las habilidades, con ejemplos de respuestas

Ahora vamos a ver los ejemplos de respuestas que puedes esperar de los candidatos cuando contesten a cinco de las preguntas sobre experiencia y habilidades mencionadas anteriormente.

Presta atención a las respuestas ideales o a la información adicional que pueda ayudarte a comprender mejor a tus candidatos.

1. ¿Cómo se convirtió en asistente virtual?

En respuesta a esta pregunta, tus candidatos podrían explicar que antes trabajaban como asistentes personales y que pasaron a desempeñar un papel virtual cuando el trabajo remoto entró en auge. El hecho de que más de 2.242 asistentes virtuales en EE.UU. colaboren con equipos en modalidades de trabajo híbridas o remotas refleja este aumento del trabajo remoto para asistentes virtuales.

Las respuestas a esta pregunta pueden variar, pero los candidatos también podrían citar:

• Prácticas profesionales relevantes

• Títulos universitarios

• Cursos y capacitación independiente

Más allá de estas cualificaciones, querrás evaluar las habilidades interpersonales de tus candidatos, por ejemplo, con nuestras pruebas de habilidades de Comunicación y Resolución de Problemas. Alternativamente, puedes utilizar nuestras pruebas de Personalidad y Afinidad Cultural para determinar qué rasgos pueden haber ayudado a tus candidatos a asistente virtual a tener éxito.

2. ¿Cómo mantiene actualizadas sus habilidades?

Como la mayoría de los puestos, los asistentes virtuales se benefician de la actualización continua de sus habilidades. Perfeccionar sus habilidades les ayuda a adaptarse a las mejoras organizacionales, tales como los avances en tecnología en la nube o las últimas herramientas, como el nuevo software de gestión de relaciones con el cliente.

Una respuesta ideal podría mencionar la capacitación continua relacionada con estas habilidades y cómo el candidato se mantiene al día con las novedades relevantes.

Por ejemplo, los asistentes virtuales podrían tener que suscribirse a blogs sobre tecnología en la nube o gestión de proyectos para perfeccionar habilidades técnicas como la migración de datos y la gestión de bases de datos básicas.

Si quieres validar los métodos de tus candidatos para mantener actualizadas sus habilidades, hazles preguntas de seguimiento sobre los hechos más recientes que han aprendido sobre la industria de los asistentes virtuales. También puedes hacerles pruebas de Capacidades Cognitivas para evaluar su conocimiento.

3. ¿Qué cualificaciones tiene?

En respuesta a esta pregunta, tus candidatos podrían mencionar la capacitación que corresponda a su puesto de trabajo, como por ejemplo:

• Un título universitario

• Diplomas pertinentes

• Capacitación adicional de asistente virtual

Los certificados pertinentes pueden demostrar que tus candidatos tienen conocimiento específico relacionado con tu industria. Por ejemplo, un asistente virtual podría haber perfeccionado sus estrategias de gestión de proyectos y de personal gracias a sus estudios universitarios.

La clave de esta pregunta es averiguar si estas cualificaciones han ayudado a tus candidatos a conseguir resultados tangibles para su puesto. Es posible que los candidatos mencionen que han agilizado la comunicación con su gestión de de personal o que han aumentado la productividad en un X% delegando eficazmente, gracias a sus estudios y conocimiento.

Sin embargo, puede que las cualificaciones de tus candidatos no sean imprescindibles porque no todos los asistentes virtuales tienen estudios universitarios. Si su experiencia es tu prioridad como manager de contratación, considera preguntar si la experiencia de tus candidatos coincide con el puesto vacante.

4. ¿Cuáles herramientas son sus favoritas como asistente virtual?

Puedes esperar que tus candidatos mencionen varias herramientas al responder esta pregunta. Algunos dirán que organizan las reuniones con aplicaciones de calendario específicas, como Calendly, que agiliza los procesos y les ayuda a ahorrar tiempo y evitar errores humanos en comparación con los calendarios manuales.

Otros candidatos podrían utilizar herramientas de comunicación como Slack para poner al día sus equipos con mensajes, herramientas de gestión de proyectos como Asana para agilizar los flujos de trabajo y herramientas de videoconferencia como Zoom y Teams para conectarse.

Estas últimas herramientas son cruciales para cruzar la brecha del trabajo remoto. Un estudio global de EmailToolTester descubrió que en 2021, Zoom y Teams tenían una cuota de mercado del 55% y el 15%, respectivamente, en los mercados de Estados Unidos y Reino Unido.

Estas herramientas ayudan a los asistentes virtuales a:

• Compartir actualizaciones con su equipo

• Realizar reuniones individuales

• Compartir documentos a través de la pantalla compartida

• Colaborar con otros equipos de la empresa que puedan deslocalizarse

Ten en cuenta la experiencia de tus candidatos con estas herramientas haciéndole preguntas de seguimiento sobre los resultados que los candidatos lograron con ellas.

5. ¿Cuáles son sus áreas de especialización?

No todas las áreas de especialización de los asistentes virtuales, como el conocimiento técnico de software en la nube o las herramientas de gestión de proyectos, serán las mismas. La mejor forma de evaluar las respuestas a esta pregunta es determinar si sus fortalezas coinciden con los "requisitos imprescindibles" de tu descripción del puesto.

Algunas de las áreas de especialización que pueden mencionar los candidatos son:

• Administración general

• Teneduría de libros

• Gestión de redes sociales

• Gestión de reuniones

Algunos candidatos pueden optar por hablar de sus habilidades interpersonales, como la comunicación, la gestión del tiempo, la resolución de problemas y la atención al detalle, que les ayudan a relacionarse virtualmente con las partes interesadas, gestionar los problemas del flujo de trabajo y evitar errores.

Preguntar sobre sus áreas de especialización puede ayudarte a determinar si el candidato se ajusta al puesto que buscas cubrir.

10 preguntas de entrevista imprescindibles y adicionales para asistentes virtuales que te ayudarán a elegir al adecuado

Puede que estés entrevistando a muchos candidatos potenciales y necesites preguntas que te ayuden a separar sus habilidades, conocimiento, experiencia y mucho más. Aquí tienes 10 preguntas de entrevista adicionales para asistentes virtuales que te ayudarán a conseguirlo.

1. ¿Cuál es su periodo de preaviso?

2. ¿Por qué quiere ser asistente virtual?

3. ¿Por qué quiere trabajar para esta empresa?

4. ¿Cuál es su entorno de trabajo ideal?

5. ¿Cuál es su rango salarial preferido para este puesto?

6. ¿Cómo le describirían sus compañeros de trabajo?

7. ¿Cómo le describiría su manager?

8. ¿Cuál es su fortaleza como asistente virtual?

9. ¿Cuál es su debilidad como asistente virtual?

10. ¿Dónde se ve dentro de 10 años?

5 preguntas de entrevista imprescindibles y adicionales para asistentes virtuales con ejemplos de respuestas

Algunas preguntas son esenciales, sea cual sea el puesto. Aquí tienes cinco preguntas que no debes omitir, con ejemplos de respuestas.

1. ¿Cómo le describirían sus compañeros de trabajo?

Es posible que los candidatos que respondan a esta pregunta mencionen rasgos específicos que sus compañeros han observado al trabajar con ellos, como diligencia, atención al detalle y empatía.

Estos rasgos son esenciales para la productividad, en particular la diligencia en los asistentes virtuales, que según las investigaciones refuerza los efectos positivos sobre el compromiso laboral y el aprendizaje proactivo.

Otros candidatos pueden hablar de los valores que sus compañeros de trabajo notaron en ellos, como la transparencia, la responsabilidad y la adaptabilidad, que garantizan que podrían:

• Generar confianza con su empleador

• Mejorar su productividad y la calidad de su trabajo

• Adaptarse a nuevos procesos de trabajo

También puedes verificar que la respuesta de tu candidato es correcta realizando una verificación de referencias o procesos de evaluación de habilidades antes de la entrevista y comprobando si sus respuestas coinciden con los resultados. Utiliza nuestra prueba de DISC para evaluar los rasgos de personalidad de tus candidatos y nuestras pruebas específicas para cada puesto para evaluar habilidades concretas, que te ayudarán a encontrar la persona perfecta.

2. ¿Por qué quiere ser asistente virtual?

Preguntarles a los entrevistados por qué quieren ser asistentes virtuales dará lugar a muchas respuestas diferentes. Algunas respuestas pueden mencionar:

• Pasión por la industria en la que trabajan

• Amor por la flexibilidad que ofrece el puesto

• Oportunidades de trabajo remoto

• Sus rasgos encajan con el puesto

• Tienen las habilidades adecuadas para ser asistentes virtuales

Por ejemplo, si son asistentes virtuales en la industria del marketing, algunos de tus candidatos podrían estar entusiasmados por mejorar la relación empresa-cliente ayudando al equipo a producir artículos de marketing de calidad. Puede que refuercen la retención de clientes creando una comunicación fluida dentro de tu empresa y apoyando virtualmente a tu equipo.

Sin embargo, es esencial tener en cuenta si su entusiasmo se correlaciona con su rendimiento, ya que esto demostrará que pueden seguir siendo productivos. Si tus candidatos pueden mencionar resultados específicos, como un aumento en el tráfico al sitio web de su cliente, podrían ser un complemento ideal para tu empresa.

3. ¿Por qué quiere trabajar para esta empresa?

Es posible que tus candidatos quieran trabajar para tu empresa si ofreces algo que otras empresas no ofrecen, como modalidades de trabajo híbridas, un equilibrio saludable entre vida laboral y personal, horarios de trabajo flexibles o capacitación.

Estas ventajas son importantes porque mitigan el estrés y fomentan la productividad. La información de Statista de 2008 a 2022, que analiza a los participantes en el Reino Unido, ha descubierto que el número de empleados que declararon incidencias de estrés relacionado con el trabajo aumentó en 91.000 personas.

Muchos profesionales abandonan sus puestos anteriores en busca de entornos menos estresantes, por lo que es esencial buscar respuestas que describan ventajas que se ajusten a tu empresa. Esta alineación puede asegurar que, después de contratar al candidato, tus empleados nuevos permanezcan en tu empresa porque reconocen los beneficios de trabajar para ti.

4. ¿Cuál es su entorno de trabajo ideal?

Esta pregunta se enfoca en si el lugar de trabajo ideal de tus candidatos coincide con tu oferta, como un entorno de ritmo rápido, remoto o de empresa emergente. Es probable que su respuesta se enfoque en la cultura organizacional y los horarios de trabajo.

En una encuesta mundial, más del 50% de los encuestados afirmaron que las opciones de trabajo flexible o remoto eran ideales en un entorno laboral. Por lo tanto, si sabes que tu candidato prefiere el trabajo remoto, lo ideal es que puedas ofrecérselo.

Los estudios también demuestran que un entorno de trabajo positivo mejora el rendimiento de los empleados, así que para asegurarte de retener a tus nuevos contratados, asegúrate de que su definición de un entorno positivo coincide con la tuya.

5. ¿Cuál es su rango salarial preferido para este puesto?

Los candidatos y los managers de contratación deben ser transparentes sobre el salario durante el proceso de entrevista. Cuando todas las partes hablan abiertamente sobre la remuneración, se entiende claramente lo que busca cada una.

Aquellos que tengan expectativas poco realistas o preferencias salariales que no se correspondan con su experiencia puede que no valgan la pena. Sin embargo, hay que considerar qué habilidades y experiencia ofrecen y valorar si vale la pena aumentar el rango salarial en la medida de lo posible.

12 preguntas finales de entrevista para asistentes virtuales sobre la vida laboral

Las preguntas sobre la vida laboral y la forma en que los candidatos gestionan la suya pueden dar respuestas muy reveladoras. He aquí algunos temas interesantes, desde los horarios de trabajo hasta los estilos de comunicación.

1. ¿Cuál es su horario de trabajo preferido?

2. ¿Cuántas horas a la semana puede trabajar?

3. ¿Puede explicar cómo prioriza su trabajo?

4. ¿Cuál es su método de comunicación preferido?

5. ¿Qué haría si recibiera una tarea con la que no está familiarizado?

6. ¿Puede contarme alguna ocasión en la que haya estado en desacuerdo con alguien y cómo lo resolvió?

7. ¿Alguna vez ha estado en desacuerdo con su supervisor?

8. ¿Puede dar un ejemplo de sus habilidades de gestión del tiempo?

9. ¿Puede explicar su proceso para trabajar con miembros difíciles del equipo?

10. ¿Puede explicar cómo aborda de manera proactiva las necesidades de la empresa?

11. ¿Tiene alguna pregunta que hacerme?

12. Háblenos de alguna ocasión en la que haya tenido que trabajar con personas con estilos de comunicación diferentes.

5 preguntas finales de entrevista para asistentes virtuales sobre la vida laboral y ejemplos de respuestas

A continuación se incluyen algunas preguntas finales de entrevista para asistentes virtuales y ejemplos de respuestas que puedes contrastar con las respuestas de tus entrevistados.

1. Háblenos de alguna ocasión en la que haya tenido que trabajar con personas con estilos de comunicación diferentes.

Es probable que los candidatos que respondan a esta pregunta de entrevista mencionen algunos métodos de comunicación que utilizan para relacionarse con los miembros del equipo, como los estilos asertivos o la comunicación intuitiva. El uso de estos métodos en diferentes contextos es esencial porque es posible que los candidatos tengan que adaptar su estilo para comunicarse con eficacia.

También podrían hablar de las herramientas que utilizan para trabajar con los demás, como la herramienta de adjuntar correos electrónicos de Trello o Slack, que pueden agilizar la comunicación.

Una comunicación deficiente puede provocar una pérdida de 62,4 millones de dólares en promedio, por lo que tu próximo asistente virtual debe practicar una comunicación clara y concisa para evitar pérdidas económicas. Las respuestas deben enfocarse en la capacidad de tu candidato para adaptarse a diferentes estilos de comunicación dependiendo del escenario.

Una verificación de referencias te ayudará a saber si tus candidatos tienen habilidades de comunicación avanzadas. Cuando combines nuestra prueba de habilidades de Comunicación con este proceso, este método ganador te proporcionará los datos cualitativos y cuantitativos necesarios para evaluar a los candidatos y encontrar el talento más competente para tu empresa.

2. ¿Puede dar un ejemplo de sus habilidades de gestión del tiempo?

Una gestión del tiempo eficaz, que incluya priorización, planificación, reflexión y ejecución puntual de las tareas, es esencial para los asistentes virtuales porque puede mejorar la relación de la empresa con sus clientes gracias a unos resultados coherentes y fiables. Quienes desempeñan este papel deben mencionar varios ejemplos de sus habilidades de gestión del tiempo, que pueden incluir:

• Gestión del correo electrónico y del calendario

• Investigación y recopilación de información

• Gestión de llamadas telefónicas y recepción de mensajes

• Entrada de datos y mantenimiento de bases de datos

• Creación y edición de documentos

• Reserva y organización de viajes

• Delegación de proyectos para sus equipos

Por ejemplo, podrían comentar una situación en la que delegaron tareas a un equipo de atención al cliente, lo que les ayudó a mejorar la experiencia del cliente gracias a las respuestas puntuales del equipo.

O podrían mencionar que agilizaron sus procesos de flujo de trabajo en una agencia de marketing digital utilizando herramientas de gestión de proyectos, lo que ayudó a gestionar el tiempo en toda la empresa.

Integra una prueba de habilidade de Gestión de Proyectos o de Gestión del Tiempo en tu proceso de contratación para evaluar la competencia de tus candidatos en la gestión del tiempo.

3. ¿Puede explicar su proceso para trabajar con miembros difíciles del equipo?

Las respuestas a esta pregunta deben enfocarse en el profesionalismo y en buscar la colaboración con ese miembro del equipo de manera que funcione para todas las partes. Algunos otros métodos que los asistentes virtuales pueden utilizar para trabajar con miembros difíciles del equipo incluyen:

• Comunicación. Mantener abiertas las líneas de comunicación, escuchar activamente y proporcionar información clara cuando sea necesario.

• Resolución de conflictos. Abordar cualquier conflicto con rapidez, ayuda a fomentar el diálogo y a encontrar métodos para resolver los problemas.

• Creación de relaciones. Mostrar empatía, comprender los puntos de vista y encontrar puntos en común.

• Expectativas claras. Definir claramente las funciones, responsabilidades y objetivos.

Por ejemplo, si tu asistente virtual tiene experiencia en la resolución de conflictos, puede rebajar la tensión, fomentar la comunicación y motivar a los miembros del equipo.

Para evaluar las habilidades de resolución de conflictos de tus candidatos, utiliza nuestra prueba de habilidades de Resolución de Problemas, y pídeles ejemplos concretos de situaciones en las que hayan resuelto tensiones en su empresa.

4. ¿Puede explicar cómo aborda de manera proactiva las necesidades de la empresa?

Los candidatos que respondan a esta pregunta deben mencionar la capacidad de evaluar necesidades empresariales de menor importancia sin necesidad de recurrir a otros miembros de la empresa. El candidato debe ser capaz de demostrar cómo puede identificar necesidades más importantes, como problemas financieros o actualizaciones de sistemas, que luego puede discutir el equipo más amplio.

El trabajo autónomo es una habilidad valiosa para un asistente virtual, y los candidatos que demuestren que son capaces de ello podrían ser adecuados para este puesto.

5. ¿Tiene alguna pregunta que hacerme?

Permitir que los candidatos hagan preguntas es esencial para mejorar la experiencia del candidato y garantizar que todas las partes no se pierdan ninguna información.

Algunas de las preguntas más habituales que harán los candidatos cuando se les brinde esta oportunidad son:

• ¿Cuándo sabré si he sido seleccionado?

• ¿Hay algo más sobre el puesto que necesite saber?

• ¿Qué ventajas y beneficios ofrece el puesto?

Con esta pregunta, también tienes la oportunidad de vender la reputación de tu empresa respondiendo con los valores positivos, la ética laboral y las ventajas que ofrece tu empresa. Para lograr este objetivo, debes prepararte minuciosamente y darles respuestas precisas a sus preguntas.

¿Cuándo debe utilizar estas preguntas de entrevista para asistentes virtuales?

El momento perfecto para utilizar estas preguntas de entrevista para asistentes virtuales es después de invitar a tus candidatos a realizar pruebas de habilidades.

Por ejemplo, puedes evaluar a tus candidatos a asistente virtual en sus habilidades de gestión y administración de bases de datos y evaluar sus habilidades de correo electrónico con nuestras pruebas de habilidades de Outlook y Gmail. A continuación, el uso de las preguntas de entrevista para asistentes virtuales de este artículo pueden ayudarte a encontrar al candidato perfecto.

El uso de este método reduce el tiempo necesario para contratar y mitiga la evaluación de currículums. También te garantiza una selección objetiva de los candidatos, lo que puede contribuir a la diversidad y la inclusión en tu equipo.

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TestGorilla se compromete a ayudar a las empresas en su proceso de contratación con evaluaciones concisas que evalúan a fondo las habilidades del candidato.

Puedes elegir entre varios temas para evaluar con éxito su conocimiento y experiencia. A continuación, puedes revisar cada resultado para determinar qué candidatos son aptos para una entrevista.

Aprovecha nuestra demostración gratuita de 30 minutos para descubrir las metodologías basadas en datos que la ciencia demuestra que ayudan a las empresas a encontrar a los candidatos más cualificados. Combína esto con nuestras preguntas de entrevista para asistentes virtuales y contrata a un experto con los rasgos y valores necesarios para mejorar el rendimiento y la reputación de tu empresa.