Cómo preseleccionar a los candidatos para una entrevista

Contratar y retener personal talentoso es una magnífica forma de crear una ventaja competitiva para la empresa. Por ello, los departamentos de RR. HH. están siempre en la búsqueda de formas de redefinir el proceso de contratación para asegurarse de que están contratando de la mejor manera posible. Una forma de hacerlo es aumentar la eficiencia optimizando los métodos de preselección.

Puede ser difícil detectar al candidato adecuado que tenga las habilidades que necesitas y que se adapte a la cultura de tu organización. Además, la mayoría de las vacantes atrae a una gran cantidad de candidatos, lo que dificulta aún más detectar a los candidatos adecuados para la preselección. Sin embargo, la mayoría de los desafíos de la contratación pueden resolverse con las herramientas adecuadas.

Al descubrir formas más fáciles y rápidas de preseleccionar a los candidatos más calificados, podrás hacer lo siguiente:

• Reducir el tiempo medio de contratación, lo que significa que los mejores candidatos tendrán menos probabilidad de aceptar otro puesto antes de que les presentes una oferta.

• Tener más tiempo para dedicarles a los candidatos calificados porque pasarás menos tiempo filtrando currículums.

• Gastar menos recursos en candidatos no calificados durante el proceso de la entrevista.

Una de las principales formas de obtener estos beneficios es usar herramientas de selección, o un software de evaluación de habilidades en línea durante el proceso de selección de los candidatos, y de esta forma detectar a los candidatos adecuados con más facilidad.

En este artículo, analizaremos cómo preseleccionar candidatos para las entrevistas, por qué debes automatizar el proceso cuando sea posible y cuáles son las mejores herramientas que puedes utilizar.

¿Qué es la preselección?

En pocas palabras, preseleccionar candidatos implica crear una “lista corta” de los candidatos que deseas invitar a la siguiente etapa del proceso de contratación (en la mayoría de los casos, suele ser una especie de entrevista). Por lo general, esto se basa en requisitos específicos que estableces antes de publicar la vacante. Luego, según el cumplimiento de esos requisitos por parte de cada candidato, determinarás quién califica para la siguiente etapa del proceso de contratación.

Preseleccionar candidatos puede ser un proceso abrumador, y se hace más llevadero si eliminas a los candidatos no calificados de inmediato. En lugar de leer detenidamente cientos de postulaciones para preseleccionar unas pocas que puedan ser adecuadas, puedes enfocarte en el mejor talento disponible desde el primer momento.

Cómo preseleccionar candidatos correctamente

Por supuesto, existe una forma correcta y una incorrecta de preseleccionar candidatos. La forma incorrecta dará lugar a contrataciones inadecuadas e incluso acciones judiciales. La forma correcta volverá más eficiente el proceso de contratación y te ayudará a encontrar a la persona más adecuada para el puesto.

Paso 1: Elaborar requisitos de preselección (antes de publicar la vacante)

Para decidir qué candidatos califican para la preselección, debes elaborar el conjunto de los requisitos que estás buscando. Estos requisitos abarcarán las calificaciones o cualidades fundamentales y las “deseables” que estás buscando para el puesto.

Hay varias razones por las que es importante determinar de antemano los requisitos que estás buscando. En primer lugar, es aconsejable incluirlos en la descripción del puesto. De esa forma, los candidatos podrán destacar mejor sus calificaciones, lo que, en definitiva, facilitará tu labor.

En segundo lugar, si elaboras los requisitos de antemano, te aseguras de que, cuando empieces a analizar a los candidatos disponibles, no te olvides de lo que buscabas inicialmente para el puesto. Por momentos, te deslumbrará algún candidato y comenzarás a evaluar las calificaciones que tiene, incluso si no son más importantes que las calificaciones que no tiene. O bien, si tienes dificultades para encontrar a la persona adecuada, puedes convencerte de conformarte con una persona que no será capaz de llevar a cabo las tareas del puesto.

Finalmente, contar con requisitos de preselección antes de publicar la vacante disminuirá la probabilidad de que se cuelen prejuicios o discriminación en el proceso de contratación. Si empleas requisitos que se correlacionan con el desempeño laboral y las necesidades del puesto que quieres cubrir, tendrás menos probabilidades de que te acusen de discriminar a una persona calificada por motivos prohibidos por la ley. Si descubres que tu organización es objeto de acciones legales, podrás invocar el proceso que llevas a cabo para evitar la discriminación.

Algunos aspectos a tener en cuenta en el momento de elaborar los requisitos son los siguientes:

• Nivel educativo

• Habilidades y conocimientos

• Experiencia laboral

Un último punto para recordar: es importante que no establezcas requisitos demasiado estrictos que puedan disuadir a los candidatos de postularse, y tampoco demasiado abiertos que puedan atraer a una gran cantidad de candidatos no calificados. Tienes que encontrar el equilibrio adecuado.

También debes ser realista en cuanto a tus expectativas. Sería magnífico encontrar a una persona que obtenga un diez de diez en cada métrica, pero, según el salario, la ubicación y demás factores, puede no ser posible.

Por ejemplo, si vas a pagar un salario acorde con lo que recibe el personal de nivel principiante, es poco probable que puedas persuadir a los candidatos de nivel sénior para que acepten la oferta que te puedes permitir. Si ignoras esta consideración, es probable que rechaces a muchos buenos candidatos que habrían estado encantados de aceptar el puesto.  Entonces, si tu candidato ideal rechaza tu oferta, estarás con el agua al cuello.

¿Cuál es la diferencia entre requisitos fundamentales y requisitos deseables?

Cuando determinas qué buscarás en un candidato ideal, generalmente buscarás dos tipos de cualidades, habilidades o experiencia: fundamentales y deseables. También se denominan “necesarias” y “preferidas”, pero, más allá de cómo quieras llamarlas, es importante saber dónde encaja cada uno de tus requisitos de preselección.

Requisitos fundamentales

Estos son los requisitos imprescindibles que los candidatos deben tener para estar calificados para el puesto. Un ejemplo de un requisito fundamental es que el candidato tenga permiso legal para trabajar en el país. O bien, si estás contratando a un administrador de Salesforce, puede ser un requisito contar con una certificación de Salesforce.

En el proceso de contratación se puede determinar con preguntas de filtrado si el candidato cumple con estos requisitos. Si el candidato satisface estos requisitos, se sigue adelante con el proceso; si no los satisface, se lo descarta (o “filtra”).

Requisitos deseables

Estos son requisitos secundarios o “deseables” que pueden darle una ventaja al candidato sobre el resto. Si tienes una gran cantidad de candidatos calificados y estás buscando una forma de reducir la lista de los candidatos que pasarán a la siguiente fase, estas calificaciones pueden ayudarte.

Por ejemplo, puede que muchos candidatos cuenten con certificación de Salesforce, pero algunos de ellos también cuentan con certificación de Marketo. Si la certificación de Marketo es uno de tus requisitos deseables, te puede ayudar a decidir qué candidatos invitar a la siguiente ronda del proceso de contratación.

Cabe destacar que, por momentos, los requisitos deseables pueden convertirse, de hecho, en requisitos fundamentales. Por ejemplo, si el reclutador incluyó, como uno de los requisitos deseables, contar con un mínimo de cinco años de experiencia en un puesto determinado, y la mayoría de los candidatos cumple con esta calificación, el reclutador puede determinar que ahora este requisito es fundamental. Esto significa que se descartarán todos los demás candidatos que no cuenten con al menos cinco años de experiencia.

Paso 2: Crear tarjetas de puntuación

Para facilitar la clasificación de los candidatos, elabora una tarjeta de puntuación para la preselección. Con esta tarjeta, puedes asignarle una puntuación a cada candidato.

Esta tarjeta de puntuación tiene dos beneficios principales:

1. Te ayuda a aplicar todos los requisitos de forma coherente y justa en todos los candidatos.

2. Te permite clasificar a los candidatos desde el más débil hasta el más fuerte. De esta forma, es más fácil saber a qué candidato invitar a la segunda ronda del proceso.

Si tus requisitos se basan principalmente en habilidades, no necesitarás una tarjeta de puntuación en ciertas plataformas de evaluación de habilidades en línea. Por ejemplo, en TestGorilla, cada candidato recibe una puntuación de forma automática en la plataforma, para que solo tengas que clasificarlos según los resultados de su prueba.

Paso 3: Determinar la cantidad máxima de candidatos por preseleccionar

La preselección debe ser corta. Cuando se trata de la cantidad máxima de candidatos que deben preseleccionarse, la mayoría de los responsables de contratación tienen una cantidad predeterminada. Por ejemplo, si necesitan contratar a un solo candidato, en la mayoría de los casos se entrevistará solo a cuatro o cinco candidatos.

En el caso de necesitar contratar grandes volúmenes de candidatos, puede que tengas que preseleccionar a todos los candidatos que cumplen con los requisitos fundamentales.

Si dispones de los datos, la mejor forma de determinar la cantidad de candidatos que debes agregar a la preselección es analizar las tasas de conversión de la contratación previa para el puesto.

Si no tienes los datos, a continuación se presentan algunos valores de referencia para el reclutamiento:

• Conversión de ofertas en la entrevista: 17 %

• Conversión de ofertas aceptadas: 89 %

Por lo tanto, si planeas contratar a una sola persona para el puesto, deberás entrevistar, al menos, a 12 candidatos calificados y presentarles una oferta a dos de ellos, como mínimo. Por supuesto, estos son solo valores de referencia. Hasta que no tengas más datos, debes ser prudente si deseas entrevistar a más candidatos.

Paso 4: Cómo preseleccionar candidatos con mayor eficiencia

Según las referencias de la industria, el 75 % de las personas que se postulan para un puesto determinado no están calificadas para ese puesto. Esto supone mucho trabajo para los responsables de contratación en el momento de identificar al pequeño porcentaje de candidatos calificados. Esto explica por qué la preselección suele ser la parte del proceso de contratación que más tiempo consume.

Tradicionalmente, los responsables de contratación empleaban métodos manuales para preseleccionar y seleccionar candidatos. Esto era posible porque no había tantos candidatos como los hay ahora.

En la actualidad, toda vacante laboral atrae, en promedio, 250 currículums. Si se tiene en cuenta que el 75 % de los candidatos no están calificados, es casi imposible preseleccionar cada currículum y calificar a los candidatos de forma manual.

Por esta razón, los reclutadores recurrieron a la tecnología para automatizar el proceso de selección de candidatos tanto como sea posible. Aquí es donde entran en juego los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS). El ATS adecuado puede mejorar el proceso de contratación en muchas formas, entre ellas:

• Organiza todas las postulaciones recibidas en un formato fácil de leer.

• Rastrea las métricas de contratación, como la proporción de postulaciones que pasan a la entrevista.

• Emplea preguntas de filtrado para automatizar parte del proceso de selección de currículums.

• Califica a los candidatos según palabras clave.

• Les permite a los reclutadores buscar candidatos usando palabras clave en la base de datos de currículums de la organización.

A pesar de sus beneficios, la selección de currículums de los ATS tiene sus fallas. Una de las más importantes es que los candidatos han ideado formas de manipular los programas de criba curricular insertando muchas palabras clave en su currículum.

Esto significa que, si la selección de currículums es la herramienta principal que empleas para preseleccionar candidatos, a menudo pasarás a la siguiente ronda a candidatos no calificados solo porque sus currículums tenían la cantidad suficiente de palabras clave correctas. No solo eso, sino que puedes rechazar a candidatos calificados solo porque no incluyeron las palabras clave correctas en su currículum.

Para evitar este problema, puedes complementar el ATS con herramientas de selección más fiables. Dos opciones por considerar son las plataformas de evaluación de habilidades en línea y las herramientas impulsadas por inteligencia artificial (IA).

Plataformas de preselección de candidatos impulsadas por IA

Las herramientas de selección basadas en la IA buscan las habilidades y la experiencia que necesitas sin que ninguna persona del equipo de contratación tenga que mirar un solo currículum. SegúnTammy Cohen, fundadora y líder visionaria de InfoMart, “los sistemas automatizados de inteligencia artificial pueden revisar los currículums más rápido que un humano, y pueden destacar los más interesantes”.

Estas plataformas pueden ahorrarte tiempo, mejorar la calidad de la contratación, e incluso facilitar la comunicación con los candidatos. No obstante, presentan algunas posibles desventajas.

En primer lugar, aunque se podría pensar que confiar en una máquina reduciría el riesgo de discriminación en la contratación, esto no es necesariamente así. Por ejemplo, el equipo que trabaja en el software de contratación de Amazon impulsado por IA descubrió que el software “aprendió” a tener prejuicios contra las mujeres. Este se entrenó con datos de currículums de hace 10 años, y ello dio lugar a que el sistema de IA “crease patrones basados en prejuicios del pasado”.

“El resultado fue un sistema de IA de excelencia que se enseñó a sí mismo a que los candidatos masculinos eran más adecuados”, indicó R. Krish, gerente de marketing digital en Lynx Analytics.

Las empresas en la industria de programas de selección de candidatos impulsados por IA están intentando evitar este problema, pero pueden surgir otros inconvenientes. Por ejemplo, según explicó Mireille Hildebrandt, profesora de investigación sobre “legislación y tecnología de interconexión” de la Universidad Vrije de Bruselas y codirectora de la Conferencia ACM-FAT*2020: “Las personas de una cierta edad se comportan de manera diferente de las personas de otra edad. Si eliminas la edad de los datos, el sistema, para ser eficiente, solo usará aquellos otros datos que se correlacionan con estos datos prohibidos, y obtendrás el mismo resultado”.

Hildebrandt indica que, debido a que muchas herramientas se construyen en base a información protegida (por ejemplo, secretos comerciales), no hay forma de que los investigadores independientes las evalúen.

Además, todavía se debate si estas herramientas son o no más precisas o fiables. “Debido a que estos sistemas preseleccionan currículums en un escenario de SÍ/NO según factores predefinidos, como palabras clave, formato, etc., la fiabilidad de las herramientas de selección de candidatos basadas en la IA todavía sigue siendo un problema”, indica Krish.

Las herramientas de criba curricular basadas en la IA aún están en una fase muy temprana de su desarrollo, por lo que pueden existir algunos obstáculos que deben superarse.

Plataformas de evaluación de habilidades en línea

Las pruebas que evalúan habilidades en línea pueden ayudar a los reclutadores a asegurarse de que los candidatos tienen las habilidades necesarias para desempeñar el puesto anunciado antes de convocar a los candidatos seleccionados a las entrevistas. Además, a diferencia de las herramientas de selección basadas en la IA, las pruebas que evalúan habilidades han sido objeto de décadas de investigación.

Uno de los estudios más importantes en esta área es el metaanálisis de Frank Schmidt sobre un siglo de datos de productividad en el lugar de trabajo. En la tabla a continuación, se muestran los resultados de este estudio:

De acuerdo con esta investigación, deberías incluir pruebas que evalúen el desempeño del candidato en varias áreas diferentes para obtener los resultados más predictivos. Esto significa que necesitas encontrar una plataforma de evaluación de habilidades en línea que ofrezca varios tipos de pruebas diferentes. Con ese fin, TestGorilla ofrece una biblioteca en crecimiento de más de 115 pruebas que te permiten evaluar una variedad de habilidades.

Estas pruebas que evalúan habilidades ofrecen un método formal, científico y estandarizado para evaluar las habilidades de los candidatos para el puesto, y así poder definir, medir y evaluar objetivamente las capacidades y calificaciones de los candidatos, y luego clasificarlos de acuerdo con sus puntuaciones.

Optimizar la preselección te ayudará a ahorrar tiempo y a contratar mejor

Si mejoras la forma en la que preseleccionas a los candidatos, mejorarás tu desempeño general en la contratación. Luego de optimizar tu enfoque, descubrirás que contratas mejor y más rápido, además de ahorrarte muchos dolores de cabeza.

Gracias a las últimas herramientas de evaluación de habilidades en línea, puedes identificar fácilmente a los candidatos mejor cualificados para entrevistarlos en cuestión de minutos, con el fin de completar el proceso de contratación antes de que tu mejor candidato acepte una oferta de un competidor.