Cómo realizar la verificación de referencias de los empleados potenciales

¿Estás casi en la última fase del proceso de contratación y crees que tienes la selección adecuada de candidatos entre los que elegir, pero te gustaría obtener más información sobre su rendimiento en el pasado para tomar una decisión final?

Ha llegado el momento de realizar una verificación de referencias.

Una verificación de referencias suele consistir en evaluar el historial laboral del candidato y hablar con sus empleadores previos, pero no se limita a eso.

Antes de empezar a verificar las referencias, debes responder a varias preguntas clave:

• ¿Qué información debes recopilar?

• ¿Debes confiar en referencias escritas?

• ¿Cuáles son las mejores preguntas para una verificación de referencias?

• ¿Cuál es el mejor momento para verificar las referencias?

• ¿Cómo enfrentas los comentarios negativos sobre un candidato?

Este artículo abordará todas estas preguntas y muchas más.

Pero empecemos por lo básico: qué es una verificación de referencias.

¿Qué es una verificación de referencias?

Una verificación de referencias es un paso del proceso de contratación en el que el empleador solicita información sobre el candidato a empleadores y compañeros de trabajo previos para conocer mejor sus antecedentes, credenciales y habilidades.

Como mínimo, hay que verificar las fechas de empleo del candidato, sus cargos y responsabilidades en el puesto. Una verificación exhaustiva de las referencias te proporcionará información sobre las habilidades, las cualificaciones y el conocimiento del candidato, así como también sobre su rendimiento en puestos anteriores.

Una cosa que hay que tener en cuenta es que una verificación de referencias no es lo mismo que una verificación de antecedentes. Una verificación de referencias se enfoca en las habilidades, el rendimiento, la experiencia y las credenciales del candidato, mientras que una verificación de antecedentes comprueba su historial laboral e incluso sus

antecedentes penales.

Muchas empresas realizan verificaciones de antecedentes: según la SHRM, el 92% de las empresas utilizan la verificación de antecedentes como parte de su proceso de contratación.

¿Por qué debes pedir una verificación de referencias?

Según Gallup, una contratación errónea puede costarte hasta 2 veces el salario anual del empleado. Las contrataciones erróneas le cuestan a la economía estadounidense más de un billón de dólares al año, lo que no hace sino ilustrar lo común que es este problema. Según un estudio de Brandon Hall Group, el 95% de las organizaciones admite cometer errores de contratación cada año.

Para evitarlos, las empresas deben asegurarse de que el candidato tiene las habilidades y la actitud adecuadas, y la verificación de referencias puede ser clave para evaluar ambas cosas.

Con una verificación de referencias, descubrirás muchas cosas sobre tus candidatos. Verificarás:

• Si tuvieron un buen rendimiento en un trabajo anterior

• Su productividad y eficiencia

• Si tenían la actitud y el comportamiento adecuados

• Si tienen el potencial de afinidad cultural adecuado para tu puesto.

También conocerás sus éxitos y fracasos anteriores, sus fortalezas y debilidades y sus habilidades de trabajo en equipo.

Lo mejor de las verificaciones de referencias es que estas vienen de antiguos compañeros de trabajo, managers directos y colegas, o en otras palabras, de las personas con las que el candidato trabajaba a diario. Y, en la mayoría de los casos, son ellos quienes pueden ofrecerte la descripción más precisa de las habilidades del candidato.

Verificación de referencias: qué hacer, qué no hacer y señales de alarma

El personal de Recursos Humanos debe tener en cuenta lo que se debe y lo que no se debe hacer a la hora de verificar las referencias.

A continuación, encontrarás algunos puntos clave que debes recordar cuando hables con los antiguos compañeros de trabajo o managers de tu candidato.

Qué hacer

Al realizar una verificación de referencias:

• Enfócate solo en algunos asuntos esenciales. Las verificaciones de referencias consumen muchos recursos de todos los involucrados, incluyendo la persona con la que hablas, así que debes concentrarte en los aspectos más importantes que te gustaría investigar. Recopila las opiniones de todas las personas que entrevistaron al candidato y enfoca tu atención en los asuntos esenciales que surjan.

• Pregunta específicamente por el rendimiento laboral del candidato. El rendimiento laboral del pasado es el indicador más preciso del rendimiento laboral en el futuro, así que, independientemente de si hablas con el antiguo manager o el antiguo compañero de trabajo del candidato, entra en los detalles de lo bien que lo hizo haciendo preguntas específicas.

• Escucha lo que tienen que decir sin interrumpir ni indagar. Haz siempre una sola pregunta a la vez y deja a la otra persona hablar. Haz una pausa de unos segundos antes de continuar con otra pregunta: lo más importante que escuches puede surgir justo después de que creas que la persona ya ha terminado de responder.

• Busca varias fuentes de información. Las políticas de Recursos Humanos de algunas organizaciones pueden restringir el alcance de la información que puedes obtener y limitarla a los detalles más básicos (formación académica, titulación, cargo). Intenta identificar fuentes de información adicionales, como redes profesionales, otros antiguos empleadores y LinkedIn, para aumentar tu conocimiento sobre el candidato.

Qué no hacer

Cuando hables con antiguos empleadores y compañeros:

• No hagas preguntas de "sí o no". Haz preguntas abiertas para juntar toda la información posible.

• Controla tus propios prejuicios. Utiliza un lenguaje neutral para obtener respuestas precisas e imparciales, y ten en cuenta tus propios prejuicios, que podrían afectar a la interpretación de las respuestas que recibas.

• No intentes interpretar demasiado el tono de voz o el lenguaje corporal de una persona. Podrías malinterpretar el contexto y formarte una impresión equivocada sobre el candidato, especialmente en lugares de trabajo multiculturales.

• No rechaces automáticamente a un candidato por una incongruencia o crítica negativa. Hay muchas razones por las que alguien puede dar una opinión negativa sobre un antiguo empleado. Concédele a tu candidato el beneficio de la duda e intenta indagar más y hablar con una segunda persona, si es posible.

Señales de alarma

Al revisar las referencias, ten en cuenta las señales de alarma. Estas indican que el candidato puede no ser el ideal para tu empresa, así que si ves alguna señal de alarma, sé prudente.

• Comentarios desproporcionadamente negativos. Es posible que haya algunos comentarios negativos y siempre hay que profundizar en ellos. Sin embargo, si la gran mayoría de las referencias ofrecen comentarios desfavorables sobre tu candidato, probablemente sea una clara señal de que el candidato no es el más adecuado para tu empresa.

• Información incongruente. Comprueba si lo que te ha dicho el candidato coincide con los datos que tenía en su trabajo anterior. Si hay incongruencias o contradicciones, vuelve a comprobarlo para asegurarte de que no se trata de un malentendido. Si hay alguna discrepancia, coméntala con el candidato antes de juzgar la situación.

• Comentarios demasiado positivos. Si verificas sus referencias y solo recibes respuestas positivas sobre el candidato, ten en cuenta que puede que no estés obteniendo una descripción completa. Intenta encontrar referencias adicionales de sus empleadores anteriores para adquirir una visión más equilibrada del candidato que deseas contratar.

¿Qué preguntas debes hacer al verificar las referencias?

Cuando realices una verificación de referencias, haz preguntas abiertas, pero intenta hacer preguntas lo más específicas posibles. Si tus preguntas son vagas o poco concretas, obtendrás respuestas como "¡es genial!", las cuales no son útiles a la hora de tomar decisiones de contratación.

A continuación, encontrarás algunas preguntas que puedes hacer a la hora de verificar las referencias. Adáptalas al puesto específico para el que estás contratando y toma notas mientras hablas por teléfono.

• ¿Por qué renunció el candidato?

• ¿Puede hablarme de la relación que tenía con usted? ¿Qué hay de su relación con otros compañeros de trabajo y managers?

• ¿Cree que trabaja mejor en equipo o solo?

• ¿Puede hablarme de las responsabilidades del candidato en el trabajo?

• ¿Puede decirme algo más sobre su rendimiento en el trabajo?

• En una escala del 1 al 10, ¿cuál fue el rendimiento general del candidato en su trabajo? ¿Qué necesitaría para llegar a ser un 10?

• ¿Cuáles son sus logros más importantes?

• Para este puesto, necesitamos a alguien que pueda _____ (dos o tres responsabilidades clave). ¿Cómo lo calificaría en cada una de ellas? ¿Por qué?

• ¿Volvería a contratar a este candidato para el mismo puesto si tuviera la oportunidad hoy? ¿Por qué?

• ¿Cuáles son las fortalezas más importantes del candidato?

• ¿Cuáles son sus debilidades más importantes?

• ¿Puede hablarme de una situación difícil que el candidato haya enfrentado en el trabajo? ¿Cómo la afrontó?

• Cuénteme un caso en el que el candidato haya tenido un conflicto en el trabajo. ¿Cómo lidió con la situación?

• ¿Cuál sería el método más eficaz para dirigir y gestionar a este candidato? ¿Por qué?

• ¿Qué información debería saber sobre el candidato que no he preguntado antes?

• ¿Puede decirme un área en la que le falte experiencia o habilidades?

• ¿Hay algún área en particular en la que necesitaría capacitación o entrenamiento adicional durante el periodo de incorporación?

• Hábleme de algún caso en el que el candidato haya recibido comentarios negativos. ¿Cómo respondió?

• ¿Hay alguien más con quien me aconsejaría hablar?

Consejos para sacarle el máximo provecho a la verificación de referencias

Aunque las verificaciones de referencias son bastante comunes, a veces los managers de contratación se apresuran a realizarlas o pasan por alto aspectos importantes del proceso.

A continuación, puedes ver algunas de las mejores prácticas para las verificaciones de referencias, que te ayudarán a crear una experiencia positiva para el candidato y a obtener suficiente información sobre tus candidatos para tomar la decisión de contratación correcta.

1. Informa a tus candidatos que realizarás una verificación de referencias

Para ganarte la confianza de los candidatos y atraer a los mejores talentos, el proceso de contratación debe ser claro y transparente desde el principio.

Informa a los candidatos desde el principio que vas a verificar sus referencias. esto te ayudará a lograr varios objetivos, ya que

• Te ayudará a ofrecerle una experiencia positiva al candidato

• Facilitará el proceso de contratación

• Disuadirá a los candidatos de exagerar sus habilidades en los CV.

• Obtendrás respuestas sinceras durante las entrevistas

Según el servicio de verificación de titulaciones y fraude de Hedd, el 49% de las empresas grandes y el 48% de las PyMEs entrevistaron a candidatos que mintieron sobre sus titulaciones en sus CV.

2. Combina la verificación de referencias con pruebas previas al empleo

Ofrecerles a tus candidatos una evaluación previa al empleo es una forma excelente de obtener información más detallada sobre sus habilidades, conocimiento y comportamiento, y si se combina con una verificación de referencias, te proporcionará muchos datos fiables que te ayudarán a tomar la mejor decisión posible.

Las pruebas previas al empleo son una forma excelente de filtrar a los candidatos no cualificados desde el principio y optimizar la contratación. Por este motivo, recomendamos realizar pruebas de habilidades en las primeras fases del proceso de contratación, y verificar las referencias solo de los mejores candidatos.

Las pruebas de habilidades también te permiten verificar fácilmente las afirmaciones de los candidatos en sus currículums.

Considera la siguiente situación: Estás entrevistando a un candidato que solicita un puesto de desarrollador en JavaScript de nivel junior. En su currículum, afirma que tiene conocimiento prácticos de JavaScript y que lleva dos años utilizándolo.

Una buena manera de verificar esa afirmación es hacerle una prueba de Programación en JavaScript de Nivel Básico y ver cómo les va.

3. Comprueba la inteligencia emocional (IE) y la motivación de los candidatos

El trabajo en equipo, la comunicación, la resolución de conflictos, la motivación y la resolución de problemas son habilidades interpersonales cruciales y necesarias para casi cualquier trabajo, y todas ellas están relacionadas con la inteligencia emocional (IE) de los candidatos.

Independientemente del puesto al que opte el candidato, recomendamos evaluar su inteligencia emocional como parte del proceso de evaluación, y la verificación de referencias es una manera excelente de profundizar en ella.

También puedes utilizar pruebas de personalidad, tales como la prueba de Modelo de los 5 Grandes OCEAN (Big Five) o nuestra prueba de Motivación, en la que tanto tú como el candidato rellenan una encuesta para evaluar si sus expectativas coinciden.

Otras pruebas que puedes utilizar son la prueba de Comunicación de TestGorilla o la prueba de Resolución de Problemas, para valorar cómo responden los candidatos ante diversas situaciones y evaluar sus habilidades interpersonales y de resolución de problemas.

4. No aceptes solo referencias escritas

Aunque las referencias escritas son mucho más fáciles de revisar, no te darán tanta información como una llamada telefónica.

Pídeles a tus candidatos que te faciliten una lista de personas con las que puedas comunicarte para hablar de su rendimiento en el pasado, pero recuerda darles tiempo suficiente para que se comuniquen primero con sus empleadores previos, si es necesario.

Antes de hacer llamadas, prepárate para cada verificación de referencias y haz una lista de preguntas que te gustaría discutir por teléfono, basándote en el perfil del candidato.

5. Haz preguntas de seguimiento

Cuando realices una verificación de referencias, haz preguntas de seguimiento para obtener información lo más detallada y precisa posible. A veces, una pregunta de seguimiento bien formulada te ayudará a obtener más información que la inicial.

Por ejemplo, puedes hacer la siguiente pregunta:

¿Qué tal se comunicaron con el equipo?

Y aunque la persona con la que hables te proporcione información sobre sus habilidades de comunicación, las preguntas de seguimiento como "¿Por qué?" o "¿Cómo afectó esto a su rendimiento?" o "¿Puede darme un ejemplo?" podrían ayudarte a descubrir información valiosa que no obtendrías de otro modo.

6. Habla de las referencias con tus candidatos

Después de obtener algunas referencias (dos o tres deberían ser suficientes), puedes comentarlas con tus candidatos.

Esto te permitirá abordar las incongruencias, si las hubiera, y te ayudará a obtener una perspectiva equilibrada de las habilidades y debilidades de los candidatos. De esta manera, también estarás demostrándoles a tus candidatos que confías en ellos y tendrás la oportunidad de ver cómo reaccionan tanto a los comentarios positivos como a los negativos.

7. Verifica las referencias solo de los candidatos preseleccionados

¿Cuál es el mejor momento para verificar las referencias?

Cuando se trata de verificar las referencias, hay un momento ideal: hazlo hacia el final de tu proceso de reclutamiento, pero antes de tomar una decisión de contratación.

Si empiezas a verificar las referencias demasiado pronto, te verás abrumado por el trabajo adicional. Sin embargo, si ya has tomado una decisión antes de verificar las referencias, es probable que estés parcializado y acabes contratando a un candidato que no es el más adecuado para tu empresa.

El mejor momento para verificar las referencias es después de las pruebas de habilidades y las entrevistas iniciales, pero antes de hacer una oferta. De este modo, podrás discutir los resultados con tus candidatos, si es necesario, y tomar una decisión imparcial.

Contrata a los mejores candidatos utilizando las herramientas de reclutamiento adecuadas

Las verificaciones de referencias revelan mucho sobre el historial laboral de los candidatos, su formación académica y su rendimiento en puestos anteriores. Una verificación de referencias puede ayudarte a evaluar a cada candidato y asegurarte de que estás contratando a la persona perfecta para el puesto.

Puedes verificar las referencias hablando con los antiguos compañeros de trabajo y managers de los candidatos, y también puedes realizar evaluaciones previas al empleo para evaluar sus habilidades y comportamiento.

Utilizar la combinación adecuada de herramientas de reclutamiento es clave para contratar a los mejores talentos, y las verificaciones de referencias combinadas con las entrevistas y las pruebas previas al empleo, pueden ofrecerte un conocimiento detallado de las fortalezas, el potencial y el conocimiento de tus candidatos. Prueba TestGorilla gratis.