35+ questions d'entretien pour les assistants virtuels

Les fonctions d'assistant virtuel sont devenues plus courantes au cours de la dernière décennie grâce aux avancées technologiques telles que les systèmes basés sur le cloud, les logiciels de vidéoconférence et l'essor du travail à distance. Si vous recrutez un assistant virtuel pour votre équipe, vous bénéficierez d'une méthode d'embauche exemplaire, basée sur des données, afin d'évaluer minutieusement votre vivier de candidats et d'évaluer leurs compétences.

Les tests de compétences avec des tests d'aptitudes cognitives peuvent vous aider à évaluer vos candidats, afin que vous puissiez concentrer la phase d'entretien sur les candidats les plus performants. Mais comment choisir la bonne série de questions d'entretien qui vous permettra d'en savoir plus sur vos candidats et de sélectionner au mieux votre nouvelle recrue ?

Nous avons compilé une liste complète de questions d'entretien pour vous aider à trouver le meilleur assistant virtuel pour votre entreprise en entamant des conversations sur les expériences, les préférences et les méthodes de travail de vos candidats. Nous avons également classé les questions par catégories afin que vous puissiez en choisir quelques-unes dans chaque section et couvrir tous vos besoins.

10 questions relatives à l'expérience et aux compétences d'un assistant virtuel pour commencer l'entretien

Posez à votre candidat ces questions d'entretien relatives à l'expérience et aux compétences de l'assistant virtuel afin de passer en revue son parcours professionnel, son expérience et ses connaissances.

1. Qu'est-ce qui vous a d'abord attiré dans le métier d'assistant virtuel ?

2. Quelles sont les compétences les plus importantes pour un assistant virtuel ?

3. Avez-vous de l'expérience avec les médias sociaux ?

4. Quelles sont les compétences de base d'un assistant virtuel sur lesquelles vous devez travailler ?

5. Pouvez-vous m'en dire plus sur vous en dehors du travail ?

6. Comment êtes-vous devenu assistant virtuel ?

7. Comment maintenez-vous vos compétences à jour ?

8. Quelles sont vos qualifications ?

9. Quels sont les outils que vous préférez utiliser en tant qu'assistant virtuel ?

10. Quels sont vos domaines d'expertise ?

5 questions sur l'expérience et les compétences des assistants virtuels avec des exemples de réponses

Voyons à présent les réponses types que vous pouvez attendre des candidats lorsqu'ils répondent à cinq des questions relatives à l'expérience et aux compétences énumérées ci-dessus.

Soyez attentif aux réponses idéales ou aux informations supplémentaires qui peuvent vous aider à mieux comprendre vos candidats.

1. Comment êtes-vous devenu assistant virtuel ?

En réponse à cette question, vos candidats pourraient expliquer qu'ils ont travaillé auparavant en tant qu'assistant personnel et qu'ils sont passés à un rôle virtuel lorsque le travail à distance a pris son essor. Le fait que plus de 2 242 assistants virtuels aux États-Unis collaborent avec des équipes dans le cadre d'arrangements de travail hybrides ou à distance reflète cette augmentation du travail à distance pour les assistants virtuels.

Les réponses à cette question peuvent varier, mais les candidats peuvent également citer :

• Des stages pertinents

• Leurs diplômes universitaires

• Des cours et des formations indépendantes.

Au-delà de ces qualifications, vous chercherez à évaluer les compétences non techniques de vos candidats, par exemple à l'aide de nos tests de communication et de résolution de problèmes. Vous pouvez également utiliser nos tests de personnalité et de culture pour déterminer les traits de caractère qui ont pu aider vos candidats assistants virtuels à réussir.

2. Comment maintenez-vous vos compétences à jour ?

Comme pour la plupart des fonctions, les assistants virtuels bénéficient d'une mise à niveau continue. Le perfectionnement des compétences les aide à s'adapter aux améliorations organisationnelles, telles que les progrès de la technologie du cloud ou les derniers outils, comme les nouveaux logiciels de gestion de la relation client.

Une réponse idéale pourrait mentionner les formations complémentaires liées à ces compétences et la manière dont le candidat se tient au courant des actualités pertinentes.

Par exemple, les assistants virtuels peuvent avoir besoin de s'abonner à des blogs sur la technologie "cloud" ou la gestion de projets pour rationaliser les compétences techniques telles que la migration de données et la gestion de bases de données simples.

Si vous souhaitez valider les méthodes utilisées par vos candidats pour maintenir leurs compétences à jour, posez des questions complémentaires sur les faits les plus récents qu'ils ont appris sur le secteur de l'assistanat virtuel. Vous pouvez également leur faire passer des tests de compétences cognitives pour évaluer leurs connaissances.

3. Quelles sont vos qualifications ?

En réponse à cette question, vos candidats pourraient mentionner une formation correspondant à leur fonction, comme par exemple :

• Un diplôme universitaire

• Des diplômes pertinents

• Une formation complémentaire d'assistant virtuel

Les certificats pertinents peuvent prouver que vos candidats possèdent des connaissances spécifiques liées à votre secteur d'activité. Par exemple, un assistant virtuel peut avoir affiné ses stratégies de gestion de projets et de personnes grâce à ses études universitaires.

La clé de cette question est de savoir si ces qualifications ont aidé vos candidats à obtenir des résultats tangibles dans le cadre de leur fonction. Les candidats peuvent mentionner qu'ils ont amélioré la communication avec leur personnel ou augmenté la productivité de X % en déléguant efficacement, grâce à leurs études et à leurs connaissances.

Toutefois, les qualifications de vos candidats ne sont peut-être pas impératives, car tous les assistants virtuels ne sont pas titulaires d'un diplôme universitaire. Si l'expérience est votre priorité en tant que responsable du recrutement, pensez à demander si l'expérience de vos candidats correspond au poste à pourvoir.

4. Quels sont les outils que vous préférez utiliser en tant qu'assistant virtuel ?

Vous pouvez vous attendre à ce que vos candidats mentionnent plusieurs outils en répondant à cette question. Certains diront qu'ils organisent des réunions à l'aide d'applications de calendrier spécifiques, comme Calendly, qui rationalisent les processus, leur permettant de gagner du temps et d'éviter les erreurs humaines par rapport aux calendriers manuels.

D'autres candidats utilisent des outils de communication comme Slack pour transmettre des messages à leurs équipes, des outils de gestion de projet comme Asana pour rationaliser les flux de travail, et des outils de vidéoconférence comme Zoom et Teams pour se connecter.

Ces derniers outils sont essentiels pour combler le fossé du travail à distance. Une étude mondiale réalisée par EmailToolTester a révélé qu'en 2021, Zoom et Teams détenaient respectivement 55 % et 15 % des parts de marché aux États-Unis et au Royaume-Uni.

Ces outils aident les assistants virtuels à

• Partager des mises à jour avec leur équipe

• Organiser des réunions individuelles

• Partager des documents via le partage d'écran

• Collaborer avec d'autres équipes de l'entreprise qui peuvent être délocalisées.

Tenez compte de l'expérience de vos candidats avec ces outils en leur posant des questions de suivi sur les résultats qu'ils ont obtenus grâce à eux.

5. Quels sont vos domaines d'expertise ?

Les domaines d'expertise des assistants virtuels ne sont pas tous identiques, qu'il s'agisse de connaissances techniques en matière de logiciels en cloud ou d'outils de gestion de projet. La meilleure façon d'évaluer les réponses à cette question est de déterminer si leurs points forts correspondent aux "incontournables" de votre description de poste.

Voici quelques domaines d'expertise que vos candidats pourraient mentionner :

• Administration générale

• Comptabilité

• Gestion des médias sociaux

• Gestion des réunions

Certains candidats peuvent choisir de parler de leurs compétences non techniques, telles que la communication, la gestion du temps, la résolution de problèmes et le souci du détail, qui les aident à établir une liaison virtuelle avec les parties prenantes, à gérer les problèmes de flux de travail et à éviter les erreurs.

Poser des questions sur leurs domaines d'expertise peut vous aider à déterminer si votre candidat correspond bien au poste que vous cherchez à pourvoir.

10 autres questions d'entretien incontournables à poser aux assistants virtuels pour vous aider à choisir le bon candidat

Il se peut que vous ayez à interviewer de nombreux candidats potentiels et que vous ayez besoin de questions pour vous aider à distinguer leurs compétences, leur expertise, leur expérience et bien plus encore. Voici 10 questions supplémentaires à poser à un assistant virtuel pour vous aider à y parvenir.

1. Quel est votre délai de préavis ?

2. Pourquoi voulez-vous devenir assistant virtuel ?

3. Pourquoi voulez-vous travailler pour cette entreprise ?

4. Quel est votre environnement de travail idéal ?

5. Quelle est la fourchette de salaire que vous préférez pour ce poste ?

6. Comment vos collègues vous décriraient-ils ?

7. Comment votre manager vous décrirait-il ?

8. Quelle est votre force en tant qu'assistant virtuel ?

9. Quelle est votre faiblesse en tant qu'assistant virtuel ?

10. Où vous voyez-vous dans 10 ans ?

5 autres questions d'entretien à poser à un assistant virtuel, avec des exemples de réponses

Certaines questions sont essentielles, quel que soit le poste. Voici cinq questions à ne pas omettre, accompagnées d'exemples de réponses.

1. Comment vos collègues vous décriraient-ils ?

Les candidats qui répondent à cette question peuvent mentionner des traits spécifiques que leurs collègues ont remarqués en travaillant avec eux, notamment la conscience professionnelle, le souci du détail et l'empathie.

Ces traits de caractère sont essentiels à la productivité, en particulier la conscience professionnelle chez les assistants virtuels, dont la recherche suggère qu'elle renforce les effets positifs sur l'engagement au travail et l'apprentissage proactif.

D'autres candidats peuvent évoquer les valeurs que leurs collègues ont remarquées chez eux, telles que la transparence, la responsabilité et l'adaptabilité, qui garantissent qu'ils pourraient :

• Établir une relation de confiance avec leur employeur

• Améliorer leur productivité et la qualité de leur travail

• S'adapter à de nouveaux processus de travail.

Vous pouvez également vérifier que les réponses de votre candidat sont exactes en procédant à une vérification des références ou à un test de compétences avant l'entretien et en vérifiant si leurs réponses correspondent aux résultats. Utilisez notre test DISC pour évaluer les traits de personnalité de vos candidats et nos tests spécifiques à un rôle pour évaluer des compétences particulières, ce qui vous aidera à trouver le candidat idéal.

2. Pourquoi voulez-vous devenir assistant virtuel ?

Si vous demandez aux personnes interrogées pourquoi elles veulent devenir assistants virtuels, vous obtiendrez de nombreuses réponses différentes. Certaines réponses peuvent inclure :

• Une passion pour le secteur dans lequel ils travaillent

• Une attirance par la flexibilité qu'offre le poste

• Les possibilités de travail à distance

• Leurs traits de caractère correspondent au rôle

• Ils possèdent les compétences nécessaires pour être assistants virtuels.

Par exemple, s'ils sont assistants virtuels dans le secteur du marketing, certains de vos candidats pourraient être enthousiastes à l'idée d'améliorer la relation entreprise-client en aidant l'équipe à produire des articles de marketing de qualité. Ils peuvent renforcer la fidélisation des clients en créant une communication transparente au sein de leur entreprise et en soutenant virtuellement leur équipe.

Toutefois, il est essentiel de vérifier si leur enthousiasme est en corrélation avec leur production, car cela montrera qu'ils peuvent rester productifs. Si vos candidats peuvent mentionner des résultats spécifiques, tels qu'une augmentation du trafic sur le site web de leur client, ils peuvent être un candidat idéal pour votre entreprise.

3. Pourquoi voulez-vous travailler pour cette entreprise ?

Vos candidats pourraient vouloir travailler pour votre entreprise si vous offrez quelque chose que d'autres entreprises n'offrent pas, comme des modalités de travail hybrides, un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, des horaires de travail flexibles ou une formation.

Ces avantages sont importants car ils atténuent le stress et favorisent la productivité. Les informations fournies par Statista entre 2008 et 2022, concernant les participants au Royaume-Uni, ont révélé que le nombre d'employés ayant signalé des cas de stress lié au travail a augmenté de 91 000.

De nombreux professionnels quittent leur poste pour un environnement moins stressant. Il est donc essentiel de rechercher des réponses qui décrivent des avantages correspondant à votre entreprise. Cet alignement peut garantir qu'après l'embauche du candidat, vos nouveaux employés resteront dans votre entreprise parce qu'ils reconnaissent les avantages qu'il y a à travailler pour vous.

4. Quel est votre environnement de travail idéal ?

Cette question vise à déterminer si le lieu de travail idéal de vos candidats correspond à votre offre, par exemple un environnement de travail rapide, à distance ou dans une startup. Leur réponse portera probablement sur la culture d'entreprise et les horaires de travail.

Dans une enquête mondiale, plus de 50 % des personnes interrogées ont déclaré que les options de travail flexible ou à distance étaient idéales dans un environnement de travail. Par conséquent, si vous savez que votre candidat préfère travailler à distance, l'idéal est de le lui proposer.

Des études montrent également qu'un environnement de travail positif améliore les performances des employés. Pour vous assurer de conserver vos nouvelles recrues, veillez donc à ce que leur définition d'un environnement positif corresponde à la vôtre.

5. Quelle est la fourchette de salaire que vous préférez pour ce poste ?

Les candidats et les responsables du recrutement doivent faire preuve de transparence en ce qui concerne le salaire au cours du processus d'entretien. Lorsque toutes les parties sont ouvertes au sujet de la rémunération, cela permet de comprendre clairement ce que chacun recherche.

Les candidats qui ont des attentes irréalistes ou des préférences salariales qui ne correspondent pas à leur expérience ne valent peut-être pas la peine d'être poursuivis. Toutefois, vous devez tenir compte des compétences et de l'expérience qu'ils offrent et évaluer si cela vaut la peine d'augmenter la fourchette de salaire dans la mesure du possible.

12 questions finales d'entretien d'assistant virtuel sur la vie professionnelle

Les questions sur la vie professionnelle et la manière dont les candidats gèrent la leur peuvent apporter des réponses intéressantes. Voici quelques sujets intéressants à aborder, des horaires de travail aux styles de communication.

1. Quel est votre horaire de travail préféré ?

2. Combien d'heures par semaine pouvez-vous travailler ?

3. Pouvez-vous expliquer comment vous hiérarchisez votre travail ?

4. Quelle est votre méthode de communication préférée ?

5. Que feriez-vous si l'on vous confiait une tâche qui ne vous est pas familière ?

6. Pouvez-vous me parler d'une fois où vous avez été en désaccord avec quelqu'un et de la manière dont vous avez résolu le problème ?

7. Vous est-il déjà arrivé d'être en désaccord avec votre supérieur hiérarchique ?

8. Pouvez-vous donner un exemple de vos compétences en matière de gestion du temps ?

9. Pouvez-vous expliquer comment vous travaillez avec des collègues difficiles ?

10. Pouvez-vous expliquer comment vous répondez de manière proactive aux besoins de l'entreprise ?

11. Avez-vous des questions à me poser ?

12. Parlez-nous d'une occasion où vous avez dû travailler avec des personnes ayant des styles de communication différents.

5 questions finales d'entretien d'assistant virtuel sur la vie professionnelle et exemples de réponses

Voici quelques questions finales d'entretien avec un assistant virtuel et des exemples de réponses que vous pouvez comparer aux réponses de vos interlocuteurs.

1. Parlez-nous d'une occasion où vous avez dû travailler avec des personnes ayant des styles de communication différents.

Les candidats qui répondent à cette question d'entretien mentionneront probablement quelques méthodes de communication qu'ils utilisent pour communiquer avec les membres de l'équipe, telles que les styles assertifs ou la communication intuitive. L'utilisation de ces méthodes dans différents contextes est essentielle, car vos candidats peuvent avoir besoin d'adapter leur style pour communiquer efficacement.

Ils peuvent également discuter des outils qu'ils utilisent pour travailler avec les autres, comme par exemple l'outil d'attachement d'email de Trello ou Slack, qui peuvent rendre la communication plus rapide.

Une mauvaise communication peut entraîner une perte moyenne de 62,4 millions de dollars. Votre prochain assistant virtuel doit donc pratiquer une communication claire et concise pour éviter les pertes financières. Les réponses doivent porter sur la capacité de votre candidat à s'adapter à différents styles de communication en fonction du scénario.

Une vérification des références vous permettra de savoir si vos candidats possèdent des compétences avancées en matière de communication. En associant notre test de compétences en communication à ce processus, cette méthode gagnante vous fournira les données qualitatives et quantitatives nécessaires pour évaluer les candidats et trouver les talents les plus compétents pour votre entreprise.

2. Pouvez-vous donner un exemple de vos compétences en matière de gestion du temps ?

Une gestion efficace du temps, y compris l'établissement de priorités, la planification, la réflexion et l'exécution des tâches dans les délais impartis, est essentielle pour les assistants virtuels car elle peut améliorer la relation de l'entreprise avec ses clients grâce à des résultats cohérents et fiables. Les assistants virtuels doivent mentionner plusieurs exemples de leurs compétences en matière de gestion du temps, notamment :

• La gestion des e-mails et du calendrier

• La recherche et la collecte d'informations

• Le traitement des appels téléphoniques et la prise de messages

• La saisie de données et la maintenance de bases de données

• La création et l'édition de documents

• La réservation et organisation de voyages

• La délégation de projets pour leurs équipes

Par exemple, ils peuvent évoquer une situation dans laquelle ils ont délégué des tâches à une équipe de service à la clientèle, ce qui les a aidés à améliorer l'expérience du client grâce aux réponses rapides de l'équipe.

Ils peuvent aussi mentionner qu'ils ont rationalisé leurs processus de travail dans une agence de marketing numérique à l'aide d'outils de gestion de projet, ce qui a facilité la gestion du temps dans l'ensemble de l'entreprise.

Intégrez un test de compétences en gestion de projet ou en gestion du temps dans votre processus de recrutement afin d'évaluer les compétences de vos candidats en matière de gestion du temps.

3. Pouvez-vous expliquer comment vous travaillez avec des collègues difficiles ?

Les réponses à cette question doivent être axées sur le professionnalisme et la poursuite de la collaboration avec ces collègues d'une manière qui convienne à toutes les parties. Voici d'autres méthodes que les assistants virtuels peuvent utiliser pour travailler avec des membres d'équipe difficiles :

• La communication. Maintenir des lignes de communication ouvertes, écouter activement et fournir un retour d'information clair si nécessaire.

• La résolution des conflits. Aborder rapidement tout conflit, encourager le dialogue et trouver des méthodes pour résoudre les problèmes.

• L'établissement de relations. Faire preuve d'empathie, comprendre les points de vue et trouver un terrain d'entente.

• Des attentes claires. Définir clairement les rôles, les responsabilités et les objectifs

Par exemple, si votre assistant virtuel a de l'expérience dans la résolution de conflits, il peut apaiser les tensions, encourager la communication et motiver les membres de l'équipe.

Pour évaluer les compétences de vos candidats en matière de résolution de conflits, utilisez notre test de compétences en résolution de problèmes et demandez-leur des exemples précis de situations où ils ont résolu des tensions dans leur entreprise.

4. Pouvez-vous expliquer comment vous répondez de manière proactive aux besoins de l'entreprise ?

Les candidats qui répondent à cette question doivent mentionner leur capacité à évaluer des besoins commerciaux mineurs sans faire appel à d'autres membres de l'entreprise. Le candidat doit être en mesure de montrer comment il peut identifier des besoins plus importants, tels que des préoccupations financières ou des mises à jour de systèmes, dont l'équipe élargie peut ensuite discuter.

Le travail autonome est une compétence précieuse pour un assistant virtuel, et les candidats qui montrent qu'ils en sont capables pourraient être bien placés pour ce poste.

5. Avez-vous des questions à me poser ?

Il est essentiel de permettre aux candidats de poser des questions afin d'améliorer leur expérience et de s'assurer que toutes les parties ne manquent aucune information.

Les questions les plus courantes posées par les candidats lorsqu'ils ont cette possibilité sont les suivantes :

• Quand puis-je espérer savoir si j'ai été retenu ?

• Y a-t-il d'autres aspects du poste que je devrais connaître ?

• Quels sont les avantages et les bénéfices offerts par le poste ?

Avec cette question, vous avez également la possibilité de vendre la réputation de votre entreprise en répondant par les valeurs positives, l'éthique de travail et les avantages que votre entreprise offre. Pour atteindre cet objectif, vous devez vous préparer minutieusement et fournir des réponses précises à leurs questions.

Quand devriez-vous utiliser ces questions d'entretien pour assistants virtuels ?

Le moment idéal pour utiliser ces questions d'entretien pour assistant virtuel est après avoir invité vos candidats à effectuer des tests de compétences.

Par exemple, vous pouvez évaluer vos candidats assistants virtuels sur leurs compétences en matière de gestion et d'administration de bases de données et tester leurs compétences en matière de messagerie électronique à l'aide de nos tests de compétences Outlook et Gmail. Ensuite, l'utilisation des questions d'entretien pour assistants virtuels présentées dans cet article peut vous aider à trouver le candidat idéal.

Cette méthode permet de réduire les délais d'embauche et de d'alléger le travail de sélection des CV. Elle garantit également une sélection objective des candidats, ce qui peut contribuer à la diversité et à l'inclusion dans votre équipe.

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TestGorilla s'engage à aider les entreprises dans leur processus de recrutement avec des évaluations concises qui permettent d'évaluer en profondeur les compétences des candidats.

Vous pouvez choisir parmi plusieurs sujets pour évaluer avec succès leur expertise et leur expérience. Vous pouvez ensuite examiner chaque résultat pour déterminer quels candidats sont aptes à passer un entretien.

Profitez de notre démonstration gratuite de 30 minutes pour découvrir les méthodologies basées sur les données qui, selon la science, aident les entreprises à trouver les candidats les plus qualifiés. Combinez cela avec nos questions d'entretien pour assistants virtuels et engagez un expert qui possède les caractéristiques et les valeurs nécessaires pour améliorer le rendement et la réputation de votre entreprise.