Améliorez votre processus d'intégration grâce à une checklist d'intégration

Saviez-vous que seulement 29 % des départements des ressources humaines offrent à leurs employés un soutien en matière de familiarisation culturelle après le processus de recrutement ? La plupart des professionnels des ressources humaines savent que leur travail n'est pas terminé une fois que le candidat a accepté le poste. Cependant, la mise en œuvre d'un processus d'intégration efficace peut s'avérer difficile. L'un des outils qui facilite les choses est la checklist d'intégration.

Source de l'image : HCI et Kronos

Qu'est-ce que l'onboarding et en quoi peut-il représenter un défi pour le personnel chargé du recrutement ?

Une fois que votre candidat a passé divers entretiens et tests de compétences et qu'il a été choisi pour le poste, il est temps de l'accueillir au sein de votre équipe. L'onboarding est un élément essentiel pour aider les employés à s'habituer à leur nouvel environnement de travail et à s'imprégner de la culture de votre entreprise. En plus de s'acclimater au travail lui-même, vos nouveaux employés se familiariseront avec leurs collègues et commenceront à se sentir plus à l'aise dans leur nouveau rôle.

Source de l'image : HCI et Kronos

Bien entendu, l'onboarding ne se limite pas à mettre vos employés à l'aise. Il permet d'augmenter le taux de rétention, les performances, la satisfaction des managers, l'engagement des employés et la productivité de votre équipe.

Cependant, le processus d'intégration n'est pas toujours simple. Le personnel chargé du recrutement est confronté à plusieurs défis lorsqu'il s'agit d'intégrer de nouveaux employés, notamment celui de s'assurer que la procédure d'intégration est adaptée au poste et qu'elle est menée à bien dans les délais.

Une checklist pour l'intégration est un excellent moyen de s'assurer que votre processus d'intégration est efficace et efficient.

Qu'est-ce qu'une checklist d'intégration ?

Une checklist pour l'intégration est un document qui décrit les principales étapes à suivre pour l'intégration des nouveaux employés. La checklist d'intégration varie d'une entreprise à l'autre et vous aurez probablement besoin de checklists spécifiques pour certaines fonctions.

Les avantages des checklists pour l'intégration des nouveaux employés

L'avantage le plus évident d'une checklist pour l'intégration des nouveaux employés est qu'elle uniformise le processus. Cette efficacité aura un impact positif sur les employés qui suivent le processus d'intégration dans votre entreprise. Des études montrent que 91 % des nouveaux employés qui suivent un processus d'onboarding efficace se sentent très connectés à leur lieu de travail.

Mais ce n'est pas le seul avantage de l'utilisation de checklists pour l'intégration.

Encourager une communication ouverte

Une checklist d'intégration présente l'opportunité pour l'employé de poser des questions. Cela encourage une communication ouverte, ce qui est essentiel pour le nouvel employé, car cela lui permet de clarifier toute ambiguïté concernant son nouveau rôle. Cela montre également votre volonté d'aider votre nouveau collaborateur dès le début.

Favoriser la familiarisation culturelle

Une checklist vous aidera à ne pas oublier de planifier toutes les présentations importantes que vous devez faire pour aider votre nouvel employé à se sentir à l'aise dans son équipe. Cela peut stimuler et promouvoir la culture de votre organisation, car vos employés actuels peuvent agir en tant qu'ambassadeurs de votre entreprise et soutenir ses réalisations.

Réduire les coûts de rotation du personnel

Les checklists d'intégration vous aident à réduire les coûts de rotation du personnel de deux manières. Tout d'abord, un processus d'onboarding efficace soutenu par une checklist vous permet d'éviter d'aliéner vos employés. Selon BambooHR, 59 % des nouveaux employés qui estiment ne pas avoir été immergés dans la culture de l'entreprise le sont en raison d'un mauvais processus d'onboarding.

Une intégration efficace des employés, soutenu par une checklist, permet également de s'assurer que vos candidats comprennent bien le rôle pour lequel ils ont été embauchés. Les données montrent qu'une intégration efficace multiplie par 14 les chances de clarifier le rôle de l'employé.

Réduire le stress

L'utilisation d'une checklist simplifie le processus d'intégration et contribue à réduire le stress du point de vue du personnel des ressources humaines et des nouveaux employés.

Avec une checklist, vous pourrez aider votre nouvel employé à s'acclimater en douceur et à apprendre ce que l'on attend de lui au fur et à mesure qu'il évolue dans son poste. Cette approche organisée et cette clarté accrue réduisent le stress et favorisent la productivité.

Vous n'aurez plus à vous demander si vous avez oublié quelque chose, car tout est là, sur votre liste.

Réduire les erreurs

Les checklists d'onboarding réduisent le risque d'oublier des activités cruciales d'intégration. Cela rend également le processus moins stressant pour les nouveaux employés, car ils peuvent être sûrs de recevoir les bons renseignements sans avoir l'impression d'être submergés par l'information.

Éviter les pertes de temps

Le processus d'onboarding doit être mené à bien en temps voulu, sans que le nouvel employé ait l'impression d'être bousculé par des informations vitales. Une checklist d'intégration peut vous aider à éviter de perdre du temps et à vous assurer que vous accordez à chaque partie du processus l'attention qu'elle mérite. Elle vous évite également de répéter des informations, car vous pouvez suivre la liste pour voir quels faits ou quelles étapes de l'intégration vous avez peut-être déjà abordés.

Établir la marque de votre organisation

Une checklist vous permet de décrire et de communiquer plus facilement la marque de votre organisation aux nouveaux employés. Comme pour la promotion de la culture de votre entreprise, vous pouvez programmer des présentations aux collègues de votre nouvel employé à l'aide d'une checklist. Vos employés actuels partageront alors avec votre nouvel employé des détails sur la marque de l'entreprise, ce qui l'aidera à en apprendre davantage sur l'entreprise.

Maintenir la cohérence

En plus de vous aider à inclure toutes les informations pertinentes au cours du processus d'intégration, les checklists garantissent la cohérence de l'expérience d'intégration pour chaque nouvel employé. En suivant le même plan d'intégration pour les nouveaux employés, vous pouvez vous assurer que chacun d'entre eux vivra une expérience exceptionnelle lorsqu'il commencera à travailler.

Restez flexible

Bien que vous prévoyiez des étapes similaires pour chaque nouvel employé et que votre processus d'intégration soit aussi cohérent que possible, vous devrez peut-être modifier votre checklist pour certaines fonctions. En incluant différentes étapes dans votre checklist d'onboarding, vous pouvez personnaliser votre processus d'accueil pour les nouveaux employés en fonction de leur rôle. Cela permet à votre nouvel employé de s'acclimater plus efficacement à sa nouvelle organisation.

Quels sont les facteurs fondamentaux à inclure dans une checklist d'onboarding ?

L'onboarding ne se limite pas à cocher des cases. Vous pourriez penser, par exemple, qu'une fois que vous avez atteint la fin de votre checklist, votre nouvel employé est complètement acclimaté et que votre travail est terminé. Bien que votre checklist puisse vous aider à mettre en place un processus d'intégration efficace, il existe d'autres facteurs importants à prendre en compte et à inclure dans la liste. Voici quelques-uns de ces facteurs :

• Une liste d'informations sur les rôles des collègues de votre nouvel employé. Vous pouvez vous y référer lorsque vous présentez les membres de votre équipe.

• Une liste des équipements et des caractéristiques de l'espace de travail pour aider votre nouvel employé à s'habituer à l'environnement dans lequel il travaillera.

• La checklist doit vous rappeler tous les formulaires et documents que le nouvel employé doit remplir.

• Elle doit également contenir des détails sur les principales politiques de l'entreprise et sur la culture de votre organisation.

Pourquoi il est essentiel de donner la priorité à la culture d'entreprise dans une checklist pour l'accueil des nouveaux arrivants ?

Il y a plusieurs raisons de donner la priorité à la culture de votre entreprise et de la mettre en avant dans votre checklist pour l'accueil des nouveaux arrivants. Étant donné que 86 % des nouveaux employés décident s'ils vont rester dans leur entreprise ou s'ils vont la quitter au cours des six premiers mois, il est important de leur donner une bonne idée de la culture de l'entreprise le plus tôt possible.

Votre checklist doit également donner la priorité à la culture d'entreprise, car elle vous permet d'établir les principes de base de la culture d'entreprise :

• elle vous donne l'occasion d'établir les normes et les politiques de l'entreprise

• Elle permet à votre employé de se faire une idée plus précise de la façon dont il s'intégrera dans votre entreprise, et

• cela peut être un facteur de motivation, car votre employé saura ce que l'on attend de lui.

Comme nous l'avons mentionné, vous pouvez présenter la culture de votre entreprise à vos employés par l'intermédiaire des membres de votre équipe. Vous pouvez également y parvenir en encourageant vos nouveaux employés, en répondant à leurs questions et en mettant en avant les réalisations positives de votre entreprise.

Exemple de checklist pour l'onboarding

Si vous êtes novice dans le domaine de l'intégration et que vous avez du mal à créer une checklist, jetez un coup d'œil à ce modèle de checklist en 12 étapes qui peut vous aider à rédiger la vôtre :

Étapes clés du processus d'onboarding

1. Demandez à votre nouvel employé de remplir les documents nécessaires, tels que les documents d'embauche essentiels.

2. Envoyez à votre nouvel employé une lettre d'offre qui précise l'intitulé du poste, les horaires de travail, la date d'entrée en fonction, la rémunération, les avantages offerts par l'entreprise et la date limite à laquelle le candidat doit répondre à l'offre d'emploi.

3. Demandez à votre nouvel employé de remplir les formulaires d'embauche requis, qui peuvent inclure un formulaire fiscal ou un document détaillant un accord d'assurance maladie.

4. Recueillez les données personnelles du nouvel embauché, y compris ses coordonnées bancaires et ses informations de contact.

5. Envoyez un e-mail de bienvenue à votre nouvel employé et un e-mail d'annonce à vos employés actuels.

6. Envoyez un e-mail de rappel au responsable du nouvel employé, l'informant qu'il doit organiser les tâches appropriées pour le nouvel employé.

7. Fournissez à votre service comptable et à votre personnel informatique les coordonnées de votre nouvel employé. Ils ajouteront alors le nouvel employé aux comptes de paie et aux comptes informatiques de l'entreprise.

8. Fournissez à votre nouvel employé les détails de l'onboarding dans un manuel de l'employé.

9. Donnez à votre nouvel employé une vue d'ensemble de l'entreprise, y compris des détails sur la structure de vos départements.

10. Établissez un programme pour la première semaine du nouvel employé.

11. Désignez à votre nouvel employé un mentor qui l'assistera dans ses tâches au cours des premiers mois.

12. Mettez en place des opportunités de formation et de développement de carrière pour votre nouvel employé.

Aidez vos nouveaux employés à prendre leur envol grâce aux checklists pour l'intégration des nouveaux employés

L'intégration peut représenter un défi potentiel pour le personnel des ressources humaines. Cependant, cela peut faire ou défaire une relation fructueuse avec vos nouveaux employés. L'utilisation d'une checklist d'intégration est essentielle si vous voulez que vos nouveaux employés s'épanouissent. N'oubliez pas de demander à vos employés actuels d'adhérer aux valeurs de votre organisation.

Avec l'aide d'une checklist d'intégration, votre nouvel employé sera rapidement immergé dans votre entreprise, se sentira comme chez lui et commencera à atteindre des objectifs essentiels.