Comment aider les employés à améliorer leurs compétences en gestion du temps ?

Plus concentrés, moins stressés et donc un travail de meilleure qualité : à l'échelle mondiale, les statistiques suggèrent généralement qu'une meilleure gestion du temps permet d'atteindre tous ces objectifs chez les employés. Malgré cela, c'est une compétence que la plupart des gens négligent, à la maison comme au travail.

Development Academy, l'un des principaux fournisseurs de cours de développement personnel au Royaume-Uni, a interrogé 500 employés de divers secteurs en 2021 pour mieux comprendre les systèmes de gestion du temps de chacun. Les résultats sont les suivants :

• 82 % des personnes n'ont pas de système de gestion du temps

• 12,5 % des personnes ne se sentent jamais en contrôle au travail

• Le système de gestion du temps le moins efficace est de "gérer comme ça vient"

• 28 % des personnes utilisant cette technique estiment que leur travail n'est jamais ou très rarement sous contrôle

• Seulement 20 % des personnes effectuent un audit mensuel de leur temps pour examiner la façon dont elles l'utilisent

Il y a des avantages évidents à avoir de bonnes compétences en gestion du temps ou un système d'organisation. Et pour certains postes, il sera vital d'embaucher des candidats qui ont déjà une excellente gestion du temps. Mais comment pouvez-vous aider les employés existants à améliorer la façon dont ils organisent leur temps ? Cet article de blog est là pour vous aider.

Pourquoi la gestion du temps est importante ?

Nous disposons tous d'un nombre limité d'heures dans une journée. Apprendre à mieux gérer son temps est essentiel pour optimiser celui dont on dispose. Tout le monde connaît les clichés liés au temps : Il est de l'argent, il est précieux. Mais nous recevons cette sagesse avec désinvolture et ne traitons pas souvent notre temps comme la ressource limitée qu'il est.

Des études montrent que, bien que la richesse ait augmenté dans le monde entier, en particulier en Occident, les gens ne se sentent pas riches en temps même si c’est le cas sur le plan matériel.

Sentiment de manque de temps

Des données représentatives de 2011 montrent que 70 % des Américains ayant un emploi ont déclaré avoir l'impression de ne jamais avoir assez de temps. En 2018, cette proportion est passée à 80 %.

La vérité est que nous n'accordons pas assez de valeur à notre temps, ce qui alimente les attentes de la société quant à celui que nous devrions consacrer à certaines choses. Les zones grises, où nous faisons glisser notre cerveau d'une tâche à l'autre, sont peu prises en compte, et les gens sont relativement insensibles à leurs propres petites pertes de temps, qui s'additionnent inévitablement.

Selon une série détaillée d'entretiens qualitatifs, même les PDG d’entreprises bien établies, qui ont le contrôle de leur emploi du temps, ne consacrent que 43 % de leur journée à des activités "directement liées à la poursuite de leur mission"

D'après une étude lancée par les professeurs Michael E. Porter et Nitin Nohria

Les recherches menées en 2020 concluent que le sentiment de manque de temps est dû à des facteurs répartis en trois catégories principales : sociétaux, organisationnels et psychologiques.

Les facteurs sociétaux du manque de temps comprennent l'accélération du rythme de vie et les normes de travail qui mettent l'accent sur l'hyperproductivité. Les emplois axés sur les tâches sont devenus plus complexes et plus compétitifs, et la société encourage une mentalité de travail qui assimile la loyauté et la productivité des employés à de longues heures de travail.

Les facteurs organisationnels du manque de temps, par lesquels les organisations peuvent amener leur propre personnel à se sentir à court de temps, sont centrés sur la fragmentation du temps des employés. Lorsque des réunions et des obligations sociales sont imposées, les performances s'en ressentent. Il faut donner aux gens le temps et la marge de manœuvre nécessaires pour qu'ils puissent passer d'une tâche à l'autre.

Les facteurs psychologiques du manque de temps se produisent parce que, par rapport à l'argent, les gens ont tendance à sous-évaluer fortement leur temps. Une étude réalisée en 2018 a révélé que seulement 48 % des personnes interrogées préféraient avoir plus de temps que d'argent. Cela était vrai même pour le groupe démographique le plus pauvre en temps : les parents qui travaillent à temps plein et dont les enfants vivent encore à la maison. Cela signifie que les gens sont moins sensibles aux pertes de temps qu'aux pertes d'argent.

Donc, si vous ou quelqu'un avec qui vous travaillez vous demandez pourquoi vous avez l'impression de ne jamais avoir assez de temps, sachez que vous n’êtes pas le seul. Cela ne signifie pas nécessairement que vous êtes mauvais dans la gestion de votre temps. À bien des égards, le monde, avec ses marchés mondiaux et ses économies fonctionnant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, est conçu pour nous donner cette impression.

Lutter contre le manque de temps

Une gestion efficace du temps ne se limite pas à avoir un bon emploi du temps et à s'y tenir. Elle nécessite un changement complet d'état d'esprit, qui aidera les individus et les organisations à valoriser davantage le temps.

La lutte contre les facteurs sociétaux est une tâche herculéenne. Comment lutter contre l'eau dans laquelle vous nagez ? Voici quelques conseils pour les employeurs et leurs employés :

• Tout d'abord, et c'est le plus important, reconnaissez que l'expérience du manque de temps diffère selon les groupes socio-économiques et démographiques. Les travailleurs à faibles revenus ont souvent des horaires de travail plus urgents et imprévisibles, là où les femmes investissent généralement plus de temps dans le travail domestique non rémunéré. De fait, l'inégalité de temps peut être considérée comme un indicateur central de l'inégalité des sexes aujourd'hui.

• Efforcez-vous de réduire l'inégalité de temps imposée par les structures sociales. Payez les gens de manière adéquate pour le temps qu'ils passent à vous rendre des services. Prenez l'habitude de montrer aux gens que vous appréciez le temps qu'ils vous consacrent et proposez de les soulager lorsque vous le pouvez.

• Opposez-vous activement aux normes sociales et à la mentalité du "toujours sur le qui-vive" qui suggère que le travailleur idéal est celui qui travaille de longues heures. Comprenez que le fait d'être occupé n'est pas nécessairement un signe de productivité ou de réussite.

Si vous travaillez au sein de la direction ou des ressources humaines d'une entreprise, vous avez la responsabilité d'aider à combattre les facteurs organisationnels qui sont à l'origine du manque de temps. Nous vous suggérons de prendre les mesures suivantes :

• Fragmentez le moins possible le temps des employés. La fragmentation du temps de travail entraîne une perte de contrôle sur le travail. Cela réduit la productivité et peut amener les employés à se sentir obligés d'effectuer plusieurs tâches à la fois.

• Évitez les conflits d'objectifs. Il peut être préjudiciable de confier aux salariés un trop grand nombre de tâches administratives qui ne sont pas essentielles à leur rôle principal. Bien sûr, ces tâches sont parfois nécessaires mais assurez-vous que votre équipe sait quelles sont les tâches secondaires afin de ne pas perturber les priorités.

• Méfiez-vous des récompenses et des promotions basées sur les heures de travail. Vos employés ne doivent pas avoir l'impression que travailler plus longtemps et plus tard est la seule façon d'impressionner et de progresser.

Nous devons à nous-mêmes et à notre bien-être de lutter contre les facteurs psychologiques du manque de temps. Voici ce que vous pouvez faire pour changer votre façon de voir le temps :

• N’oubliez pas la valeur de votre propre temps, une ressource limitée. Notre tendance à privilégier l'argent au détriment du temps peut être préjudiciable. Il est donc important de vous rappeler que vous devez dépenser votre temps aussi judicieusement que votre argent.

• Quantifiez correctement votre propre charge de temps. Les recherches montrent que plus le coût du temps est faible, plus nous risquons d'y être insensibles. Perdre 30 minutes peut sembler peu, mais le temps s'accumule, alors essayez d'être plus sensible à ces petites pertes.

• Planifiez bien votre temps. Une gestion efficace de votre temps et l'absence de procrastination peuvent vous aider à libérer du temps dont vous n'aviez même pas conscience (voir ci-dessous).

Comment la gestion du temps peut-elle vous aider ?

Une gestion efficace du temps peut grandement contribuer à atténuer le sentiment d'être à court de temps. Elle peut vous aider à faire plus en moins de temps et à réduire l'envie de remettre les tâches à plus tard.

Il faut de la discipline et de l'engagement pour commencer à bien organiser son temps, en particulier lorsque vous travaillez à domicile.

Il est probable que vous trouverez la gestion du temps et des tâches beaucoup plus facile à mettre en œuvre si vous bénéficiez de l'aide et du soutien de votre responsable ou de votre employeur au travail.

Comment la direction et les employeurs peuvent aider les employés à organiser leur temps

Il est important que les employeurs respectent et valorisent le temps de leur effectif afin de lutter contre les moteurs sociétaux du manque de temps et la tendance que nous avons à sous-évaluer notre temps. Les employés ont tous des priorités différentes en dehors du travail.

Ceci étant dit, il y a du travail à faire et des objectifs à atteindre, le tout dans un délai imparti. Il existe des mesures que vous pouvez prendre pour embaucher des personnes avec une excellente gestion du temps, mais prendre des mesures pour encourager, renforcer et vérifier les compétences de gestion du temps au travail est l'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour vos employés actuels et votre entreprise.

Temps du manager vs Temps du créateur

Selon l'auteur et entrepreneur américain Paul Graham, il existe deux types d'emploi du temps: l'emploi du temps du manager et l'emploi du temps du créateur.

L'emploi du temps du manager est divisé en intervalles d'une heure et consiste principalement à rencontrer des gens. Plusieurs heures peuvent être bloquées pour certaines tâches si nécessaire, mais en général, vous changez ce que vous faites au moins heure par heure.

En revanche, l'emploi du temps du créateur est généralement divisé en unités d'au moins une demi-journée. Cet emploi du temps est courant chez les écrivains, les programmeurs et les ingénieurs - en d'autres termes, les personnes qui fabriquent des objets. Une seule réunion peut diviser un après-midi en deux, fragmentant le temps du créateur en morceaux trop petits pour qu'il puisse entamer une nouvelle tâche.

Chaque type d'emploi du temps fonctionne bien en soi. Les problèmes surgissent lorsqu'ils se rencontrent. Étant donné que la plupart des personnes qui pèsent ont un emploi du temps de manager, elles sont en mesure de faire résonner tout le monde à leur fréquence si elles le souhaitent. Les plus intelligents se retiennent cependant car ils savent que certaines personnes travaillant pour eux ont besoin de longues périodes de temps pour travailler.

Paul Graham

Cette idée est renforcée par le fait qu'éviter de fragmenter le temps d'un employé est un bon moyen d'atténuer le sentiment de manque de temps. Ainsi, le fait d'être conscient que certaines personnes travailleront probablement selon l'horaire d'un créateur pourrait être utile à vos employés.

4 mesures pour aider les employés à gérer leur temps

Voici quatre mesures que vous devriez prendre en tant que manager ou employeur pour garantir l'efficacité de vos employés.

1. Ayez des attentes claires. Tout le monde gagnera du temps si les employés n'ont pas besoin de demander des éclaircissements sur leurs tâches.

2. Fournissez un calendrier. Soyez explicite quant à la date à laquelle les choses doivent être faites. Si des tâches sont régulièrement accomplies en retard, vérifiez. Il se peut que les gens ne gèrent pas bien leur temps ou que les attentes soient trop élevées.

3. Demandez aux membres de l'équipe comment ils travaillent le mieux. Faites-leur confiance et permettez-leur de travailler d'une manière qui leur convient. Si cela produit des résultats contre-productifs, aidez-les à mettre en œuvre certaines des stratégies de gestion du temps ci-dessous.

4. Demandez un retour d'information. Les employés peuvent signaler des obstacles organisationnels à leurs propres compétences en matière de gestion du temps qui passent inaperçus en tant que manager.

7 stratégies de gestion du temps à utiliser au travail

En matière d'organisation personnelle, tout le monde est différent. Au final, il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon d'organiser son temps. Voici toutefois sept stratégies qui se sont avérées utiles pour améliorer l'efficacité et la productivité, que vous travailliez au bureau ou à la maison.

Travaillez au jour le jour

Commencer chaque journée par une liste de choses à faire vous permet de savoir ce que vous devez faire dès que vous vous asseyez à votre bureau. En prenant les choses au jour le jour, vous divisez les objectifs plus vastes que vous et votre équipe vous efforcez d'atteindre en petits morceaux gérables.

Fixez et révisez vos objectifs

Dressez vos listes de tâches quotidiennes sur papier ou sur tout autre support numérique que vous avez l'habitude d'utiliser. Tenez-vous en à votre plan et engagez-vous à faire une chose à la fois, afin d'éviter de fragmenter davantage votre propre temps. N'oubliez pas que si vous êtes un créateur, vous devrez peut-être consacrer un après-midi entier ou plus à une tâche donnée.

Il est également important de revoir ces objectifs et tâches. Si vous n'arrivez pas à faire tout ce que vous vous êtes fixé ou si les tâches prennent plus de temps que prévu, il y a de fortes chances que vous ayez eu les yeux plus gros que le ventre. Révisez et ajustez vos objectifs. Si votre assiette est vide à la fin de la journée, vous pourrez plus facilement vous détendre hors du travail.

Établissez des priorités et communiquez

Il est inévitable que les tâches débordent parfois, même si vous ajustez vos objectifs quotidiens et hebdomadaires au fur et à mesure que vous apprenez à connaître votre propre productivité. Une hiérarchisation efficace permet de s'assurer que les choses les plus urgentes sont réglées en premier.

Si vous devez remettre certaines choses à plus tard, il vaut mieux que ce soit des tâches administratives subalternes plutôt que des tâches qui constituent des étapes importantes pour le respect de délais importants. Vous perdrez moins le sommeil à cause de quelques réponses tardives à des e-mails qu'à cause d'un rapport en retard. Si des personnes attendent une réponse de votre part, communiquez. Faites-leur savoir que vous êtes occupé et revenez vers elles une fois que vos priorités ont été prises en compte.

Évitez le multitâche

Même si vous pensez être doué pour le multitâche, vous n’êtes probablement pas aussi bon que vous ne le pensez. Seuls 2 % environ de la population sont des multitâches efficaces et les changements fréquents de tâches réduisent en réalité la productivité parce que notre cerveau a besoin de temps pour se recentrer après chaque changement.

Les psychologues appellent cela le "coût de changement de tâche". Ce coût mental signifie que le fait d'essayer de faire plusieurs choses à la fois nuit à la productivité et entrave la gestion du temps. Cela peut réduire vos performances et vous rendre plus enclin à commettre des erreurs. Si vous avez tendance à travailler en mangeant votre déjeuner, ne le faites pas : Concentrez-vous sur une seule chose à la fois pour terminer vos tâches plus rapidement et avec plus de précision.

Éliminez les distractions

Le monde moderne tel qu'il est est est un endroit extrêmement stimulant ; des choses nouvelles ou intéressantes auxquelles nous pourrions accorder notre attention se trouvent à chaque coin de rue. Pendant que vous consacrez votre temps à une seule tâche, essayez d'éliminer toutes les distractions, par exemple en désactivant vos notifications pendant une heure ou en verrouillant votre téléphone.

Le type et le volume des distractions varient en fonction de votre travail et de l'endroit où vous travaillez. Avec la multiplication des applications qui vous aident à bloquer les distractions afin de vous concentrer, il est généralement admis que l'élimination des distractions augmente la productivité et aide à prévenir la procrastination, mère de toutes les pertes de temps.

L'un des moyens de renforcer notre volonté et notre concentration consiste à gérer nos distractions au lieu de les laisser nous gérer

Dr. Daniel Goleman

Bloquez du temps pour vous concentrer en profondeur

Nous avons déjà abordé la façon dont le temps fragmenté peut aggraver le sentiment de manque de temps et interrompre le flux de travail, ce qui nuit à la productivité. Un moyen d'éviter cela, surtout si vous avez un emploi du temps de création, est de bloquer du temps dans votre calendrier de travail pour vous concentrer en profondeur.

En restant respectueux de vos besoins et de vos limites, les gens éviteront de vous contacter à moins qu'ils n'aient vraiment besoin de vous, et vous pourrez consacrer ce temps à la tâche en cours. Soyez têtu quant à ces limites lorsque c'est nécessaire. Si vous êtes fréquemment contacté pour des questions et que vous avez du mal à dire non, allez plus loin et informez vos coéquipiers du temps que vous bloquez.

Utilisez un minuteur

Le fait de régler un minuteur peut vous aider à vous consacrer à une tâche spécifique pendant un certain temps. C'est un excellent moyen de se concentrer et d'interrompre la journée. Prévoyez des pauses café bien méritées entre les deux.

L'utilisation d'un minuteur peut également vous donner un sentiment d'accomplissement. Arriver à la fin du temps imparti en ayant fait ce que vous aviez prévu de faire, sans vous laisser distraire, est gratifiant et peut vous motiver à passer rapidement à la chose suivante. Cela contribue également à réduire les coûts liés au changement de tâche dont nous parlions précédemment : si vous anticipez un changement, vous redoublerez d'efforts pour accomplir la tâche en cours dans le temps imparti.

Gestion du temps et travail à domicile

Selon une étude de l'université de Stanford, 42 % de la main-d'œuvre américaine travaille aujourd'hui à domicile à temps plein, ce qui représente plus des deux tiers de l'activité économique du pays. Le travail à domicile offre tout plein d’occasions de procrastiner et, pour certains, une approche différente de la gestion du temps est nécessaire.

En termes de gestion du temps, les principaux défis liés au travail à distance sont de rester motivé, gérer les distractions à la maison, et ne pas pouvoir se déconnecter du travail à la fin de la journée. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils sur la manière de gérer chacun de ces aspects.

Rester motivé

Au bureau, vous êtes entouré d'autres personnes qui se trouvent également dans cet espace pour travailler. Que vous vous en rendiez compte ou non, c'est un facteur de motivation important que le travail à domicile supprime. Sans interaction en face à face avec les coéquipiers et sans la bulle de protection que procure le bureau, la motivation baisse et la gestion du temps s'effondre. Pour remonter la pente :

• Créez une routine, mais n'ayez pas peur d'expérimenter avec votre emploi du temps. Chaque personne est différente et la flexibilité est le principal avantage du travail à domicile. Le changement peut être une source d'inspiration. Si vous en êtes capable, vous pouvez l'utiliser pour vous remettre en question. Vous pourriez apprendre beaucoup de choses sur votre façon de travailler.

• Prenez les choses au jour le jour, et lorsque vous accomplissez quelque chose, récompensez-vous, même s'il ne s'agit que d'une petite tâche. Ces récompenses sont de bons facteurs de motivation et vous pouvez les couples à votre bien-être.

Gérer les distractions

S'il vous est déjà arrivé d'être assis à votre bureau lorsqu'une envie intense de nettoyer la cuisine vous envahit, vous n'êtes pas le seul. Comme nous l'avons vu plus haut, les distractions constituent une menace importante pour une gestion efficace du temps. Voici quelques conseils pour gérer les distractions que vous n'avez jamais eu à affronter au bureau :

• Asseyez-vous pour travailler dans un espace propre, ordonné et calme. Moins il y a d'objets autour de vous, moins vous aurez envie de les déplacer, de les ranger ou de les manipuler. Utilisez des minuteries, créez une routine et respectez-la.

• Si vous vivez avec des membres de votre famille ou des colocataires qui sont présents pendant la journée ou qui travaillent également à la maison, demandez-leur de ne pas vous interrompre. Investissez peut-être dans un casque anti-bruit.

Se déconnecter du travail

Le travail à domicile brouille les frontières entre les obligations professionnelles et la vie privée. Les deux se déroulant dans le même espace, il peut être difficile de se déconnecter et de se détendre. Une bonne gestion du temps consiste à s'assurer que vous organisez efficacement vos temps libres :

• Créez un espace de travail à votre domicile. De cette façon, vous pouvez maintenir une certaine forme de frontière physique entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Les vêtements que vous portez influencent également cette division dans votre esprit, donc, même si c'est tentant, essayez de ne pas vous asseoir et travailler en pyjama.

• Si vous utilisez un portable ou un ordinateur personnel pour travailler, fermez tous vos onglets de travail à la fin de la journée de travail. En supprimant ces repères visuels de travail, il vous sera plus facile de pointer mentalement et vous éviterez que les onglets de travail ne tournent en boucle dans votre esprit.

Utilisez des évaluations de gestion du temps

Bien que vous puissiez utiliser tout ce contenu pour aider vos employés actuels à améliorer leurs compétences en gestion du temps, tester la gestion du temps au début de l'entonnoir de recrutement est la meilleure solution pour vos futurs employés.

Le test Gestion du temps de TestGorilla évalue les candidats à l'aide de questions de jugement situationnel. Les résultats détermineront leur capacité à prioriser, planifier, exécuter, réfléchir, et communiquer pour bien gérer leur temps dans un environnement professionnel.

Choisissez un plan qui vous convient et testez la gestion du temps des candidats pour commencer votre voyage vers un recrutement efficace et effectif basé sur les compétences.