Comment évaluer les compétences d'un assistant administratif

Les assistants administratifs soutiennent la gestion des tâches et la croissance de votre entreprise en classant et préparant les documents pour les réunions, en gérant les calendriers de leurs superviseurs et en répondant aux appels téléphoniques. Ces personnes doivent faire preuve d'une attitude professionnelle et de compétences spécifiques pour s'acquitter de tâches complexes. Dans cette optique, comment pouvez-vous déterminer quels candidats sont les mieux adaptés et les plus qualifiés pour votre poste ?

Tout commence par la connaissance des compétences clés à prendre en considération et la manière de les évaluer. Lisez cet article pour découvrir les compétences à prendre en compte à l'embauche, ainsi que les tests qui y sont associés, comme notre test Assistant Administratif.

Qu'est-ce qu'une évaluation des compétences d'un assistant administratif ?

Une évaluation des compétences est un ensemble de tests de compétences humaines, techniques et spécifiques à une fonction (tels que les tests administratifs) que vous pouvez utiliser pour évaluer les assistants administratifs pour votre poste vacant. Il n'est pas toujours facile de recruter les candidats les plus compétents, ni de comparer les meilleurs candidats si leurs compétences sont similaires. Des erreurs peuvent conduire à l'embauche de la mauvaise personne.

En utilisant une évaluation qui peut être personnalisée avec des tests spécifiques à un rôle, vous pouvez effectuer une comparaison rapide côte à côte de votre vivier de candidats et sélectionner objectivement une liste restreinte de candidats pour votre poste. Vous pouvez ensuite les inviter à un entretien vidéo et vérifier leurs références.

Votre évaluation vous permettra de savoir si votre talent peut :

• Résoudre des problèmes administratifs pour l'entreprise et l'équipe

• Faire attention aux petits détails dans les documents

• Rester organisé lors de la manipulation de documents et de dossiers

• Gérer la paperasse et respecter les délais

• Communiquer efficacement avec les équipes et les parties prenantes

Si vous préférez une méthode d'évaluation plus approfondie, vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires à votre évaluation, comme le téléchargement de questions et de tests personnalisés qui permettent d'approfondir les compétences de votre candidat.

Par exemple, si vous recherchez quelqu'un pour recopier des documents pour votre entreprise, vous voudrez peut-être trouver des candidats ayant une bonne vitesse de frappe. Vous pouvez utiliser notre test Vitesse de frappe (minuscules uniquement) pour évaluer cette compétence. Ce test vous permettra d'en savoir plus sur la vitesse de frappe de vos candidats, exprimée en mots par minute, et sur leur capacité à taper des mots générés aléatoirement en minuscules et séparés par des espaces.

Vous pouvez également utiliser nos tests pour les candidats au poste d'assistant administratif. Il s'agit d'un test spécifique à un rôle qui couvre des compétences et des caractéristiques spécifiques importantes pour les assistants administratifs, telles que la gestion du temps et l’attention aux détails. Pour en savoir plus sur ce test très prisé, ayez un aperçu des questions ou visitez notre bibliothèque de tests .

Pourquoi les compétences d'un assistant administratif sont-elles importantes ?

Qu'il s'agisse d'une petite entreprise ou d'une société en pleine expansion, l'intégration d'un nouvel employé doté de compétences humaines, telles que la communication, et de compétences administratives, telles que la maîtrise de l'informatique, peut aider votre entreprise à bien des égards. Voici trois exemples :

1. la gestion du temps est plus efficace

Les candidats dotés de compétences administratives veillent à ce que l'entreprise hiérarchise les bonnes tâches et respecte les délais. Les talents les plus professionnels sauront :

• Décomposer les tâches en plusieurs étapes plus petites

• Fixer des objectifs et définir ce qu'ils doivent accomplir

• Compléter le blocage du temps

• Déléguer des tâches pour libérer du temps

Un nouvel employé possédant ces compétences permet à votre organisation de gérer efficacement le temps, d'améliorer les relations de votre entreprise avec les clients et d'améliorer la gestion des tâches de votre équipe.

Par exemple, votre entreprise peut avoir besoin de mettre en place un programme de formation à l'échelle de l'entreprise, ce qui nécessite de coordonner les formateurs, de planifier les formations et de réserver les lieux. Les nouvelles recrues peuvent utiliser des techniques de blocage du temps et des compétences en matière de délégation pour s'attribuer un temps spécifique pour accomplir ces tâches.

2. La tenue des dossiers est plus rationnelle

Le nouvel employé possédant des compétences administratives avancées peut contribuer à une tenue précise des dossiers, en commettant moins d'erreurs lors de la tenue correcte de ces derniers. Cette approche efficace permet à votre entreprise d'éviter les conséquences juridiques liées à la sécurité des données et au règlement général sur la protection des données .

Bien que les cadres supérieurs de votre entreprise puissent accomplir certaines de ces tâches, confier la tenue des registres à un nouveau professionnel de l'administration possédant des compétences spécifiques en la matière permet à votre entreprise d'être toujours prête pour l'audit. Ils peuvent s'y préparer de manière plus approfondie car ils ont plus d'expérience et peuvent être plus impliqués dans ce processus au quotidien.

Avec l'aide d'assistants administratifs professionnels, vos cadres supérieurs peuvent également accéder facilement aux documents dont ils ont besoin, sans avoir à chercher dans des centaines de fichiers numériques. Cela permet à votre entreprise de gagner du temps, d'éviter d'accéder aux mauvais dossiers et de respecter les délais.

3. La communication est meilleure

Les assistants administratifs contribuent à une communication fluide au sein de votre entreprise et avec les clients. Le bon candidat peut partager des informations sur l'entreprise avec les parties prenantes et les membres de l'équipe. Si vous trouvez un assistant administratif compétent, peu importe le nombre de parties prenantes ou d'équipes de votre entreprise. La communication est plus facile et tout le monde dispose des informations correctes.

Par exemple, pour mener à bien les tâches de coordination des réunions d'équipe, votre assistant administratif doit communiquer oralement et par écrit. Il peut envoyer des invitations aux équipes, rédiger l'ordre du jour de la réunion ou discuter avec les personnes concernées de toute modification du programme de la réunion.

Si vos candidats ont une excellente communication orale et écrite, ils peuvent également aider l'équipe de votre entreprise à résumer leurs messages relatifs à la réunion et à clarifier les actions que l'équipe doit entreprendre. Le résultat est une réunion réussie à laquelle tous les membres de l'équipe assistent, grâce à une communication exceptionnelle.

Quelles sont les compétences et les caractéristiques importantes pour les assistants administratifs ?

En recherchant des talents dotés de compétences spécifiques, tant matérielles que non matérielles, vous vous assurez qu'ils sont dotés de capacités qui les aideront à être performants. Tenez compte des compétences suivantes lorsque vous évaluez l'adéquation de votre candidat à votre poste :

Écoute active

Les candidats qui possèdent une écoute active peuvent comprendre et traiter les problèmes de l'entreprise liés à la formation et à l'amélioration des compétences. Par exemple, si votre entreprise doit organiser des activités de renforcement de l'esprit d'équipe et que certains membres de l'équipe ne peuvent pas y participer, votre nouvel employé peut utiliser ses compétences d'écoute active pour :

• Comprendre pourquoi les membres de l'équipe ne peuvent pas y participer

• Écouter les conseils des autres membres de l'équipe pour reprogrammer l'événement

• Identifier les points clés et poser des questions de suivi pertinentes

Ces compétences aident également les candidats à répondre de manière appropriée aux parties prenantes, aux clients et aux collègues. Par exemple, si un cadre supérieur souhaite modifier une politique de l'entreprise, votre candidat peut utiliser ses compétences d'écoute active pour comprendre la raison du changement. Il peut ensuite utiliser ces informations pour expliquer les raisons du changement aux autres membres de l'équipe.

Attention aux détails

Les candidats doivent faire preuve d'un grand souci du détail pour traiter divers documents, tels que des rapports, des contrats et de la correspondance avec les clients. Grâce à cette compétence, les candidats peuvent :

• utiliser le suivi du contrôle des versions pour repérer les changements dans les documents

• mettre à jour les noms de fichiers avec précision, sans faire d'erreurs

Le principal résultat de ces actions est que tous les membres de l'équipe ont accès à la version la plus récente des documents sans être déroutés par des versions multiples.

Les candidats doivent également être attentifs aux détails lors de la relecture des documents afin de détecter les erreurs et de vérifier la grammaire, le formatage et l'orthographe pour atténuer les fautes. Ce souci du détail permet aux clients et aux équipes de votre entreprise de recevoir des informations et des documents toujours corrects.

Selon CNBC, le souci du détail est la septième compétence la plus importante pour les employeurs, ce qui montre que cette compétence est recherchée dans de nombreux rôles, y compris dans l'administration.

Compétences technologiques

Les assistants administratifs doivent posséder des compétences techniques, telles que la connaissance des logiciels Microsoft Office, des feuilles de calcul, des plates-formes de messagerie électronique et des traitements de texte. Les compétences technologiques suggèrent qu'ils peuvent utiliser des raccourcis clavier, travailler avec des bases de données et gérer des calendriers numériques.

Par exemple, s'ils doivent envoyer des e-mails de format similaire à différents clients, ils peuvent configurer un modèle pour une communication cohérente. Les compétences technologiques garantissent que les candidats peuvent :

• Automatiser les tâches répétitives

• Partager plus rapidement des informations précieuses avec les équipes

• Dépanner les erreurs de base comme la mise à jour d'un logiciel

Les candidats ayant des compétences technologiques peuvent également rationaliser leur travail en utilisant différents systèmes d'exploitation tels que macOS et Windows. Par exemple, avec des connaissances en gestion de fichiers et de l'expérience dans l'utilisation des fonctions de macOS, la gestion des documents est plus facile et plus rapide, de sorte que votre équipe peut recevoir les documents plus tôt pour terminer son travail.

Tests de compétences et de personnalité pour évaluer les assistants administratifs

Inclure des tests de personnalité et de compétences dans votre stratégie de recrutement est le moyen le plus rapide d'évaluer les compétences et les aptitudes de vos candidats pour le poste. Vous découvrirez également des talents capables d'utiliser la technologie et d'éviter les erreurs.

Pensez à inclure les tests recommandés suivants dans votre évaluation :

Compétences en communication

Notre test Communication évalue diverses compétences, notamment l'écoute active et la communication verbale. Les candidats qui obtiennent d'excellents résultats à ce test peuvent comprendre les mises à jour essentielles de l'entreprise et les partager avec les clients et les équipes.

Le test évalue également si les candidats peuvent résumer les messages qu'ils reçoivent de la part de la direction et communiquer en utilisant l'étiquette professionnelle. Utilisez ce test gratuit pour évaluer si vos candidats sont d'excellents communicateurs.

Attention aux détails

Le test Attention aux détails évalue la capacité de vos candidats à se concentrer sur des détails textuels et à utiliser des compétences analytiques pour des tâches administratives. Si les candidats obtiennent de bons résultats à ce test, ils peuvent vérifier si l'information contenue dans un document est claire et filtrer et modifier l'information en conséquence pour en garantir l'exactitude.

Notre test évalue également la capacité des candidats à comparer des énoncés et à repérer les différences. Utilisez ce test gratuit dans votre processus d'embauche pour vérifier si votre candidat est méticuleux et peut remarquer de petites erreurs.

MacOS

Le test MacOS évalue les compétences de votre candidat avec le système d'exploitation d'Apple, macOS. Les candidats qui obtiennent un pourcentage élevé à ce test ont une bonne connaissance des préférences système, une bonne maîtrise de la technologie et des compétences en matière de gestion des dossiers.

Ce test évalue également la capacité de votre candidat à utiliser les fonctions de base de macOS ; envisagez donc ce test si votre entreprise a besoin d'un candidat compétent en matière de Mac.

Microsoft Windows

Ce test Microsoft Windows évalue les connaissances de votre candidat sur le système d'exploitation Windows. Ceux qui réussissent ce test et se classent bien peuvent comprendre comment utiliser Windows dans leur rôle d'administrateur.

Le test évalue si vos candidats savent utiliser l'explorateur de fichiers de Windows pour manipuler des fichiers. Il évalue également la connaissance de la terminologie Windows de votre candidat et s'il peut utiliser les fonctions de base de ce logiciel.

FAQ sur l'évaluation des compétences des assistants administratifs

Vous trouverez ci-dessous quelques FAQ sur l'utilisation des évaluations des compétences pour trouver votre prochain employé. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont nos évaluations peuvent être intégrées à votre processus d'embauche, continuez à lire.

Qu'est-ce qui est demandé dans une évaluation ?

Avec TestGorilla, une évaluation des compétences peut comprendre jusqu'à cinq tests. Les tests que vous sélectionnez, par exemple, peuvent évaluer l'attention aux détails, l'organisation, la résolution de problèmes et les compétences en communication. Nos tests comportent des questions de mise en situation et demandent aux candidats de choisir les actions appropriées dans des scénarios professionnels réels, afin d'évaluer si votre candidat est parfaitement préparé à accomplir les tâches d'un poste administratif.

Quelles questions dois-je poser lors du recrutement d'un assistant administratif ?

Vous pouvez poser de nombreuses questions relatives aux compétences et à l'emploi dans les questions personnalisées de votre évaluation lorsque vous recrutez un candidat pour votre poste d'assistant administratif. Voici quelques questions que vous pourriez poser :

• Quelles sont vos compétences les plus fortes ?

• Combien d'années d'expérience en administration avez-vous ?

• Comment gérez-vous les tâches multiples ?

• Parlez-moi d'une fois où vous avez dû faire face à un client difficile.

• Utilisez-vous des outils pour vous aider à gérer votre temps ?

Quelles sont les meilleures compétences humaines pour un assistant administratif ?

Plusieurs compétences humaines sont idéales pour un assistant administratif, notamment le fait d'être organisé, empathique et digne de confiance, avec de bonnes capacités de gestion de projet. Un bilan de compétences comprenant des tests de compétences humaines est idéal pour les évaluer.

Par exemple, vous pouvez utiliser un test de gestion de projet pour évaluer les compétences intégrales liées aux capacités de gestion de projet de votre candidat.

Comment TestGorilla peut vous aider à trouver des assistants administratifs compétents

La plateforme d'évaluation des compétences de TestGorilla est une méthode d'embauche pratique, facile et impartiale qui vous aidera à embaucher les meilleurs candidats, les plus compétents. Découvrez comment TestGorilla peut améliorer votre processus d'embauche :

Diminuer les délais d'embauche

TestGorilla est une plateforme d’évaluation de compétences de premier plan qui améliore les délais d'embauche. Nous avons aidé de nombreuses entreprises à embaucher plus rapidement en facilitant la comparaison des candidats.

Lorsque vous demandez aux candidats de passer votre évaluation, vous recevez un rapport détaillé qui montre leurs performances et leurs niveaux de compétences sous forme de pourcentage. Avec les pourcentages de tous vos candidats, vous pouvez rapidement voir qui possède les compétences les plus adaptées à votre fonction. Cela réduit votre temps de recrutement et vous permet de vous concentrer sur d'autres tâches.

Réduire les décisions d'embauche biaisées

Nous réduisons les décisions d'embauche biaisées en fournissant une plateforme d'évaluation objective des compétences. Avec TestGorilla, vous n'avez pas besoin de deviner si vos candidats ont les compétences dont vous avez besoin. Il vous suffit de vérifier les pourcentages et les étoiles pour déterminer si le candidat correspond à vos attentes.

L'avantage d'une embauche sans préjugés est que vous trouverez des candidats avec d'excellentes compétences au lieu d'embaucher sur une simple intuition. Vous minimiserez les risques d'embaucher le mauvais candidat et pourrez vous concentrer sur les talents les plus compétents tout au long du processus d'embauche.

Augmenter le taux de rétention des nouveaux employés

Avec TestGorilla, vous pouvez embaucher des candidats avec la bonne combinaison de compétences spécifiques à leur rôle qui contribueront à leur succès. Les employés qui ont le sentiment de bien travailler et de progresser dans leur rôle sont plus susceptibles de travailler de manière productive, contribuant ainsi à un environnement de travail positif.

Utilisez TestGorilla pour augmenter votre taux de rétention des nouveaux employés et maintenir le moral de votre entreprise .

Comment utiliser TestGorilla dans votre processus d'embauche

Êtes-vous impatient d'utiliser TestGorilla pour trouver les nouvelles recrues idéales pour votre entreprise ? Suivez les étapes de cette section pour embaucher un professionnel à l'aide de nos tests de compétences :

1. Choisissez un nom qui se démarque pour l'évaluation

Commencez par choisir un nom distinct pour l'évaluation, qui peut inclure la fonction et le lieu de travail. Le choix d'un nom unique vous permet de garder une trace des évaluations que vous créez.

2. Consultez la bibliothèque et choisissez vos tests

Visitez notre bibliothèque de tests et tapez la fonction pour laquelle vous recrutez afin de trouver des tests élaborés par des experts. Sélectionnez jusqu'à cinq tests pour votre évaluation.

3. Incluez des questions personnalisées pour en savoir plus sur la personnalité de votre candidat

Découvrez la gamme de questions personnalisées disponibles avec TestGorilla, y compris les questions de rédaction, les questions vidéo et les questions à télécharger. Vous pouvez inclure jusqu'à 20 questions personnalisées dans votre évaluation.

4. Invitez les candidats à passer votre évaluation

Envoyez une invitation par e-mail, via votre système de suivi des candidats ou directement sur TestGorilla pour demander aux candidats de passer votre évaluation. Vous pouvez envoyer plusieurs invitations en même temps si vous avez plusieurs candidats à évaluer.

5. Contrôlez les résultats de l'évaluation

Examinez la vidéo et les réponses des candidats pour déterminer quels candidats correspondent le mieux à votre poste. Consultez les scores classés et vérifiez les statistiques pour comparer et créer une liste restreinte de candidats à inviter à un entretien .

Embauchez des assistants administratifs professionnels avec TestGorilla

Embaucher un assistant administratif dont les compétences correspondent à votre fonction se fait en quelques étapes avec TestGorilla. Votre processus d'embauche n'a pas besoin d'inclure une sélection par téléphone ou par CV. Vous pouvez utiliser des tests comme notre test Assistant administratif pour vérifier quels candidats ont les meilleures compétences pour le poste.

Des entreprises telles que Revolut et H&M utilisent nos évaluations pour trouver des professionnels compétents. La vôtre sera-t-elle la prochaine ?

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