Comment mener un entretien : guide étape par étape

Si vous avez déjà vu un grand interviewer à l’action, cela peut sembler plus simple qu’il n’en paraît. Ne vous laissez pas convaincre par cette idée reçue. Il peut s’avérer très difficile de poser les bonnes questions de la bonne manière afin d’obtenir les réponses nécessaires pour évaluer un candidat. Ce guide vous accompagne pour vous préparer au mieux.

Comment préparer un entretien

Un excellent entretien est à moitié défini par ce qui se produit avant. Voici les 7 mesures à suivre pour vous préparer.

1. Définissez les exigences du poste et rédigez une description claire

Cela peut sembler évident, mais ne négligez pas les nuances. Vous devriez avoir fait attention à cet aspect avant de publier la description de l’emploi. Si vous êtes arrivé à ce stade sans avoir rédigé une excellente description du poste à pourvoir, alors il est temps de répondre à certaines questions importantes, comme les suivantes :

• Quelles qualités recherchez-vous chez un candidat ?

• Quelles compétences techniques ou générales possèdent les autres employés performants de votre entreprise ?

• Quels sont les écarts actuels au sein de votre équipe ?

• Qu’est-ce qui est rédhibitoire pour vous ?

Plus vous pouvez définir explicitement le rôle et les qualités que vous recherchez chez un candidat, plus vous saurez quelles questions lui poser lors de l’entretien.

2. Préparez à l’avance des questions spécifiques pour le poste

Il est courant de se laisser emporter par une conversation au cours d’un entretien. C’est justement pour cette raison qu’il est intéressant de préparer à l’avance des questions à poser pour veiller à ne rien oublier.

La plupart des entreprises proposent un ensemble de questions de base à poser à chaque candidat, puis des questions spécifiques à chaque poste. Poser les mêmes questions de base à chaque candidat vous permet de les comparer plus directement.

Pour veiller à obtenir des réponses qui vous aideront à prendre une décision, utilisez plusieurs types de questions. Employez un mélange de questions fermées, de questions ouvertes, de questions hypothétiques et de questions comportementales.

Par exemple, poser une question comportementale de type « racontez moi un évènement où vous avez dû faire face à un manager difficile » aura plus de chances de vous apporter des réponses sur la manière dont le candidat gère les conflits que de lui demander directement comment il gère les conflits.

Et même s’il est important de bien se préparer, laissez aussi de la place pour les questions qui viennent naturellement. Si un élément en particulier vous marque (de manière positive ou négative), n’hésitez pas à poser des questions de suivi.

3. Sélectionnez tous les candidats ayant effectué une pré-évaluation

Le moyen le plus simple de faire passer des entretiens de qualité est d’avoir d’excellents candidats face à vous. Il est toutefois difficile d’identifier les meilleurs candidats en se basant seulement sur leur CV. Et vous passerez beaucoup de temps à consulter les CV si vous ne vous tournez pas vers une approche plus efficace.

En particulier si vous devez traiter un gros volume de candidatures, avec la difficulté d’accorder à chaque CV l’attention qu’il mérite. Une étude d’oculométrie a démontré que les recruteurs passaient seulement 7 secondes en moyenne à consulter un CV. Mais ce n’est pas une stratégie efficace pour identifier les meilleurs candidats.

Même si vous aviez un temps illimité à consacrer à chaque CV, ceux-ci ne montrent pas tout. Il est possible de mentir sur ses compétences sur un CV. Les pré-évaluations vous aident à résoudre ce problème, avec une alternative plus efficace à l’évaluation des CV.

Une pré-évaluation se compose d’un ensemble de tests que doit passer un candidat dans le cadre de sa candidature. Vous pouvez tester les candidats sur les éléments suivants :

• Adaptation à la personnalité et à la culture

• Capacité cognitive

• Langue

• Jugement situationnel

• Compétences spécifiques du poste

• Compétences en programmation

• Compétences logicielles

En proposant ces évaluations à chaque candidat, vous réduirez les biais lors du recrutement en bénéficiant d’une vision de chaque candidat qui ne dépend pas de l’analyse de milliers de CV par un recruteur. Cela est dû au fait que les CV comprennent des informations d’identification qui peuvent déclencher des biais inconscients.

4. Organisez un échange par téléphone ou demandez aux candidats de vous envoyer une vidéo de présentation avant de les rencontrer en personne pour l’entretien

Un appel téléphonique en amont vous permet d’éliminer les candidats non qualifiés qui ont sélectionnés lors de la première phase. Vous pouvez leur poser des questions rédhibitoires à propos du poste et vérifier les faits présentés sur leurs CV afin de déterminer s’ils méritent un entretien complet.

Comme alternative, de nombreuses entreprises utilisent également des questions de sélection par vidéo en remplacement, ou en plus de l’appel téléphonique.

5. Prévoyez suffisamment de temps pour l’entretien

Une fois que vous avez sélectionné vos meilleurs candidats, il est temps de planifier l’entretien !

Selon le poste à pourvoir, vous devrez choisir entre un entretien en personne, un entretien par téléphone, ou un appel vidéo. Vous devrez également décider du temps à attribuer à l’entretien. Les postes junior peuvent prendre seulement une trentaine de minutes, alors que les postes impliquant plus de responsabilités peuvent nécessiter plus d’une heure.

Il est recommandé d’avoir plusieurs personnes présentes lors de l’entretien du la candidat. Veillez à inviter également un collègue.

Conseil : laissez du temps dans votre planning avant et après chaque entretien. Vous devez être dans le bon état d’esprit afin d’être pleinement attentif pendant l’entretien, et ne pas risquer d’arriver en retard. N’oubliez pas, vous essayez aussi d’impressionner le candidat.

6. Soyez transparent avec le candidat avant l’entretien

Faire passer des entretiens pour un poste est stressant. En veillant à ce que les candidats soient aussi détendus que possible, vous aurez plus de facilités à apprendre à les découvrir réellement.

Faites en sorte d’éliminer tous les points de stress en donnant autant de détails que possible sur le processus de l’entretien : dites aux candidats quel est le dress code de l’entreprise, quelles personnes seront présentes lors de l’entretien et les grandes lignes du processus d’entretien.

7. Étudiez le profil du la candidat avant l’entretien

Il s’agit de la dernière étape, mais aussi de la plus importante dans la préparation d’un entretien. Prévoyez de consacrer au moins trente minutes à étudier à l’avance le candidat.

Le temps dont vous disposez pour apprendre à connaître le candidat est limité. Vous ne voulez pas passer la majeure partie de l’entretien à lui faire répéter les informations de son CV, que vous connaissez déjà. C’est pourquoi il est judicieux d’étudier en amont les informations du la candidat. Connaître le milieu professionnel d’où il vient, consulter son profil LinkedIn, vérifier les résultats de ses évaluations et tous les autres documents ayant été fournis avant l’entretien.

En cas de trous ou de points de confusion dans le CV, vous pouvez les ajouter à votre liste de questions à poser au le candidat.

Comment mener à bien l’entretien

Maintenant que vous êtes parfaitement préparé, vous pouvez mener un entretien efficace. Voici comment procéder avec l’entretien lui-même.

8. Éliminez toute distraction

Vous devez vous concentrer pleinement sur l’entretien et accorder toute votre attention au le candidat. Avant l’entretien, éteignez votre téléphone et désactivez toutes les notifications d’e-mails ou de message.

9. Présentez-vous, ainsi que vos collègues

Qu’il s’agisse d’un entretien en personne ou vidéo, commencez toujours par toutes et tous vous présenter. Mettez le candidat à l’aise en expliquant qui vous êtes, quel est votre rôle et présentez un peu l’entreprise.

Vous devez également exposer les différentes étapes du processus d’entretien. Le fait d’avoir un plan défini donnera une bonne image à votre entreprise et la personne en entretien sera plus détendue.

10. Posez les questions que vous avez préparées à l’avance

Pour commencer la partie avec les questions, commencez par des questions d’ordre général afin de donner aux candidats la possibilité de se présenter, et d’expliquer en quoi ils pourraient apporter une valeur ajoutée au poste.

Même si vous voulez offrir aux candidats la possibilité de répondre librement et naturellement, vous devrez aussi définir le rythme de l’entretien afin d’avoir suffisamment de temps pour poser toutes vos questions. Si un candidat s’attarde trop longtemps sur une question, vous pouvez suggérer poliment de passer à la question suivante.

11. Écoutez activement et avec intention

Vous souhaitez bien entendu que la conversation se déroule plutôt naturellement, mais un entretien n’est pas une conversation typique reposant sur l’échange. Votre principale tâche au cours de l’entretien est d’écouter.

Si vous parlez trop, vous courez le risque d’orienter les réponses vers ce que vous souhaitez entendre. De même, vous devez aussi éviter de proposer des réponses explicitement positives ou négatives à tout ce que le candidat dit. Dans la plupart des cas, la meilleure réponse consiste à les remercier pour leur réponse.

En tant qu’interviewer, le bon équilibre consiste généralement à suivre la règle du 80/20 : 80 % d’écoute et 20 % de discussion.

Écoutez activement les qualités et compétences spécifiques que vous avez identifiées en amont comme essentielles au poste. Et soyez attentif au potentiel : vous pourriez découvrir des motivations ou des pépites insoupçonnées qui ne figurent pas sur le CV.

12. Prenez des notes

Si vous interviewez un grand nombre de candidats, la prise de notes sera cruciale. Si vous souhaitez prendre des notes pendant l’entretien, prenez-les manuellement plutôt que sur votre ordinateur portable, de sorte que les candidats aient toute votre attention. Sinon, si possible, demandez à un collègue de se charger exclusivement de la prise de notes.

La plupart des systèmes de suivi des candidats des ressources humaines disposent d’un espace permettant de laisser des notes après un entretien. Veillez donc à consigner vos notes avec la candidature correspondante.

13. Laissez le temps aux candidats de poser des questions

Un candidat qui est réellement intéressé par le poste aura sans doute beaucoup de questions à poser à la fin de l’entretien. Laissez au moins 10-15 minutes aux candidats pour qu’ils puissent poser leurs propres questions et montrer leur niveau de préparation et d’intérêt pour le poste.

14. Essayez de convaincre le candidat d’accepter le poste

Un bon candidat vous posera autant de question que vous. Si vous êtes à une étape avancée de l’entretien et que le candidat semble être un choix idéal, vous aurez peut-être envie de renoncer à certaines de vos questions pour consacrer la dernière partie de l’entretien à donner une bonne image du poste et de l’entreprise au le candidat.

15. Expliquez au le candidat les étapes suivantes

Même si vous ne devez pas communiquer au le candidat d’informations sur son évaluation sur le moment, vous devez lui donner une indication de ce qui va suivre, si son entretien était une réussite. Au terme de l’entretien, expliquez au le candidat les étapes suivantes du processus, notamment le moment où vous comptez le contacter.

Par exemple, s’il existe une possibilité d’organiser un deuxième entretien, vous pouvez lui indiquer la date approximative à laquelle il se déroulera de manière à ce qu’il puisse s’organiser si nécessaire.Remerciez-le ensuite du temps qu’il vous a consacré et souhaitez-lui une bonne fin de journée.

Que faire après un entretien

16. Prenez immédiatement des notes supplémentaires

Avant de passer à autre chose, griffonnez quelques notes sur ce que vous n’avez pas eu le temps d’écrire pendant l’entretien. Vous devez également réfléchir à l’ensemble de l’entretien, en prenant des notes sur votre impression générale du la candidat. Vous évaluerez ces notes ultérieurement après avoir interviewé une demi-douzaine d’autres candidats.

17. Faites le point avec votre collègue présent lors de l’entretien

Vous devez également consacrer quelques minutes à discuter du candidat avec votre collègue qui fait passer l’entretien. Cela vous aidera à trouver un consensus et à exprimer les points que vous avez aimés/qui vous ont dérangé.

18. Examinez la pré-évaluation du la candidats

À ce stade, il est tentant de mettre des œillères et de prendre uniquement en compte l’entretien des candidats. N’oubliez que leur pré-évaluation contient au moins autant d’informations qui vous aideront à réellement les évaluer. Utilisez toutes les informations à votre disposition pour prendre une décision éclairée.

19. Organisez des entretiens de suivi (si nécessaire)

De nombreuses entreprises organisent des entretiens de suivi, soit pour approfondir les informations portant sur un candidat, soit pour que différents membres de l’équipe interviewent les candidats et obtiennent ainsi une vision plus complète.

Certaines entreprises demandent aussi aux candidats de faire des présentations de ce qui les pousse à s’intéresser au poste.

20. Faites une offre

Après toutes ces étapes, il ne reste plus qu’à présenter une offre et à négocier avec le candidat que vous voulez intégrer.

Pour mener un entretien efficace sans biais, vous avez juste besoin d’un peu de planification

En vous préparant à l’entretien, vous serez prêt à obtenir des informations plus significatives que celles disponibles sur un CV ou une lettre de motivation. Suivez simplement le processus que nous avons détaillé ici et vous serez en mesure de mener un entretien efficace et sans biais. De cette manière, vous pourrez effectuer de meilleurs recrutements et faire faire de grandes économies à votre entreprise.