Comment améliorer la communication sur le lieu de travail

Nombreux sont ceux qui pensent que la communication sur le lieu de travail est quelque chose qui se produit naturellement, mais il s'agit là d'une simplification excessive qui pourrait causer la perte de votre équipe. Une communication solide est un élément clé pour assurer le bon fonctionnement du lieu de travail et c'est quelque chose que vous devez promouvoir activement.

Cet article met en lumière quelques pièges courants à éviter avant d'aborder les principaux moyens d'améliorer la communication sur le lieu de travail.

Pièges courants de la communication au travail

Une bonne compréhension de la meilleure façon de transmettre et de recevoir des messages au sein de votre équipe peut améliorer l'efficacité et l'efficience de la collaboration au sein de votre équipe. En suivant les meilleures pratiques en matière de communication sur le lieu de travail, la direction sera mieux à même de diriger et de déléguer des tâches à son équipe, et les collègues se comprendront et se soutiendront mieux.

Malheureusement, quelques obstacles peuvent entraver une communication efficace sur le lieu de travail.

La préservation des hiérarchies rigides

Un obstacle à une bonne communication sur le lieu de travail se produit dans les environnements de travail plus traditionnels qui sont structurés en fonction de hiérarchies rigides. Dans ces entreprises, la communication peut être perçue comme un phénomène unidirectionnel, avec des informations qui descendent des managers et des dirigeants vers leurs subordonnés.

Cela est perçu comme efficace et direct, car les employés peuvent recevoir les informations dont ils ont besoin, directement de leurs supérieurs.

Mais s'en tenir trop rigidement aux structures hiérarchiques peut s'avérer être un obstacle pour vos équipes. Par exemple, le fait de s'appuyer sur des canaux d'information strictement délimités ralentit le flux d'informations et tend à être moins efficace que l'envoi d'un e-mail de masse ou d'une alerte via d'autres canaux de communication sur le lieu de travail, qui garantissent que toutes les parties concernées reçoivent l'information le plus rapidement possible par le biais d'un canal centralisé.

En outre, une culture de bureau hiérarchique donne parfois la priorité aux instructions et aux informations émanant des supérieurs ou des gestionnaires d'une manière qui peut ne pas être bénéfique pour votre entreprise. Cette méthode de diffusion de l'information repose sur l'hypothèse que vos employés subalternes ont peu de commentaires ou de suggestions valables à offrir, ce qui est rarement le cas dans les lieux de travail modernes.

Considérez la diversité des antécédents et des expériences vécues à différents niveaux d'ancienneté sur le lieu de travail, et il est clair que chaque employé, quel que soit son rang, peut avoir un point de vue précieux qui diffère de celui des employés de la direction.

Le fait de ne pas mettre en place de systèmes permettant d'obtenir un retour d'information de la part de vos employés peut également entraîner une mauvaise communication ou des divergences d'opinion non résolues qui auraient pu être découvertes et traitées plus tôt.

L'envoi excessif d'informations

D'autre part, certains lieux de travail souffrent d'une culture de trop d'informations et de communication. Les employeurs au niveau de la direction ou les cadres supérieurs peuvent s'inquiéter du fait que leurs subordonnés manquent de clarté sur les opérations et les objectifs de l'entreprise au niveau macro, ou qu'ils n'ont pas suffisamment de connaissances pour avancer dans leur travail de manière indépendante.

Pour résoudre ce problème, les cadres supérieurs de l'entreprise peuvent se sentir obligés d'envoyer à l'avance de multiples communiqués très détaillés pour s'assurer que toutes les bases ont été couvertes.

Bien que cela garantisse que toutes les informations pertinentes ont été transmises aux parties concernées, les tentatives préventives de fournir le maximum d'informations possibles pourraient détériorer la communication au lieu de l'améliorer comme prévu. Avec un déluge d'informations arrivant par des canaux tels que le courrier électronique ou Slack, les employés peuvent trouver difficile de tout passer au crible afin d'identifier les détails qui sont réellement pertinents et importants pour leur rôle.

Lorsque les employés ont besoin de récupérer des informations ou de dénicher des détails en cherchant dans de multiples e-mails de leurs supérieurs - ou pire, différentes plateformes de communication avec des éléments d'information dispersés - cela leur cause un stress inutile.

Cela peut conduire les employés à se désensibiliser aux informations mises à leur disposition. Si la grande majorité des informations que les employés reçoivent ne sont pas pertinentes pour leurs responsabilités, ils commenceront souvent à y prêter moins d'attention.

L'efficacité de la communication s'en trouve nécessairement réduite au fil du temps, car les employés n'auront plus la volonté ou la capacité d'identifier les informations pertinentes pour leur rôle parmi la masse de mises à jour qui leur parviennent en permanence sur leur ordinateur portable ou leur téléphone.

Négliger les besoins et les préférences des employés

Une dernière erreur à éviter dans la communication au travail en général est de négliger les besoins et les préférences de vos employés en ce qui concerne les normes et les attentes en matière de communication au travail. Si les normes et les lignes directrices en matière de communication pour votre lieu de travail ou pour votre équipe spécifique ne sont pas discutées et acceptées par tous les membres, vous risquez de les imposer injustement aux personnes dont les préférences personnelles peuvent entrer en conflit avec le statu quo.

Certains employés peuvent avoir l'impression que vous empiétez sur leurs limites, ce qui peut réduire l'efficacité de la communication au travail.

Certains employés peuvent préférer recevoir des informations via des plateformes officielles dédiées au travail, telles que leur e-mail professionnel ou un canal Slack dédié. D'autres préfèrent accéder facilement aux communications de l'entreprise via des plateformes mobiles. Certains employés peuvent accepter de recevoir un appel téléphonique en dehors des heures de travail, d'autres non.

Ces divisions découlent des priorités de vos employés, qu'il s'agisse d'efficacité, d'accessibilité ou d'une séparation plus nette entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Étant donné que les approches en matière de communication peuvent varier considérablement au sein de votre entreprise, il est important de solliciter les points de vue de vos employés dès le début et d'établir des normes communes qui correspondent au confort et aux préférences de la majorité.

De cette façon, vous pouvez respecter les limites de chacun et leur permettre de travailler d'une manière qui leur permet d'être productifs.

Embaucher des employés qui ne sont pas de bons communicateurs

Ce n'est pas une surprise. Si vous embauchez des employés qui ne sont pas de bons communicants, la communication sur le lieu de travail en pâtira. Les compétences en matière de communication sont plus importantes pour certains rôles que pour d'autres, mais il faut s'assurer que chacun possède une capacité de base à communiquer de manière claire, efficace et professionnelle.

Vous pouvez le faire pendant le processus d'entretien ou utiliser un test comme le test de communication de TestGorilla pour évaluer les candidats sur la communication écrite et verbale, et sur les signaux non verbaux et l'écoute active.

Améliorer la communication sur le lieu de travail

En plus d'éviter les pièges ci-dessus, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour promouvoir une meilleure communication sur le lieu de travail. En vous montrant proactif dans l'amélioration de la façon dont les employés communiquent entre eux, vous aiderez votre entreprise à être la plus performante possible.

Établir des lignes directrices claires

La première étape pour optimiser la communication au travail consiste à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Comme pour la plupart des normes en vigueur sur le lieu de travail, il s'agit d'une chose que les membres établis de votre équipe considèrent comme allant de soi et qu'ils s'attendent à ce que les nouveaux membres assimilent et suivent automatiquement. Toutefois, lorsque votre équipe entame un nouveau projet avec une autre équipe ou accueille de nouveaux membres, il peut être utile d'avoir une brève discussion sur les styles et les préférences en matière de communication.

Cela permet à toutes les parties d'exprimer leurs besoins et leurs opinions dès le début du projet, afin que votre équipe soit en mesure de procéder aux ajustements nécessaires pour optimiser les performances et le confort dès le début du projet. Cela permet également de s'assurer que les attentes sont connues de tous les membres de l'équipe et qu'il n'y a pas de non-dits susceptibles de provoquer des conflits interpersonnels.

Apprenez les préférences et les points forts de l'équipe

Sur la base des lignes directrices que vous avez définies avec votre équipe, vous pouvez identifier les modes de communication qui conviennent le mieux à chacun.

Par exemple :

• Y a-t-il des plates-formes que vos employés semblent préférer utiliser ? Ne les rejetez pas sans avoir fait des recherches. La technologie progresse rapidement et les nouveaux outils peuvent présenter des caractéristiques innovantes et utiles qui amélioreront votre façon de travailler.

• Vos employés préfèrent-ils les réunions de groupe à distance ou numériques ou les conversations en personne ? Il est parfois nécessaire que tout le monde soit dans la même pièce, mais lorsque ce n'est pas le cas, vous trouverez peut-être qu'une réunion Zoom perturbe moins votre équipe.

• Vos employés travaillent-ils mieux avec des réunions planifiées régulièrement ou avec des réunions planifiées au cas par cas en fonction de la nécessité ? Des réunions régulières peuvent aider à maintenir tout le monde sur la bonne voie, mais si votre équipe travaille bien de manière indépendante, vous constaterez peut-être qu'elle peut accomplir beaucoup plus de choses lorsque vous n'organisez des réunions qu'en cas de besoin.

Afin de mieux comprendre les préférences de votre équipe, vous pouvez bien sûr organiser des réunions pour discuter de leurs opinions sur ces questions. Cependant, ces conversations ne sont pas toujours les plus fructueuses, car les individus peuvent ne pas être tout à fait sûrs de leurs propres préférences, ou ils peuvent hésiter à faire valoir leurs points de vue s'ils sont en minorité.

Bien qu'il soit important de prendre en considération le point de vue de chacun, vous devrez également évaluer si ces modes de communication préférés sont bien adaptés au travail que vous devez effectuer individuellement et en tant qu'équipe. Par exemple, si vous devez travailler en collaboration ou si vous êtes soumis à des délais très courts, les modes de communication numériques avec des mises à jour instantanées peuvent mieux répondre à vos besoins que, par exemple, l'attente d'une réunion d'équipe hebdomadaire en personne.

Restez flexible et acceptez le feedback

Une bonne pratique consiste également à reconnaître que les systèmes de communication ne doivent pas être trop rigides. Au fur et à mesure que votre équipe se développe ou que de nouveaux outils de communication sont disponibles, gardez l'esprit ouvert aux améliorations possibles qui pourraient renforcer votre communication sur le lieu de travail.

Lorsque vous cherchez à obtenir des informations sur les éléments à modifier ou à mettre à jour concernant la communication au sein de l'équipe, essayez d'être ouvert aux commentaires de tous les membres de votre équipe. Les stratégies de communication sur le lieu de travail sont plus utiles lorsqu'elles profitent à l'ensemble de l'équipe.

Dans certains cas, il peut y avoir une minorité bruyante qui est très attachée à certaines stratégies de communication, comme l'envoi de SMS par rapport au courrier électronique, ou des membres qui veulent une frontière claire entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Si des aménagements peuvent et doivent être apportés dans la mesure du possible, la minorité doit également être encouragée à élargir ses horizons et à s'adapter à la majorité dominante dans un effort de compromis mutuel.

Un système dynamique de développement et d'affinement des normes de communication comme celui-ci nécessite des canaux de retour d'information adéquats, capables de recevoir régulièrement les opinions des employés. Ces canaux doivent également être consciemment conçus comme non menaçants pour les employés, soit en autorisant les soumissions anonymes, soit en garantissant que le feedback demandant un changement ne nuira pas à leur carrière, soit en offrant d'autres protections.

Conseils de communication sur le lieu de travail pour les travailleurs à distance

Depuis le début de la pandémie en 2020, les modalités de travail ont connu des changements considérables dans le monde entier. La majorité des lieux de travail ont été poussés de manière inattendue vers le travail à distance, et de nombreux employés ont continué à travailler à distance. Cette situation exige une approche plus réfléchie de la communication afin de garantir le bon fonctionnement de votre équipe malgré la distance.

En plus des autres conseils donnés plus haut dans l'article, voici quelques conseils spécifiques à garder à l'esprit si une partie ou la totalité de votre équipe travaille à distance. (Ces conseils sont également importants pour les entreprises où tout le monde travaille sur place !)

Utiliser efficacement les technologies de communication sur le lieu de travail

De nos jours, la technologie s'est développée au point que le courrier électronique n'est plus la seule option disponible pour les travailleurs à distance. Il existe de nombreux outils qui permettent différents styles de communication et de collaboration, ce qui vous permet de choisir l'option qui convient le mieux à votre équipe.

Si votre bureau est semi-distant, soit avec des équipes divisées, soit avec certains individus basés dans des endroits différents, vous pouvez bénéficier davantage de réunions numériques organisées sur Zoom ou un logiciel similaire. Des réunions vidéo planifiées régulièrement peuvent permettre à votre équipe de se retrouver face à face, ce qui renforce le sentiment d'appartenance à une communauté et la cohésion par rapport à d'autres supports textuels.

Chez TestGorilla, nous sommes une équipe totalement distribuée, avec des employés répartis dans le monde entier. L'une des choses que nous faisons pour garder les lignes de communication ouvertes est d'organiser une brève réunion hebdomadaire qui se déroule comme suit :

• Tout d'abord, l'animateur de la réunion de la semaine pose une question amusante qui change chaque semaine. Par exemple, "Qu'aimez-vous faire pour vous amuser ?" ou "Quel est votre film préféré des années 80 ?"

• Ensuite, chaque semaine, nous parlons de la réalisation de la semaine précédente dont nous sommes le plus fiers.

• Nous parlons également de ce que nous prévoyons de faire la semaine suivante et indiquons à l'équipe si nous avons besoin d'aide.

• Enfin, l'animateur de la réunion pose une question générale sur la manière dont nous pouvons nous améliorer en tant qu'entreprise.

Nous organisons nos réunions sur Google Meet, mais il existe de nombreuses autres options (par exemple, Zoom). Outre les réunions, vous pouvez envisager d'utiliser des outils de planification tels que Trello ou Basecamp afin de visualiser le calendrier du projet et l'avancement des tâches déléguées.

Une fois que les employés ont été informés de la manière dont l'entreprise prévoit d'utiliser ces outils, ils peuvent devenir des dépositaires efficaces d'informations sur le projet en cours. Cela encourage non seulement une documentation détaillée du travail de chacun et des mises à jour rapides sur une plateforme partagée, mais élimine également le besoin de réunions inutiles puisque toutes les informations nécessaires sont centralisées et largement accessibles.

Et bien sûr, qui pourrait oublier Slack ? Disposer d'un outil de communication sur le lieu de travail qui permet de poser des questions rapides aide à compenser le fait que tout le monde ne se trouve pas dans le même bâtiment. (À vous de voir si vous activez ou non l'intégration Giphy...)

Les travailleurs à distance feraient donc bien de reconnaître les innovations en matière de technologies de communication et de co-working, car elles sont indispensables si vous n'avez pas l'occasion de travailler physiquement ensemble à temps plein.

Créer des opportunités d'interaction sociale

Sur les lieux de travail physiques, les employés ont souvent l'occasion de discuter entre eux et de tisser des liens sociaux au sein de l'équipe sur des sujets qui ne relèvent pas de leurs fonctions professionnelles. Cela peut être extrêmement bénéfique pour favoriser la camaraderie et la connexion entre les membres de votre équipe, ce qui peut aider le lieu de travail à se sentir moins stérile.

Dans le groupe Slack du bureau, vous pourriez envisager de créer des canaux dédiés aux employés pour qu'ils discutent amicalement de sujets qui n'ont rien à voir avec le travail, comme leurs animaux de compagnie, leurs enfants ou leurs centres d'intérêt, simulant ainsi l'environnement d'un garde-manger de bureau ou d'un déjeuner partagé. De cette façon, chacun commencera à considérer les autres comme plus que des collègues, et vous pourrez commencer à créer une culture de bureau positive malgré la distance qui sépare tout le monde.

Comprendre un peu plus la vie personnelle de chacun peut également aider à développer l'empathie et la compassion, qui sont des qualités très bénéfiques lorsque des obstacles surgissent dans le cadre du travail.

Une autre façon d'y parvenir est d'organiser des "réunions" amusantes qui n'ont rien à voir avec le travail. Par exemple, en plus des brèves réunions ci-dessus et d'autres réunions diverses liées au travail que nous avons chez TestGorilla, nous avons une réunion sociale mensuelle sur Google Meet. Notre responsable du contenu, Dr. Julia Melymbrose, a pris en charge la tâche difficile de trouver des activités amusantes auxquelles l'équipe de TestGorilla peut participer par chat vidéo.

Ces événements permettent à tout le monde de se sentir plus connecté et nous aident à développer le type de camaraderie que l'on trouve dans un bureau physique.

Il est important de s'assurer que vos employés aiment travailler pour votre entreprise si vous voulez qu'ils y restent. Il est donc logique de leur donner l'occasion de s'amuser ensemble.

La communication est essentielle

En mettant en œuvre ces recommandations et en évitant les obstacles décrits ci-dessus, vous créerez un meilleur environnement de travail pour tous les membres de votre entreprise. Et lorsque chacun communique clairement et obtient les informations dont il a besoin, il est en mesure de concentrer toute son énergie sur la tâche à accomplir et de s'acquitter de ses obligations professionnelles de manière plus efficace.

Ainsi, pour améliorer les relations professionnelles, la productivité et le moral, réfléchissez aux domaines dans lesquels vous pourriez améliorer la communication sur votre lieu de travail. Vous vous en féliciterez !