Comment identifier les candidats dotés de solides compétences administratives ?

Les compétences administratives sont les compétences de tous les jours dont chaque entreprise a besoin pour fonctionner efficacement. Elles sont au final la valeur ajoutée des opérations de l'équipe. Il s'agit de tâches, souvent négligées, telles que l'archivage, la réponse au téléphone et la prise de rendez-vous qui font cruellement défaut lorsqu'elles sont oubliées. Il peut être difficile de recruter des employés de bureau si l'on ne connaît pas les sous-compétences qui existent dans ce domaine ni comment les recruter.

Ce guide vise à couvrir ces informations pour vous aider à faire les bons recrutements lorsque vous devez trouver un employé ayant des compétences administratives.

Pourquoi les compétences administratives sont-elles si importantes ?

Les employés dotés de compétences administratives exceptionnelles soutiennent une entreprise au niveau le plus fondamental et ajoutent de la valeur à son succès, son efficacité et sa dynamique d’entreprise. De petites erreurs d'écriture, que ce soient des virgules mal placées ou des documents perdus, peuvent entraîner perte de revenus et embarras pour l'entreprise. C'est pourquoi il ne faut pas sous-estimer les compétences administratives.

Si un nouvel employé possède de nombreux talents, mais de faibles compétences en matière de travail de bureau, il peut y avoir des risques substantiels. Par exemple, il pourrait signaler et enregistrer des informations erronées concernant les finances ou d'autres informations importantes. Si cela passe inaperçu, les conséquences peuvent coûter à l'entreprise et à ses équipes de l'argent, de l'énergie et de la crédibilité. Même si un poste n'exige pas de tâches de haut niveau telles que la stratégie ou l'idéation révolutionnaire, un personnel de bureau efficace est essentiel au succès de votre entreprise.

Pensez aux équipes qui contribuent à maintenir l'entreprise à flot. Les chefs de projet, coordinateurs d'équipe, assistants de direction et autres acteurs clés et parties prenantes des projets doivent être profondément attachés à la gestion du temps et de l'équipe et à la réalisation des objectifs clés avec précision et facilité. Même une petite erreur dans un rapport ou une présentation de diapositives destinée à un client peut entraîner des problèmes. Les professionnels dotés d’excellentes compétences administratives évitent ces problèmes.

Comment identifier un candidat doté de solides compétences administratives

Les compétences administratives peuvent être développées grâce à l'expérience et au temps. Pourtant, certains professionnels concentrent leurs efforts et suivent diverses formations professionnelles ou commerciales afin de renforcer ces compétences. D’autres personnes sont naturellement douées lorsqu'il s'agit de travail de bureau.

Les compétences les plus couramment associées aux emplois de bureau sont l’attention aux détails, la communication verbale et écrite, l'organisation et la gestion du temps. Elles permettent aux employés performants d'être multitâches, de s'adapter et de remplir leur rôle avec finesse et précision.

Check their resume

Le plus souvent, votre première rencontre avec un candidat se fera via son CV. Parmi les titres et qualifications, ne négligez pas les compétences humaines ou les signaux indiquant qu'il possède d’incroyables compétences administratives.

Les compétences essentielles pour les emplois de bureau comprennent la communication, les compétences informatiques, le calcul, l'organisation et la résolution de problèmes. Lorsque vous examinez de plus près leur expérience et leurs antécédents, soyez attentifs aux responsabilités et aux succès professionnels qui ont permis de développer leurs compétences en matière d'écoute active, d'évaluation, d'analyse et de préparation de documents.

Il est également important d'être attentif aux signaux d'alerte. Les recruteurs doivent se méfier des artifices, des phrases surutilisées et des descriptions génériques, voire vagues, des antécédents. Selon Fast Company, les distractions visuelles, la surcharge de mots clés et l'absence de métriques gagnantes sont des astuces courantes.

Vérifiez leur profil LinkedIn

En plus du CV, le profil LinkedIn d'un candidat sera certainement consulté au cours du processus d'entretien. Il peut s'agir d'une étape décisive et d'un raccourci permettant au recruteur de décider si le candidat doit passer à la phase suivante du processus.

Lorsque vous examinez le profil LinkedIn, étudiez l'attention portée à l'orthographe, à la grammaire et à la concordance des temps. La présence d'une faute de frappe ou d'une coquille sur un profil est révélatrice d'un manque de précision.

Prenez ensuite le temps de lire les recommandations et les approbations du candidat. Lisez évidemment entre les lignes. Si un candidat fait l'objet d'évaluations élogieuses mais que toutes les notes mentionnent à quel point il est brillant en matière de stratégie et d'idéation sans jamais parler de sa capacité à résoudre des problèmes, vous devez en tenir compte.

Le profil LinkedIn est le moment idéal pour comparer côte à côte ledit profil et le curriculum vitae. Cette tactique permet au recruteur de voir s'il y a une cohérence, des thèmes communs et une exactitude dans l'orthographe et la grammaire.

Utilisez des évaluations

Une certitude supplémentaire peut être atteinte grâce aux évaluations dès le début du processus d'embauche. Ces évaluations peuvent guider vos décisions d'embauche tout en réduisant les coûts liés à la rotation des employés grâce à une plus grande satisfaction générale. Les évaluations sont également un excellent moyen de mesurer les chances de réussite d'un candidat au poste à pourvoir car elles comparent ses résultats à différents types de tests.

Bien qu'il existe de nombreux types d'évaluations, les plus courants sont les suivants : évaluations écrites, tests d'aptitude et essais rémunérés. 

Évaluations écrites 

Comme l’indique le titre, les tests écrits évaluent les aptitudes d'un candidat sur un sujet spécifique et permettent quantifient la manière dont il gérerait une situation. Les évaluations écrites sont des options fantastiques pour un recruteur, tout comme les tests qui permettent d'évaluer le niveau d'un candidat en langue, grammaire, mathématiques ou en détection des erreurs. 

Trisha Bartle déclare, “Les évaluations préalables à l’embauche doivent comporter des questions standardisées pour chaque candidat. Au moment du test, fournissez la même feuille de questions à tous les applicants."

Tests d'aptitude

Vous pouvez ensuite évaluer les compétences administratives d'un candidat en organisant un test d'aptitude. L'un des avantages des tests d'aptitude est qu'ils comparent tous les candidats entre eux, ce qui retirent les sentiments et biais de l’équation de recrutement.

Comme le souligne Bryq , il n'existe pas qu'un seul type de test d'aptitude : "Les tests d'aptitude utilisés dans le cadre du recrutement ont tendance à se concentrer sur une tâche ou une capacité liée au travail. Par exemple, l'aptitude d'un candidat au raisonnement logique. Contrairement à d'autres types de tests (tels que les tests de personnalité), chaque question ne comporte qu'une seule réponse correcte. Les tests sont chronométrés. Ce temps est volontairement court. C'est pour que seulement 1 à 5 % des personnes puissent le terminer correctement dans les temps".

Voici quelques exemples de tests d'aptitude :

• Tests de raisonnement numérique. Conçus spécifiquement pour mesurer l'aptitude numérique d'un candidat et sa capacité à interpréter, analyser et tirer des conclusions à partir d'ensembles de données.

• Tests de raisonnement abstrait. Conçus pour mesurer votre pensée latérale et votre intelligence fluide afin de déterminer la précision et la rapidité avec lesquelles vous pouvez identifier et interpréter la relation entre une collection de formes et de motifs.

• Tests de raisonnement verbal. Conçus pour évaluer votre compréhension du langage et votre niveau de compréhension orale et de logique, ainsi que votre capacité à filtrer les informations essentielles d'une grande partie du texte.

TestGorilla propose un certain nombre de tests d'aptitude spécifiques au travail de bureau. Parmi ceux-ci, citons:

• Microsoft Word

• Microsoft Outlook

• Microsoft Windows

• Microsoft Excel

• Résolution de problèmes

• Attention aux détails

Essais rémunérés

Un essai rémunéré est une évaluation en conditions réelles pour vos candidats les plus prometteurs. Donnez aux candidats une mission similaire à celle qu'ils auraient à accomplir dans le cadre de leur travail. C’est un excellent moyen de vous faire une idée de leur capacité à remplir le rôle pour lequel vous les recrutez. Pour les tâches qui nécessiteraient que le candidat ait accès à des informations confidentielles, vous devrez recourir à une simulation en utilisant de fausses données. Une fois qu'ils ont terminé le travail, vérifiez s'il y a des erreurs pour voir si chaque candidat a l'œil pour les détails.

Vérifiez leurs références

Il arrive souvent que les recruteurs et responsables du recrutement se découragent dans la dernière ligne droite. Ça se comprend après l’épreuve subie par votre équipe et les candidats, après cette série d'entretiens et ces innombrables CV. Il est temps de procéder à la dernière phase avant d'envoyer une lettre d'offre : Il est temps de vérifier leurs références. 

Bien que certaines entreprises utilisent des vérifications de références pour confirmer les dates d'emploi, il peut s'agir d'un moment opportun pour parler avec d’anciens managers ou collègues d'un candidat afin d'obtenir un compte-rendu de première main de leurs compétences administratives.

our que l'appel ou l'échange d’e-mails soit le plus productif possible, posez des questions sur des missions spécifiques ou demandez à la personne contactée de donner des exemples précis de l'attention portée aux détails ou de la réussite obtenue dans ses tâches de bureau. 

Trouvez des candidats dignes de confiance

Recruter des talents dotés de compétences administratives exceptionnelles n'est pas une tâche ou un projet à négliger ou à sous-estimer. Il est primordial pour toute entreprise de trouver des employés à qui confier finances, informations confidentielles et exclusives. Appliquez les conseils présentés dans cet article et vous serez en mesure de trouver quelqu'un qui a le souci du détail, quelqu’un à qui vous pourrez confier des tâches essentielles.