6 compétences logicielles essentielles pour les assistants administratifs

Vous recrutez un assistant administratif ? Ce rôle est essentiel aux opérations de votre organisation, car cette personne se chargera du bon déroulement des activités au quotidien. Trouver la perle rare est donc crucial. Votre assistant administratif est là pour vous rendre la vie plus facile au bureau, en toute fluidité, et la personne que vous embaucherez doit posséder les bonnes compétences logicielles.

Recruter un candidat qui n’a pas les compétences logicielles requises pourrait être source de difficultés. Non seulement l’harmonie des fonctions de votre bureau serait perturbée, mais cette situation pourrait également provoquer une certaine confusion chez les membres de votre équipe.

Quelle est l’importance des compétences logicielles chez un assistant administratif et quelles compétences logicielles sont requises ? Continuez à lire pour le découvrir !

Pourquoi les compétences logicielles des assistants administratifs sont importantes

Les compétences logicielles des assistants administratifs sont essentielles pour plusieurs raisons. Étant donné que la maîtrise de base d’un logiciel spécifique est nécessaire pour pratiquement chaque poste, y compris les rôles d’assistant administratif, elles sont sans conteste essentielles.

De la gestion du personnel à la mise en œuvre des stratégies de l’entreprise, les administrateurs professionnels ont besoin de logiciels pour rationaliser de nombreuses tâches. Ils ou elles s’appuieront sur des logiciels, non seulement pour rendre les tâches plus efficaces, mais aussi pour réduire le nombre d’erreurs humaines lors de l’exécution des travaux.

Ajoutez à cela le fait que les logiciels et les programmes évoluent constamment, et vous commencerez à comprendre pourquoi les compétences logicielles sont extrêmement importantes pour les assistants administratifs. Et pendant que nous y sommes, la capacité à s’adapter à de nouveaux logiciels et à apprendre à les utiliser est tout aussi importante, voire plus.

Quelles compétences logicielles devriez-vous rechercher chez vos candidats à un poste d’assistant administratif ?

Compte tenu de l’importance des compétences logicielles des assistants administratifs, nous vous recommandons de rechercher quelques-unes des compétences logicielles ci-dessous lors de votre recrutement. Chacune est importante pour des raisons différentes et contribuera au bon fonctionnement de votre organisation de différentes manières.

Microsoft Outlook

Dans quelle mesure est-ce que vos candidats comprennent comment utiliser Microsoft Outlook ? Votre candidat récemment embauché communiquera avec les clients et les parties prenantes de votre organisation, en leur envoyant quotidiennement des informations sur l’entreprise. Pour cette raison, bien connaître le logiciel Microsoft Outlook est essentiel.

Le logiciel MS Outlook rend également la communication simple et plus rationalisée. Pour l’utiliser de façon compétente et pour rester organisés, vos candidats doivent être familier avec ses très nombreuses fonctionnalités.

Microsoft Word

Votre entreprise rédige-t-elle des documents ou des lettres à envoyer aux clients ? L’assistant administratif que vous embaucherez aura besoin de compétences Microsoft Word pour rédiger, éditer et mettre en forme les documents de l’entreprise. Maîtriser le logiciel Microsoft Word est crucial pour les assistants administratifs.

Comme avec Microsoft Outlook, les assistants administratifs qui passeront vos entretiens devront être à l’aise avec plusieurs fonctionnalités de MS Word qui facilitent la création et l’édition de documents critiques.

Microsoft Excel

Effectuer des calculs simples peut s’avérer une tâche quotidienne dans votre organisation. Pour cela, maîtriser le logiciel Microsoft Excel est vital. Est-ce que vos candidats savent exécuter des calculs de base sur Microsoft Excel et utiliser efficacement ses feuilles de calcul ?

Certaines fonctionnalités de base et options avancées de MS Excel peuvent être cruciales pour les opérations quotidiennes de votre organisation. Vos candidats doivent posséder le bon niveau d’expertise avec MS Excel pour assurer le bon fonctionnement de votre organisation.

Microsoft Windows

Votre organisation utilise certainement Microsoft Windows pour toute une gamme de tâches ou de projets. Si tel est le cas, est-ce que l’assistant administratif qui passe l’entretien avec vous est à l’aise avec l’utilisation de ce logiciel ?

Des assistants administratifs qui maîtrisent à la perfection Microsoft Windows peuvent garantir au quotidien le bon fonctionnement des opérations de votre organisation. Ce logiciel populaire contribue également au fonctionnement efficace de votre entreprise. C’est là où des compétences exceptionnelles peuvent stimuler la productivité.

Microsoft PowerPoint

Savoir utiliser le logiciel Microsoft PowerPoint peut être essentiel à l’heure de préparer des présentations. Vos candidats doivent être familier avec ses différentes fonctionnalités pour présenter efficacement des idées aux parties prenantes et aux membres du personnel.

Comme avec Microsoft Word, le logiciel MS PowerPoint vous aide à créer des documents pour partager des informations avec votre organisation. Est-ce que vos candidats sont capables d’utiliser ce logiciel pour communiquer et présenter de nouvelles idées ?

Compétences en matière de messagerie électronique (Gmail)

Gmail est essentiel pour maintenir la communication avec les clients et autres membres du personnel de votre organisation. Vos candidats doivent comprendre les bases de l’utilisation de Gmail pour vos communications dans le contexte de vos opérations commerciales.

Est-ce que vos candidats savent utiliser Gmail pour gérer les communications professionnelles et connaissent ses différentes fonctionnalités ? Ils ou elles doivent pouvoir l’utiliser en toute confiance et comprendre exactement comment Gmail fonctionne.

Comment évaluer les compétences logicielles de vos assistants administratifs ?

Pour évaluer si l’assistant administratif qui passe l’entretien avec vous possède les compétences logicielles requises, la meilleure façon consiste à lui faire passer un test de compétences. Des plateformes de test de compétences fiables telles que TestGorilla vous fourniront une vaste sélection de tests de compétences, de Microsoft Windows à Outlook ou Gmail.

Ci-dessous, vous trouverez quelques-uns des tests de compétences disponibles sur la plateforme de TestGorilla, et découvrirez ce qu’ils évaluent spécifiquement. Ces tests simplifieront l’évaluation des compétences logicielles des assistants administratifs qui passent vos entretiens et simplifieront votre décision finale d’embauche.

Test de compétences logicielles sur Microsoft Outlook

Le test de compétences logicielles sur Microsoft Outlook évaluera les connaissances de vos candidats sur le logiciel et leurs aptitudes en matière de messagerie électronique. En plus de tester le niveau de confiance de vos candidats avec l’utilisation de Microsoft Outlook, vous testerez également leur capacité à gérer des réunions et des rendez-vous virtuels, ainsi que leur flux de travail.

Test de compétences logicielles sur Microsoft Word

Les candidats qui passent le test de compétences logicielles sur Microsoft Word seront évalués sur leur capacité à créer, ouvrir, enregistrer, protéger et imprimer un document, ainsi qu’à modifier, mettre en forme et utiliser des tableaux, des numéros de page et des notes de bas de page. Utilisez ce test pour découvrir si l’assistant administratif qui passe votre entretien possède les aptitudes que vous recherchez avec Microsoft Word.

Test de compétences logicielles sur Microsoft Excel (avancé)

Vous pouvez tester si vos candidats possèdent des compétences avancées en Excel grâce au test de compétences logicielles sur MS Excel (avancé). Découvrez avec quelle aisance l’assistant administratif qui passe votre entretien peut utiliser les formules Excel, sa maîtrise de l’utilisation des feuilles de calcul, sa capacité à créer des rapports et sa façon d’analyser les data pour tirer des conclusions.

Test de compétences logicielles sur Microsoft Windows

Testez en toute simplicité les compétences logicielles en Microsoft Windows de vos candidats avec ce test de compétences logicielles en Microsoft Windows. Découvrez dans quelle mesure vos candidats peuvent utiliser les fonctions de base de Windows, leur maîtrise de la gestion des fichiers dans l’Explorateur de fichiers Windows et la façon d’appliquer leurs connaissances de Microsoft Windows dans un environnement de travail.

Test de compétences logicielles sur Microsoft PowerPoint

Vos assistants administratifs pourraient avoir besoin de mettre sur pied une présentation PowerPoint en utilisant certaines compétences du logiciel Microsoft PowerPoint. Le test de compétences logicielles sur Microsoft PowerPoint évaluera si la personne peut utiliser les fonctionnalités cruciales de PowerPoint pour y parvenir. Il analysera également les compétences de vos candidats pour créer des présentations aux diapositives efficaces.

Test de compétences logicielles en matière de messagerie électronique (Gmail)

Utilisez le test de compétences logicielles sur Gmail pour savoir dans quelle mesure vos candidats savent utiliser cet outil. De l’étiquette des e-mails à l’utilisation des calendriers Google en passant par la gestion des événements dans Gmail, le test vous indiquera si l’assistant administratif qui passe votre entretien sait utiliser Gmail dans un environnement de travail.

Quels sont les avantages de l’utilisation des tests de compétences logicielles ?

Les tests de compétences logicielles des assistants administratifs présentent plusieurs avantages. Par exemple, si vous avez des doutes sur le niveau d’un candidat, un test de compétences vous permettra de déterminer les connaissances qui lui manquent et la formation nécessaire pour le ou la mettre à niveau et ainsi l’aider à mener à bien son travail.

Les autres avantages des tests de compétences logicielles des assistants administratifs sont les suivants :

• Ils réduisent le temps nécessaire au recrutement de manière significative. En utilisant certains de ces tests de compétences logicielles, vous pouvez filtrer automatiquement les candidats qui ne possèdent pas les aptitudes nécessaires.

• Ils vous permettent de vérifier que vos candidats possèdent bien les compétences qu’ils prétendent avoir. L’utilisation de tests de compétences logicielles sur vos candidats peut vous aider à valider si ces dernier possèdent les compétences qu’ils ou elles déclarent avoir sur leur CV. Cela peut vous aider à éviter un mauvais recrutement coûteux. Et gardez à l’esprit qu’une écrasante majorité des candidats (85 %) mentent sur leur CV.

• Ils vous donnentla capacité de tester une gamme de compétences logicielles spécifiques. Si votre poste d’assistant administratif nécessite une connaissance approfondie d’une gamme de logiciels, les tests de compétences sont idéaux pour vérifier la compréhension de chaque type de logiciel. Il existe également différents niveaux d’évaluation pour certaines compétences logicielles, comme le test sur Excel de niveau avancé. Sélectionnez le niveau d’expertise requis pour le poste et déterminez si vos candidats répondent aux critères.

• Ils évitent les biais cognitifs au moment de prendre votre décision. Vous pourrez fonder vos décisions d’embauche sur les résultats de data fiables qui étayent ce que vous avez appris de vos candidats lors des entretiens. Choisissez de faire passer les candidats à l’étape suivante en fonction de leurs compétences logicielles spécifiques plutôt que de votre « intuition » personnelle.

Jetez un coup d’œil à la sélection de tests de compétences logicielles de TestGorilla et commencez à les utiliser afin de trouver les meilleurs candidats pour votre poste.