Pourquoi les compétences rédactionnelles sur le lieu de travail sont essentielles pour vos employés ?

Les compétences rédactionnelles sur le lieu de travail sont essentielles pour tous les employés dans l'environnement professionnel d'aujourd'hui.

Tout d'abord, la pandémie a poussé de nombreuses entreprises à passer entièrement à la communication en ligne. Pour ces entreprises, il est loin le temps où un employé pouvait simplement se lever de son bureau, se rendre à une table à l'autre bout de la pièce et passer son message de vive voix.

Aujourd'hui, la majeure partie de la communication sur le lieu de travail se fait sous forme écrite, et les employés doivent maîtriser leurs compétences à l'écrit s'ils veulent faire passer leurs messages correctement.

C'est pourquoi nous allons voir pourquoi les compétences rédactionnelles sur le lieu de travail sont importantes, comment reconnaître un bon rédacteur et à quoi ressemble une bonne rédaction sur le lieu de travail.

Pourquoi les compétences rédactionnelles sur le lieu de travail sont importantes

Les compétences rédactionnelles sur le lieu de travail ne sont pas seulement essentielles pour les rédacteurs mais elles sont aussi largement utilisées dans toutes sortes de fonctions. Vos employés doivent toujours classer des rapports, rédiger des e-mails et envoyer des notes de service, c'est pourquoi ces compétences sont essentielles au travail.

Il y a quatre raisons principales pour lesquelles il est essentiel d'y avoir de bonnes compétences rédactionnelles.

1. Professionnalisme

Lorsque votre employé communique avec un client, il doit s'assurer que son texte est grammaticalement correct et exempt d'erreurs, qu'il ne contient pas d'expressions confuses. Quand vos clients reçoivent des messages d'apparence professionnelle, ils se comporteront à leur tour de manière professionnelle à l'égard de vos employés et de votre entreprise.

En d'autres termes, vos clients vous prendront au sérieux, vous et votre entreprise, s'ils savent que vos employés savent bien écrire.

2. Compétence

Aujourd'hui, il n'y a pratiquement aucune fonction qui ne nécessite pas de compétences rédactionnelles. Un programmeur doit encore écrire des e-mails à ses collègues, un représentant des ressources humaines doit rédiger une procédure opérationnelle standard, un agent commercial doit encore rédiger des propositions à ses clients.

Vos employés communiquent et démontrent leurs compétences par le biais de leurs aptitudes rédactionnelles sur le lieu de travail. Les employés doivent faire preuve de deux types de compétences dans leurs écrits :

• Compétence interne. Lorsqu'un employé communique avec ses pairs, ses responsables et ses subordonnés, il doit faire preuve de compétences rédactionnelles. Si elles sont médiocres, elles signaleront aux autres employés que la personne n'est peut-être pas assez compétente pour le poste qu'elle occupe et n'est donc pas en mesure de communiquer clairement ses idées.

• Compétence externes. Lorsque les employés communiquent avec l'extérieur, ils ne représentent pas seulement leur propre personne, mais aussi votre entreprise. Par conséquent, s'ils ont des compétences médiocres en matière de rédaction sur le lieu de travail, ils ne montrent pas seulement leurs erreurs aux clients, ils montrent aussi celles de votre entreprise.

3. Représentation de marque

Les employés sont ceux qui communiquent avec vos clients, ce qui signifie qu'ils représentent votre marque. Il est donc indispensable que le personnel qui travaille et communique directement avec vos clients ait de bonnes compétences en matière de rédaction sur le lieu de travail.

Selon SHRM, une entreprise de seulement 100 employés perd en moyenne 420 000 dollars par an en raison d'une mauvaise communication et de maladresses dans les e-mails. Pour les grandes entreprises, la situation est bien pire : celles qui comptent environ 100 000 employés perdent en moyenne 62 millions de dollars par an faute d’une bonne communication.

4. Communication précise des idées

La dernière raison pour laquelle les employés doivent avoir des compétences en rédaction sur le lieu de travail est qu'ils doivent pouvoir communiquer parfaitement leurs idées. Le travail à distance étant devenu la "nouvelle norme", l'importance de communiquer efficacement ses idées sans être physiquement présent dans la pièce a considérablement augmenté.

Bien sûr, les appels Zoom peuvent être utiles dans certains cas, mais leur utilisation excessive pour chaque sujet et chaque discussion peut entraîner un Zoom blues, c'est pourquoi vos employés doivent apprendre à communiquer par écrit.

5 façons de repérer de bonnes compétences rédactionnelles chez vos candidats

Il existe certains éléments de bonnes compétences rédactionnelles que vous devez prendre en compte lorsque vous recrutez des candidats. Les cinq aspects suivants doivent être pris en compte lors du processus d'embauche afin que vous sachiez à quoi vous attendre.

1. Ils n'utilisent pas de jargon

La principale raison pour laquelle les textes commerciaux sont truffés de jargon est que tout le monde l'utilise et que la plupart des gens apprennent à écrire en prenant modèle sur leur entourage. Par conséquent, si les cadres utilisent du jargon dans leurs écrits, les employés sont plus susceptibles d'en faire autant.

Le jargon est tellement utilisé dans la rédaction commerciale qu'il existe même un livre entier qui traite précisément de ce problème, Why Business People Speak Like Idiots (Pourquoi les business parlent comme des idiots).

Les grands écrivains n'utilisent pas de jargon car ils ont toujours leur public à l'esprit. Ils savent que leurs écrits doivent être rédigés en termes clairs et compréhensibles pour que leur public puisse saisir le message.

”Postponer le template” peut avoir pour l’émetteur un sens qu’il n’aura pas pour le destinataire. Un bon rédacteur sait donc qu'il doit écrire sans jargon.

2.Son écriture est claire

Pendant la Seconde Guerre mondiale, les ordres de black-out étaient fréquents aux États-Unis. Un ordre de black-out signifiait que le public devait fermer toutes les fenêtres et les portes pendant la nuit pour bloquer toute lumière qui aurait pu être allumée.

Cela avait pour but d'empêcher que la lumière ne s'échappe des bâtiments afin que les avions ennemis ne puissent pas voir où larguer leurs bombes, ce qui pouvait sauver des vies.

L'un de ces ordres de black-out a été émis en 1942, alors que Franklin D. Roosevelt était président. Son gouvernement a rédigé la note suivante :

Les préparatifs doivent être faits de manière à ce que tous les bâtiments fédéraux et non fédéraux occupés par le gouvernement fédéral lors d'un raid aérien soient complètement occultés de la visibilité par l'éclairage interne ou externe"

Lorsque Roosevelt a lu la note, il ne l’a pas validé mais a au contraire demandé à son bureau de transmettre un message beaucoup plus simple et plus clair : "Dites-leur que dans les bâtiments où ils doivent continuer à travailler, ils doivent couvrir les fenêtres.

Un bon rédacteur écrit clairement pour que le public puisse comprendre le message.

3. Son écriture est concise

La durée d'attention moyenne d'un être humain aujourd'hui est de six à huit secondes. C'est encore moins qu'un poisson rouge. Les employés qui ont de bonnes compétences en matière de rédaction sur le lieu de travail savent donc que leurs écrits doivent être concis.

Ils se demandent toujours comment exprimer plus en écrivant moins.

Les bons rédacteurs n'encombrent pas leur texte et utilisent des mots simples au lieu de mots complexes :

• Auparavant > Avant

• Pléthore > Beaucoup

• Expérimenter > Tester

• Secourir > aider

Ils savent également qu'ils ne doivent pas gonfler leur texte en ajoutant des mots inutiles :

• Du fait de > Car

• Accompagné de > Avec

• Dans le but de > Pour

Vos employés devront faire passer leur message en aussi peu de mots que possible. Personne n'a envie de lire un e-mail de 1 000 mots là où 300 auraient suffi.

4. Ils enfreignent (certaines) règles

Les bons rédacteurs enfreignent certaines règles de grammaire pour améliorer la clarté, la concision et le ton d'un article, d'un mémo ou d'un e-mail. Ils savent quand segmenter une phrase parce que les gens parlent en fragments de phrase.

Comme celui-ci.

Ils commencent parfois leurs phrases par des mots tels que "mais", "et" et "donc". Même si c'est parfois incorrect d'un point de vue grammatical, ils comprendront pourquoi ils doivent le faire.

L'écriture nuancée ne suit pas aveuglément les règles, mais il est important de les comprendre et de savoir quand on peut les enfreindre. Un candidat qui possède d'excellentes compétences en matière de rédaction sur le lieu de travail saura comment procéder.

5. Ils utilisent les espaces, les paragraphes et les sous-titres

Saviez-vous que 59 % des liens partagés sur les médias sociaux n'ont même pas été lus par la personne qui les a partagés ? Et même les personnes qui lisent l'article le font d'une manière spécifique.

Un lecteur va très souvent cliquer sur votre article et le parcourir pour voir si vous avez des sous-titres pertinents et intéressants. Si ce n'est pas le cas, il quittera votre site web. Si vous avez des sous-titres pertinents, il reviendra au début et commencera à lire l'article de là.

Les sous-titres médiocres ne sont cependant pas la seule raison pour laquelle les lecteurs quittent votre site. N’oublions pas le fameux "pavé".

"Le pavé"

Vos lecteurs s’en iront également si votre page comporte un "pavé". Par là nous entendons un paragraphe qui s'étend sur plus de dix, onze, voire douze lignes sans que l'auteur ou le rédacteur n'ait jamais appuyé sur la touche Entrée. Cela crée un bloc de texte difficile à lire et la plupart des lecteurs ne peuvent pas le parcourir facilement. Ils sautent donc la totalité de la section qui le contient. Il ne faut donc pas que des informations importantes soient cachées quelque part à l’intérieur, car les lecteurs ne les verront pas. C'est pourquoi les bons rédacteurs connaissent l'importance des sous-titres, des "espaces" et de la structure générale. Les sous-titres divisent le contenu en éléments d'information digestes que le lecteur peut traiter rapidement, tandis que “l’espace" crée suffisamment de lignes de rupture entre les paragraphes pour que les lecteurs ne se fatiguent pas.

Comme ce qui précède était un pavé et que la plupart d'entre vous ne l'ont pas lu, je vais maintenant écrire les mêmes phrases en utilisant l'espace blanc pour diviser l'information en paragraphes plus petits.

Vos lecteurs s’en iront également si votre page comporte un "pavé", c'est-à-dire un paragraphe qui s'étend sur plus de dix, onze ou même douze lignes sans que l'auteur ou le rédacteur n'ait jamais appuyé sur le bouton "Entrée".

Cela crée un bloc de texte difficile à lire, et la plupart des lecteurs ne peuvent pas le parcourir facilement.

Ils sautent donc la totalité de la section qui le contient. Il ne faut donc pas que des informations importantes soient cachées quelque part dans un pavé, car les lecteurs ne les verront pas.

C'est pourquoi les bons rédacteurs connaissent l'importance des sous-titres, des "espaces" et de la structure générale. Les sous-titres divisent le contenu en éléments d'information digestes que le lecteur peut traiter rapidement, tandis que "l’espace" crée suffisamment de lignes de rupture entre les paragraphes pour que les lecteurs ne se fatiguent pas.

Un candidat qui possède de bonnes compétences rédactionnelles sur le lieu de travail comprendra l'importance de bien structurer ses articles, ses mémos et ses e-mails. Il écrira en pensant à son public, utilisera suffisamment d'espaces ainsi que les sous-titres appropriés, et évitera les "pavés" comme la peste.

Comment évaluer les compétences rédactionnelles de votre candidat

Nous sommes arrivés à la conclusion que nous comprenons maintenant l'importance des compétences rédactionnelles sur le lieu de travail. Il est désormais temps de voir comment nous pouvons réellement évaluer les candidats et prendre note de leurs bonnes compétences rédactionnelles.

Il existe trois façons d'évaluer les compétences rédactionnelles de vos candidats :

1. Évaluez-les à l'aide d'un test de pré-embauche

C'est l'une des meilleures façons d'évaluer les compétences rédactionnelles de vos candidats. En leur faisant passer un test de pré-embauche, vous verrez quels candidats ont les compétences nécessaires pour passer le processus d'embauche.

TestGorilla propose de nombreux tests de pré-embauche dans sa bibliothèque de tests que vous pouvez utiliser pour évaluer les compétences rédactionnelles de vos candidats. Voici quelques-uns des tests que vous pouvez utiliser :

• test de compétence en rédaction SEO

• Test Réflexion critique

• test Attention aux détails (textuel)

2. Donnez-leur un exercice d'écriture

Vous pouvez également donner à vos candidats des exercices d'écriture pour analyser leurs compétences rédactionnelles. Ces exercices peuvent vous fournir une pièce du puzzle lorsqu'il s'agit d'évaluer les compétences rédactionnelles des candidats. Cependant, ils peuvent ne pas vous dépeindre une image complète, et ce pour plusieurs raisons :

• Les candidats peuvent être nerveux et faire un mauvais travail d'écriture (faux négatif)

• Le sujet sur lequel les candidats écrivent peut faire une énorme différence - quelqu'un peut écrire un contenu extraordinaire sur un sujet et échouer complètement sur un autre

3. Vérifiez leur portfolio

Enfin, vous pouvez vérifier les exemples de portfolio de vos candidats. Vous pouvez leur demander des exemples de mémos, d'articles, de blogs ou d'e-books, ou même analyser la rédaction de leur CV et de leur lettre de motivation.

Le seul problème avec les portfolios est qu'ils peuvent être édités par quelqu'un d'autre et qu'ils ne vous montrent pas nécessairement la fluidité et le style réels de l'écriture du candidat. Un article peut être complètement différent après être passé entre les mains d'un rédacteur compétent. Par conséquent, un portfolio peut vous donner un aperçu, mais il ne peut pas brosser un tableau complet.

Évaluer les compétences rédactionnelles sur le lieu de travail pour obtenir le meilleur candidat

Les compétences rédactionnelles sur le lieu de travail sont essentielles au bon fonctionnement et à la productivité des individus d'aujourd'hui. Ces compétences ne sont pas seulement importantes pour les rédacteurs. Tout le monde a besoin de bonnes compétences rédactionnelles sur le lieu de travail, qu'il s'agisse des programmeurs, des responsables des ressources humaines, des vendeurs ou des spécialistes du marketing.

Voici quelques moyens d'évaluer les compétences rédactionnelles sur le lieu de travail chez vos candidats :

1. Tests préalables à l'embauche

2. Exercice d'écriture

3. Portfolio écrit : lettres d'information, mémos, articles de blog qu'ils ont rédigés dans le passé, etc…

Vous pouvez trouver plus de 150 tests préalables à l'embauche et validés scientifiquement dans notre bibliothèque de tests. Essayez TestGorilla gratuitement.