Comment créer un contrat de travail (modèles inclus)

Vous avez examiné des CV, mené des entretiens et fait passer votre test pré-emploi pour trouver la personne idéale pour le poste. La tâche suivante ? Rédiger un contrat de travail conforme à la loi.

Les contrats de travail sont un excellent moyen de protéger les droits de l'employeur et de l'employé et de garantir une relation de travail harmonieuse. Toutefois, vous devez préparer ces documents correctement afin d'être juste envers l'employé, sinon vous risquez d'avoir un contrat inapplicable, ce qui pourrait entraîner des conflits juridiques coûteux.

Cet article examine les principales clauses que vous pourriez vouloir inclure dans votre contrat. Vous y trouverez également un guide étape par étape sur la manière de rédiger un contrat de travail, ainsi qu'un accès à des modèles utiles.

Qu'est-ce qu'un contrat de travail ?

Un contrat de travail est un accord entre un employeur et un employé décrivant les détails de la relation de travail. Il définit les droits et les responsabilités de l'employeur et de l'employé en abordant des questions telles que la durée et la nature de l'emploi, les heures de travail, la rémunération et la cessation d'emploi.

Les termes "contrat d'emploi" ou "accord de travail" sont d'autres termes couramment utilisés pour désigner les contrats de travail.

Les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs utilisent des contrats de travail. Ces accords peuvent être écrits ou verbaux. Ils peuvent également être implicites sans accord formel, mais le comportement et les communications des parties indiquent une relation de travail.

Si vous optez pour un contrat de travail écrit, il doit être signé par les deux parties avant que l'employé ne commence à travailler.

Pourquoi un contrat de travail écrit ?

La loi ne vous oblige peut-être pas à conclure un contrat écrit avec vos employés. Cependant, les entreprises choisissent de le faire pour plusieurs raisons.

Les contrats de travail sont des documents juridiquement contraignants qui protègent les droits des employeurs et des employés. Pour les employés, un contrat de travail décrit généralement le salaire et les avantages dont ils peuvent bénéficier, ce qui garantit qu'ils sont rémunérés pour leur travail.

Les contrats de travail protègent également les intérêts juridiques de l'employeur. Par exemple, les clauses de non-divulgation empêchent les employés de partager les secrets commerciaux de l'entreprise, protégeant ainsi sa propriété intellectuelle.

Le fait de consigner par écrit les détails d'une relation de travail garantit que les parties connaissent clairement leurs droits et responsabilités respectifs, ainsi que les conséquences d'un manquement à ces derniers. Cela réduit le risque de conflit ou d'autres problèmes, y compris les litiges, qui sont souvent longs, coûteux et stressants pour toutes les parties concernées.

Du point de vue de l'employeur, un contrat définit les conditions essentielles de la relation, telles que les congés payés et les heures supplémentaires. En disposant de ces éléments par écrit, l'employeur peut budgétiser les salaires et gérer les horaires de travail en conséquence.

Différents types de contrats de travail

Emploi de gré à gré

Les contrats de gré à gré ne précisent pas de durée. Ils permettent aux deux parties de mettre fin à la relation de travail à tout moment, avec ou sans raison. De nombreuses relations de travail sont présumées par la loi être à durée indéterminée, qu'il y ait ou non un contrat de travail écrit.

Temps plein

Il n'existe pas de définition standard des heures à temps plein. En vertu du droit du travail américain, les employeurs peuvent décider de ce qui est considéré comme des heures à temps plein dans leur entreprise. En général, on considère qu'un emploi à temps plein dure au moins 30 à 35 heures par semaine. Les salariés à temps plein ont généralement droit à divers avantages, notamment des congés, des assurances et des pensions.

Temps partiel

Les heures à temps partiel sont celles qui sont inférieures à ce qu'un employeur considère comme un emploi à temps plein. Les employés à temps partiel peuvent avoir droit à des avantages différents de ceux des employés à temps plein.

Occasionnel

Les employés occasionnels travaillent selon des horaires flexibles et n'ont pas de quantité de travail minimale promise. Les employés peuvent également être en mesure de refuser les postes qui leur sont proposés. Les contrats de travail occasionnels sont souvent de courte durée pour couvrir des travaux saisonniers.

Permanent

Un contrat permanent ne prévoit pas de date de fin - la relation de travail est continue. Il prend fin lorsque l'employé choisit de partir ou lorsqu'il est licencié, selon les termes de l'accord. Les employés à temps plein et à temps partiel peuvent bénéficier d'un contrat permanent.

Certaines entreprises font également une distinction entre les contrats de travail en fonction du rôle de l'employé, comme les stagiaires, les apprentis et les cadres.

Contrat à durée déterminée

S'il existe une date de fin convenue, il s'agit d'un contrat à durée déterminée. Les employés peuvent travailler à temps plein ou à temps partiel dans le cadre d'un contrat à durée déterminée et bénéficient généralement des mêmes droits que leurs collègues permanents à temps plein ou à temps partiel.

Termes/clauses importants à inclure dans les contrats de travail

Ce que vous incluez dans vos contrats de travail dépend des lois fédérales, nationales et locales qui s'appliquent à votre entreprise et des spécificités de la relation de travail avec l'employé. Le droit des contrats de travail est complexe. Il est donc important de comprendre ces lois lors de la rédaction des contrats.

Toutes les clauses que vous incluez doivent également être conformes à la législation du travail en vigueur. Par exemple, vous ne pouvez pas fixer un taux de rémunération pour un employé inférieur au salaire minimum, que ce soit au niveau fédéral ou dans votre État.

Pour ces raisons, vous devez consulter un avocat lorsque vous préparez un contrat. La loi peut vous obliger à inclure des clauses spécifiques. Un avocat spécialisé en droit du travail peut examiner votre contrat et vous conseiller sur les modifications à y apporter.

En fonction de la nature du contrat et de vos obligations légales, vous devrez peut-être inclure certains termes importants dans vos contrats de travail.

Coordonnées des parties

Il s'agit du nom et de l'adresse de l'entreprise et de l'employé.

Titre ou rôle du poste et champ d'application de l'emploi

Le contrat peut mentionner que les fonctions du poste peuvent être modifiées et fournir un aperçu de la procédure à suivre. Il peut également préciser les conséquences d'un manquement de l'employé à ses obligations.

Rémunération

Il s'agit du montant que l'employé recevra, de la date à laquelle il le recevra et de la fréquence - par exemple, hebdomadaire ou mensuelle. Cette clause peut également porter sur les heures supplémentaires, leur rémunération et les rémunérations supplémentaires telles que les actions, les primes ou les commissions.

Dates de l'accord

Cette clause définit la durée de l'emploi. Un contrat à durée indéterminée ne précise que la date de début.

Horaires et lieu principal d'emploi

Il s'agit des détails concernant les horaires, les pauses, les heures de base et les heures supplémentaires. Il peut également préciser le lieu principal où l'employé travaillera, y compris les éventuelles modalités de travail à distance.

Période d'essai

Si le salarié est soumis à une période d'essai, cette section doit préciser le calendrier et les conséquences en cas d'échec de la période d'essai. Les périodes d'essai durent généralement de trois à six mois.

Avantages

Il s'agit des congés, de l'assurance maladie, de l'assurance dentaire et de l'assurance vision, des régimes de retraite et des indemnités. Cette section doit également expliquer les éventuels délais d'attente avant que l'employé ne puisse bénéficier des avantages sociaux.

Il est essentiel de détailler les indemnités pour chaque type de congé, y compris les congés payés, les congés de maladie, les congés familiaux et les congés de maternité ou parentaux, et de préciser s'ils sont rémunérés ou non.

Résiliation et indemnités de licenciement

Ce point explique comment l'une ou l'autre des parties peut mettre fin à la relation de travail, y compris les démarches qu'elle doit entreprendre et les périodes de préavis éventuellement requises. Il peut également détailler les indemnités de licenciement auxquelles l'employé a droit, y compris leur montant et la date à laquelle elles sont versées.

Dépenses

Quelles sont les dépenses couvertes par l'organisation ? Il peut s'agir de frais de réinstallation, de forfaits de téléphonie mobile et de déplacements liés au travail.

Travail salarié

Une clause de travail salarié stipule que l'employeur est propriétaire de toute propriété intellectuelle créée par l'employé au cours de son emploi, comme les marques ou les brevets. Souvent, l'employé est également tenu de remplir tous les documents nécessaires pour accorder la propriété à l'employeur.

Résolution des litiges

Comment les litiges entre l'employeur et l'employé seront-ils résolus ? Ces clauses peuvent exiger un mode alternatif de résolution des conflits, comme la médiation ou l'arbitrage, avant qu'une partie ne puisse porter l'affaire devant un tribunal.

Choix de la loi et de la compétence territoriale

Cette clause indique les lois qui régissent le contrat de travail et les tribunaux qui connaîtront de tout litige. Il s'agit généralement de l'État dans lequel l'entreprise est basée. La clause peut également préciser quelle partie est responsable des honoraires d'avocat et des autres frais de justice.

Exclusivité

Cette clause précise si l'employé peut travailler pour d'autres employeurs.

Divisibilité

Cette clause standard figure dans la plupart des contrats, et pas seulement dans les contrats de travail. Elle stipule que si un tribunal estime qu'une clause du contrat est nulle ou illégale, les autres clauses de l'accord restent d'application.

Politique d'utilisation des technologies

Cette clause oblige l'employé à utiliser toute technologie liée au travail conformément à la politique de l'organisation. Elle peut également préciser qui fournit l'équipement et si l'employé doit suivre la politique de l'entreprise en matière de médias sociaux.

Que sont les clauses restrictives dans les contrats de travail ?

Outre les clauses susmentionnées, un contrat de travail peut contenir des clauses restrictives. Ces clauses empêchent les employés de s'engager dans certaines activités après la fin de leur contrat de travail. Les clauses restrictives les plus courantes sont les accords de non-divulgation, de non-concurrence et de non-sollicitation.

• Accords de non-divulgation ou accords de confidentialité empêchent les employés de partager toute information confidentielle dont ils ont eu connaissance au cours de leur emploi. Il peut s'agir d'informations sensibles sur les clients ou de secrets commerciaux.

• Les accords de non-concurrence interdisent aux salariés d'effectuer un travail similaire pendant un certain temps après leur départ de l'employeur.

• Les accords de non-sollicitation empêchent les salariés d'emmener avec eux d'autres salariés, des sous-traitants ou des clients lorsqu'ils quittent l'entreprise.

Avant d'inclure une clause restrictive dans vos contrats de travail, vous devez consulter un avocat. Certains États n'autorisent pas certains types de clauses restrictives. Lorsqu'elles sont autorisées, elles doivent généralement répondre à des critères stricts pour être valables.

Comment rédiger un contrat de travail

Voici les cinq étapes de la rédaction d'un contrat de travail.

1. Ajoutez les premiers détails

Ajoutez un titre à votre contrat, comme "contrat de travail" ou "contrat d'emploi". Identifiez les parties, y compris le nom légal de l'entreprise, le nom complet de l'employé et leurs adresses. Indiquez également la date à laquelle l'accord a été conclu.

2. Décrivez le rôle de l'employé et l'étendue de son travail

Indiquez le titre de son poste et expliquez ses principales responsabilités et fonctions. Indiquez également son type d'emploi (temps plein, temps partiel ou occasionnel).

3. Identifiez les clauses nécessaires de l'accord

Vous devez inclure toutes les clauses requises par la législation fédérale, nationale ou locale. Vous pouvez également ajouter des termes ou des clauses de la liste ci-dessus qui s'appliquent à votre organisation ou à la relation de travail, ou élaborer vos propres termes.

4. Faites réviser votre contrat par un avocat

Les contrats sont des documents juridiques. Vous devez les faire réviser par un avocat pour vous assurer qu'ils contiennent toutes les clauses requises et qu'ils sont légaux. Sinon, vous risquez d'enfreindre la loi et de vous retrouver avec un contrat inapplicable.

5. Signez le contrat

Le contrat de travail doit être signé par vous et par l'employé. Remettez à l'employé une copie du contrat signé pour ses dossiers. Ajoutez l'original au dossier personnel de l'employé ou conservez-le dans un endroit sûr afin de pouvoir vous y référer ultérieurement.

Adaptez les contrats de travail à votre région

Les contrats de travail définissent la relation entre les employeurs et les employés. Ce sont des documents juridiques qui doivent être conformes aux lois fédérales et nationales sur l'emploi. C'est pourquoi vous devez les faire examiner par un avocat lorsque vous les préparez.

Certains employeurs préparent et révisent les contrats de travail en interne. Si vous avez l'intention de le faire, il est essentiel d'engager une personne ayant une expertise en droit du travail et une compréhension approfondie du droit des contrats.

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Avis de non-responsabilité

Les informations contenues dans cet article sont un résumé général à des fins d'information et ne constituent pas un avis juridique. Les lois sont sujettes à des changements constants et leur application varie en fonction de votre situation personnelle, en particulier en ce qui concerne les contrats de travail. Vous devez toujours demander l'avis d'un avocat qualifié sur vos obligations légales en tant qu'employeur. Bien que ce résumé se veuille informatif, nous ne pouvons en garantir l'exactitude ou l'applicabilité à votre situation.