Comment vérifier les références des candidats à l'embauche ?

Vous en êtes presque à la dernière étape du processus de recrutement et vous pensez avoir sélectionné les bons candidats, mais vous aimeriez obtenir plus d'informations sur leurs performances passées pour prendre une décision finale ?

Il est temps de procéder à une vérification des références.

Une vérification des références implique généralement de vérifier les antécédents professionnels du candidat et de s'entretenir avec ses anciens employeurs, mais ne se limite pas à cela.

Avant de commencer à vérifier les références, vous devez répondre à plusieurs questions essentielles :

• Quelles informations devez-vous collecter ?

• Faut-il s'appuyer sur des références écrites ?

• Quelles sont les meilleures questions à poser lors d'une vérification des références ?

• Quel est le meilleur moment pour vérifier les références ?

• Comment gérer les commentaires négatifs concernant un candidat ?

Cet article répondra à toutes ces questions, et à bien d'autres encore.

Mais commençons par l'essentiel : ce qu'est une vérification des références.

Qu'est-ce qu'une vérification des références ?

La vérification des références est une étape du processus d'embauche au cours de laquelle l'employeur demande des informations sur le candidat à d'anciens employeurs et collègues afin d'en savoir plus sur ses antécédents, ses qualifications et ses compétences.

Au minimum, vous devez vérifier les dates d'embauche du candidat, ses titres de poste et ses responsabilités professionnelles. Une vérification approfondie des références vous donnera un aperçu des compétences, des qualifications et des connaissances du candidat, ainsi que de ses performances dans des postes antérieurs.

Il convient de garder à l'esprit qu'une vérification des références n'est pas la même chose qu'une vérification des antécédents. Une vérification des références se concentre sur les capacités, les performances, l'expérience et les références du candidat, tandis qu'une vérification des antécédents porte sur son historique professionnel et même sur son casier judiciaire.

De nombreuses entreprises procèdent à des vérifications d'antécédents : selon la SHRM, 92 % des entreprises effectuent des vérifications d'antécédents dans le cadre de leur processus d'embauche.

Pourquoi demander une vérification des références ?

Selon Gallup, un mauvais recrutement peut coûter jusqu'à deux fois le salaire annuel de l'employé. Les erreurs d'embauche coûtent à l'économie américaine plus de mille milliards de dollars par an, ce qui montre à quel point le problème est répandu. Selon une étude du Brandon Hall Group, 95 % des entreprises admettent faire des erreurs de recrutement chaque année.

Pour éviter les erreurs de recrutement, les entreprises doivent s'assurer que le candidat possède les compétences et l'attitude adéquates, et la vérification des références peut jouer un rôle clé dans l'évaluation de ces deux éléments.

La vérification des références vous permet d'apprendre beaucoup de choses sur vos candidats. Vous pouvez vérifier :

• S'ils ont obtenu de bons résultats dans un emploi précédent

• Leur productivité et leur efficacité

• S'ils avaient la bonne attitude et le bon comportement

• S'ils ont la bonne culture et le bon potentiel pour votre poste.

Vous en apprendrez également sur leurs réussites et leurs échecs passés, leurs forces et leurs faiblesses, ainsi que sur leurs aptitudes au travail d'équipe.

L'avantage de la vérification des références est qu'elles proviennent d'anciens collègues de travail, de responsables directs et de pairs, c'est-à-dire de personnes avec lesquelles le candidat a travaillé tous les jours. Et, dans la plupart des cas, ce sont eux qui peuvent vous donner l'image la plus précise des compétences du candidat.

Vérifications des références : ce qu'il faut faire, ce qu'il ne faut pas faire et les signaux d'alerte

Le personnel des ressources humaines doit respecter certaines règles spécifiques en matière de vérification des références.

Vous trouverez ci-dessous quelques points essentiels à ne pas oublier lorsque vous vous adressez aux anciens collègues ou responsables de votre candidat.

À faire

Lors de la vérification des références :

• Concentrez-vous sur quelques points clés seulement. Les vérifications des références demandent beaucoup de ressources à toutes les parties concernées, y compris à la personne à qui vous vous adressez, et vous devez donc vous concentrer sur les points les plus importants que vous souhaitez examiner. Recueillez les commentaires de toutes les personnes qui ont interrogé le candidat et concentrez votre attention sur les questions clés qui ont été soulevées.

• Posez des questions précises sur les performances professionnelles du candidat. Les performances professionnelles passées sont le meilleur indicateur des performances professionnelles futures. Par conséquent, que vous parliez à l'ancien manager du candidat ou à un ancien collègue, entrez dans les détails de ses performances en lui posant des questions spécifiques.

• Écoutez ce que votre interlocuteur a à vous dire sans l'interrompre ni l'interroger. Posez toujours une seule question à la fois et laissez l'autre personne s'exprimer. Faites une pause de quelques secondes avant de poser une autre question : les choses les plus importantes que vous apprendrez peuvent surgir juste après que vous pensiez que la personne a déjà fini de répondre.

• Trouvez plusieurs sources d'information différentes. Les politiques de ressources humaines de certaines organisations peuvent restreindre l'étendue des informations que vous pouvez obtenir et les limiter aux détails les plus élémentaires (formation, diplôme, titre du poste). Essayez d'identifier des sources d'information supplémentaires, telles que les réseaux professionnels, d'autres anciens employeurs et LinkedIn, afin d'améliorer votre connaissance du candidat.

À ne pas faire

Lorsque vous vous adressez à d'anciens employeurs et à des pairs :

• Ne posez pas de questions "oui ou non". Posez des questions ouvertes afin de recueillir le plus d'informations possible.

• Gardez vos propres préjugés à l'esprit. Utilisez des termes neutres afin d'obtenir des réponses précises et impartiales, et soyez conscient de vos propres préjugés, qui peuvent influencer l'interprétation des réponses que vous recevez.

• N'essayez pas de trop interpréter le ton de la voix ou le langage corporel d'une personne. Vous pourriez mal interpréter le contexte et vous faire une fausse idée de votre candidat, en particulier dans les lieux de travail multiculturels.

• Ne rejetez pas automatiquement un candidat pour une incohérence ou un avis négatif. Il existe de nombreuses raisons différentes pour lesquelles une personne peut donner un avis négatif sur un ancien employé. Accordez à votre candidat le bénéfice du doute et essayez d'approfondir la question et de parler à une deuxième personne, si possible.

Signaux d'alerte

Lors de l'examen des références, soyez attentif aux signaux d'alerte. Ceux-ci indiquent que le candidat n'est peut-être pas le candidat idéal pour votre entreprise.

• Commentaires négatifs disproportionnés. Il peut y avoir des commentaires négatifs et vous devriez toujours les examiner de plus près. Toutefois, si la grande majorité des références font des remarques défavorables sur votre candidat, c'est probablement un signe clair que le candidat n'est pas le meilleur candidat pour votre entreprise.

• Informations incohérentes. Vérifiez si ce que le candidat vous a dit correspond aux informations de son ancien emploi. En cas d'incohérence ou de contradiction, vérifiez à nouveau qu'il ne s'agit pas d'un malentendu. Si c'est le cas, discutez-en avec le candidat avant de juger la situation.

• Commentaires trop positifs. Si vous vérifiez les références du candidat et que vous ne recevez que des réponses positives à son sujet, sachez que vous n'avez peut-être pas une vue d'ensemble de la situation. Essayez de trouver d'autres références auprès de ses anciens employeurs afin d'obtenir une vision plus équilibrée du candidat que vous souhaitez engager.

Quelles sont les questions à poser lors de la vérification des références ?

Lorsque vous vérifiez les références, posez des questions ouvertes, mais essayez de les rendre aussi précises que possible. Si vos questions sont vagues ou non spécifiques, vous obtiendrez des réponses du type "Ils sont formidables !", ce qui n'est pas utile pour prendre des décisions en matière d'embauche.

Vous trouverez ci-dessous quelques questions à poser lors de la vérification des références. Adaptez-les au poste spécifique pour lequel vous recrutez et prenez des notes pendant l'entretien téléphonique.

• Pourquoi le candidat a-t-il démissionné ?

• Pouvez-vous me parler de la relation qu'il entretenait avec vous ? Qu'en est-il de ses relations avec ses collègues et ses supérieurs ?

• Pensez-vous qu'il travaille mieux en équipe ou seul ?

• Pouvez-vous me parler des responsabilités du candidat au travail ?

• Pouvez-vous m'en dire plus sur ses performances au travail ?

• Sur une échelle de 1 à 10, dans quelle mesure le candidat a-t-il réussi dans son travail ? Que faudrait-il pour qu'il atteigne la note de 10 ?

• Quelles sont ses réalisations les plus importantes ?

• Pour ce poste, nous avons besoin d'une personne capable de _____ (deux ou trois responsabilités clés). Quelle note donneriez-vous au candidat pour chacune de ces responsabilités ? Pourquoi ?

• Embaucheriez-vous à nouveau ce candidat pour le même poste si vous en aviez l'occasion aujourd'hui ? Pourquoi ?

• Quels sont les principaux points forts du candidat ?

• Quelles sont ses principales faiblesses ?

• Pouvez-vous me parler d'une situation difficile que le candidat a rencontrée au travail ? Comment y a-t-il fait face ?

• Parlez-moi d'un cas où le candidat a eu un conflit au travail. Comment a-t-il géré la situation ?

• Quelle serait la méthode la plus efficace pour diriger et gérer ce candidat ? Pourquoi ?

• Quelles sont les informations que je devrais connaître sur lui et sur lesquelles je ne me suis pas encore renseigné ?

• Pouvez-vous m'indiquer un domaine dans lequel il manque d'expérience ou de compétences ?

• Y a-t-il un domaine particulier dans lequel il aurait besoin d'une formation ou d'un accompagnement supplémentaire pendant la période d'intégration ?

• Veuillez me parler d'un cas où le candidat a reçu des commentaires négatifs. Comment a-t-il réagi ?

• Y a-t-il quelqu'un d'autre à qui vous me conseilleriez de m'adresser ?

Conseils pour tirer le meilleur parti de vos contrôles de références

Bien que la vérification des références soit assez courante, il arrive que les responsables du recrutement s'empressent de la faire ou négligent des aspects importants du processus.

Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des meilleures pratiques en matière de vérification des références, qui vous aideront à créer une expérience positive pour les candidats et à obtenir suffisamment d'informations sur eux pour faire le bon choix en matière d'embauche.

1. Dites à vos candidats que vous allez procéder à une vérification des références

Pour gagner la confiance des candidats et attirer les meilleurs talents, votre processus de recrutement doit être clair et transparent dès le départ.

Informez les candidats dès le début que vous procéderez à une vérification des références. Cela vous permettra d'atteindre plusieurs objectifs :

• vous aider à offrir une expérience positive aux candidats

• faciliter le processus de recrutement

• dissuader les candidats d'exagérer leurs compétences sur leur CV

• Obtenir des réponses véridiques lors des entretiens

Selon le service de vérification des diplômes et de lutte contre la fraude de Hedd, 49 % des grandes entreprises et 48 % des PME ont interrogé des candidats qui avaient menti sur leurs diplômes dans leur CV.

2. Combinez la vérification des références avec des tests de pré-embauche

Faire passer à vos candidats une évaluation préalable à l'embauche est un excellent moyen d'obtenir des informations plus approfondies sur leurs compétences, leurs connaissances et leur comportement, et lorsqu'elle est associée à une vérification des références, elle vous fournira de nombreuses données fiables qui vous aideront à prendre la meilleure décision possible.

Les tests préalables à l'embauche sont un excellent moyen d'éliminer rapidement les candidats non qualifiés et d'optimiser le recrutement. C'est pourquoi nous recommandons d'effectuer des tests de compétences dès les premières étapes du processus de recrutement et de ne vérifier les références que pour les meilleurs candidats.

Les tests de compétences vous permettent également de vérifier facilement les affirmations des candidats sur leur CV.

Imaginez le scénario suivant : Vous interviewez un candidat qui postule pour un poste de développeur JavaScript de niveau junior. Sur son CV, il déclare avoir une connaissance pratique de JavaScript et l'utiliser depuis deux ans.

Un bon moyen de vérifier cette affirmation est de lui faire passer un test de codage JavaScript de niveau débutant et de voir comment il se débrouille.

3. Vérifier l'intelligence émotionnelle (QE) et la motivation des candidats

Le travail d'équipe, la communication, la résolution de conflits, la motivation et la résolution de problèmes sont des compétences non techniques cruciales qui sont nécessaires pour presque tous les emplois, et elles sont toutes liées à l'intelligence émotionnelle (QE) des candidats.

Quel que soit le poste pour lequel votre candidat postule, nous recommandons d'évaluer son intelligence émotionnelle dans le cadre du processus d'évaluation, et la vérification des références est un excellent moyen d'obtenir des informations plus approfondies à ce sujet.

Vous pouvez également utiliser des tests de personnalité, tels que le test Big 5 (OCEAN) ou notre test de motivation, dans lequel le candidat et vous-même répondez à une enquête pour vérifier si vos attentes concordent.

D'autres tests peuvent être utilisés, comme le test de communication ou le test de résolution de problèmes de TestGorilla, afin d'évaluer la manière dont les candidats réagissent à diverses situations et leurs compétences en matière de relations interpersonnelles et de résolution de problèmes.

4. N'acceptez pas uniquement des références écrites

Bien que les références écrites soient beaucoup plus faciles à examiner, elles ne vous donneront pas autant d'informations qu'un appel téléphonique.

Demandez à vos candidats de vous fournir une liste de personnes que vous pouvez contacter pour discuter de leurs performances passées, mais n'oubliez pas de leur donner suffisamment de temps pour vérifier d'abord auprès de leurs anciens employeurs, si nécessaire.

Avant de décrocher le téléphone, préparez chaque vérification de références et dressez une liste de questions que vous aimeriez aborder au téléphone, en fonction du profil du candidat.

5. Posez des questions de suivi

Lors de la vérification des références, posez des questions complémentaires afin d'obtenir des informations aussi détaillées et précises que possible. Parfois, une question de suivi bien formulée vous permettra d'obtenir plus d'informations que la question initiale.

Par exemple, vous pouvez poser la question suivante :

Quelle a été la qualité de la communication avec l'équipe ?

Si votre interlocuteur peut vous fournir des informations sur ses compétences en matière de communication, des questions complémentaires telles que "Pourquoi cela ?", "Quel a été l'impact sur ses performances ?" ou "Pouvez-vous me donner un exemple ?" peuvent vous aider à découvrir des informations précieuses que vous n'auriez pas pu obtenir autrement.

6. Discutez des références avec vos candidats

Après avoir obtenu quelques références (deux ou trois devraient suffire), vous pouvez en discuter avec vos candidats.

Cela vous permet d'aborder les incohérences éventuelles et vous aide à obtenir une perspective équilibrée des compétences et des faiblesses des candidats. Vous montrez ainsi à vos candidats que vous leur faites confiance et vous avez l'occasion de voir comment ils réagissent aux commentaires positifs et négatifs.

7. Ne vérifiez que les références des candidats présélectionnés

Quel est le meilleur moment pour vérifier les références ?

En ce qui concerne le calendrier des vérifications de références, il y a un juste milieu : faites-les vers la fin de votre processus de recrutement, mais avant de prendre une décision d'embauche.

Si vous commencez à vérifier les références trop tôt, vous serez submergé de travail supplémentaire. En revanche, si vous avez déjà pris une décision avant de procéder à la vérification des références, vous risquez d'être partial et d'embaucher un candidat qui ne convient pas à votre entreprise.

Le meilleur moment pour vérifier les références est après les tests de compétences et les entretiens initiaux, mais avant de faire une offre. Vous pourrez ainsi discuter des résultats avec vos candidats, si nécessaire, et prendre une décision impartiale.

Embaucher les meilleurs candidats en utilisant les bons outils de recrutement

La vérification des références en dit long sur les antécédents professionnels des candidats, leur formation et leurs performances dans des postes antérieurs. La vérification des références peut vous aider à évaluer chaque candidat et à vous assurer que vous embauchez la personne idéale pour le poste.

Vous pouvez vérifier les références en vous entretenant avec les anciens collègues et responsables des candidats, et vous pouvez également faire passer à vos candidats des évaluations préalables à l'embauche afin d'évaluer leurs compétences et leur comportement.

L'utilisation de la bonne combinaison d'outils de recrutement est essentielle pour embaucher les meilleurs talents, et la vérification des références, en combinaison avec les entretiens et les tests de pré-embauche, peut vous donner une compréhension approfondie des forces, du potentiel et des connaissances de vos candidats. Essayez TestGorilla gratuitement.