Comment créer une culture cohésive dans un environnement de travail à distance ou hybride ?

Laissez-nous deviner :

Avant la pandémie, lorsque les gens vous posaient des questions sur la culture de votre entreprise, vous aviez votre réponse toute prête. Vous probablement énumériez des mots-clés tels que "collaborative" et "motivante" et laissiez l'effervescence de votre bureau faire le reste de la conversation.

...Puis la pandémie a frappé.

Aujourd'hui, comme beaucoup d'entreprises, vous n'êtes revenu au bureau qu'à temps partiel, ou peut-être avez-vous même pivoté vers un modèle entièrement à distance.

L'évaluation et l'amélioration de la culture de votre entreprise sont devenues beaucoup plus difficiles. Après tout, comment mesurer l'atmosphère d'un appel Zoom ?

Bien que nous ne puissions pas vous offrir un thermomètre pour les réunions Zoom, nous pouvons vous assurer qu'il est possible de créer une culture cohésive dans les environnements de travail à distance et hybrides.

Même mieux que ça, ce billet va vous montrer à quoi ressemble une culture cohésive et vous donner 10 conseils pratiques pour en mettre une en place.

• ✅ Testez les compétences et embauchez pour l’apport culturel

Qu'est-ce qu'une culture cohésive ?

Une organisation a une culture cohésive lorsque tout le monde partage un ensemble de valeurs, d'objectifs, d'attitudes et de méthodes de travail.

Cette culture est cohérente au sein des équipes et des départements, indépendamment du lieu ou de la direction, et elle dicte non seulement le type de structure organisationnelle que vous avez (par exemple, le style de leadership de votre équipe de direction ), mais aussi :

• La façon dont les employés interagissent entre eux

• La façon dont les décisions sont prises

• Ce qui motive vos employés à réussir

Créer une culture cohésive, c'est gérer ce que l'on ressent en travaillant pour votre organisation, et cela vous aide à attirer les meilleurs candidats pour les postes à pourvoir.

C'est pourquoi tant d'organisations décrivent leur culture de la même manière.

Une étude du MIT au sujet des évaluations de Glassdoor a compilé les neuf “grands" traits que les candidats recherchaient dans une culture d'entreprise, à savoir :

• Agilité

• Collaboration

• Diversité

• Respect

Ces termes vous semblent familiers ?

Vous verrez souvent des termes comme ceux-ci dans les descriptions de la culture d'entreprise, mais l'identité culturelle de votre organisation dépend de ses valeurs, pratiques et attitudes uniques. Pour en savoir plus, consultez notre article de blog sur la manière d'évaluer votre culture d’entreprise.

ProofHub est un exemple d'entreprise qui a réussi à mettre en place une culture cohésive dans un environnement de travail hybride.

Pour stimuler l'engagement des employés lors du passage soudain au travail à distance pendant la pandémie, l'entreprise a commencé à poser trois questions à chaque employé :

• Comment pouvons-nous rendre le travail plus amusant pour vous ?

• Si vous étiez à notre place, comment feriez-vous ?

• Comment pouvons-nous vous mettre sur la voie d'une plus grande réussite ?

Bien que chaque employé ait pu répondre différemment à ces questions, la promotion d'un sentiment de plaisir et son utilisation pour stimuler l'engagement dans la mission globale de l'entreprise ont contribué à créer une compréhension globale de ce qu'est l'organisation, et ont valu à ProofHub une place sur la liste des meilleurs employeurs en 2021 selon Forbes.

Quand la culture cohésive échoue-t-elle ?

La culture cohésive échoue lorsque l'accent mis sur les personnes l'emporte sur l'accent mis sur le travail - ou vice versa. Cela peut avoir des conséquences désastreuses pour la réputation de votre organisation.

L'entreprise de fintech Revolut en est un exemple. Elle a été prise dans une tempête de mauvaise presse lorsque des employés ont allégué que sa culture de fixation d'objectifs ambitieux s'était faite au détriment du bien-être des employés.

Mais avoir bonne presse pour votre entreprise n'est pas la seule raison de donner la priorité à une culture cohésive.

Pourquoi une culture cohésive est-elle importante pour les entreprises ?

Nous savons que la culture d'entreprise est une considération majeure pour les demandeurs d'emploi lorsqu'ils décident d'accepter ou non un poste : 86 % des candidats déclarent qu'elle est assez ou très importante.

Elle est encore plus importante une fois qu'ils travaillent pour vous.

La création d'une culture cohésive consiste à faire en sorte que tout le monde, de la direction générale aux employés subalternes, soit sur la même longueur d'onde et travaille à la réalisation d'une vision et d'une mission communes.

Une culture cohésive fournit un cadre comportemental à votre personnel, en lui indiquant comment :

• Mener de nouvelles initiatives

• Réagir sous pression

• Célébrer les succès

• Fournir un retour d'information

Elle peut même les aider à prendre des décisions difficiles et à répondre aux conflits.

Supposons qu'un conflit survienne entre un membre de l'équipe commerciale chargé de produire un rapport mensuel et un membre de l'équipe comptable qui tarde toujours à lui fournir les données dont il a besoin.

Voici les solutions possibles à ce conflit en fonction des traits culturels clés de l'entreprise :

L'élimination de ce type d'obstacles améliore naturellement la fidélisation des employés en réduisant les nombreux impacts négatifs des conflits sur le lieu de travail.

Source

De cela résulte une meilleure expérience pour les employés, une diminution du taux de rotation du personnel et une amélioration des performances financières.

Pourquoi est-il difficile de créer et de maintenir une culture cohésive dans les entreprises hybrides ou à distance ?

Le travail à distance et hybride a connu un essor fulgurant lors de la pandémie de Covid-19, et il semble être là pour durer. Des études montrent que 72 % de tous les travailleurs de la connaissance préfèrent le travail hybride, et moins d'un cadre sur cinq déclare vouloir revenir au bureau tel qu'il était avant la pandémie.

Cependant, comme la plupart des organisations ont adopté le travail à distance comme une mesure d'urgence (plutôt que comme une décision commerciale réfléchie), beaucoup sont maintenant confrontées aux défis liés à l'intégration du travail à distance et hybride dans une culture cohésive à long terme.

Voici cinq défis clés que le travail hybride pose à la formation d'une culture cohésive.

1. Il n'y a pas de fort sentiment d'appartenance parmi les employés

Comment pouvez-vous aider les gens à se sentir chez eux dans votre entreprise lorsqu'ils travaillent depuis leur domicile ?

Dans un lieu de travail traditionnel, le sentiment d'appartenance provient des moments presque intangibles que vous partagez avec vos collègues des centaines de fois par jour. Ça peut être :

• Une blague avec votre équipe

• Quelqu'un qui vous offre une tasse de café

• Un supérieur qui vous arrête dans un couloir pour vous dire qu'il a aimé votre présentation lors de la dernière réunion

Ces moments impromptus et non transactionnels sont difficiles à recréer dans un environnement de travail hybride et ont un impact sur l'attachement des travailleurs à leur emploi.

2. Les nouveaux employés ne sont pas immergés dans la culture

Si les membres de votre équipe de longue date ne ressentent pas un sentiment d'appartenance, vos nouveaux employés ne le ressentiront certainement pas. Les méthodes traditionnelles d'intégration reposent sur :

• De nombreuses réunions

• Des formations en personne

• Des déjeuners d'équipe

• Être traîné de bureau en bureau et hocher poliment la tête en écoutant des noms que vous oublierez 10 secondes après

Bien que tous ces éléments, à l'exception heureusement du dernier, puissent être transférés vers des outils de communication en ligne, les avantages intangibles ont été abandonnés sur le bord de la route numérique et les employés risquent de partir du mauvais pied.

3. Des silos apparaissent entre les équipes et les départements

La plupart des employés interagissent principalement avec leur propre équipe en ligne. Des silos apparaissent donc aisément. Cela nuit à l'échange d'informations et à la collaboration interdépartementale et peut même favoriser les conflits.

Laisser les groupes livrés à eux-mêmes peut créer des sous-cultures conflictuelles, en particulier si vous travaillez dans une entreprise comptant de nombreuses équipes internationales, car les différentes régions géographiques ont des attentes différentes en matière de culture de travail.

Source

4. Les possibilités de discrimination contre les travailleurs à distance sont nombreuses

Le retour partiel au bureau peut également créer un fossé entre les travailleurs principalement ou totalement à distance et ceux qui préfèrent travailler au bureau à temps plein.

Les travailleurs à distance peuvent se retrouver :

• écartés des réunions importantes

• non invités à participer activement aux réunions hybrides auxquelles ils assistent

• écartés des discussions impromptues au bureau

• écartés des promotions par les dirigeants

Il ne s'agit pas seulement de paranoïa : Une étude de la SHRM a révélé que 42% des supérieurs disent qu'ils oublient parfois les travailleurs à distance lorsqu'ils répartissent les tâches, et 34% de ces travailleurs disent que le fait de travailler à distance de façon permanente réduirait les opportunités de carrière qui leur sont offertes.

Cela risque d'affecter de façon disproportionnée ceux qui doivent travailler à domicile pour des raisons autres que la simple préférence, par exemple, les parents qui travaillent et les personnes handicapées.

5. Pour les employés, loin des yeux = loin du cœur

Si les employés n'ont pas :

• Un sentiment d'appartenance qui réaffirme la mission et les valeurs de votre organisation

• Un lien fort avec la direction et les collègues dans toute l'entreprise

• Des chances égales de développement et de progression

… Que devient leur travail ?

La réponse ? Un simple moyen de passer le temps, voire même une nuisance sur laquelle procrastiner en travaillant à domicile. Sans une culture d'entreprise cohésive qui maintient l'engagement des employés, la productivité peut chuter et le taux de rotation du personnel peut augmenter.

Voici un bref résumé des défis à relever pour créer une culture d'entreprise cohésive :

9 conseils pour créer et maintenir une culture d'entreprise cohésive à distance ou hybride

Nous savons que tout cela semble bien sombre jusqu'à présent. Peut-être même que vous reconnaissez certains des défis que nous avons décrits ci-dessus dans vos propres expériences.

Mais avant de vous résoudre au pire et de couler avec le navire, laissez-nous vous dire comment redresser la barre en suivant les meilleures pratiques du travail à distance.

Voici neuf conseils pour vous aider à vous lancer.

1. Faites de votre équipe de direction l’incarnation de votre culture d’entreprise

Le meilleur point de départ pour créer une culture cohésive est le sommet de votre entreprise. De fait, la Harvard Business Review recommande de commencer par le conseil d'administration.

Définissez votre objectif et votre vision, puis partagez-les avec l'ensemble de votre organisation, en veillant à mettre en place une structure de développement qui aide vos employés à relier ces objectifs globaux à leurs rôles individuels.

Il est particulièrement important que les cadres supérieurs et les dirigeants incarnent votre culture et montrent l'exemple.

Par exemple, si vous êtes le président-directeur général d'une start-up dont les valeurs fondamentales incluent la maxime selon laquelle une bonne idée peut venir de n'importe où, vous pouvez :

• Organiser fréquemment des réunions publiques pour trouver des idées novatrices

• Prévoir des réunions individuelles avec les nouvelles recrues une fois qu'ils se sont installés pour leur demander leur point de vue

• Organiser des réunions mensuelles avec chaque équipe pour connaître leurs idées d'amélioration

Benjamin Crudo, directeur général de l'agence Diff, est un exemple de ce type de leadership en action. Les valeurs déclarées de Diff en tant qu'employeur sont les suivantes :

• Respect

• Collaboration

• Créativité

• Responsabilité

• Excellence

Lors du passage au travail à distance suite à la pandémie, Benjamin a eu l'impression de s'isoler de ses équipes et a donc décidé d'organiser des déjeuners individuels à distance avec tous les membres de l'entreprise.

Il a constaté que ce type de réunions non transactionnelles avec ses collègues renforçait la confiance, améliorait sa perception de l'organisation et lui permettait de découvrir les talents cachés de ses employés.

2. Créez une approche systématique de l'expérience des employés

Vous devez mettre en place une politique claire pour impliquer vos employés dès leur arrivée dans votre entreprise et tout au long de leur cycle de vie. Cela inclut :

1. Le processus d'embauche

2. Les pré-intégration et intégration à distance

3. Des contrôles réguliers de l’embauche

4. Le développement et les promotions

5. Leur période de préavis et les entretiens de départ

Assurez-vous qu'ils se sentent respectés et compris à chaque étape de leur parcours. Prenons l'exemple de l'intégration à distance. Voici comment nous procédons chez TestGorilla.

Nous avons des membres d'équipe à distance qui travaillent dans le monde entier.

Chaque fois que nous recrutons un nouvel employé, celui-ci commence par regarder des vidéos réalisées par des membres seniors de notre équipe, qui présentent l'entreprise et expliquent son fonctionnement. Notre objectif est de les aider à connaître nos principaux dirigeants. En outre :

• Nous organisons des appels de présentation avec les collègues concernés

• Nous invitons les nouveaux venus à des activités sociales en ligne

• Nous leur demandons de créer des vidéos de présentation afin que leurs collègues puissent également apprendre à les connaître

Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre guide complet sur l'intégration virtuelle.

3. Embauchez pour l’apport culturel et non pour l'adéquation

En plus d'évaluer l'aptitude des candidats au travail à distance au cours du processus d'embauche, vous devriez également avoir un œil sur l’apport culturel.

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Traditionnellement, les dirigeants étaient encouragés à recruter des membres de l'équipe qui s'intégreraient à l'équipe existante, ce qui se résumait souvent à la question suivante : "Est-ce que j’irais boire un verre avec eux ?"

La nature subjective de ce type d'évaluation est devenue un terrain propice à la prise de mauvaises décisions basées sur des préjugés dûs à la première impression (ils soutiennent la même équipe sportive que vous ou ont le même sens de l'humour) et sur des préjugés inconscients.

Non seulement cela nuit à la diversité des recrutements, mais cela peut aussi conduire à la pensée de groupe.

Au lieu de cela, vous devriez rechercher un candidat qui peut enrichir la culture de votre organisation tout en partageant ses valeurs fondamentales. L’apport culturel est facile à détecter lors de l'embauche et contribue grandement à créer une culture cohésive.

4. Récompensez les employés qui soutiennent les valeurs de l'entreprise

Si vous souhaitez que vos valeurs fondamentales et votre mission restent présentes à l'esprit de vos employés, pensez à récompenser les équipes et les individus qui soutiennent votre culture cohésive.

Il existe de nombreuses façons de le faire, comme :

• Organiser des cérémonies de remise de prix mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles au cours desquelles vous reconnaissez les équipes qui défendent vos valeurs ou contribuent à votre mission

• Donner aux employés le pouvoir de voter pour leurs collègues qui recevront des récompenses, par exemple, avec un système de points

• Incorporer des mesures basées sur les valeurs dans les évaluations de performance des équipes. Par exemple, dans une équipe de recrutement, récompensez les membres dont les commentaires reflètent vos valeurs fondamentales

Chez TestGorilla, nous avons mis cela en œuvre en organisant une cérémonie de remise de prix hors des bureaux et en choisissant un gagnant pour représenter chacune des valeurs de l'entreprise.

5. Facilitez la communication avec les bons outils technologiques

Comme nous l'avons tous rapidement appris en découvrant le travail à distance pour la première fois, la technologie peut soit vous sauver la vie, soit condamner votre productivité.

L'utilisation d'outils technologiques adaptés à vos besoins est une bonne façon de commencer. Nous avons analysé les meilleurs outils de travail à distance dans un autre article, mais voici une petite introduction :

Une fois que vous avez choisi vos outils, vous devez établir des lignes directrices claires en matière de communication et de collaboration pour savoir comment et quand les utiliser.

Il peut s'agir de conseils pratiques. Par exemple, vous pouvez demander à votre équipe de design d'utiliser Slack pour la communication quotidienne, mais de stocker toutes les mises à jour de projet dans Trello.

Il peut également s'agir d'une approche axée sur le bien-être. Nous rappelons toujours aux employés que les outils technologiques doivent être à leur service et non l'inverse. Des outils comme Slack sont formidables, mais si vous participez à 47 canaux qui n'ont rien à voir avec votre travail ou votre vie, vous devriez pouvoir les quitter sans craindre de donner une mauvaise impression à vos coéquipiers.

6. Faites preuve d'intelligence en ce qui concerne les réunions virtuelles

Si vous avez fait une recherche Google, même superficielle, sur ce sujet, vous avez probablement vu beaucoup de conseils contradictoires. Certaines sources affirment que les équipes à distance devraient totalementse débarrasser des réunions régulières, tandis que d'autres affirment que dans le monde du travail hybride et à distance, les réunions régulières devraient être encore plus prioritaires.

À cela, nous répondons que tout dépend du style de travail de vos équipes.

Dans une équipe de développement Scrum par exemple, les réunions quotidiennes sont un élément clé de la gestion de projet et sont généralement nécessaires pour établir l'ordre du jour. En effet, le travail de développement est susceptible de changer de manière inattendue et les développeurs peuvent avoir besoin d'être affectés à d'autres projets, en particulier dans les équipes travaillant sur plusieurs projets.

En revanche, pour une équipe de vente B2B travaillant pour une entreprise dans laquelle les conversions prennent souvent plusieurs mois, les mises à jour quotidiennes peuvent tout simplement être une prise de tête inutile. Elles pourraient être réduites à des réunions hebdomadaires ou mensuelles, entrecoupées d'appels de rattrapage purement sociaux.

Pour tenir compte de cette diversité de styles de travail, vous devez permettre à vos équipes de choisir le calendrier de réunions qui leur convient le mieux, dans le cadre des grandes lignes directrices définies par votre direction.

Ces directives doivent inclure des règles de communication pour les réunions hybrides dont les grandes lignes sont, une fois de plus, établies par la haute direction.

Paul Hudson, directeur général de Sanofi, préside fréquemment des réunions hybrides, en s'assurant activement que :

• Les microphones et les caméras sont tous installés et fonctionnent correctement

• Il écoute toutes les personnes présentes à la discussion

• Les travailleurs à distance sont invités à participer

7. Créez des occasions de rencontre entre les équipes

Bien qu'il ne soit peut-être jamais réaliste pour certains de vos employés de se plonger dans la vie de bureau, que ce soit en raison d'autres responsabilités ou de problèmes de santé, beaucoup d'entre eux seront en mesure d'assister à des événements ponctuels en personne pour rencontrer leurs équipiers face à face.

En fonction de vos modalités de travail et du degré de dispersion de votre équipe, des camps réguliers peuvent être un excellent moyen de réunir l'ensemble de votre organisation et de créer cette connexion inter-équipes dont vous avez tant besoin.

Voici quelques exemples d'entreprises hybrides qui proposent des camps aux employés:

• Unsplash

• Skale

• Tropic

• Pexels

Si l'organisation d'un camp n'est pas réaliste ou si vous souhaitez promouvoir l'interaction en personne tout au long de l'année, voici d'autres idées pour permettre à vos employés de passer du temps en face à face :

• Journées de formation au développement personnel

• Soirées sociales et fêtes de fin d'année

• Événements sportifs ou clubs parrainés par l'entreprise

8. Créez un comité culturel avec vos employés

Il est essentiel de demander l'avis des employés pour réduire le taux de rotation et améliorer la santé globale de votre organisation.

Un moyen efficace d'y parvenir est de créer un comité culturel : une équipe d'employés de toute l'entreprise qui sollicitent l'avis de leurs collègues et le présentent aux parties prenantes de haut niveau.

Pour former un comité culturel efficace, vous avez besoin :

1. Des employés de toutes les fonctions et de tous les niveaux de l'entreprise

2. De canaux de communication réguliers entre le comité et la direction

3. D’une allocation budgétaire pour mettre en œuvre leurs suggestions

Un comité vous aide à identifier les domaines d'innovation et à repérer les faiblesses potentielles avant qu'elles ne deviennent incontrôlables.

9. Offrez des chances égales de promotion

Il ne suffit pas de créer une culture cohésive qui redonne l’espoir d’une promotion aux employés à distance. Vous devez aller plus loin et intégrer dans vos pratiques RH une orientation claire sur le recrutement interne.

Offrir des chances égales de progression vous aide à :

• Embaucher la meilleure personne pour le poste, quel que soit son lieu de travail préféré

• Avoir un effet positif sur la fidélisation des employés en général

Commencez à construire votre culture cohésive avec les bons outils de recrutement

Au début de cet article, vous étiez probablement un peu dans le flou sur la façon de créer une culture cohésive. Vous savez désormais ce qu'est une culture cohésive et pourquoi elle est importante, mais aussi :

• Les principaux défis à relever pour créer une culture positive dans votre entreprise

• Les politiques et pratiques qui créent une culture organisationnelle cohésive

• Pourquoi vous devez sélectionner les candidats en fonction de leur culture et choisir des personnes qui non seulement s'y intègrent, mais la développent également

Une fois que vous aurez mis en œuvre ces conseils, vous aurez une réponse plus solide que jamais lorsque les candidats vous poseront des questions sur votre culture organisationnelle.

Pour en savoir plus sur la manière de créer une culture d'entreprise positive, consultez notre guide PDF gratuit.

Avec TestGorilla, le processus de recrutement sera plus simple, plus rapide et surtout plus efficace. Souscrivez à un plan gratuit dès aujourd'hui et commencez à prendre de meilleures décisions d'embauche, plus rapidement et sans préjugés.