Réussir la mise en œuvre d'un système : tout ce qu'il faut savoir

Votre entreprise doit s'adapter et évoluer pour rester en phase avec le marché. Cela signifie que vous devez de temps à autre mettre en œuvre de nouveaux systèmes sur le lieu de travail, par exemple lors d'une restructuration organisationnelle. Il n'est jamais facile de mettre en œuvre des changements, surtout lorsqu'ils affectent l'ensemble de l'entreprise.

Dans cet article, nous allons voir comment vous pouvez réussir à mettre en place de nouveaux systèmes dans votre organisation.

Mettre en oeuvre un système avec succès

La mise en œuvre réussie d'un système dans votre entreprise nécessite trois éléments : un processus, de la technologie et des personnes. Nous aborderons chacun de ces aspects en détail et expliquerons ce que vous devez faire pour réussir la mise en œuvre de nouveaux systèmes.

Processus

La première étape de la mise en œuvre d'un nouveau système dans votre entreprise consiste à définir un processus détaillé sur la manière de procéder. Ce processus doit comprendre les trois éléments suivants :

• Des systèmes matériels. Les systèmes matériels sont toutes les "machines" qui vous aideront à mettre en œuvre un nouveau système avec succès. Par machines, nous entendons les systèmes financiers, technologiques et opérationnels que vous avez mis en place et qui peuvent contribuer à la réussite de la mise en œuvre d'un système. Pour que le processus se déroule sans heurts, vous devez d'abord vous assurer que les systèmes matériels sont tous alignés et prêts à soutenir le nouveau système.

• Des rôles. Le système ne se mettra pas en place tout seul ; vous aurez besoin d'équipes ayant des rôles spécifiques dans la mise en œuvre du système. Par exemple, vous devrez désigner une personne chargée de veiller à ce que les aspects techniques du nouveau système s'alignent sur l'infrastructure de votre entreprise. D'autres membres de l'équipe pourraient être chargés de la formation ou des finances.

• Une structure. Il est essentiel de définir une structure pour la mise en œuvre du système. Les personnes chargées de la mise en œuvre du système doivent connaître l'ensemble du processus et la meilleure façon de déployer le système sur le lieu de travail. Il peut s'avérer nécessaire de procéder par étapes afin que toutes les personnes concernées par le changement puissent effectuer la transition et s'adapter avec succès.

La technologie

Il est également essentiel de communiquer avec le fournisseur du système au sujet des détails de la technologie et de sa mise en œuvre.

Vous devez passer en revue avec le fournisseur toutes les étapes de la mise en œuvre du système. N'oubliez pas non plus de lui demander si d'autres entreprises ont mis en œuvre le système avec succès.

Recherchez les bonnes pratiques de mise en œuvre du système que vous pouvez suivre pour vous assurer que tout se passe aussi bien que possible.

Bien qu'une compréhension approfondie de la technologie soit importante, le plus grand défi de l'adoption de nouveaux systèmes est de traiter avec les personnes qui les mettront en œuvre et les utiliseront.

Les personnes

Une enquête menée auprès de plus de 1 500 cadres a révélé que seulement 37 % des personnes interrogées ont déclaré que leurs mises en œuvre de systèmes numériques avaient été couronnées de succès.

Cependant, les mises en œuvre de systèmes échouent rarement en raison de problèmes liés à la technologie ou au processus. La raison pour laquelle beaucoup d'entre elles ne réussissent pas est que les entreprises ne prennent souvent pas correctement en compte les principales parties prenantes du changement : leur propre personnel.

Il y a trois choses principales à faire si vous voulez que votre personnel mette en œuvre et utilise un nouveau système :

Élaborer un plan de communication

Selon l'étude citée plus haut, les organisations qui ont clairement communiqué les résultats souhaités pour leurs nouveaux systèmes avaient 3,5 fois plus de chances de réussir leur mise en œuvre.

Un plan de communication sur le lieu de travail est essentiel si vous voulez que vos employés commencent à mettre en œuvre un système. L'équipe chargée de l'introduction du système devra présenter :

• L'objectif principal du changement. L'objectif global du changement doit être qualitatif. L'entreprise doit expliquer pourquoi le changement est nécessaire et ce qu'il permettra d'accomplir.

• Les objectifs du changement. Vous devrez définir des actions quantitatives et mesurables que l'entreprise doit accomplir pour atteindre l'objectif principal du changement.

• Ce qui se passera si le statu quo est maintenu. Ce dernier point est souvent oublié par les organisations : que se passera-t-il si vous ne changez pas ? Votre entreprise doit mettre l'accent sur ce qui se passera si elle ne met pas en œuvre le nouveau système et se contente du statu quo. Cela affectera-t-il les salaires ? Les ventes ? L'existence même de l'entreprise ? Quelle que soit la raison, l'équipe qui communique le changement doit l'expliquer à tous les employés. Le changement est toujours un défi, mais il est presque impossible si ceux qui le pratiquent n'ont aucune idée de la raison pour laquelle ils le font.

Aborder la résistance

La résistance aux nouveaux systèmes est inévitable dans la plupart des organisations, mais toutes les résistances ne sont pas identiques. Le type de résistance auquel vous serez confronté dépend de l'étape de la mise en œuvre du système, et vous devrez traiter les différents types de résistance de différentes manières :

• Résistance précoce. Les résistances précoces surviennent lorsque vous n'avez pas encore obtenu l'adhésion au nouveau système. Si vos collaborateurs ne comprennent pas pourquoi le changement doit avoir lieu, ils ne seront pas intéressés par sa mise en œuvre. Une enquête menée auprès de plus de 500 cadres supérieurs a révélé que l'un des principaux défis liés à la mise en œuvre de nouvelles technologies dans leur entreprise était le malaise que suscite le changement sur le site. Il s'agit d'un problème de communication, et l'équipe chargée de la mise en œuvre du système doit améliorer la communication avec les autres employés afin qu'ils comprennent pourquoi le système est nécessaire.

• Résistance tardive. Les résistances tardives dans le processus de mise en œuvre sont dues à un manque de formation et de responsabilisation. Tous les employés qui vont utiliser le système devront recevoir une formation suffisante pour savoir comment l'utiliser. Même après avoir été formés, il leur faudra un certain temps pour se sentir à l'aise avec le système. Les problèmes de responsabilité, quant à eux, surviennent lorsque la structure de qui fait quoi par rapport au système change. Lorsque le système change, les rôles dans cette structure changent également. Par conséquent, l'équipe en charge du processus doit communiquer aux employés leurs rôles exacts et ce que l'on attend d'eux.

Soyez transparent et patient

Le changement organisationnel est un défi et prend toujours du temps. Même s'il est parfois possible de changer de système du jour au lendemain, les gens ne peuvent généralement pas changer leurs habitudes aussi rapidement. Vous devez donc faire preuve de patience lors de la mise en œuvre de nouveaux systèmes.

Soyez transparent avec vos employés et faites-leur savoir comment se déroule le processus et s'il y a quelque chose qu'ils peuvent faire pour l'améliorer. Ce sont vos employés qui mettront en œuvre le système, alors demandez-leur leur aide dès le début.

Une mise en œuvre réussie d'un système comprend toujours des personnes, des processus et de la technologie

La mise en œuvre réussie de nouveaux systèmes n'est jamais une tâche simple, mais avec la bonne approche, vous pouvez y parvenir avec succès.

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