Plans de recrutement : Comment tirer parti de cette stratégie d'acquisition de talents et préparer un recrutement réussi ?

Vous venez d'engager un nouvel administrateur de bureau. C'est un excellent communicant et il connaît bien Microsoft 365.

Mais deux mois plus tard, vous vous rendez compte que vous en réalité besoin d'un assistant administratif pour qui l'intelligence artificielle (IA) n'a pas de secret et que vous n'avez pas le temps de former les gens.

Vous revenez à la case départ, en embauchant un autre administrateur de bureau doté de ces compétences spécifiques.

Cependant, avec un plan de recrutement, vous avez toujours en tête un idéal. Qui, quand et avec quelles compétences.

Au lieu d'embaucher pour résoudre des problèmes, les personnes que vous recrutez sont pertinentes pour vos objectifs à long terme.

Un plan de recrutement rigoureux

• Réduit les coûts de recrutement

• Évite les erreurs de recrutement

• permet de gagner du temps et de ne pas procéder par tatônnements.

Dans ce guide, nous vous montrons ce qui constitue un plan parfait et comment l'utiliser comme une stratégie fiable d'acquisition de talents.

Qu'est-ce qu'un plan de recrutement ?

Un plan de recrutement est une prévision de recrutement détaillée qui définit vos besoins en matière de recrutement pour l'année à venir.

Un plan de recrutement pour les nouvelles recrues garantit que vous recrutez avec une intention et un calendrier stratégiques - et non pas en vous précipitant désespérément dès que de nouveaux postes s'ouvrent.

Les plans vous indiquent

• Le nombre de personnes à embaucher

• Les compétences et les départements pour lesquels vous devez recruter

• La rapidité avec laquelle vous devez pourvoir les postes

• Le budget à allouer à l'embauche et au marketing de recrutement.

Par conséquent, les entreprises utilisent les plans comme des feuilles de route au lieu de prendre des décisions de recrutement ad hoc.

Certaines entreprises utilisent différents types de plans pour soutenir des objectifs spécifiques, tels qu'un plan de recrutement pour la diversité afin de soutenir les initiatives de DEI (Diversité, Équité et Inclusion) ou un plan de recrutement pour les startups afin de se concentrer sur une croissance intensive.

Les plans sont également pratiques pour tenir compte des nouvelles tendances en matière d'acquisition de talents, comme utiliser l'IA dans le recrutement et répondre aux besoins des employés à distance.

Lorsque vous étudiez la manière de créer un plan de recrutement, vous devez vous poser les questions suivantes en tant qu'entreprise :

1. Quels sont nos objectifs pour l'année à venir ?

2. Quels sont les postes nécessaires pour atteindre ces objectifs ?

3. Avons-nous suffisamment d'employés pour atteindre nos objectifs ?

4. Quels sont les coûts liés à l'embauche de personnes pour atteindre nos objectifs ?

5. Comment comptons-nous trouver de nouveaux candidats ?

6. Combien de recrutements pouvons-nous effectuer par trimestre ?

7. Recrutons-nous avec les nouveautés du marché, telles que l’IA, en tête ?

Au cours de la planification, tous les chefs d'entreprise et les parties prenantes doivent s'exprimer afin qu'il y ait un consensus clair sur ce qui est nécessaire, quand et ce qui se passe ensuite. Nous expliquons plus loin dans ce guide pourquoi il est si important d'obtenir l'adhésion de tous.

Pourquoi un plan de recrutement stratégique est-il important ?

L'élaboration d'un plan de recrutement aide les chefs d'entreprise et les managers à se demander s'ils disposent ou non des talents nécessaires pour atteindre leurs objectifs futurs.

Lorsqu'un poste s'ouvre, les RH peuvent se référer à un plan et déterminer les compétences dont les candidats ont besoin, le nombre de personnes à embaucher et le budget à respecter.

Sans plan de recrutement, les entreprises n'embauchent que pour résoudre des problèmes urgents et temporaires.

En outre, étant donné que le délai moyen d'embauche est de 44 jours, ces problèmes risquent d’être obsolètes ou incontrôlables d’ici à l’arrivée des nouveaux employés.

Des plans fiables aident les entreprises à se préparer plus facilement à des changements inattendus dans le secteur ou au niveau de la main-d'œuvre, sans qu'il soit nécessaire d'avoir recours à ces soi-disant solutions rapides.

Par exemple, les défis soudains que les plans de recrutement permettent de relever sont les suivants

• le départ d'employés de longue date

• Changements dans les rôles et les besoins de compétences de pointe

• Licenciements pour des raisons financières

• Bouleversements dans l'industrie - par exemple, des concurrents qui se tournent vers l'IA générative et l'automatisation pour réduire les temps de production et les coûts.

• Récessions économiques.

N'oubliez pas vos candidats. Ils apprécient la structure et la clarté - et les plans sont des atouts si vous vous concentrez sur l'amélioration de l’expérience des candidats.

Les plans de recrutement montrent aux candidats que vous avez mûrement réfléchi à ce que vous recherchez et que vous appréciez leurs talents.

En outre, en limitant les compétences requises pour des fonctions spécifiques, il est plus facile d'aligner les candidats sur les postes en fonction des résultats des tests.

Ce faisant, vous réduisez encore le risque que les candidats soient frustrés, déçus ou dépassés par les événements une fois qu'ils ont intégré l'entreprise.

Les avantages de l'élaboration d'un plan de recrutement

L'élaboration d'un plan de recrutement vous aide à

• Réduire les coûts de recrutement

• Réduire les délais

• Renforcer vos effectifs

• Prendre de meilleures décisions en matière de recrutement

Examinons ces avantages en détail.

Réduire les coûts de recrutement

Si vous ne prévoyez pas les compétences que vous attendez du candidat idéal, vous risquez de mal recruter et donc d'augmenter les coûts.

Les coûts d'un mauvais recrutement augmentent pour les raisons suivantes

• Perte de productivité

• Formation gâchée

• Démission silencieuse, obligeant les RH à recruter à nouveau et à verser des indemnités de licenciement

• Impact négatif sur le moral de l'équipe et la qualité des résultats

• Perte potentielle de clients et de réputation

Les plans de recrutement vous aident à recruter les meilleures personnes possibles à chaque fois, car vous disposez d'un modèle clair sur lequel les RH peuvent travailler.

En réduisant les erreurs de recrutement, vous économisez en moyenne 17 000 dollars par embauche.

Réduire les délais

Les délais d'embauche augmentent dans le monde entier et les ressources humaines consacrent plus de temps que jamais à l'administration du recrutement, au risque que les meilleurs talents se sentent frustrés et aillent voir ailleurs[1].

Cependant, avec une stratégie de recrutement appropriée, les recruteurs prennent des décisions plus rapides, plus sûres et plus raisonnées, ce qui permet de réduire le temps de recrutement habituellement consacré à de longues vérifications.

Par exemple, avec une liste de compétences requises pour des postes spécifiques, ils peuvent mettre en place des tests d'évaluation et classer les candidats pour les entretiens en fonction de leurs résultats.

En outre, la planification permet aux recruteurs de gagner du temps dans la recherche de candidats. Ils peuvent se rabattre sur les mêmes canaux de campus recruitment ou sur les sites d'offres d'emploi, sachant qu'ils produisent les meilleurs talents.

Renforcer vos effectifs

Un effectif solide peut résister à l'évolution du secteur, de la clientèle et de la demande des employés.

À titre d'exemple, 18 % des startups échouent en raison de problèmes d'équipe, de ressources humaines ou de compétences. Elles doivent planifier leurs stratégies de recrutement pour survivre aux premières années difficiles de leur activité.

Avec un plan pour l'année à venir, vous pouvez réfléchir de manière plus stratégique au recrutement de personnes à haut potentiel et sur lesquelles s'appuyer - et à celles qu'il convient d'introduire dans les programmes d'apprentissage et de développement.

En constituant un noyau solide d'employés dotés de compétences en rapport avec vos objectifs, votre équipe des ressources humaines pourra rapidement rebondir en cas de renouvellement soudain du personnel ou de défis sectoriels.

Prendre de meilleures décisions en matière de recrutement

Les plans de recrutement vous aident à sélectionner les candidats en fonction de leurs compétences, et non de leur expérience subjective ou d'autres paramètres peu fiables.

Vous avez donc plus de chances d'embaucher un demandeur d'emploi qui correspond exactement aux besoins d'un poste et qui souhaite rester chez vous.

Regardez les statistiques : En intégrant les tests de compétences dans les plans de recrutement, 91 % des entreprises ont augmenté le taux de rétention de leurs employés.

De plus, l'utilisation d'un plan vous aide à consolider les rôles - non seulement pour économiser de l'argent, mais aussi pour réduire le temps de travail et les erreurs humaines.

Par exemple, un plan peut révéler que vous n'avez pas besoin de spécialistes distincts en codage C++ et Python, alors qu'un expert compétent dans les deux langages pourrait assumer la charge de travail.

La planification vous permet également de voir où vous pourriez externaliser entièrement le travail, par exemple auprès de développeurs offshore.

8 bonnes pratiques pour tirer parti des plans de recrutement afin d'acquérir les meilleurs talents

Maintenant que vous savez pourquoi il est important d'utiliser un plan d'entreprise pour recruter des employés, voyons comment créer un plan de recrutement à l'aide de huit conseils qui ont fait leurs preuves.

Conseils à privilégier lors de l'élaboration d'un plan de recrutement

1. Obtenir l'avis d'autres personnes pour définir des objectifs d’embauche

Au lieu de faire des suppositions sur les besoins de vos départements et rôles, communiquez avec vos managers et employés pour établir des objectifs d’embauche sur lesquels vous êtes tous d'accord.

Cela signifie qu'il faut travailler avec tous les niveaux de l'entreprise - directeurs, parties prenantes, PDG, managers et superviseurs.

Par exemple, l'entreprise est-elle en sureffectif et en dépassement de budget ? Pourrait-il être avantageux d'embaucher des personnes possédant des compétences liées aux nouvelles tendances de l'industrie ?

En travaillant avec d'autres personnes dès le début du processus de recrutement, il vous sera plus facile d'obtenir l'approbation finale des différents niveaux de l'entreprise une fois que vous aurez rédigé votre plan.

2. Évaluer les besoins en recrutement et les déficits de compétences à l'aide d'évaluations des talents

Dans votre plan, vous devez identifier les compétences et les responsabilités nécessaires pour chaque poste. Pour commencer, envisagez d'utiliser les commentaires des employés et des dirigeants pour plus de précision.

Demandez aux services en quoi consiste leur travail quotidien. Segmentez leurs réponses en termes de compétences spécifiques et listez-les dans votre plan de recrutement stratégique afin de tester les candidats ultérieurement.

Il est intéressant d'utiliser un logiciel d'évaluation des talents pour rechercher les compétences correspondant aux fonctions spécifiques que vous ajoutez à votre plan.

Voici quelques suggestions de tests de compétences pour un poste de secrétaire de direction, telles que suggérées par notre outil d'évaluation :

Envisagez ensuite d'effectuer une analyse des déficits de compétences, qui vous indiquera les compétences qui manquent à votre personnel pour vous aider à atteindre les objectifs de votre entreprise.

Ensuite, testez objectivement votre personnel existant sur les compétences requises pour chaque rôle et notez les lacunes éventuelles. Par exemple, votre équipe de référencement manque-t-elle de connaissances en matière d'IA générative ?

Donnez la priorité à ces compétences manquantes dans votre plan de recrutement des employés et indiquez clairement aux RH et aux candidats que vous avez l'intention de les tester.

3. Définir l'ensemble de votre processus de recrutement

Réduisez les conjectures des responsables du recrutement en étant aussi clair que possible sur chaque étape du parcours d'un candidat - depuis la recherche d'une offre d'emploi jusqu'à ce qui se passe pendant le processus d'intégration.

Commencez par décomposer les rôles et les responsabilités de chacun en utilisant, par exemple, la répartition des compétences mentionnée ci-dessus.

Étudiez ensuite le coût de recrutement et de l'emploi de chaque personne recrutée, en commençant par le salaire de base.

À partir de là, indiquez clairement comment vous comptez dépenser vos efforts de recrutement. Recruterez-vous par le biais de campagnes de recrutement sur les réseaux sociaux, de salons de l'emploi ou d’annonces sur des sites d'emploi ?

En outre, avez-vous l'intention d'utiliser d'autres canaux de recrutement, tels que des programmes de recommandation des employés? Quelles sont les options que vous souhaitez le plus utiliser pour des postes spécifiques ?

Planifiez ensuite votre budget pour chaque option et précisez comment vous comptez y donner suite. Par exemple, décidez quels membres de l'équipe de recrutement vous comptez envoyer à des salons de l'emploi pour mener des campagnes de recrutement.

Soyez également clair sur la manière dont vous comptez qualifier vos candidats. Établissez votre plan de test d'évaluation des talents et les scores que les candidats doivent atteindre pour passer à l'étape de l'entretien.

Vous devez ensuite décider quand commencer le processus d'entretien et comment vous comptez le structurer.

4. Prévoir des entretiens structurés

Intégrez toujours les entretiens structurés dans votre plan de recrutement afin que les questions que vous posez soient liées aux aptitudes et compétences essentielles de chaque poste.

Les entretiens structurés comprennent des questions fixes et des réponses que vous jugez satisfaisantes pour que les candidats passent à l'étape suivante.

Les entretiens structurés laissent peu de place aux préjugés et garantissent que les candidats sont évalués sur une base équitable, créant ainsi un processus d'embauche plus inclusif.

En outre, les entretiens structurés et la planification des questions vous permettent d'éviter de potentielles questions d'entretien illégales.

Planifiez soigneusement les questions que vous avez l'intention de poser aux candidats lors des entretiens, ainsi que les personnes chargées de les mener.

Envisagez de vous inspirer des questions posées dans le cadre des évaluations des talents - utilisons un exemple de question tirée de notre test Gestion du temps:

Si un candidat répond "Je fixe mes propres objectifs au travail", vous pouvez lui demander d'expliquer comment il pourrait planifier et gérer les premières étapes d'un projet imaginaire.

5. Prévoir et surveiller l'offre et la demande

Adoptez toujours une attitude de changement lorsqu'il s'agit de plans de recrutement. Au fil du temps, les défis modifient vos objectifs et vous devez donc ajuster soigneusement les détails de votre plan afin de rester sur la bonne voie.

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que le plan rigide que vous avez élaboré au début du processus continue à satisfaire ces besoins changeants.

L'adoption d'une approche du recrutement fondée sur les données vous permet de voir ce qui se passe dans vos services en temps réel.

Cela vous aide à vous adapter aux défis à court terme, tels que les départs soudains ou les besoins urgents d'un projet.

Toutefois, la prévision et le suivi des données relatives au recrutement contribuent également à répondre aux besoins à long terme.

Par exemple, envisagez de vous appuyer sur les données relatives à l'acquisition de talents pour surveiller chaque département et chaque fonction de votre entreprise. En surveillant le taux de rotation du personnel et les données relatives au recrutement pour des fonctions spécifiques, vous verrez quels sont les domaines qui nécessitent le plus d'attention en matière de planification.

Au cours d'une année, vous pourriez vous rendre compte que vous devez constamment réembaucher pour pourvoir les postes de l'équipe dirigeante, les employés ne restant guère plus de deux ou trois mois chacun.

Ensuite, à l'aide d'outils d'analyse de l'acquisition de talents, dressez la carte des demandes d'embauche pour chaque poste, trimestre par trimestre. Combien de personnes deviez-vous embaucher pour le deuxième trimestre, par exemple, et combien en avez-vous recruté ? Le taux de rotation a-t-il augmenté ?

Utilisez ces informations pour vous aider à formuler des prévisions pour l'année à venir, en vous assurant que vous disposez d'un noyau de personnes sur lesquelles compter en cas de départ soudain.

6. Créer des descriptions de poste plus précises

Essayez de créer des descriptions de poste basées sur les responsabilités, et non sur l'expérience - cela permet de montrer aux candidats comment leurs compétences s'appliquent à des rôles spécifiques.

À partir de là, il est plus facile pour les RH de déterminer si les candidats conviennent ou non aux postes.

Vous pouvez utiliser les données de votre plan de recrutement pour rendre ces descriptions plus précises. Par exemple, utilisez les informations provenant des analyses des déficits de compétences et du retour d'information.

Demandez ensuite à vos équipes de vous donner leur avis. À quoi ressemble une journée typique à un poste spécifique et quelles sont les responsabilités ?

Utilisez ces informations, ainsi que les analyses de compétences précédentes, pour mieux élaborer vos descriptions.

Vous bénéficierez ainsi de candidats de grande qualité susceptibles de rester plus longtemps dans l'entreprise. C'est un avantage positif pour lamarque employeur, car le personnel vous recommande pour votre exactitude et votre fiabilité.

Envisagez ensuite d'utiliser des descriptions précises pour venir en soutien aux questions que vous posez lors des entretiens.

Par exemple, vous pourriez citer "l'optimisation des mots clés" comme une responsabilité clé pour un poste de rédacteur SEO. Lors d'un entretien, vous pourriez demander à un candidat les mesures qu'il prendrait pour améliorer un article de blog mal classé dans les moteurs de recherche.

7. Créer un modèle d'embauche stratégique pour la gestion des ressources humaines

Les recruteurs ont tout intérêt à utiliser des modèles ou des feuilles de calcul pour s'en tenir à vos objectifs d'embauche - ils ne se contentent pas d'embaucher à l’aveugle.

Un modèle typique de plan de recrutement d'employés pourrait inclure les éléments suivants

1. Salaires par fonction

2. Effectifs existants par fonction

3. Nombre de personnes à embaucher par fonction et par période (par exemple, par trimestre)

4. Rôles futurs pour lesquels embaucher

5. Canaux de recrutement.

Voici un exemple rapide d'un modèle de plan de recrutement simple que les RH peuvent utiliser pour remplir les fonctions marketing au premier trimestre :

À l'aide des données que vous avez utilisées pour élaborer votre plan, ce modèle indique aux recruteurs le montant à dépenser par embauche, le nombre de personnes à recruter et la date à laquelle elles doivent avoir rejoint l'entreprise.

Vous pouvez l'étendre et l'adapter à votre guise. Par exemple, vous pouvez inclure une autre colonne décrivant les compétences pour lesquelles vous souhaitez tester les candidats.

8. Construire un vivier de talents

Lesviviers de talents sont idéaux pour pourvoir les postes définis dans les plans de recrutement, car il s'agit de viviers de candidats déjà sélectionnés ou avec lesquels vous vous êtes déjà mis en relation.

Ces viviers vous permettent d'accéder rapidement à des candidats appropriés qui correspondent à votre plan de recrutement, à condition que vous construisiez vos viviers en fonction des objectifs spécifiques de votre plan.

Par conséquent, construisez un vivier autour de votre plan de recrutement stratégique en testant les candidats sur des compétences qui correspondent aux postes pour lesquels vous recrutez, puis conservez leurs coordonnées dans vos dossiers. Par exemple, accédez aux candidats que vous avez déjà testés grâce à la base de données des candidats de TestGorilla.

Ensuite, organisez les scores des talents et référez-vous à votre vivier lorsque le recrutement se rouvrira à l'avenir.

C'est une bonne occasion de faire du recrutement passif: contactez les personnes de votre réseau qui n'ont pas encore postulé pour travailler avec vous. Ces personnes peuvent faire partie de votre vivier de talents au sens large, mais pas de votre vivier, et un plan de recrutement permet de déterminer quand les RH doivent les contacter.

Les viviers de talents soutiennent également le recrutement interne. Testez votre personnel et organisez leurs résultats aux tests de compétences afin de les classer par ordre de priorité lors du recrutement.

Enfin, utilisez les viviers pour gérer les employés boomerang qui ont quitté votre entreprise et souhaitent revenir.

3 exemples d'entreprises ayant réussi à mettre en place des plans de recrutement stratégiques via une stratégie d'acquisition de talents

Même les grandes entreprises modifient régulièrement leurs plans de recrutement. En voici trois dont vous devriez vous inspirer.

Les entreprises qui gardent des plans de recrutement flexibles

Southwest Airlines

Southwest Airlines a réduit ses efforts de recrutement parce qu'elle n'avait pas besoin d'employés supplémentaires. [2]

L'entreprise avait l'intention de recruter 7 000 personnes au cours de l'année 2023, mais a revu ses prévisions à la baisse en raison de problèmes imprévus indépendants de sa volonté.

Cette stratégie s'explique principalement par le fait que Boeing a tardé à fournir à la compagnie aérienne les nouveaux avions qu'elle prévoyait d’intégrer à sa flotte.

L'embauche de nouveaux pilotes aurait été une dépense inutile sans aucun nouvel avion.

Cette décision a permis à la compagnie de continuer à opérer dans le respect des paramètres de coûts sans risquer d'embaucher et de dépenser trop.

Ford Automotive

Ford Automotive travaille selon un plan d'embauche détaillé basé sur le modèle "CRISP". Il s'agit d'un processus en cinq étapes qui se décompose comme suit : Clarification, Examen, Entretien, Sélection, Préparation. [3]

Ces cinq étapes permettent à l'entreprise de rationaliser son processus de recrutement en veillant à ce que tous les responsables et recruteurs interviennent à chaque étape de la prise de décision.

De plus, l'entreprise s'appuie fortement sur l'analyse des données pour mesurer les performances de son équipe RH et des candidats conformément au processus CRISP.

Par exemple, l'entreprise mesure ses délais de recrutement et ses volumes d'embauche pour déterminer si elle utilise les meilleurs canaux de recrutement et si les RH ont besoin d'un soutien supplémentaire.

Le géant de l'automobile renforce encore ses stratégies d'embauche en utilisant des logiciels de recrutement tels qu'Oracle, son système de suivi des candidats.

Oracle aide à évaluer les processus de recrutement de l'entreprise grâce à un système de "feux tricolores", en tenant compte des NPS (Net Promoter Score) et des commentaires écrits des recruteurs et des candidats.

L'entreprise vérifie ensuite les expériences d'embauche "vertes" ou "bonnes" comme points de référence pour mesurer et améliorer les expériences "jaunes" et "rouges".

McDonald's

Le géant de la restauration rapide McDonald's utilise un système d'analyse des tendances en deux points pour planifier le recrutement, en particulier dans sa filiale pakistanaise.

L'entreprise consulte la direction sur les besoins en personnel en fonction des besoins passés et de la demande future.

Ensuite, l'entreprise analyse le temps nécessaire à certains employés pour effectuer des tâches spécifiques et atteindre les objectifs de vente.

Elle considère le nombre d'employés nécessaires pour chaque équipe et calcule les heures de travail nécessaires pour atteindre les objectifs de vente.

Ce système permet à l'entreprise de continuer à atteindre ses objectifs en matière d'efficacité des services et de limiter au maximum les embauches.

Créer un plan de recrutement et se préparer à de futures campagnes de recrutement

Grâce à un plan de recrutement fiable, vous aurez toujours accès à des talents qui vous aideront à atteindre vos objectifs - et même à les dépasser.

Commencez à réfléchir attentivement à ce qui se passera dans un an. De qui avez-vous besoin dans votre équipe et quelles sont les compétences qu'ils doivent apporter ?

Planifiez suffisamment à l'avance, et vous pourrez :

• Préparer votre entreprise à faire face à des défis soudains

• Augmenter la confiance en soi de votre équipe de RH

• Attirer des personnes possédant les compétences idéales pour les postes à pourvoir.

• Économiser du temps, de l'argent et des efforts à chaque fois que vous recrutez.

Outre l'élaboration d'un plan, nous vous recommandons de vous renseigner sur la planification stratégique des effectifs afin de vous assurer que vous avez toujours accès aux meilleurs talents pour atteindre vos objectifs.

Gagnez encore plus de temps et d'efforts en vous informant sur l'IA dans l'acquisition de talents.

Pour vous assurer d'avoir accès à des tests de compétences objectifs afin de renforcer votre plan de recrutement, rendez-vous dans la bibliothèque de TestGorilla pour vous inspirer.

Sources d'information

1. Chamberlain, Andrew. (9 août 2017). "How Long Does it Take to Hire ? Interview Duration in 25 Countries". Glassdoor. Consulté le 22 octobre 2023. https://www.glassdoor.com/research/time-to-hire-in-25-countries

2. Josephs, Leslie. (27 avril 2023). "Southwest scale back 2023 hiring because of Boeing aircraft delays". CNBC. Consulté le 22 octobre 2023. https://www.cnbc.com/2023/04/27/southwest-airlines-scales-back-hiring-because-of-boeing-delays.html

3. Thompson, Melissa. (mars 2023). "Recruiting at Ford : Driving Talent Acquisition Through Operational Excellence". Recruitment.com. Consulté le 23 octobre 2023. https://recruitment.com/employer-branding/ford-talent-acquisition-transformation