La restructuration d'entreprise du point de vue des ressources humaines

Les professionnels des RH jouent un rôle central dans tout type de restructuration d'entreprise.

La communication des changements, la requalification, le réembauchage et le soutien aux employés reposent tous sur les épaules du professionnel des RH qui travaille dur.

Le département des RH gère les personnes, et les personnes peuvent faire ou défaire le changement. Étant donné que seulement 34 % des initiatives de changement sont un franc succès [1], votre organisation a besoin que ses professionnels des RH soient au meilleur de leur forme.

Ce guide examine en profondeur la restructuration d'entreprise du point de vue des RH, y compris le rôle des RH tout au long des quatre principales étapes de la restructuration. Il propose également six bonnes pratiques pour simplifier et rationaliser l'initiative de restructuration de votre entreprise.

Qu'est-ce que la restructuration d’entreprise ?

La restructuration organisationnelle consiste à modifier le modèle d'entreprise ou les processus d'une société. Il peut s'agir de modifier les rôles et les responsabilités, les pratiques de l'entreprise ou la hiérarchie organisationnelle.

La restructuration peut être un petit changement qui prend quelques mois ou quelque chose de beaucoup plus important qui prend des années pour être complètement achevé.

Honda à par exemple commencé sa restructuration du département Électrification cette année, visant à se concentrer sur les services récurrents plutôt que sur la vente de produits, à augmenter son budget logiciel et à lancer 30 nouveaux modèles de voitures électriques dans le monde d'ici à 2030.

Cette restructuration modifiera de nombreux éléments fondamentaux des processus de Honda et devrait prendre plus de 10 ans.

Pourquoi les entreprises restructurent-elles leurs activités ?

Le monde évolue rapidement et une étude réalisée en 2020 a montré que 60 % des organisations doivent se restructurer au moins tous les trois ans pour rester à flot, et que 16 % d'entre elles doivent se réinventer tous les 12 mois.

Cependant, "rester à flot" est une expression vague.

Quelle est la véritable raison d’une restructuration ?

Voici les principales raisons d’une restructuration d’entreprise :

Quelle que soit la raison, les entreprises doivent réagir aux changements pour rester efficaces, productives et rentables.

Qui est impliqué dans la restructuration d’entreprise ?

N’importe qui dans l'entreprise est au moins un peu impliqué dans la restructuration organisationnelle, du directeur général au nouveau stagiaire.

la réorganisation affecte cela dit tout le monde différemment.

Examinons les principaux acteurs de la restructuration d'entreprise et le rôle de chacun d'entre eux :

• La direction : Les personnes qui occupent des fonctions de direction s'attachent à assurer le bon fonctionnement de l'entreprise, en dépit des nombreux changements et défis. Elles peuvent également participer à l'élaboration d'un plan de restructuration, évaluer les activités de restructuration et apporter leur soutien en cas de besoin.

• Les employés : La restructuration n'implique pas toujours directement les salariés, mais le fait de les inclure et de les tenir informés augmente les chances de succès et réduit l'opposition.

• Les investisseurs : Les entreprises dont les investisseurs sont fortement impliqués les associent généralement aux décisions importantes, ce qui peut avoir une incidence considérable sur le processus.

• Le personnel des ressources humaines : Les professionnels des RH définissent et guident le processus de restructuration, communiquent les changements aux employés et les aident à surmonter les difficultés.

Une restructuration réussie repose sur le personnel des RH.

Le rôle des RH dans la restructuration d'entreprise

Les RH sont impliquées du début à la fin d'une restructuration. Ils communiquent également avec les différents niveaux de l'entreprise.

Passons en revue les étapes de la restructuration d'un département ou d'une entreprise et la manière dont les RH guident ce parcours.

Voici un résumé rapide de chaque étape et des responsabilités d'un professionnel des ressources humaines au cours de celles-ci :

Examinons maintenant chacune de ces étapes en profondeur.

Pendant l’étape de planification

Il est essentiel de planifier correctement la restructuration de votre organisation. Elle vous fournit des informations vitales sur les compétences dont vous avez besoin, sur celles dont vous disposez déjà et sur la meilleure façon de mettre en œuvre ladite restructuration.

La planification peut faire la différence entre échec et succès, et les RH y jouent un rôle majeur.

La première étape de la planification doit consister à examiner le statu quo actuel. Assurez-vous de bien comprendre :

• Votre structure organisationnelle actuelle

• L'orientation et les objectifs futurs de l'entreprise

• Les compétences de votre personnel actuel et les éventuelles lacunes

Pour mieux comprendre et définir les compétences de votre personnel et ses éventuelles lacunes, effectuez une analyse des déficits de compétences avec un test de compétences en ligne pour évaluer vos employés.

Par exemple, vous pouvez évaluer votre personnel de programmation actuel à l'aide de tests tels que les suivants :

• Test Ruby (Codage) : Algorithmes de niveau Débutant

• Test Ruby (codage) : débogage

• Test CSS

• Test HTML5

Les résultats vous donnent des indications clés sur les postes où vous devriez placer ces travailleurs et sur les nouvelles embauches que vous devez effectuer.

Après avoir bien cerné les compétences de vos employés, il est temps d'élaborer une nouvelle structure organisationnelle. Cette structure doit

• Être basée sur les objectifs généraux de la restructuration

• Être liée aux exigences en matière de coûts

• Être directement liée aux objectifs de performance

• Tenir compte des contraintes juridiques et économiques

• Prendre en considération les effectifs

Une fois ces considérations prises en compte et documentées, vous pouvez commencer à redéfinir les rôles des travailleurs et les tâches qui leur sont assignées en gardant à l'esprit les compétences nécessaires.

Tout au long du processus, vous pouvez comparer les nouveaux rôles avec les anciens pour mieux comprendre leurs différences et leurs similitudes. Cela vous aidera à déterminer quels employés sont les plus aptes à occuper le poste et s'ils auront besoin d'une formation supplémentaire.

Lors de la création de la nouvelle structure, assurez-vous que vous comprenez toutes les implications juridiques du changement et obtenez toute l'aide juridique dont vous avez besoin pour le mener à bien.

Nous reviendrons sur ce point plus tard. Si vous souhaitez y accéder directement, cliquez ici.

Pendant l’étape de communication

La communication est une base solide et saine pour le soutien dans les moments difficiles. Gartner rapporte que 73 % des employés affectés par le changement éprouvent un niveau de stress très élevé, ce qui entraîne une baisse de 5 % de leurs performances.

Prenez l'initiative d'annoncer la nouvelle à votre entreprise et offrez à votre personnel soutien et conseils.

L'objectif est de minimiser l'incertitude et d'aider chacun tout au long de la transition, qu'il se retrouve dans un nouveau rôle ou dans une autre entreprise.

La communication doit inclure non seulement le "pourquoi", mais aussi le "quoi" de tout ce qui se passe :

• Pourquoi ? Donnez une raison solide au changement organisationnel.

• Quoi ? Décrivez exactement ce qui se passe et qui sera affecté.

Cela permet de dissiper l'incertitude, d'assurer la transparence et de réduire l'opposition générale.

Un autre aspect important de l’étape de communication consiste à exprimer les avantages de la restructuration et la manière dont elle aura un impact positif sur l'entreprise (ce qui contribue également à réduire l'opposition).

Mettez en avant les nouvelles stratégies et orientations et expliquez comment elles apporteront un avantage ou résoudront un problème.

Il faut ensuite communiquer avec les personnes qui seront licenciées au cours de la restructuration.

Ces personnes ont besoin de soutien, de compréhension et d'une main délicate. Assurez-leur que ce n'est pas de leur faute et prenez toutes les mesures possibles pour les aider à surmonter cette épreuve difficile, par exemple en leur proposant des services de reclassement ou simplement quelqu'un à qui parler.

Pendant l’étape de mise en œuvre

Il est temps de mettre le plan en œuvre et de commencer à redéployer les employés dans de nouvelles fonctions.

Redéployez les employés en fonction de leurs compétences et des performances attendues, en faisant progressivement passer tous les travailleurs dans la nouvelle structure.

Au fur et à mesure de la mise en œuvre, offrez des possibilités de formation, d'accompagnement et de développement à votre personnel concerné. Certains travailleurs peuvent avoir besoin d'une ou deux nouvelles compétences (peut-être leur rôle actuel a-t-il été fusionné avec un autre ?), mais d'autres peuvent avoir besoin d'une requalification plus approfondie.

Par exemple, vous transférez peut-être un excellent représentant des ventes à un poste de marketing. Les deux fonctions ont des compétences en commun, mais vous pouvez mieux préparer le représentant en détectant ses lacunes grâce à un test de compétences en ligne .

Voici un exemple d'évaluation pour notre nouveau responsable marketing :

Vous pouvez également utiliser les tests de compétences pour vous aider à embaucher de nouveaux employés lorsque vous commencez à concentrer vos efforts de recrutement sur le comblement des déficits de la nouvelle structure.

Après avoir analysé lesdits déficits, vous saurez ce qu'il faut rechercher et pourrez créer des évaluations parfaitement adaptées au profil de votre candidat.

C'est à ce stade que vous vous occupez des licenciements et des suppressions d'emplois. Il est préférable d'être prudent, discret et respectueux. Les licenciements sont souvent nécessaires à la restructuration, mais ils sont délicats.

Pour des informations détaillées et les meilleures pratiques, lisez notre guide sur comment licencier des employés.

La mise en œuvre est une étape difficile pour tout le monde, il est donc essentiel de maintenir un environnement de travail positif et de célébrer les succès chaque fois que vous le pouvez.

Vous pouvez célébrer avec votre personnel les succès obtenus dans les nouvelles fonctions, l'augmentation de la satisfaction des clients, les économies de coûts et l'amélioration de l'efficacité.

Après la restructuration

Même lorsque la restructuration organisationnelle est techniquement terminée, vous devez encore aider les employés à s'adapter.

Il est absolument nécessaire d'offrir un soutien continu à vos employés. Le soutien n'est pas une affaire ponctuelle et doit être permanent.

Un excellent moyen de faciliter le soutien des employés consiste à organiser des réunions régulières avec chacun d'entre eux. Essayez de rencontrer chaque employé toutes les une ou deux semaines pour discuter de ses difficultés, de ses réussites et de ses objectifs futurs.

Pour tout employé ayant des difficultés à répondre aux exigences de son nouveau rôle, effectuez une autre analyse des déficits de compétences pour découvrir où se situent ses difficultés et offrez-lui la formation appropriée pour l'aider.

La période qui suit la restructuration est également un moment crucial pour façonner la future culture de votre organisation.

La restructuration d'une entreprise est une sorte de renaissance, c'est donc l'occasion d'intégrer des pratiques et des habitudes positives dans votre culture. Cela peut-être une communication saine et l'idée que le travail est un "espace sûr" pour parler de santé mentale.

Le remodelage de votre culture aide également les employés à s'adapter au changement. Une étude a montré que 67 % des organisations ont procédé à un changement de culture pour faciliter une restructuration.

La culture d'entreprise est l'un des éléments les plus importants d'une entreprise. Ce n'est pas pour rien qu'elle est l'un des principaux facteurs de satisfaction au travail.

C'est également le moment de faire le point sur la réussite de la restructuration et de travailler avec l’orientation générale pour corriger les éventuels problèmes.

Voici quelques conseils pour un examen réussi :

• Veillez à ce que votre examen soit honnête, complet et transparent

• Prenez le temps d'évaluer avec précision le retour sur investissement

• Tenez compte des mesures commerciales et comportementales lorsque vous examinez les données

N'oubliez pas qu'une restructuration organisationnelle continue d'être "nouvelle" longtemps après qu'elle a été officiellement achevée sur le papier. Votre rôle est d'être fort, de soutenir et de faire des ajustements pour assurer une amélioration continue.

Les 6 meilleures pratiques RH à mettre en œuvre lors d'une restructuration d'entreprise

Abordons maintenant nos principales stratégies pour faciliter la restructuration organisationnelle pour vos employés et vous.

En voici un bref résumé :

Discutons de ces points.

1.Surcommuniquez tout

Il n'y a jamais trop de communication.

Il est important de communiquer avec les supérieurs et les parties prenantes pour obtenir des informations et des mises à jour, puis de transmettre ces informations à vos employés.

Même les petits détails sont appréciés et conduisent à de meilleures relations avec les travailleurs. Cela permet également de les impliquer tout au long du processus.

Selon une enquête de Google, des employés engagés permettent une meilleure restructuration, et les meilleurs moyens de les impliquer sont le leadership exécutif (45 %), la consultation accrue (42 %) et l'amélioration de la communication (32 %).

Donnez-leur toute information mineure et dites-leur pourquoi ils sont là avec vous, ce que vous attendez d'eux et la direction que prend l'entreprise.

Vous pouvez donner des informations mineures par le biais de chats de groupe ou de séquences d'e-mails, mais il est préférable d'organiser des séminaires ou des réunions pour les informations majeures.

Tout cela crée un climat de confiance solide dans une période d'incertitude.

2. Anticipez et planifiez la résistance des employés

Peu d'employés se réjouissent d'une initiative de restructuration. La restructuration organisationnelle est un changement majeur qui peut entraîner des licenciements, des réductions de salaire et beaucoup de travail.

Il existe une multitude de raisons compréhensibles pour lesquelles les employés peuvent être réfractaires au changement :

• Perte de la sécurité de l'emploi ou du statut

• Incapacité à percevoir les avantages

• Peur de l'incertitude et de l'inconnu

• Politique organisationnelle

• Peur de l'échec

Nombreux, si ce n’est tous, sont ceux qui se montreront réticents à l'idée d'une restructuration d’entreprise. Ils seront confrontés à au moins un défi, il est donc préférable de s'y préparer et de les anticiper.

Offrez du soutien, communiquez les changements du mieux que vous pouvez, parlez-en lors de réunions individuelles, et ayez des discussions approfondies sur les problèmes que les employés rencontrent avec les changements.

Si possible, orientez les employés vers des programmes de santé mentale soutenus par votre entreprise, tels que la thérapie numérique ou les groupes de ressources pour les employés.

3. Veillez à vérifier les réglementations locales lorsque vous disposez de personnel en distanciel

Si vous réorganisez vos pratiques et vos processus, assurez-vous que toutes les réglementations locales sont en ordre si vous disposez d’employés en distanciel.

Votre changement organisationnel peut impliquer un déménagement dans un nouveau lieu, ce qui signifie que différentes lois à distance vous régiront.

Tous les employés à distance sont soumis à la loi de la région dans laquelle vous êtes situé, quel que soit leur lieu d'habitation.

Renseignez-vous sur les lois nationales et locales en matière d'emploi et sur la manière dont elles s'appliquent aux employés à distance, et demandez conseil à un avocat pour vous assurer que vous mettez les points sur les "i" et les barres sur les "t".

Même si vous ne déménagez pas dans une nouvelle région, lorsque vos pratiques commerciales changent, vous devez être attentif à l'aspect juridique des choses, en particulier si le rôle d'un travailleur en distanciel est remodelé et reconfiguré.

4. Offrez des services de reclassement aux employés que vous licenciez

Les services de reclassement aident les salariés licenciés à trouver un nouvel emploi. Vous pouvez proposer ces services en même temps que l'indemnité de licenciement dans votre accord de séparation.

Il peut s'agir d'une évaluation de carrière, de la rédaction d'un profil LinkedIn, d'une aide à la mise en réseau et d'une préparation à l'entretien d’embauche.

Les licenciements ne suppriment pas seulement la source de revenus et de sécurité des salariés, mais perturbent également leur rôle, leurs habitudes et leurs relations.

L'exécution des licenciements est l'une des parties les plus difficiles du rôle des RH. C'est une période douloureuse et stressante qui affecte les travailleurs et les cadres. Les services de reclassement contribuent à atténuer les difficultés des deux côtés.

Proposer de tels services améliore également la marque et la réputation de votre entreprise et renforce le lien et le respect que vos autres employés ont pour vous.

5. Proposez une formation et un soutien en matière de gestion du stress et de bien-être mental

Chaque employé rencontre des difficultés lors d'une restructuration organisationnelle. Même les travailleurs qui accèdent à de meilleures fonctions ou reçoivent un salaire plus élevé peuvent y être confrontés.

Vous pouvez aider les employés à traverser cette période en leur offrant un soutien en matière de santé mentale, tel que des programmes de formation à la gestion du stress et au bien-être mental.

Ne vous contentez pas de les proposer, encouragez leur utilisation et déstigmatisez cette pratique.

L'un des plus grands problèmes liés à la santé mentale n'est pas l'absence de soutien. C'est que les employés ont peur de participer.

Le soutien au bien-être mental est essentiel à la création d'un lieu de travail respectueux des traumatismes. Le changement peut être choquant et douloureux pour ceux qui ont vécu un traumatisme, et le soutien à la gestion du changement aide à atténuer ces luttes et ces déclencheurs.

6. Gardez les employés concentrés sur leurs objectifs de performance et leur productivité

De grands changements sont en cours, mais cela ne signifie pas que les affaires s'arrêtent.

Prenez le temps de communiquer à vos employés que leur travail continuera comme d'habitude jusqu'à ce que le changement soit mis en œuvre.

Bien sûr, cela est particulièrement difficile pour les employés qui seront licenciés dans la restructuration à venir.

Communiquez à tous les employés vos attentes avant, pendant et après le changement. Offrez-leur le soutien, les outils ou les connaissances dont ils ont besoin pour continuer à travailler et à être productifs.

Lorsque les employés savent ce que l'on attend d'eux à chaque étape du processus, ils ont une raison de moins de stresser dans une situation déjà difficile.

La restructuration organisationnelle peut être plus facile qu'il n'y paraît

La restructuration organisationnelle est une entreprise difficile et, en tant que professionnel des ressources humaines, vous jouez un rôle clé dans ce processus.

Votre soutien est indispensable à la réussite de cet événement important.

Soyez patient pendant le processus, maintenez une communication continue entre vous et vos employés, et offrez beaucoup de soutien à ceux qui continueront à travailler et à ceux qui ne le feront pas.

C'est une période difficile, mais vous pouvez y faire face ensemble.

Pour vous aider à déterminer et à gérer les compétences de votre personnel, lisez notre article sur comment évaluer les compétences de vos employés.

Alors que vous remodelez la culture de votre entreprise, évaluez les nouvelles recrues à l'aide de notre test Apport culturel pour voir si elles seront les bienvenues.

Sources

1. "Organizational Change Management". (Gestion du changement organisationnel). Gartner. Consulté le 13 octobre 2022. https://www.gartner.com/en/human-resources/insights/organizational-change-management