Qu'est-ce qu'un vivier d'applicants (avantages et conseils inclus) ?

Votre vivier d'applicants contient toutes les personnes qui ont postulé pour un poste spécifique au sein de votre entreprise. Vous souhaitez que ce groupe soit aussi large et hautement qualifié que possible afin de maximiser vos chances de recrutement. Dans le cas contraire, vous risquez d'embaucher un candidat sous-qualifié qui pourrait commettre des erreurs coûteuses. Vous risquez même de subir des pertes de productivité si vous ne parvenez pas à pourvoir le poste.

Mais que pouvez-vous faire pour élargir votre vivier d'applicants et vous assurer d'attirer les personnes adéquates pour vos postes à pourvoir ? Nous sommes là pour vous aider.

Dans cet article, nous expliquons ce qu'est un vivier d'applicants, les avantages d'un solide vivier et les conseils pour renforcer le vôtre. Nous incluons une variété de stratégies et d'outils, allant de l'augmentation de la diversité de votre vivier de candidats à la simplification du processus de candidature et à l'élargissement de votre recherche.

C'est parti !

Qu'est-ce qu'un vivier d’applicants et pourquoi est-ce important ?

Un vivier d’applicants est l'ensemble des personnes qui postulent à un poste vacant.

Il est important de ne pas confondre un vivier d’applicants avec un vivier de candidats ou un vivier de talents. Voici les différences entre les trois :

• Le vivier d’applicants contient toutes les personnes qui ont postulé pour un poste spécifique. Ces personnes peuvent correspondre ou non au poste ou à l'entreprise, et leur niveau de compétence, leur expérience et leurs qualifications varient. Si certains applicants ont déjà eu des contacts avec l'entreprise, d'autres sont nouveaux.

• Le vivier de candidats comprend les candidats qui ont passé l'étape de la présélection et qui sont activement pris en considération pour un poste. Ils sont généralement invités à un entretien ou à une évaluation préalable à l'embauche. Il s'agit d'une petite partie de votre vivier d’applicants.

• Le vivier de talents est un groupe plus large de personnes susceptibles d'intéresser votre entreprise pour de futurs postes à pourvoir. Ces personnes possèdent un large éventail de compétences et d'expériences et peuvent postuler à des fonctions spécifiques lorsqu'elles y sont invitées. Un vivier de talents peut inclure d'anciens applicants et candidats, ainsi que des contacts provenant d'autres sources, telles que des événements organisés par l'entreprise et des formulaires d'intérêt pour la carrière.

Votre vivier d’applicants est important car il a un impact direct sur la qualité de vos recrutements. Plus il est large et diversifié, plus vous aurez de choix. Par ailleurs, le fait d'avoir de nombreux applicants de qualité dans votre vivier permet d'avoir une liste de candidats présélectionnés plus solide. Vous pouvez donc prendre de meilleures décisions de recrutement beaucoup plus rapidement.

Avantages d'un vivier d’applicants solide

Un vivier d’applicants solide est vaste et diversifié, avec une forte proportion de personnes bien adaptées au poste à pourvoir. Voici les principaux avantages d'un solide vivier d’applicants :

Des candidats de meilleure qualité

Avec un vaste vivier d’applicants hautement qualifiés, vous disposez d'un plus grand nombre de personnes parmi lesquelles choisir pour créer une liste restreinte de candidats pour les entretiens et les évaluations préalables à l'embauche. Vous avez ainsi plus de chances de trouver la bonne personne pour vos postes à pourvoir en termes de compétences, d'aptitudes et de traits de personnalité.

Une meilleure adéquation avec l'entreprise

Trouver des employés qui correspondent à la mission et aux valeurs de votre entreprise peut s'avérer délicat. Ils doivent posséder des attributs liés à la culture unique de votre entreprise, tels que la motivation, la sociabilité ou l'innovation.

Vous avez plus de chances de trouver ces personnes lorsque vous disposez d'un vaste vivier d’applicants diversifiés. La diversité apporte en effet des perspectives, des antécédents et des capacités variés. Vous augmentez ainsi vos chances de trouver des applicants qui conviennent parfaitement à votre entreprise.

Une équipe plus diversifiée

Comme nous l'avons mentionné, un solide vivier d’applicants vous aide à inclure des personnes aux origines et aux expériences variées dans votre processus de prise de décision - de la candidature à l'embauche, en passant par la présélection. En retour, avec des candidats plus diversifiés dans votre vivier, vous pouvez faire des choix d'embauche qui apportent plus de diversité à votre équipe .

Une réduction des délais d'embauche et des coûts de recrutement

En pourvoyant les postes ouverts plus rapidement, vous optimisez la productivité de votre équipe et vous livrez vos clients dans les délais et le budget impartis. Vous pouvez réduire le délai d'embauche en constituant un vivier d’applicants plus important et mieux adapté. Cela vous permet d'identifier et d'interviewer rapidement d'excellents candidats sans avoir besoin de faire des tournées de recrutement supplémentaires.

De même, un vivier d’applicants qui comprend des personnes adéquates dès le départ peut vous permettre d'économiser des coûts de recrutement importants. En trouvant rapidement la perle rare, vous pouvez minimiser les frais liés aux sites d'emploi, les salaires des recruteurs et d'autres coûts.

8 conseils pour constituer un solide vivier d’applicants

Voici quelques bonnes pratiques pour élargir votre vivier d’applicants :

1. Rédiger des descriptions de poste détaillées

Plus les responsabilités du poste et les qualités souhaitées du candidat sont précises dans vos offres d'emploi, plus les candidatures seront pertinentes. Toutefois, restez concis pour ne pas submerger les candidats.

Dans vos descriptions de poste, décrivez une journée de travail typique, notez les tâches clés du poste et décrivez les aptitudes que le travailleur doit posséder. Détaillez également le soutien dont bénéficieront les candidats retenus, ainsi que les principaux objectifs et défis auxquels ils peuvent s'attendre.

Vous devez également résumer la mission et les valeurs de votre entreprise, ainsi que tout détail important concernant le département et les services liés à la fonction. Dans l'idéal, indiquez une fourchette de salaire, une liste d'avantages et précisez si le poste peut être exercé à distance ou de manière hybride.

Ensemble, ces éléments de la description de poste aident les applicants à déterminer s'ils correspondent bien à votre fonction et à votre entreprise et s'ils souhaitent postuler. Cela contribue à améliorer la qualité de votre vivier.

2. Utiliser un langage inclusif dans votre recrutement

Le langage que vous utilisez dans les descriptions de poste et dans d'autres supports tels que les vidéos de recrutement influence la décision des candidats de postuler. Il est donc essentiel d'évaluer la manière dont vous décrivez votre entreprise, les postes à pourvoir et les caractéristiques souhaitées des employés tout au long du recrutement.

Essayez d'éliminer tout langage susceptible de décourager les membres de certaines communautés de postuler, que ce soient les groupes ethniques, de genre, religieux, neurodiverses ou LGBTQIA+.

Voici quelques mots et expressions couramment utilisés dans les descriptions de poste que vous pouvez remplacer par un langage plus inclusif :

• "Il ou elle" peut être remplacé par "la personne / l’individu" pour garantir la neutralité du genre.

• "Environnement rapide" et "fonctionne bien sous pression" peuvent être remplacés par "aime les défis" afin de ne pas décourager les personnes souffrant de neurodivergence ou de troubles de la santé mentale.

• Les expressions genrées comme "ninja" ou "rockstar" peuvent être remplacées par "professionnel qualifié" pour éviter d'aliéner les candidats.

• "Afterwork" peut être remplacé par "activités sociales facultatives" pour inclure les personnes qui ne boivent pas d'alcool pour des raisons personnelles ou religieuses.

• "Langue maternelle" peut être remplacé par "première langue" pour garantir la sensibilité culturelle.

Pour en savoir plus : Comment (et pourquoi) vous devez donner la priorité à l'inclusion

3. Élargir votre recherche d’applicants

Élargissez votre champ de recherche pour attirer des applicants plus variés vers vos postes vacants. Tenez compte des traits individuels comme le type de personnalité, ainsi que des facteurs démographiques comme le lieu, les qualifications, le niveau d'éducation le plus élevé et les tâches familiales.

Voici quelques conseils spécifiques pour élargir votre recherche de candidats :

• Recrutez au niveau national ou international si le poste permet à l'employé de travailler à distance, dans un cadre hybride, ou à partir du bureau ou de l'agence le plus proche de son lieu de résidence. Cela vous permet d'accéder à des candidats talentueux qui, autrement, ne pourraient pas faire la navette ou déménager vers le lieu principal du poste.

• À moins qu'elles ne soient essentielles à l'exercice de la fonction, supprimez des exigences du poste les qualifications professionnelles, certifications ou autres. Vous recevrez davantage de candidatures de personnes ayant une expérience comparable et des compétences transférables, mais sans qualifications formelles.

• Envisagez d'abandonner les exigences strictes en matière d'études supérieures, comme le doctorat, la maîtrise ou la licence, à moins qu'elles ne soient nécessaires pour le poste. Vous entendrez parler d’applicantsqui ont eu d'autres modes d'apprentissage, comme la formation professionnelle ou l'esprit d'entreprise. (Fait amusant : Bill Gates n'a jamais obtenu son diplôme de licence.)

• Rendez le poste attrayant pour les applicants qui ont des responsabilités familiales, comme la garde d'enfants. Vous pouvez par exemple proposer des horaires de travail flexibles et une participation financière aux frais de garde d'enfants.

• Évitez de cibler des types de personnalité spécifiques dans vos offres d'emploi, à moins qu'ils ne soient essentiels à la bonne exécution du travail. Par exemple, décrire l'employé idéal comme étant "amical et extraverti" pourrait suggérer que vous recherchez un type de personnalité très extraverti et dissuader les personnes introverties de postuler.

4. Publier des offres d'emploi sur plusieurs plateformes

Publier vos offres sur divers sites d'offres d'emploi, sites d'entreprises, bulletins d'information et autres, vous permet d'atteindre davantage de candidats.

Veillez toutefois à ce que le public cible de chaque plateforme corresponde bien au type de poste et à son ancienneté. Par exemple, publier un poste sur un site d'emploi universitaire peut ne pas être efficace pour recruter des cadres supérieurs.

En outre, certains sites d'emploi sont spécifiques à un secteur, comme les organisations à but non lucratif ou les technologies, tandis que d'autres s'adressent à des candidats ayant des antécédents et des aptitudes spécifiques. Envisagez donc des plateformes de niche qui pourraient vous mettre en contact avec des applicants adéquats. Par exemple, un site destiné aux entrepreneurs serait utile pour un poste exigeant une réflexion indépendante et de l'innovation.

5. Simplifier votre processus de candidature

Les formulaires de candidature longs ou compliqués ont un taux d'abandon plus élevé, ce qui vous prive de personnes potentiellement qualifiées. Pour éviter cela, excluez les éléments de candidature qui ne sont pas essentiels filtrage des applicants et à la sélection des candidats.

Par exemple, ne demandez pas aux candidats de remplir manuellement des détails sur leurs fonctions antérieures si ces informations peuvent être fournies dans un curriculum vitae. Cette tâche prend du temps sans apporter de valeur ajoutée, et certains candidats renonceront à la soumettre. Une autre solution consiste à utiliser un logiciel qui extrait automatiquement les données relatives à l'emploi à partir des CV ou des profils LinkedIn.

En outre, les lettres de motivation obligatoires peuvent dissuader certains candidats en raison du temps et des efforts nécessaires à leur rédaction. Vous risquez de passer à côté de personnes talentueuses qui manquent de temps comme les parents, travailleurs à temps plein ou tout simplement ceux qui n'ont pas l'habitude de rédiger. Les lettres de motivation ne sont pas non plus des indicateurs efficaces de l'aptitude des candidats, car elles ne permettent pas de démontrer les compétences liées à l'emploi.

6. Recruter à partir de votre vivier de talents

Vous ne voulez pas passer à côté de personnes talentueuses simplement parce que vous n'avez pas de postes ouverts pour elles. Utilisez donc votre vivier de talents pour trouver des applicants adéquats pour vos prochains postes lorsque vous n'embauchez pas actuellement.

Voici nos meilleurs conseils pour développer un vivier de talents :

• Mettez à disposition sur votre site web un formulaire d'intérêt général pour les carrières qui indique le rôle souhaité par les candidats et leur expérience passée. Vous obtiendrez ainsi des candidats potentiels qui comprennent déjà la mission de votre entreprise.

• Votre vivier de talents comprend également vos employés actuels. Utilisez donc les canaux de communication internes tels que les e-mails et les tableaux d'affichage internes pour annoncer les postes vacants au sein de votre personnel.

• Ajoutez d'anciens candidats non retenus à votre vivier de talents. Ils ont attiré votre attention pour une bonne raison, ils peuvent donc vous aider à améliorer la qualité de vos futurs viviers d’applicants.

• Communiquez régulièrement avec les contacts de votre vivier de talents par e-mail et par SMS et proposez-leur des offres d'emploi ciblées en fonction de leurs centres d'intérêt professionnels. Vous pouvez également partager les mises à jour importantes de l'entreprise par le biais de bulletins d'information numériques ou d'e-mails afin de maintenir la notoriété et l'intérêt de votre vivier.

7. Créer un système de recommandation des employés

Il peut être très avantageux d'utiliser vos employés actuels pour trouver de nouveaux talents, car ils savent de première main ce qu'il faut pour compléter le travail et s'intégrer dans l'équipe. Pour ce faire, créez un système de recommandation des employés. Ce système encourage les membres du personnel à recommander des personnes qu'ils connaissent pour des postes à pourvoir. Les personnes qui réussissent à recommander un candidat reçoivent généralement une récompense monétaire, telle qu'une prime unique.

Ce système n'augmentera peut-être pas de façon spectaculaire le nombre de candidats, car seule une petite partie des employés ont des contacts appropriés pour des postes spécifiques. En revanche, il améliorera la qualité de votre vivier d’applicants grâce aux candidats recommandés qui correspondent parfaitement aux compétences et à la culture de l'entreprise.

Pour en savoir plus - Programmes de recommandation des employés : Comment tirer parti de cette stratégie d'acquisition de talents pour recruter des candidats qualifiés

8. Utiliser les évaluations préalables à l'embauche

De nombreux professionnels expérimentés se refusent à postuler parce qu'ils ne sont pas sûrs que leur expérience et leurs compétences soient suffisamment fortes sur un CV ou une lettre de motivation. Cependant, l'utilisation d'évaluations préalables à l'embauche, comme celles proposées par TestGorilla, au début de votre processus d'embauche peut attirer plus de candidats.

En effet, les évaluations permettent aux candidats de mettre en valeur leurs compétences, leurs aptitudes et leur personnalité d'une manière objective et mesurable. De plus, elles permettent de gagner du temps. Par exemple, les tests TestGorilla durent environ 10 minutes chacun, ce qui les rend accessibles aux candidats pressés par le temps.

Lectures recommandées: Guide de présélection pour les employeurs

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Si vous avez du mal à attirer des applicants, en particulier ceux qui correspondent aux descriptions de vos postes, vous risquez d'embaucher des personnes sous-qualifiées et d'être confronté à un taux élevé de rotation du personnel et à une faible productivité. À l'inverse, un solide vivier d’applicants se traduit par des embauches de meilleure qualité, une main-d'œuvre plus engagée et une plus grande diversité au sein de l'équipe.

Heureusement, il existe quelques bonnes pratiques pour constituer un solide vivier d’applicants. Essayez de rédiger des descriptions de poste détaillées, en utilisant un langage inclusif, et publiez vos offres d'emploi sur plusieurs plateformes. En outre, vous devez constituer et entretenir votre vivier de talents afin d'attirer les candidats potentiellement intéressés.

Enfin, les exigences traditionnelles en matière de recrutement, telles que les CV et les lettres de motivation, n'indiquent pas avec précision les niveaux de compétences des candidats et dissuadent souvent ces derniers de postuler à une offre d'emploi. En revanche, les évaluations des compétences préalables à l’embauche prennent très peu de temps aux candidats et vous permettent de trouver facilement les meilleurs talents dans votre vivier d’applicants.

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