25 perguntas para entrevistas com assistentes administrativos para avaliar as habilidades de seus entrevistados

Bons assistentes administrativos ajudarão sua empresa a se comunicar com clientes e membros da equipe. Mas contratar um assistente administrativo profissional pode ser um desafio. Para isso, é necessário avaliar os candidatos com base em quatro critérios: habilidades relevantes, atitudes e valores, experiência e como eles se integrarão a sua equipe.

Testar as habilidades usando nosso teste de Assistente Administrativo fornecerá todos os dados necessários para comparar os candidatos. Mas talvez você queira mais informações sobre suas habilidades, personalidades ou comportamento em situações complexas. Pode ser também que você queira conhecer os candidatos e provar que sua marca oferece excelentes oportunidades aos novos funcionários, portanto, é fundamental realizar entrevistas.

Nesse artigo, fornecemos uma lista de 25 perguntas para entrevistas com assistentes administrativos para ajudá-lo a contratar um profissional. Continue lendo para descobrir as perguntas mais abrangentes para seu processo seletivo.

Dez perguntas gerais para entrevistas com assistentes administrativos para conhecer o histórico dos candidatos

Ao preparar as perguntas para entrevistas com assistentes administrativos, não deixe de lado essas dez perguntas gerais para iniciar uma conversa com os candidatos sobre a experiência deles.

1. Qual projeto você mais gostou de realizar como assistente administrativo?

2. Qual é seu aspecto favorito do trabalho administrativo?

3. Qual foi seu maior impacto em uma equipe como assistente administrativo?

4. Cite uma habilidade que você deseja aprimorar quando começar a trabalhar em nossa empresa.

5. Como é um dia típico em sua função atual?

6. Descreva sua experiência como assistente administrativo até o momento.

7. Há algum aspecto do trabalho administrativo de que você não goste?

8. Cite uma habilidade que o ajudou a realizar um trabalho administrativo complexo.

9. Quais ferramentas você usa para lidar com grandes projetos?

10. Descreva um projeto administrativo complexo que você realizou. Que abordagem você usou?

CInco perguntas gerais para entrevistas com assistentes administrativos e exemplos de respostas

Aqui estão cinco das perguntas gerais apresentadas acima para assistentes administrativos, que você poderia incluir em suas entrevistas, e exemplos de respostas para ajudá-lo a analisar as respostas dos entrevistados.

1. Cite uma habilidade que o ajudou a realizar um trabalho administrativo complexo.

Várias habilidades são importantes para a realização de um trabalho administrativo complexo, como colaboração, gestão do tempo, conhecimentos de informática e gerenciamento do cronograma. Embora você possa usar uma avaliação de habilidades que inclua testes de habilidades de Gestão do Tempo ou testes do Microsoft Excel para avaliar várias habilidades, faça essa pergunta aos candidatos para saber mais sobre a experiência deles com trabalhos administrativos complexos.

2. Cite uma habilidade que você deseja aprimorar quando começar a trabalhar em nossa empresa.

O desejo de adquirir constantemente novas habilidades é uma característica valiosa em seus candidatos, que mostra que eles se dedicam a melhorar e assumir responsabilidades desafiadoras.

Quer os candidatos queiram se desenvolver em gerenciamento de projetos ou resolver problemas, eles demonstrarão seu desejo de melhorar explicando por que o aprimoramento de habilidades é importante para a carreira deles. 51% dos novos funcionários querem aprender novas habilidades, e é importante verificar se seu candidato é um desses funcionários.

É fácil avaliar algumas dessas habilidades antes da entrevista. Basta incluir nossos testes de Gerenciamento de Projetos ou de Resolução de Problemas em uma avaliação de habilidades e pedir aos candidatos que a preencham.

3. Qual é seu aspecto favorito do trabalho administrativo?

Se os candidatos tiverem entusiasmo com relação ao trabalho administrativo, esse entusiasmo transparecerá quando responderem a essa pergunta da entrevista administrativa. Alguns candidatos podem responder explicando que gostam de coordenar projetos ou apoiar equipes. Outros podem preferir simplificar a comunicação e a colaboração entre os departamentos de sua empresa.

Procure candidatos que forneçam exemplos de sua experiência administrativa.

4. Qual foi seu maior impacto em uma equipe como assistente administrativo?

Os candidatos que responderem a essa pergunta da entrevista com assistentes administrativos podem fornecer estatísticas ou evidências que demonstrem seu impacto na equipe. Preste atenção aos resultados positivos e mensuráveis que ajudaram a equipe durante a resposta.

Por exemplo, os candidatos podem ter aumentado a colaboração e a produtividade da equipe por serem comunicadores eficazes, melhorando o resultado da empresa. Ou podem ter criado e gerenciado um cronograma que ajudou a equipe a concluir os projetos bem antes do prazo.

5. Descreva um projeto administrativo complexo que você realizou. Que abordagem você usou?

Essa pergunta comportamental da entrevista com assistentes administrativos o ajudará a analisar as experiências e os comportamentos anteriores dos candidatos para determinar o sucesso futuro deles em sua empresa.

É possível que os candidatos respondam mencionando ferramentas ou habilidades que os ajudaram a realizar o projeto complexo, como ferramentas de gerenciamento de projetos ou ferramentas de comunicação, como o Slack ou o Zoom.

Verifique se os candidatos conseguem dividir projetos complexos em partes menores solucionáveis e usar o pensamento crítico para resolver problemas menores.

Dez perguntas para entrevistas com assistentes administrativos relacionadas a habilidades técnicas e interpessoais

Essas dez perguntas para entrevistas com assistentes administrativos relacionadas a habilidades acompanham perfeitamente os métodos de testes de habilidades. Faça essas perguntas aos candidatos para saber mais sobre suas habilidades técnicas e interpessoais.

1. Como seu superior avalia suas habilidades de comunicação?

2. Por que a atenção aos detalhes é importante para um assistente administrativo?

3. Como os membros de sua equipe avaliam suas habilidades de resolução de problemas?

4. Quais métodos você usa para aprimorar suas habilidades de gestão do tempo?

5. Que grau de atualização têm suas habilidades no Pacote Microsoft Office?

6. Como seu superior qualificaria suas habilidades de gerenciamento de projetos?

7. Descreva sua experiência com softwares como Trello ou Asana.

8. Qual é a necessidade de habilidades de pensamento crítico para um assistente administrativo?

9. Como os membros de sua equipe qualificariam suas habilidades de comunicação interpessoal?

10. Por que o trabalho em equipe é essencial para os assistentes administrativos?

Cinco perguntas e respostas da entrevista com assistentes administrativos sobre habilidades técnicas e interpessoais

Aqui está uma seleção de cinco importantes perguntas da entrevista com assistentes administrativos relacionadas a habilidades e possíveis respostas para simplificar o processo de análise do candidato.

1. Como seu superior qualificaria suas habilidades de comunicação?

Ao responderem a essa pergunta, não basta os candidatos afirmarem que suas habilidades de comunicação são excelentes. As melhores respostas a essa pergunta da entrevista com assistentes administrativos explicarão por que os supervisores de seus candidatos valorizam seu estilo de comunicação.

Faça perguntas de acompanhamento para determinar se algum projeto foi favorecido pelas habilidades de comunicação do candidato. Em seguida, você pode comparar essas respostas com os resultados de um teste de habilidades de Comunicação, que os candidatos devem ter concluído antes da entrevista. Essa abordagem fornece dados quantitativos e qualitativos detalhados para analisar as habilidades de comunicação.

2. Como os membros de sua equipe qualificariam suas habilidades de resolução de problemas?

As habilidades de resolução de problemas são importantes para os assistentes administrativos, permitindo que eles lidem com desafios de atendimento ao cliente ou gerenciem grandes projetos. Fazer essa pergunta na entrevista garantirá que você contrate alguém com habilidades adequadas de resolução de problemas para as funções administrativas em sua empresa.

Verifique se os membros da equipe de seus candidatos se beneficiam de suas habilidades de resolução de problemas. E se você combinar essa abordagem com um teste de Resolução de Problemas, terá dados suficientes para verificar se os candidatos têm o nível de habilidade adequado.

3. Por que a atenção aos detalhes é importante para um assistente administrativo?

Os assistentes administrativos devem inserir as informações corretas ao lidar com responsabilidades de inserção de dados. Essa tarefa é um exemplo da razão pela qual a atenção aos detalhes é essencial para os assistentes administrativos. Também é uma habilidade fundamental para enviar relatórios e redigir e-mails ou outras correspondências.

Assistentes administrativos competentes são detalhistas. Para encontrar uma maneira fácil de analisar a atenção aos detalhes de seus candidatos, selecione nosso teste de Atenção aos Detalhes para sua avaliação de habilidades.

4. Como seu supervisor avaliaria suas habilidades de gerenciamento de projetos?

Os candidatos com excelentes habilidades de gerenciamento de projetos são os mais observados, mas preste atenção aos métodos que eles usam para gerenciar projetos e por que o supervisor deles classifica suas habilidades de gerenciamento de projetos como boas.

Por exemplo, seus candidatos usam ferramentas organizacionais como Trello, Asana ou Google Calendar para gerenciar projetos? Eles se relacionam bem com vários membros da equipe para garantir que concluam cada etapa do ciclo de vida do projeto com eficiência?

Considere nosso teste de Gerenciamento de Projetos para avaliar objetivamente as habilidades de gerenciamento de projetos de seus candidatos. Ele avalia quatro habilidades: estimativa do orçamento do projeto, estimativa do cronograma do projeto, comunicação e gerenciamento da qualidade do projeto.

5. Suas habilidades no Pacote Microsoft Office estão atualizadas?

Habilidades atualizadas no Pacote Microsoft Office são úteis para assistentes administrativos, pois os ajuda a se comunicar, manter-se organizados e lidar com projetos administrativos. Verifique a competência deles no Microsoft Office fazendo essa pergunta durante a entrevista. Preste atenção nas respostas com exemplos claros de uso do Microsoft Office de forma eficaz.

A maneira mais fácil de verificar se as habilidades dos candidatos no Pacote Microsoft Office estão atualizadas é usar nossos testes de habilidades do Pacote Microsoft Office, incluindo os testes do Microsoft Word, Powerpoint, Excel, e Outlook. Esses testes avaliam todas as sub-habilidades essenciais do Pacote Microsoft Office de forma rápida e precisa.

Cinco perguntas e respostas para entrevistas com assistentes administrativos sobre cultura e valores

Faça aos entrevistados essas cinco perguntas para entrevistas com assistentes administrativos sobre cultura e valores e avalie suas respostas usando os exemplos de respostas como guia.

1. Em que tipo de ambiente de escritório você é mais produtivo?

Fazer essa pergunta da entrevista com assistentes administrativos ajuda a falar sobre o tipo de ambiente de escritório que você oferece e a determinar se o candidato deseja trabalhar em um ambiente semelhante.

Os candidatos podem preferir ambientes tranquilos, ou ambientes mais agitados, e as respostas podem variar. Mas verifique se as preferências dos candidatos se alinham com o tipo de cultura e ambiente de escritório que você oferece, ou se eles podem adaptar seu estilo de trabalho.

2. Quais valores-chave você traria para esse cargo de assistente administrativo?

É importante que os valores dos candidatos estejam alinhados com a cultura de sua empresa, pois isso resultará em um ambiente de trabalho harmônico. Para verificar essa correlação, pergunte aos candidatos sobre seus principais valores durante a entrevista e peça-lhes que preencham um teste de Capacidade de Agregar Cultura no momento em que responderem a seu anúncio.

3. Há algum valor que se destaca quando você pensa em nossa empresa?

Fazer essa pergunta na entrevista com assistentes administrativos resolve dois desafios: assegura que o candidato se preparou para a entrevista pesquisando sobre sua empresa e informa se os valores dele estão alinhados com os seus.

Talvez a dedicação e o trabalho árduo sejam os mais importantes para ele, ou a honestidade e a confiabilidade correspondam a sua conduta. Faça perguntas de acompanhamento para saber por que os candidatos acham que esses valores são importantes.

4. Como você lida com a melhoria contínua de habilidades?

Entender as abordagens de melhoria de habilidades dos candidatos pode ajudá-lo a planejar as sessões de treinamento ideais após a contratação, portanto, faça essa pergunta para saber mais sobre as preferências deles.

O aprimoramento e a atualização das habilidades atuais são essenciais, pois ajudam os assistentes administrativos na realização de suas tarefas. Há muitos métodos que os candidatos podem usar para aprender novas habilidades. Enquanto alguns podem participar de treinamentos práticos nos quais aprendem a usar novas ferramentas, outros preferem aprender de forma independente e ler sobre as habilidades que precisam desenvolver.

Por exemplo, os métodos adequados para melhorar as habilidades no Microsoft Windows incluem a realização de pesquisas ou a solicitação de orientação de um especialista. Preste atenção às respostas que reflitam a curiosidade e o desejo do candidato de aprender outras habilidades.

5. Qual estilo de gerenciamento o incentivaria a ter o melhor desempenho?

Ao responder a essa pergunta, alguns candidatos podem mencionar que preferem apoio extra dos gerentes, enquanto outros podem trabalhar melhor de forma independente. Verifique se os candidatos são suficientemente independentes no trabalho para aumentar a eficiência dos projetos do escritório.

Cinco principais dicas para usar as perguntas para entrevistas com assistentes administrativos

Para realizar um processo de entrevistas tranquilo, considere essas cinco principais dicas para usar as perguntas para entrevistas com assistentes administrativos ao contratar talentos qualificados.

1. Realize testes de habilidades antes de usar as perguntas para entrevistas com assistentes administrativos

A seleção de candidatos pode ser um processo longo e complexo, por isso, sugerimos o uso de métodos de testes de habilidades antes de convidar os candidatos para uma entrevista para o cargo em aberto. Como as avaliações de habilidades fornecem um conjunto de resultados para todos os candidatos, você pode comparar suas sub-habilidades com os dados e usá-los para selecionar os candidatos com maior rapidez.

2. Seja consistente ao fazer as perguntas da entrevista com assistentes administrativos

A consistência é essencial ao entrevistar seus candidatos, uma vez que assegura que você dê aos candidatos oportunidades iguais de compartilhar seus conhecimentos. Levando em conta a consistência, certifique-se de entrevistar os candidatos usando as mesmas perguntas para entrevistas com assistentes administrativos em todas as entrevistas.

Não se esqueça de que consistência também envolve fazer perguntas na mesma ordem. Esses métodos facilitam a comparação das respostas de todos os candidatos quando você precisar tomar uma decisão de contratação. Se você começar com perguntas gerais sobre o assistente administrativo e passar para perguntas relacionadas a habilidades, siga essa ordem com todos os candidatos.

3. Faça perguntas abertas ou de acompanhamento

É sempre melhor evitar perguntas fechadas, que não levam a uma resposta completa do candidato às perguntas da entrevista com assistentes administrativos.

Em vez de perguntar: "Você usa ferramentas para concluir projetos administrativos?", use perguntas abertas, como "Descreva como as ferramentas o ajudam a concluir projetos administrativos". Uma abordagem como essa garantirá que os candidatos deem uma resposta completa.

Se você fizer uma pergunta fechada, recomendamos o uso de uma pergunta de acompanhamento para incentivar os candidatos a darem uma resposta mais abrangente. Portanto, se você perguntar: "Você usa ferramentas para concluir projetos administrativos?" e o candidato responder que sim, faça a pergunta de acompanhamento: "Como essas ferramentas tornaram o processo mais eficiente?"

4. Faça anotações enquanto ouve as respostas dos candidatos

A escuta ativa é importante durante as entrevistas e o ajudará a se concentrar nas habilidades dos candidatos, portanto, ouvir mais do que falar é fundamental durante as entrevistas. Ao ouvir as respostas dos candidatos, faça anotações usando uma abordagem organizada.

É claro que, se você começar a fazer anotações sem informar o candidato, o processo poderá parecer indelicado. Sempre pergunte aos candidatos se não há problema em fazer anotações. Isso melhorará a experiência do candidato e fará com que ele saiba o que esperar. Esse método é importante, pois 49% dos candidatos a empregos recusaram ofertas de emprego devido a más experiências dos candidatos.

5. Lembre-se de que algumas perguntas ultrapassam os limites

Saber que algumas perguntas ultrapassam os limites em uma entrevista beneficiará você e sua empresa. Evite fazer perguntas sobre a vida pessoal dos candidatos, mantendo o foco nos elementos profissionais do cargo.

Certifique-se de não fazer perguntas sobre idade, nacionalidade, religião, raça, sexo ou estado civil do candidato.

Use as perguntas para entrevistas com assistentes administrativos e os testes de habilidades para contratar um profissional

Encontrar as perguntas certas para entrevistas com assistentes administrativos nem sempre é fácil. No entanto, com nossa lista de perguntas de entrevista e nossos testes de habilidades mais recomendados do setor, você estará pronto para contratar o candidato certo.

Depois de criar sua avaliação de habilidades usando o teste de Assistente Administrativo, analise as perguntas de entrevista para fazer sua lista. Você tem todos os recursos necessários para contratar um profissional.

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