6 habilidades críticas de software para assistentes administrativos

Está contratando um assistente administrativo? Como esse cargo é essencial para as operações de sua organização, garantindo que elas funcionem sem problemas todos os dias, é fundamental fazer a contratação certa. Seu assistente administrativo ajudará o escritório a funcionar perfeitamente, e a pessoa que você contratar precisa ter as habilidades de software certas.

Você poderá ter alguns problemas se contratar um candidato que não tenha habilidades essenciais de processamento de texto ou outras habilidades essenciais. Isso não só pode perturbar a harmonia das funções do seu escritório, como também pode levar à desorganização entre os membros da sua equipe.

Qual é a importância das habilidades de software para assistentes administrativos e quais habilidades de software são necessárias? Continue lendo para descobrir!

Por que as habilidades de software para assistentes administrativos são importantes

As habilidades de software para assistentes administrativos são críticas por vários motivos. Dado que praticamente todo trabalho requer um conhecimento básico de software específico, incluindo o cargo de assistente administrativo, está claro que são vitais.

Desde o gerenciamento de equipe até a implementação de estratégias da empresa, os administradores profissionais exigem software para agilizar uma série de tarefas. Contarão com software, não apenas para tornar as tarefas mais eficientes, mas também para reduzir a quantidade de erros humanos na conclusão dos trabalhos.

Quando você acrescenta a isso o fato de que softwares e programas estão em constante mudança, você pode começar a ver por que as habilidades de software são extremamente importantes para assistentes administrativos. E, já que estamos nisso, a capacidade de adquirir um novo software e aprender como usá-lo é igualmente, se não mais importante.

Quais habilidades de software você deve procurar em seus candidatos a assistente administrativo?

Tendo em mente a importância das habilidades de software para assistentes administrativos, aqui estão algumas das habilidades de software que você pode querer observar durante o processo de contratação. Cada um é importante por diferentes razões e contribuirá para o bom funcionamento da sua organização de diferentes maneiras.

Microsoft Outlook

Seus candidatos entendem como usar o Microsoft Outlook? Seu candidato selecionado se comunicará com os clientes e stakeholders da sua organização, enviando-lhes informações da empresa todos os dias. Por esse motivo, os conhecimentos do software Microsoft Outlook são essenciais.

O software MS Outlook também torna a comunicação mais simples e ágil. Para utilizá-lo com competência e também para se manterem organizados, seus candidatos devem estar familiarizados com sua vasta seleção de recursos.

Microsoft Word

Sua empresa elabora documentos ou cartas para enviar aos clientes? O assistente administrativo que você contratar precisará de habilidades em Microsoft Word para redigir, editar e formatar documentos da empresa. Habilidades com o software Microsoft Word são cruciais para assistentes administrativos.

Assim como acontece com o Microsoft Outlook, existem vários recursos do MS Word que seus candidatos a assistente administrativo devem se sentir confortáveis em usar, o que facilitará a criação e edição de documentos críticos.

Microsoft Excel

Realizar cálculos simples pode ser uma tarefa diária para sua organização. Habilidades no Microsoft Excel são vitais para isso. Seus candidatos conseguem entender como executar cálculos básicos no Microsoft Excel e usar suas planilhas com eficiência?

Existem alguns recursos básicos do MS Excel e algumas opções avançadas que podem ser cruciais para as operações diárias da sua organização. Seus candidatos devem ter o nível certo de conhecimento em MS Excel para manter sua organização funcionando de maneira eficaz.

Microsoft Windows

Sua organização pode usar o Microsoft Windows para uma ampla gama de tarefas ou projetos. Em caso afirmativo, o seu candidato a assistente administrativo pode usar este software confortavelmente?

Assistentes administrativos com os melhores conhecimentos do Microsoft Windows podem garantir que as operações da sua organização funcionem perfeitamente todos os dias. O software popular também contribui para o funcionamento eficiente do seu negócio, e é aí que habilidades excepcionais de software podem aumentar a produtividade.

Microsoft PowerPoint

Habilidades com o software Microsoft PowerPoint podem ser essenciais para montar apresentações. Seus candidatos devem estar familiarizados com seus diversos recursos para apresentar ideias aos stakeholders e funcionários de forma eficiente.

Assim como acontece com o Microsoft Word, o software MS PowerPoint pode ajudar a criar documentos para compartilhar informações com sua organização. Seus candidatos conseguem usar este software para comunicar e apresentar novas ideias?

Habilidades de e-mail (Gmail)

O Gmail é vital para manter a comunicação com clientes e outros membros da equipe da sua organização. Seus candidatos devem compreender os fundamentos do uso da comunicação do Gmail no contexto de suas operações comerciais.

Seus candidatos conseguem usar o Gmail para fins de comunicação empresarial e estão familiarizados com seus diversos recursos? Eles devem ser capazes de usá-lo com confiança e compreender exatamente como funciona.

Como você pode avaliar as habilidades de software dos seus assistentes administrativos?

A melhor maneira de avaliar se o seu candidato a assistente administrativo possui as habilidades de software ideais é com um teste de habilidades. Plataformas confiáveis de teste de habilidades, como a TestGorilla, fornecerão uma vasta seleção de testes de habilidades, desde Microsoft Windows até habilidades de e-mail no Outlook ou Gmail.

Abaixo, você encontrará alguns dos testes de habilidades disponíveis na plataforma TestGorilla e o que eles testam especificamente. Esses testes farão com que avaliar as habilidades de software de seus candidatos a assistente administrativo se torne algo simples, e sua decisão final de contratação fique menos complicada.

Teste de habilidades no Microsoft Outlook

O teste de habilidades no Microsoft Outlook avaliará o conhecimento de seus candidatos sobre o software e suas aptidões de e-mail. Além de usar o Microsoft Outlook com confiança, seus candidatos serão testados para saber se conseguem lidar bem com reuniões e compromissos virtuais e gerenciar seu fluxo de trabalho.

Teste de habilidades em software do Microsoft Word

Candidatos que fizerem o teste de habilidades no Microsoft Word serão avaliados quanto à capacidade de criar, abrir, salvar, proteger e imprimir um documento, bem como editar, formatar, usar tabelas, números de página e notas de rodapé. Use o teste para descobrir se seus candidatos a assistente administrativo têm as aptidões do Microsoft Word que você procura.

Teste de habilidades no software do Microsoft Excel (avançado)

Você pode testar as habilidades avançadas de Excel de seus candidatos com o teste de habilidades no MS Excel (avançado). Descubra a capacidade que seus candidatos a assistente administrativo possuem para usar fórmulas do Excel, quão bem eles usam planilhas, sua capacidade de criar relatórios e como analisam dados para tirar conclusões.

Teste de habilidades no Microsoft Windows

Testar as habilidades no Microsoft Windows de seus candidatos é simples com este teste de habilidades no Microsoft Windows. Descubra até que ponto seus candidatos conseguem usar as funções básicas do Windows, se conseguem lidar com arquivos no Windows File Explorer e aplicar seus conhecimentos do Microsoft Windows em um ambiente de trabalho.

Teste de habilidades no Microsoft PowerPoint

Seus assistentes administrativos podem precisar montar uma apresentação em PowerPoint usando certas habilidades no software Microsoft PowerPoint. O teste de habilidades do software Microsoft PowerPoint avaliará se eles podem usar os recursos cruciais do PowerPoint para conseguir isso. Ele também analisará as habilidades de seus candidatos na criação de slides de apresentação eficazes.

Teste de habilidades de software de e-mail (Gmail)

Use o teste de habilidades no Gmail para descobrir até que ponto seus candidatos conseguem usar o software. Desde etiqueta de e-mail até o uso de calendários do Google e gerenciamento de eventos via Gmail, o teste informará se seus candidatos a assistente administrativo podem usar o Gmail no ambiente de trabalho.

Quais são as vantagens de usar testes de habilidades para avaliar habilidades de software?

Há vários benefícios em usar testes de habilidades ao avaliar habilidades de software para assistentes administrativos ou secretários. Por exemplo, você pode estar em dúvida quando se trata de um candidato específico que pode precisar apenas de algumas sessões de treinamento para se atualizar.

Um teste de habilidades permitirá avaliar quanto conhecimento lhes falta e quanto treinamento será necessário para ajudá-los a realizar o trabalho com competência.

Outros benefícios do uso de testes de habilidades ao avaliar habilidades de software para assistentes administrativos incluem:

• Reduza seu tempo de contratação, significativamente. Ao usar alguns desses testes de habilidades de software, você pode filtrar automaticamente os candidatos que não possuem as aptidões necessárias.

• Garanta que seus candidatos tenham as habilidades que afirmam. O uso de testes de habilidades de software para seus candidatos pode ajudar a validar se eles possuem as habilidades que afirmam em seus currículos. Isso pode ajudar você a evitar uma contratação errada e dispendiosa. E tenha em mente que 85% dos candidatos mentem em seus currículos.

• Oferece a vocêa capacidade de testar uma série de habilidades específicas de software . Se a sua vaga de assistente administrativo exige conhecimento profundo de uma variedade de software, o teste de habilidades é ideal para verificar a compreensão de cada tipo de software. Existem também diferentes níveis de avaliação para determinadas habilidades de software, como o teste avançado de Excel. Selecione o nível de conhecimento necessário para o cargo e avalie se seus candidatos são compatíveis.

• Evite vieses inconscientes ao tomar sua decisão de contratação. Você poderá basear suas decisões de contratação nos resultados de dados confiáveis que respaldam o que você sabe sobre seus candidatos na entrevista. Escolha levar os candidatos para a próxima etapa com base em suas habilidades específicas de software, em vez de em sua "intuição".

Dê uma olhada na seleção de testes de habilidades de software da TestGorilla e comece a usá-los para encontrar os melhores candidatos para sua vaga. Você também pode conferir nosso guia geral sobre como avaliar as habilidades do assistente administrativo.