O guia definitivo para contratar um especialista com habilidades avançadas em Excel

A contratação de um funcionário com habilidades avançadas em Excel pode ser um desafio. Você não só precisa identificar quais habilidades avançadas em Excel serão necessárias para o cargo, como também precisa encontrar uma maneira de testar essas habilidades em seus candidatos. As coisas ficam ainda mais complicadas se você não for um especialista em Excel. Felizmente, há maneiras de encontrar esses candidatos, mesmo que você não seja um mestre do Excel, como usar um teste de proficiência em Excel.

Descobrir se um candidato tem habilidades avançadas em Excel quando você mesmo não é um especialista pode ser complicado, mas não é impossível. Existem maneiras de verificar a experiência dos candidatos nas habilidades necessárias.

Neste artigo, falaremos sobre as habilidades do Excel que são consideradas avançadas, a combinação de habilidades necessárias para determinados cargos e como avaliar se um candidato tem ou não as habilidades necessárias. Vamos nos aprofundar no assunto!

O que são habilidades avançadas em Excel?

Conhecimento avançado em Excel significa ter a capacidade de usar planilhas, gráficos, tabelas, cálculos e automação de forma eficiente para processar grandes quantidades de dados relevantes para as tarefas de negócios.

A forma como o Excel é usado depende das necessidades e tarefas de departamentos ou cargos específicos.

Vamos dar uma olhada nos três níveis de habilidades em Excel e, em seguida, vamos expandir as habilidades específicas que um usuário avançado do Excel deve ter. Depois disso, abordaremos os testes de proficiência em Excel e outras formas de avaliar as habilidades em Excel.

As habilidades básicas do Excel incluem atalhos de teclado comuns do Excel, uso de referências de células, estilos e intervalos com dados. Diferentes opções de visualização, como aumentar ou diminuir o zoom e mostrar fórmulas, e a formatação básica de planilhas também fazem parte do conjunto de habilidades básicas do Excel.

As habilidades intermediárias do Excel incluem fórmulas e funções mais avançadas, como SOMA, MÉDIA e SOMARPRODUTO, para uso eficiente de planilhas. Os usuários intermediários também devem ter um conhecimento prático de gráficos.

As habilidades avançadas do Excel são o domínio de fórmulas, programação VBA (Visual Basic for Applications) e outros recursos do Excel para lidar com tarefas complexas. Os especialistas podem usar o Excel para fins mais avançados, como análise de dados e simulação.

6 habilidades avançadas do Excel a serem buscadas

Há muitas coisas que você pode fazer com o Excel, mas as seis habilidades a seguir são as que separam os verdadeiros especialistas dos demais. Familiarizar-se com essas habilidades lhe ajudará a determinar quais delas seus candidatos ideais devem ter. Em seguida, você poderá escolher as perguntas certas para a entrevista e os testes de proficiência em Excel para ter certeza de que seus candidatos têm o que é necessário para realizar o trabalho.

1. PROCV

PROCV (procura na vertical) é uma função para procurar um valor em uma tabela e recuperar dados de uma coluna específica. Basicamente, ela recupera dados em uma tabela verticalmente usando um valor de pesquisa.

Fonte: Exceljet

A PROCV é uma habilidade valiosa, pois ajuda a mesclar vários conjuntos de informações em um só - como uma ferramenta de fusão.

Na prática, a PROCV é útil para:

• Obter o fluxo da taxa de juros correspondente em um modelo financeiro com um cronograma de dívida

• Procurar a quantidade vendida de um item específico

• Calcular bônus de vendas

2. ÍNDICE CORRESP

A combinação ÍNDICE CORRESP é composta de duas funções do Excel: ÍNDICE e CORRESP. A primeira retorna o valor de uma célula em um determinado local em uma lista ou tabela. A segunda retorna a posição de uma célula em uma linha ou coluna.

Neste exemplo, a função ÍNDICE CORRESP está identificando e combinando a população do Japão com F2. Fonte: Ablebits

Quando combinadas, essas funções permitem que uma fórmula se torne dinâmica, como no caso de uma pesquisa bidirecional. Seus usos são semelhantes aos de PROCV , embora ÍNDICE CORRESP seja mais flexível.

Em termos de uso, veja exemplos:

• Retornar os números de vendas de um mês específico para um agente específico

• Criar um resumo financeiro

• Fazer um pedido de compra com uma lista de preços

3. Formatação condicional avançada

A formatação condicional é uma ótima maneira de criar uma planilha, pois oferece ao usuário uma forma rápida de adicionar uma camada de análise visual a um conjunto de dados. Ela também pode ser usada para criar ferramentas avançadas, como mapas de calor e bolhas de Harvey.

Um mapa de calor é uma representação de dados com valores representados por cores, geralmente um espectro de cores de quente a frio, para mostrar quais valores são maiores ou menores que os outros.

Neste exemplo de mapa de calor, é mostrado que as temperaturas no Central Park são mais quentes entre maio e setembro. Fonte: Excel-Easy

Bolas de Harvey são representações gráficas de informações qualitativas para indicar o grau em que um item atende a um critério específico.

O ícone ao lado das pontuações indica se a pontuação pertence ao grupo de 0 a 34, 35 a 64 ou 65 ou mais. Fonte: Blog do Contextures

Veja mais sobre o que a formatação condicional avançada pode fazer:

• Sinalizar problemas de entrada de dados

• Mostrar duplicatas

• Destacar as linhas que têm mais vendas

4. Tabelas dinâmicas e relatórios

Uma tabela dinâmica é um recurso poderoso do Excel usado na criação de relatórios de grandes conjuntos de dados. De certa forma, uma tabela dinâmica é como uma tabela de relatório comum, com uma diferença vital: você pode examinar os mesmos dados de diferentes perspectivas.

Essa é uma tabela dinâmica bidimensional em que você pode examinar mais detalhadamente as colunas ou linhas específicas. Fonte: Excel-Easy

Um usuário pode agrupar dados em categorias, filtrar dados para incluir/excluir categorias e até mesmo criar gráficos com tabelas dinâmicas.

Na vida real, as tabelas dinâmicas podem ser usadas para criar:

• Banco de dados de funcionários

• Banco de dados de produtos

• Registro de vendas de projetos

5. Macros e VBA

Uma macro é um pequeno programa de computador que executa uma ação ou um conjunto de ações quando ativado. As macros são escritas usando a linguagem VBA (Visual Basic for Applications) armazenada em módulos. O uso de uma macro requer um conhecimento profundo de VBA, razão pela qual muitas empresas optam por contratar um programador VBA dedicado.

Quando o usuário clicar em "Mostrar vendas altas", escrito com AVBA, o Excel calculará as vendas mais altas. Fonte: Spreadsheeto

As macros VBA ajudam a automatizar tarefas. Entretanto, devido à sua complexidade, nem todos os usuários do Excel têm essa habilidade.

Os usuários avançados do Excel aplicam a macro VBA para:

• Limpar e formatar dados rapidamente

• Listar dados em todas as planilhas

• Automatizar propriedades e ações em tabelas dinâmicas

• Criar e modificar formulários de usuário

• Criar sistemas para criar, atualizar ou alterar arquivos do Excel

6. Simulações de dados

Uma simulação geralmente envolve a criação de um modelo matemático que representará as características de um sistema. Embora hoje existam programas de software especializados em simulações, uma pessoa com habilidades avançadas pode usar as ferramentas do Excel para simulações.

Um exemplo de simulação de dados em que os lucros futuros são projetados com base em dados anteriores. Fonte: SpreadsheetWEB

Para fazer uma simulação no Excel, o usuário precisa saber como usar recursos como:

• Funções de geração de números aleatórios

• Funções estatísticas

• Tabelas de dados

• Ferramentas de análise de variações hipotéticas

Em termos de aplicação, veja a seguir alguns casos de uso de simulações de dados:

• Simular atividades de anúncios on-line para determinar a possível média de vendas em um período

• Encontrar padrões de vendas com base em dados recentes

• Modelar o valor do tempo de vida do cliente com base na trajetória de compra do produto

Como você pode avaliar os candidatos quanto às suas habilidades em Excel?

É possível que você receba inscrições de muitos candidatos que se consideram especialistas em Excel. Afinal, a habilidade em Excel é comum, considerando que 16% da população mundial usa o Excel.

Para garantir que você contrate um candidato com as habilidades avançadas em Excel mais aplicáveis, você precisará testá-lo. Vamos analisar as diferentes maneiras de examinar a competência dos candidatos.

Testando a perspicácia em planilhas com perguntas de seleção

As perguntas de seleção ajudam a gerenciar o volume de candidaturas recebidas, mostrando quais candidatos têm as habilidades necessárias.

Isso permite que você faça uma seleção dos candidatos desde o início. Entretanto, você também pode optar por fazer a seleção durante o processo de candidatura ou mesmo após o processo seletivo. Mas a pré-seleção dos candidatos certamente economizará tempo a longo prazo.

Há três tipos de perguntas de seleção:

1. Texto ou perguntas abertas

2. Sim/Não

3. Múltipla escolha

Por exemplo, você pode perguntar aos candidatos:

• Quantos anos de experiência você tem em Excel?

• O que você considera seu projeto mais difícil realizado no Excel? Explique como você o abordou e quais foram os resultados.

• Tem experiência com macros VBA? Se sim, diga-nos quando e como você as utilizou para melhorar o processamento de dados.

• Em que circunstâncias você prefere a função PROCV à ÍNDICE CORRESP?

As perguntas de Sim/Não são úteis para obter uma visão geral rápida das habilidades dos candidatos e compará-los com base em parâmetros claros. As perguntas do tipo Sim/Não são muito mais específicas do que as perguntas abertas e permitem ampliar o conhecimento específico.

Os exemplos de perguntas incluem:

• As macros VBA são usadas para automatizar o processamento de dados. Verdadeiro ou falso?

• PROCV e ÍNDICE CORRESP são a mesma coisa. Sim ou não?

• Você pode criar mapas de calor com formatação condicional avançada. Sim ou não?

Um dos melhores e mais usados tipos de perguntas de seleção é questões de múltipla escolha. Com as perguntas certas e um cronômetro, você poderá testar as habilidades de um candidato no Excel.

Aqui está um exemplo do teste de Excel da TestGorilla:

A TestGorilla tem uma enorme biblioteca de testes. Explore a biblioteca de testes, pesquise testes específicos e veja as recomendações de testes. Você também pode criar suas próprias questões personalizadas.

Realizar testes de proficiência em Excel para avaliar as habilidades

Um teste de proficiência em Excel pode mostrar como um candidato aplica as habilidades avançadas do Excel.

O ideal é que isso seja feito após a seleção inicial, logo antes da entrevista, ou após uma rodada de entrevistas.

Optar por exames gratuitos encontrados on-line significa que seus candidatos também podem encontrar as respostas on-line. Se você quiser evitar isso, é melhor contratar um especialista que possa elaborar um exame só para você. Se essa não for uma opção, a TestGorilla tem um teste de habilidades gerais em Excel, um teste de proficiência em Excel avançado e um teste para avaliar a habilidade do candidato em modelagem financeira com o Excel.

Aqui está um exemplo de um exame prático gratuito de Excel avançado da eExcel LTD:

Teste geral de proficiência em Excel

O teste geral de Excel da TestGorilla avalia a capacidade do candidato de ler e interpretar planilhas do Excel, realizar cálculos básicos e manipular tabelas. Dessa forma, você pode contratar candidatos que entendam como usar o Excel como parte do pacote do Microsoft Office.

Esse teste é uma boa opção se você estiver procurando contratar assistentes de gerência, assistentes executivos ou outros cargos que exijam um bom entendimento da funcionalidade básica do Microsoft Excel.

Você pode dar uma olhada em alguns exemplos de perguntas em nossa biblioteca de testes. Se gostar do que viu, inscreva-se para uma avaliação gratuita.

Teste de proficiência em Excel avançado

O teste de proficiência em Excel avançado avalia o domínio do candidato em uma ampla gama de recursos e fórmulas do Excel para ajudar a identificar os candidatos que são hábeis em usar o Excel para organizar dados e extrair insights deles usando o Microsoft Excel.

Esse teste é uma boa maneira de tomar decisões melhores ao contratar profissionais de finanças, profissionais de marketing, vendedores, executivos, cientistas de dados e outros cargos que exigem um domínio avançado do Microsoft Excel.

Se é isso que você está procurando, dê uma olhada em alguns exemplos de perguntas em nossa biblioteca de testes. Se gostar do que viu, inscreva-se para uma avaliação gratuita.

Teste de proficiência em Excel para modelagem financeira

O teste de proficiência em Excel para modelagem financeira avalia as habilidades essenciais de finanças e avaliação de um candidato e sua capacidade de criar e manter modelos financeiros usando o Excel. Ele foi desenvolvido para ajudar você a contratar profissionais de finanças que precisam trabalhar com o Excel com frequência.

Considere este teste se estiver contratando profissionais de finanças (controllers, analistas, consultores) que precisam ter sólidas habilidades de modelagem financeira no Excel.

Você pode ter uma ideia melhor de como é esse teste analisando alguns exemplos de perguntas em nossa biblioteca de testes. Se gostar do que está vendo, inscreva-se para uma avaliação gratuita.

Comparação entre o uso de perguntas de seleção e testes de proficiência em Excel

As perguntas de seleção e os exames práticos oferecem diferentes vantagens e desvantagens.

Vamos analisar cada um deles na tabela a seguir:

Com a combinação certa de métodos de avaliação, você poderá determinar corretamente se o candidato realmente tem as habilidades necessárias.

Quais cargos exigem habilidades em Excel?

O Excel tem muitos usos, desde a geração de tabelas dinâmicas para livros contábeis até o rastreamento de dados de vendas de uma empresa.

Dependendo do cargo, você deve procurar habilidades avançadas específicas em Excel nos candidatos. Aqui está uma lista de alguns cargos que exigem habilidades em Excel e o conjunto de habilidades que você deve procurar:

1. Analista financeiro

Os analistas financeiros estudam dados financeiros para descobrir oportunidades de investimento, reduzir custos operacionais e escrever relatórios sobre os detalhes das informações. Juntamente com um gerente de vendas, um analista financeiro também sugere maneiras de aumentar o crescimento financeiro da empresa.

As habilidades avançadas de Excel que devem ser procuradas em um analista financeiro são:

• PROCV

• ÍNDICE CORRESP

• Simulações de dados

Exemplo de texto de descrição de cargo:

"Para este cargo, é preciso ter familiaridade com as funções contábeis do Excel para poder executar técnicas de contabilidade. Você também deve ter experiência com ferramentas de previsão e tendência de vendas no Excel. Saber como usar simulações de dados e solver é uma vantagem."

2. Analista de negócios e de mercado

Um analista de negócios ajuda a preencher a lacuna entre a TI e a empresa com a análise de dados, permitindo que a inteligência comercial seja extraída de dados brutos. Um analista de mercado faz o acompanhamento ajudando a empresa a tomar decisões informadas sobre o mercado com base nos dados.

As habilidades avançadas do Excel que devem ser procuradas em um analista de negócios e de mercado são:

• Tabelas dinâmicas

• Formatação condicional

• VBA

• Ferramentas do Excel de previsão e tendência

Exemplo de texto de descrição de cargo:

"Para este cargo, você precisa ter um sólido conhecimento do Excel, com proficiência especializada em tabelas dinâmicas, formatação condicional, VBA, ferramentas de previsão e tendência."

3. Analista de dados

Um analista de dados apoia uma empresa na tomada de decisões, inspecionando, transformando e modelando dados para descobrir informações úteis e chegar a uma conclusão. Além disso, também identifica tendências e faz previsões sobre o futuro.

As habilidades avançadas do Excel que devem ser procuradas em um analista de dados são:

• Tabelas dinâmicas

• Funções PROCV, ÍNDICE e CORRESP

• Ferramentas do Excel de previsão e tendência

Exemplo de texto de descrição de cargo:

"Para este cargo, você precisa ser um especialista em ferramentas de análise do Excel. Você também deve dominar as funções de análise e as funções de pesquisa, como PROCV, ÍNDICE e CORRESP. Também seria ótimo se você soubesse como criar gráficos avançados e usar ferramentas de previsão e tendência."

4. Estimador de custos

Um estimador de custos é responsável por coletar e analisar dados para estimar o tempo e os recursos necessários para fabricar um produto. Naturalmente, um estimador de custos precisa ser bom em leitura, análise e manutenção de registros de custos estimados e reais.

As habilidades avançadas de Excel que devem ser procuradas em um avaliador de custos:

• Tabelas dinâmicas

• Funções PROCV, ÍNDICE e CORRESP

• Formatação condicional

Exemplo de texto de descrição de cargo:

"Para este cargo, você precisa saber como criar e modificar tabelas dinâmicas e relatar dados a partir delas. Você também deve estar familiarizado com as funções do Excel PROCV, ÍNDICE e CORRESP. Também será melhor se você dominar a formatação condicional no Excel."

5. Funcionário da área de informações

Um funcionário da área de informações executa tarefas administrativas como manter registros, coletar dados e ajudar os clientes no gerenciamento de dados e informações.

As habilidades avançadas de Excel que devem ser procuradas em um funcionário da área de informações:

• Funções PROCV, ÍNDICE e CORRESP

• Formatação condicional

• Tabelas dinâmicas

Exemplo de texto de descrição de cargo:

"Para este cargo, você precisa ter um sólido conhecimento das funções PROCV, ÍNDICE e CORRESP do Excel. Você também deve saber como usar a formatação condicional e gráficos avançados no Excel."

6. Contador ou auditor

Contadores e auditores analisam declarações e documentos financeiros para garantir que sejam precisos e atualizados. Eles também arquivam dados financeiros importantes e enviam declarações de imposto de renda.

As habilidades avançadas de Excel que devem ser procuradas em um contador ou auditor:

• Funções de contabilidade

• Funções PROCV, ÍNDICE e CORRESP

Exemplo de texto de descrição de cargo:

"Para este cargo, você precisa ter um sólido entendimento das funções de contabilidade do Excel. Você também deve saber como usar as funções PROCV, ÍNDICE e CORRESP no Excel."

Contrate o especialista em Excel certo

Como vimos, diferentes cargos exigem diferentes habilidades avançadas em Excel. A boa notícia é que você não precisa ser um especialista em Excel para avaliar os candidatos quanto aos seus conhecimentos.

Com uma combinação de perguntas de processo seletivo do e exames práticos personalizados, você pode avaliar se um candidato possui as habilidades avançadas exigidas pela função em aberto. Esses resultados objetivos lhe ajudarão a avaliar cada candidato individualmente e a classificar todos os candidatos com base na experiência para tomar a decisão certa de contratação para a função. Inscreva-se para obter seu plano gratuito conosco ou agende uma demonstração ao vivo gratuita com um membro da equipe.