Guía definitiva para entrevistas de salida con 14 preguntas imprescindibles

La renuncia de un empleado siempre es un golpe duro.

No solo pierdes su conocimiento y experiencia, sino que encontrar un reemplazo puede costar hasta el doble del salario de tu empleado.

Sin embargo, incluso en su último día, los empleados que se marchan pueden ser un recurso vital para tu empresa. Ellos pueden ofrecerte una perspectiva valiosa sobre las debilidades de tu organización, mostrándote cómo fortalecer la retención de personal en el futuro.

Las preguntas correctas en una entrevista de salida te permiten aprovechar esa información valiosa. Al contratar a un nuevo empleado, utilizas pruebas de habilidades para recopilar la información que necesitas sobre sus capacidades antes de incorporarlo. Tiene sentido adoptar un enfoque similar cuando se van, ¿verdad?

En este artículo, te explicamos el proceso de entrevista de salida del empleado, una pregunta a la vez. Luego profundizamos en qué es una entrevista de salida, por qué es importante y cómo puedes sacarle provecho.

Parte 1: 14 preguntas para entrevistas de salida

Las entrevistas de salida pueden ser un asunto sensible tanto para ti como para el empleado que se marcha. Para mantener la conversación enfocada, necesitas abordar la entrevista con un plan claro.

Brinda a tu empleado la oportunidad de compartir cualquier problema que haya encontrado durante su paso por la empresa, y a ti te permite recopilar información valiosa para ayudar a mejorar tu empresa.

Estas 14 preguntas están organizadas en un orden específico para que la conversación fluya de la manera más natural posible. Cada una ayudará a tu empresa a comprender mejor sus procesos, flujo de trabajo y cultura, además de los detalles específicos de la salida de tu empleado.

Cuando estés listo para programar la entrevista, ten esta plantilla de entrevista de salida siempre a mano.

Preguntas para entrevistas de salida: Un vistazo rápido

1. ¿Qué te llevó a comenzar la búsqueda de un nuevo trabajo?

Esta pregunta abierta y general es una excelente manera de comenzar una entrevista de salida. Le da a tu empleado la posibilidad de dirigir la conversación hacia sus mayores preocupaciones, permitiéndote a ti centrar la conversación en consecuencia. Aunque no es relevante para todos los empleados (sobre todo para los que han sido despedidos o han decidido jubilarse), es una buena pregunta de apertura en la mayoría de las situaciones.

Independientemente de si su respuesta se centra en lo que falta en tu empresa o en lo que ofrecen otras empresas que la tuya no, podrás obtener una imagen inicial útil de la situación de tu empleado.

Esta pregunta es clave si estás enfrentando una alta rotación voluntaria. Fíjate en los patrones que se repiten en las respuestas que te dan los empleados que se van. Estos patrones te pueden indicar puntos específicos que puedes cambiar dentro de tu empresa para limitar el costo y las consecuencias de perder a tu personal.

2. ¿Qué te gustó más y menos de tu trabajo y de esta empresa?

La primera parte de esta pregunta invita al feedback positivo, lo que te ayuda a identificar qué estás haciendo bien. La mayoría de los empleados, incluso si tienen motivos serios para irse, pueden mencionar algo que les gustó de trabajar en tu empresa.

Esa también es información importante: Si estás haciendo algo bien, es importante saber qué es y seguir haciéndolo.

La segunda parte de la pregunta le da la oportunidad a tu empleado de plantear cualquier desafío que haya enfrentado en el puesto que está dejando. Lo que te cuente debe ser la base para una discusión más profunda sobre cómo tu empresa puede mejorar.

3. ¿Consideras que tu trabajo ha cambiado desde que te contrataron?

La naturaleza de cualquier puesto puede cambiar con el tiempo y, como manager de RR.HH, puede que no siempre seas consciente de ello.

Estos cambios suelen ser normales, ya que reflejan la evolución de las necesidades operativas de la empresa. Sin embargo, a veces también pueden deberse a otros factores, como falta de personal o problemas de gestión, que podrían indicar problemas más grandes dentro de la compañía.

Si un empleado siente que sus funciones han cambiado desde que entró, vale la pena escuchar su perspectiva sobre ese cambio.

Más allá de las razones por las que el puesto haya cambiado, necesitas entender las responsabilidades actuales del cargo antes de contratar a alguien nuevo. Esta pregunta te proporciona un contexto importante para redactar una excelente descripción del puesto y un perfil de empleado para quien sustituya al empleado que se va.

4. ¿Sientes que se te proporcionó el apoyo, los recursos y las herramientas necesarios para desempeñar tu trabajo con éxito?

Los empleados quieren poder confiar en sus managers y altos directivos para apoyarles en el trabajo.

Por tanto, si su empleado saliente no siente que tuvo suficiente respaldo en su puesto, debes saberlo. Esto indica un área de mejora potencial importante para tu organización.

Al pedir sugerencias sobre cómo puedes mejorar, obtienes una perspectiva valiosa sobre la cultura de tu empresa. Si hay un problema, es probable que tu empleado haya pensado en cómo solucionarlo. Aprovecha esa idea y tu personal actual se beneficiará.

5. ¿Consideras que recibiste suficiente formación y oportunidades de capacitación para desarrollar tus habilidades?

Las oportunidades de actualización y desarrollo de habilidades son una preocupación cada vez mayor para las personas que están intentando decidir dónde trabajar. Según un estudio de PwC:[1]

• El 77% de los trabajadores está dispuesto a mejorar sus habilidades o a actualizarse

• El 74% de los trabajadores considera que la actualización profesional es una responsabilidad importante

• El 93% de los directores generales que utilizan programas de desarrollo de habilidades ven una mejora en la retención del talento

Si tu empleado que se marcha siente que no tuvo suficientes oportunidades para crecer dentro de tu empresa, debes actuar en base a ese valioso feedback. Brindar más oportunidades de capacitación y actualización profesional es una forma sencilla de limitar la rotación de personal.

6. ¿Sientes que tus contribuciones han sido reconocidas y valoradas?

Independientemente de lo que hagamos, todos queremos sentirnos reconocidos y apreciados en el trabajo. Por otro lado, los empleados que no se sienten valorados probablemente buscarán oportunidades en otro lugar.

Si tus empleados no se sienten reconocidos, esto puede afectar la moral del equipo, generando rotación de personal. Y si el problema de rotación se sale de control, puede derivar en más problemas de moral en toda la empresa, creando un círculo vicioso.

Hacer esta pregunta te ayuda a identificar si tu empresa está haciendo lo suficiente para darle reconocimiento al personal. Si el feedback a esta pregunta es negativo, es hora de pensar en mejores formas de mostrar aprecio a los miembros de tu equipo.

7. ¿Tus condiciones de trabajo fueron lo suficientemente flexibles?

Desde la pandemia, el trabajo remoto ha experimentado un aumento significativo. Pero la flexibilidad laboral va más allá del trabajo a distancia. También se trata de otros beneficios, como:

• Tiempo libre remunerado

• Horarios flexibles

• Opciones de trabajo a tiempo parcial

• Posibilidad de años sabáticos o interrupciones de la carrera profesional

Y se ha convertido en una preocupación cada vez más importante para los empleados. En una encuesta realizada por McKinsey, el 21% de los encuestados citaron la flexibilidad laboral como una de sus principales prioridades a la hora de buscar un nuevo trabajo.

Si tus empleados no están obteniendo la flexibilidad que necesitan de tu empresa, es probable que busquen en otro lugar. Comprender lo que quieren tus empleados que están saliendo en términos de sus condiciones de trabajo te ayuda a ofrecer a tu personal actual una mejor propuesta.

8. ¿Cómo describirías la cultura general de nuestra empresa?

Comprender la cultura de tu empresa Conocer la cultura de la empresa te permite contratar de manera más eficiente y establecer puntos en común con tus empleados. Los valores compartidos de la cultura de una empresa son fundamentales para un equipo eficiente.

Existen cuatro beneficios clave de tener una cultura organizacional sólida:

1. Mejora el desempeño y la productividad de los empleados

2. Atrae el mejor talento

3. Reduce las tasas de rotación y ayuda a retener a los empleados

4. Hace que tu empresa sea más competitiva en general

Pero definir la cultura de una empresa es muy distinto a implementarla en la práctica. Los miembros de tu equipo, que viven la cultura de la empresa a diario, pueden brindarte una nueva perspectiva para comprenderla mejor.

Si las respuestas a esta pregunta no se alinean con los objetivos que tienes para la cultura de tu empresa, es posible que sea momento de reevaluar tu enfoque.

9. ¿Encontraste alguna política de empresa problemática?

Al igual que la cultura de la empresa, las políticas pueden verse muy diferentes según tu perspectiva. Una política que parezca perfectamente lógica para los managers, puede causar serias dificultades para los empleados que tienen que lidiar con ella a diario.

Esta pregunta te ayuda a profundizar en las dificultades específicas que tu empleado encontró en su puesto. Si una política problemática afectó a la logística diaria de su trabajo o a su experiencia general de la empresa, te beneficia comprender qué salió mal y por qué.

Las respuestas a esta pregunta proporcionan información constructiva sobre cómo solucionar problemas persistentes en el trabajo. La información que obtengas aquí podría ahorrarles mucha frustración a tus empleados actuales, además de mejorar la productividad general.

10. En general ¿cómo fue tu experiencia trabajando con tus compañeros?

La mayoría de los trabajadores a tiempo completo pasan más tiempo con sus compañeros de trabajo que con sus familias. Siempre es mejor para una empresa construir equipos que trabajen bien juntos, ya que esto conduce a un mayor compromiso de los empleados y a una mayor productividad para todos.[2]

Pero por otro lado, los equipos que no trabajan bien juntos pueden deteriorar la moral de un empleado.

Si tu empleado que se va menciona dificultades para trabajar con sus compañeros, deberías considerar cambiar tu enfoque de contratación. Con las pruebas adecuadas, como la popular prueba de los 16 Factores de la Personalidad, puedes medir quién se llevará bien con tus equipos y evitar este problema.

11. ¿Tuviste una buena experiencia trabajando con tu manager?

Un estudio reciente de Flexjobs revela que una mala gestión es la tercera razón principal por la que las personas dejan sus empleos. Esto subraya lo crucial que es para los empleados y managers trabajar bien juntos, y cómo una mala relación con un manager puede dañar la experiencia laboral.

Si bien esa mala relación puede deberse a algo tan inocuo como una discrepancia en los estilos de liderazgo, también puede apuntar a un problema mayor con el enfoque del manager.

Hacer esta pregunta a todos los empleados que se van te proporciona los datos que necesitas para determinar si tu empresa tiene un problema de gestión. Si varios empleados que trabajan con el mismo manager están renunciando, vale la pena examinar más de cerca el desempeño de ese manager.

12. ¿Qué crees que la empresa podría haber hecho de forma diferente para retenerte?

El objetivo principal de estas preguntas es descubrir qué podrías haber hecho mejor para retener a tu empleado. No es aplicable a todos los casos – por ejemplo, no tiene sentido preguntar cómo podrías haber retenido a alguien que se jubila. Sin embargo, en la mayoría de las entrevistas de salida, esta pregunta va directo al grano.

Si has seguido esta guía desde el principio, probablemente ya has preguntado qué motivó a tu empleado a buscar trabajo en otro lado. Esta pregunta se centra más en posibles cambios que en las causas profundas de la salida. Pide directamente feedback y sugerencias que puedan beneficiar a tu personal actual.

Como la pregunta es tan general, a menudo ayuda a detectar problemas que son más difíciles de ver a simple vista. Una diferencia salarial entre tu empresa y un competidor es una razón obvia por la que un empleado se va, pero las preocupaciones como procesos ineficientes o managers que no brindan respuesta pueden ser más difíciles de identificar.

13. ¿Considerarías la posibilidad de volver a la empresa?

Lo creas o no, no todos los empleados que se van lo han hecho para siempre. Visier ofrece algunas estadísticas clave sobre los empleados que regresan:

• Un 29% de los nuevos empleados contratados en 2020 ya habían trabajado anteriormente en la empresa

• El 25% de los empleados que regresan tuvieron un alto desempeño durante su anterior paso por la empresa

• Generalmente, los empleados que regresan lo hacen después de un año fuera de la compañía

Los llamados "empleados boomerang" como se les conoce, ofrecen verdaderas ventajas. Ya conocen la empresa y tienen una experiencia valiosa sobre tu forma de trabajar. Esto significa que su reincorporación requiere menos tiempo y recursos económicos.

Si existen factores que animen a tus empleados que se van a regresar, vale la pena saber cuáles son. Conocer estos factores te beneficia a largo plazo.

14. ¿Tienes alguna otra sugerencia sobre cómo podríamos mejorar como empresa?

Por mucho que planifiques tu entrevista de salida, siempre existe el riesgo de que no hagas la pregunta adecuada para incitar a tu empleado a hablar de su experiencia. Si no les das espacio para compartir comentarios adicionales, podrías perderte información vital que podría ayudar a mejorar tu empresa.

Esta pregunta final abierta está diseñada para abordar cualquier aspecto que puedas haber pasado por alto.

Parte 2: Una mirada profunda a las entrevistas de salida

Entender cuáles son las preguntas más adecuadas para una entrevista de salida es solo el primer paso. Para sacarle el máximo provecho a una entrevista de salida, es importante entender exactamente cómo beneficia a tu empresa.

Esta guía sobre las mejores prácticas para las entrevistas de salida ofrece una vía para obtener información significativa sobre tu lugar de trabajo. Puedes utilizarlas para la mejorar continuamente, de modo que tu empresa siga siendo competitiva a la hora de reclutar a los mejores talentos.

En esta sección, repasamos por qué son importantes las entrevistas de salida. Luego, profundizamos en las mejores maneras de hacer que funcionen para ti, para que aprendas lo más posible y tengas un mayor margen para mejorar tus prácticas en el futuro.

¿Qué es una entrevista de salida?

Una entrevista de salida es una reunión individual entre un empleado y un profesional de recursos humanos. Es una oportunidad para preguntarle a tu trabajador sobre su decisión de marcharse. Mejor aún, es una oportunidad para aprender de sus experiencias en tu empresa, ya sean positivas o negativas, para que pueda seguir desarrollándose como organización.

Una entrevista de salida debería:

1. Finalizar formalmente a la relación entre empleador y empleado de manera constructiva

2. Proporcionar información sobre la experiencia del empleado en la empresa, su cultura, su gestión y su equipo

3. Ayudarte a comprender las razones por las que el empleado se va

4. Darte las herramientas para identificar áreas de mejora dentro de tu empresa

¿Por qué son importantes las entrevistas de salida?

7 buenas prácticas para aprovechar al máximo las entrevistas de salida

Más allá de formular las preguntas correctas, es fundamental abordar el proceso de entrevistas de salida con sensibilidad y cuidado. Un enfoque respetuoso aumenta tus posibilidades de obtener información valiosa y honesta de parte de tus empleados.

Sigue estos pasos y verás una mejora real en la calidad de la información que obtienes de tus entrevistas de salida.

Un vistazo rápido a las buenas prácticas de entrevistas de salida

1. Programar la entrevista en el momento adecuado

Programa la entrevista de salida después de que tu empleado te haya comunicado su intención de marcharse, pero antes de su último día. De esta manera, la entrevista funciona como un cierre definitivo de su experiencia en la empresa.

Esto aplica incluso para los empleados remotos. Si bien no tendrás que preocuparte por su accesibilidad presencial una vez que se hayan ido, debes asegurarte de brindarles un proceso de salida coherente y ordenado.

De esta forma, garantizas que tu empresa trate a sus empleados de manera justa y profesional hasta el final de su paso por la compañía.

2. Buscar una persona neutral que conduzca la entrevista

Puede ser que tu empleado haya tenido una relación difícil con su manager, especialmente si fue despedido. Incluso en el mejor de los casos, seguramente ha trabajado muy de cerca con su manager. Es probable que no se sienta cómodo siendo completamente honesto sobre su experiencia si esa misma persona es quien intenta recabar las opiniones en la entrevista de salida.

Si un profesional de RR.HH. o un coach realizan la entrevista de salida, el empleado tendrá más espacio para hablar con franqueza. Esto mejora la calidad (y la exactitud) de los datos que recopiles.

3. Ser consciente de los sentimientos de tu empleado

Una persona promedio dedica aproximadamente 1.936 horas al trabajo cada año. Incluso si han decidido irse voluntariamente, a tus empleados les puede resultar difícil desprenderse de un lugar donde han invertido tanto tiempo.

Tenga en cuenta que tus empleados pueden tener dificultades para abandonar su lugar de trabajo, así que aborda la entrevista de salida con sensibilidad. Utiliza un lenguaje neutral y evita emitir juicios de valor. Bríndales espacio para hablar abiertamente y respeta las respuestas que te den.

4. Recopilar datos consistentes con preguntas estandarizadas

En la comunidad científica, es un hecho sabido que las mediciones estandarizadas producen resultados más confiables. Lo mismo ocurre con las preguntas de las entrevistas.

Ya sea que contrates nuevos empleados o despidas a tu personal actual, las entrevistas estructuradas te ayudarán a recopilar la información más útil. También te facilitan la organización de las respuestas a tus preguntas estandarizadas, para que puedas identificar cualquier patrón que surja.

No tengas miedo de hacer preguntas de seguimiento sobre las respuestas que obtengas (el siguiente punto te muestra una forma eficaz de hacerlo sin perder el foco). Pero si te adhieres a la estructura general, obtendrás una imagen más clara de la experiencia de tu empleado que si mantienes una conversación abierta.

5. Aplicar la técnica de los 5 Por qué para profundizar en las respuestas de tus empleados

Las preguntas generales no siempre te darán los resultados detallados que necesitas. Técnicas como la de los cinco porqués te ayudan a ir más allá de lo superficial y llegar al fondo de cualquier problema que planteen tus empleados.

Los pasos para un análisis de los cinco porqués son los siguientes:

1. Comienza por hablar de un problema específico

2. Pregunta por qué sucedió el problema

3. Pregunta por qué otra vez: ¿Qué causó el evento que provocó el problema?

4. Sigue preguntando por qué hasta que hayas encontrado la causa raíz del problema inicial

Suelen ser necesarias cinco iteraciones de "por qué" para revelar la causa raíz, de ahí el nombre.

Utiliza los datos que arroja este proceso para identificar problemas estructurales que pueden crear dificultades a tus empleados. A partir de ahí, puedes trabajar para rectificarlos.

6. Asegura a todos los empleados que sus comentarios son confidenciales y anónimos

Hablar abiertamente sobre los problemas en el trabajo puede ser complicado para los empleados. Incluso en el mejor de los casos, cuesta sentir que te estás quejando. Dependiendo de la cultura de tu empresa, tu equipo podría temer represalias o reacciones negativas por parte de la gerencia.

Sin embargo, al asegurarles a tus empleados que te tomas en serio sus comentarios y los tratas con respeto, los animas a ser más sinceros sobre sus experiencias. La garantía de confidencialidad, en última instancia, mejora la calidad de la información obtenida.

7. Recopila feedback de manera proactiva antes de que tus empleados se vayan

Esperar hasta la entrevista de salida para recopilar feedback de tus empleados, puede indicar un problema en la cultura de tu organización. Idealmente, tus empleados deberían sentirse seguros de compartir sus opiniones antes de pensar en irse.

Fomentar una cultura de transparencia, respeto y feedback en el lugar de trabajo contribuye a que tus empleados se sientan psicológicamente más seguros. Esto garantiza que se sientan cómodos planteando problemas antes de que se conviertan en asuntos más graves.

Este enfoque no solo limita la rotación de personal, sino que también puede reducir la dependencia de las entrevistas de salida a largo plazo.

Utiliza las entrevistas de salida para mejorar tus procesos de contratación

Al formular las preguntas correctas en las entrevistas de salida, tu empresa puede transformar la pérdida de un empleado en un recurso valioso para la selección y retención de personal en el futuro.

Una estructura clara y un enfoque emocionalmente inteligente y comprensivo en la entrevista de salida te permitirán aprender mucho más de tus empleados. Al utilizar las técnicas que has aprendido en esta guía, podrás recopilar datos útiles y honestos, e identificar patrones que ayudarán a tu empresa a crecer y mejorar.

Para mantener la estabilidad organizacional cuando un empleado se va, consulta nuestra guía de planificación de sucesiones.

O utiliza la prueba de Liderazgo y Gestión de Personas para evaluar posibles candidatos a la sucesión.

Fuentes

1. "Upskilling's impact on learning, talent retention and talent acquisition" (Impacto de la capacitación en el aprendizaje, la retención del talento y la adquisición de talento). PwC ProEdge. Tomado el 6 de marzo de 2023. https://proedge.pwc.com/upskilling-and-talent-strategies

2. Gurchiek, Kathy. (16 de diciembre de 2014). "Survey: Workplace Friends Important Retention Factor" (Encuesta: los amigos en el trabajo son un factor importante para la retención). SHRM. Tomado el 6 de marzo de 2023. https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/employee-relations/pages/workplace-friendships.aspx